EL SISTEMA DE TRABAJO DEL CONSEJO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE COLOMBIA PROVINCIA DE LAS TUNAS

2.6  Estructura del Sistema de Trabajo del Consejo de la Administración Municipal

El Sistema de Trabajo se estructura de forma anual y mensual, contemplando acciones que dan respuesta a sus etapas;  en el caso de su carácter anual, se inicia con la Reunión Preparatoria Municipal que responde al análisis previo de la capacidad de dirección del nivel inferior, un  sistema organizativo que incluye de forma permanente la planificación como proceso y la participación coherente de todos los Directivos y de los Ejecutivos ,  un sistema de control   que permite conocer el comportamiento de los procesos principales que facilitan el cumplimiento de los demás, formas y métodos de capacitación ,  técnicas de dirección y un sistema de información que conduce a contar con memorias y evidencias del funcionamiento para influir en los modos de actuación de todos los miembros de la organización, de esta manera se concreta la segunda etapa,  que permite en el desarrollo de la capacidad de dirección en el nivel inferior, sin dejar de reconocer que se conjuga además la primera y tercera etapa; Se ha instaurado un Balance Anual del funcionamiento del Consejo de la Administración para dar respuesta a la tercera etapa; el análisis posterior de la capacidad de dirección del nivel inferior.
Como el sistema exige la participación consciente y cohesionada de todas sus partes se establece como un proceso sistemático en fechas el subsistema organizativo, por la relación de las actividades que se desarrollan entre ellas  y la relación  entre los órganos funcionales que accionan, es decir en el cumplimiento del objetivo de una depende de la materialización de la otra: (Reunión de Puntualización del Plan de Trabajo, la Reunión del Consejo de la Administración, la Reunión con Directores de Organismos, la Reunión de la Comisión de Cuadros,  los Consejos de Dirección de los organismos,  la Reunión de Coordinación del Poder Popular, y el Despacho de los Protocolos de los Consejos de dirección de los organismos),  así como el accionar coherente y dirigido de cada uno de los miembros del equipo directivo municipal bajo la coordinación de la Secretaría del Consejo de la Administración.
En esta concepción se toma como punto de partida los objetivos de la organización territorial,  se inserta en cada forma organizativa, como objetivo de esta según la etapa,  el objetivo de la organización  se acoge por cada miembro del equipo directivo territorial bajo la coordinación de la Secretaria del Consejo y lo desarrolla en el área de acción que le corresponde de forma integral como se establece en el reglamento que norma el funcionamiento y recepciona toda la información que le brinda la ejecución de las actividades ejecutadas por cada miembro del equipo directivo municipal para que sea luego sometida a la evaluación del equipo para la evaluación del cumplimiento de los procesos e insertar las conclusiones en las actividades que le suceden.

Tabla No 2.2 Estructura del Sistema de Trabajo Anual del Consejo de la Administración Municipal.
De acuerdo a la tabla  2.2 habrá que considerar que:

• Reunión Preparatoria Municipal como punto de partida que abre el Sistema de Trabajo Anual.

Contenido:

• Presentación del Sistema de Trabajo, el Equipo de dirección y sus funciones.
• Presentación del Objetivo Supremo y  los del año para la organización.
• Presentación del enfoque sistémico de los subsistemas del Sistema de Trabajo del Consejo de la Administración.

II. Subsistema Organizativo Mensual del Consejo  de la Administración
Subsistema organizativo: Sistema de reuniones,  encuentros, despachos que permiten subordinar la actuación de los cuadros,  funcionarios y trabajadores a la implementación progresiva de las decisiones tomadas por el CAM y – a la vez fomentar la cooperación entre ellos en la elaboración colectiva de propuestas para la toma de decisiones en el más alto nivel.

                                      Figura No 2.1 Subsistema Organizativo.
Como se muestra en la figura No 2.1, se establecen las interrelaciones entre las formas organizativas que componen el subsistema Organizativo, cuestión que favorece el carácter de sistema y los objetivos de la Organización, se concretan los aseguramientos que se van conformando paulatinamente en la medida que se ejecutan cada una   de las formas organizativas.

• Reunión de puntualización del plan  de trabajo mensual se realiza al final de cada mes del 20 al 25 según la fecha definida en el Plan de Trabajo Anual y participan todos los Vicepresidentes, el Director del Órgano de Cuadros del Poder Popular y los Directores Globales de la Economía y aquellos ejecutivos que tienen incidencias en el aseguramiento de actividades principales para el mes.

