LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES PROTOCOLIZABLES COMPLEJOS

Yanirys Montes de Oca Hernández
Yuliesky Brito Díaz

Capítulo 2: Descripción de la solución propuesta.

2.1 Introducción.

Con el