Constituye un espacio donde se conjugan todos los subsistemas del Sistema de Trabajo, es aquí donde el Secretario como Centro de Gestión del funcionamiento presenta el resumen de la información acumulada durante el mes y la extraída de la revisión documental( resumen de visitas, reseña de actas de los Órganos colegiados del nivel inferior, aseguramientos a los temas, acuerdos a implementar de los niveles superiores y los que debe cumplir cada miembro del Consejo de la Administración o un director) que de conjunto con la tareas del  Plan Anual y  las indicaciones recibidas del nivel superior, se deja constancia en el plan de trabajo mensual de la organización para luego concretarse en el individual de cada miembro del equipo que permitan hacer una evaluación al final del mes del cumplimiento de los objetivos y de la misión de la organización.

• Reunión del Consejo de la Administración, participan además de los miembros del órganos tantos invitados como los temas a analizar lo demandan para dar respuestas de las deficiencias señaladas en el informe escrito que se presenta al órgano.

Constituye el espacio para el análisis estratégico del funcionamiento, se evalúa el comportamiento de las áreas de resultados claves que conducen al cumplimiento de los objetivos estatales de la organización; el Secretario del Consejo de la Administración, resume de conjunto con los miembros del Equipo Directivo los aseguramientos que se han ejecutado y que forman parte del Plan de Trabajo Anual,  del Mensual y  del Individual de  cada uno de los miembros del equipo directivo y de los implicados en su materialización, que junto con el informe que presenta el ejecutivo responsable del tema y que es sometido a una rigurosa revisión por el Secretario y por el Vicepresidente correspondiente se presenta al Consejo de la Administración para su evaluación que posibilita conocer como proceso el estado real del tema objeto de análisis; el Acta resultante de la reunión del Órgano constituye un documento de vital importancia para el proceso de evaluación de los cuadros ya sea del nivel municipal o de los organismos.  

• Reunión con Directores de Organismos, se ejecuta una vez al mes posterior al primer Consejo de la Administración donde se evalúan los temas que responden a las Áreas de resultados claves para dar continuidad a los temas como implementación, participan además del equipo directivo municipal y el director todos los directores radicados en el Municipio.

Este espacio organizativo conjuga en si mismo todos los subsistemas del Sistema de Trabajo materializando su enfoque de Sistema,  al dar continuidad como implementación a los aspectos evaluados en la reunión del Consejo de la Administración, se precisa y actualizan todos los subsistemas que restan, posibilita evaluar  a cada cuadro y a su equipo a partir de la documentación e información recepcionada y procesada por la Secretaria del Consejo de la Administración, de este Órgano la Secretaria del Consejo de la Administración,  hace un registro de las memorias, se proyectan acuerdos que luego forman parte de las acciones de control a ejecutar durante la etapa por los miembros del Equipo directivo .  

• Reunión de la Comisión de Cuadros del Poder Popular, se ejecuta posterior al segundo Consejo de la Administración para dar continuidad delos aspectos relacionados con los cuadros que han sido analizados en los órganos anteriores y que exigen de la atención de este órgano.

En este espacio, mucho más especializado se concreta la evaluación de los cuadros y de las reservas a partir del análisis de los diferentes temas contenidos en el plan.

• Reunión de los Consejo de dirección de los organismos, se han planificado durante el mes deforma que posibilite la participación sistemática de los miembros del equipo directivo municipal con objetivos específicos.

En este órgano de dirección,  se influye a partir de la consideración como Sistema de los temas que se discuten y que tributan a los objetivos de la organización y que son evaluados en el Consejo de la Administración,  participan de forma dirigida los miembros del Equipo Directivo según las objetivos asignadas para la implementación de las acciones determinadas en el Equipo y sus actas son reseñadas e incorporadas sus exigencias en los Sistemas Organizativos de cada miembro del Equipo según corresponda.

• Despacho del Protocolo de los Consejos de Dirección, se realiza con no menos de cinco días de antelación a al ejecución del órgano, participan el director del organismo, el Secretario del Consejo de la Administración, y los miembros del equipo designados para participar en el Consejo.

 Espacio que tiene como propósito asegurar la inclusión en la agenda de  los aspectos que como aseguramientos debe tratar el Órgano en la etapa  y además ofrecer un Entrenamiento Metodológico a los Equipos de las organizaciones subordinadas como una vía de capacitación de los cuadros y sus reservas.

• Reunión de Coordinación del Equipo Directivo se ejecuta una vez a la semana, participan los miembros del equipo directivo.

Es el espacio que tiene el equipo directivo para la coordinación y puntualización de las actividades a ejecutar en la semana, en correspondencia con la planificación, las indicaciones del nivel superior y los aspectos que se generan de la práctica diaria del trabajo, extraída de los análisis del trabajo realizado.
Subsistema de Planificación. Sistema de planes que permiten subordinar la actuación de los cuadros, funcionarios y trabajadores al logro de los objetivos que el CAM se propone alcanzar durante una etapa determinada y –al mismo tiempo fomentar la cooperación entre ellos en la elaboración colectiva de propuestas para la planificación de las acciones estratégicas que se deben realizar en los próximos ciclos de trabajo.
En el caso del Consejo de la Administración se establece una relación entre los planes marcada por el carácter de Sistema que lo caracteriza al estar contenidos uno en los otros.
Relación entre los distintos planes que forman el Subsistema de Planificación.

Figura No 2.2 Relación entre los distintos planes
Plan de Trabajo Anual. Se concibe para un año y se plasman  todas las actividades que se ejecutan por todos los implicados, tiene un carácter único y rector, en él se precisan los aseguramientos a ejecutar por el equipo de dirección para cumplir los objetivos de la organización.
Plan de Trabajo Mensual. Se concibe por cada organización para  un mes, en él se plasman todas las tareas contenidas para la etapa en el Anual y se adicionan aquellas que surgen de la dinámica del  trabajo diario.
Plan de Trabajo Individual: Se realiza por cada uno de los directivos y ejecutivos donde se concretan todos los aseguramientos que se deben ejecutar para cumplimentar los objetivos de la etapa y que tributan a los del año; estos son revisados según el caso por el Secretario del Consejo, cuando se trata de los Vicepresidentes.
Subsistema de Control. Formas de control que permiten subordinar la actuación de los cuadros funcionarios, y trabajadores a las políticas trazadas por el CAM y –paralelamente-fomentar la cooperación entre ellas en el ejercicio de  la supervisión, inspección o control  de sus propios modos de actuación y de los resultados de su propio trabajo.
Visitas gubernamentales a los organismos. Son dirigidas por la Secretaria del Consejo de la Administración y participan todos los miembros del Equipo Directivo territorial;  tiene como propósito comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos de cada una de las organizaciones, la organización dada al funcionamiento del equipo directivo como elemento estratégico para el cumplimiento de la misión y la evaluación de los cuadros que conducen los distintos procesos, la Secretaria del Consejo de la Administración en la preparación a la visita hace alusión a los elementos resultantes de los anteriores controles  y que se han recogido como evidencias por constituir una  prioridad. 
Visitas especializadas: Son ejecutadas por cada uno de los miembros del equipo Directivo para controlar las cuestiones específicas de la actividad que se atiende, y otros aspectos que son de interés del equipo territorial, estos aspectos son ofrecidos por la Secretaria del Consejo, en la Puntualización del Plan de Trabajo Mensual.
Rendición de Cuenta. Se establece para  los equipos directivos o a los directivos o ejecutivos en particular, constituye un espacio importante para hacer referencia a los elementos que caracterizan el funcionamiento y el papel de los cuadros en la conducción de los procesos, es una vía significativa para la evaluación oportuna y sistemática de los cuadros de los distintos niveles, la Secretaria del Consejo de la Administración ofrece las memorias acumuladas que permiten hacer un análisis objetivo y desarrollador.
Reseña de actas. Es ejecutada por la Secretaria del Consejo de la Administración, se hace un registro de los aspectos que se discuten en cada uno de los organismos y que se plasman  en las actas del Consejos de Dirección, se traslada a cada uno de los miembros del equipo directivo, según sea el caso para que se incluya como actividades a controlar durante la etapa.
Reuniones. Son planificadas en los planes, se establecen los objetivos, se circula la agenda, los aseguramientos y los participantes, la Secretaria del Consejo de la Administración, ofrece los resultados de los diarios que se detallan sobre el tema en cuestión para asegurar así la objetividad y funcionabilidad de la misma.
Subsistema de formación. Formas y métodos de capacitación que permite subordinar la actuación de los cuadros, funcionarios y trabajadores a los lineamientos trazados para la política de cuadros y -en igual medida- fomentar la colaboración de los mismos en el desarrollo de los procesos de selección, formación, promoción, capacitación y evaluación de los cuadros y sus reservas. 
Subsistema tecnológico. Sistema de métodos,  procedimientos  y técnicas de dirección que permiten subordinar a todos los cuadros,  funcionarios y trabajadores a la dinámica de trabajo trazada por el sistema de Dirección y a la vez fomentar la colaboración de los mismos en el desarrollo del Sistema de Trabajo.
Subsistema de información a los cuadros. Mecanismos para el asiento de los modos de actuación, los resultados del trabajo de los cuadros, funcionarios y trabajadores  que permite subordinar la actuación de los mismos al cumplimiento de las indicaciones dadas para su autopreparación y superación profesional.  

III Balance Anual del funcionamiento del Consejo de la Administración, se ejecuta al final del año en curso, cierra el Sistema de Trabajo Anual: participan el equipo directivo municipal y todos los directores radicados en el territorio independientemente de su subordinación.
En este espacio se hace un resumen del trabajo del año, se evalúa el cumplen los objetivos y de la Misión del Consejo de la Administración, se hace un análisis del desempeño de  cada uno de los miembros del Equipo de Dirección y se evalúa el cumplimiento de los principios de funcionamiento del Equipo Directivo en sus conjunto, constituye el punto de partida para la nueva etapa.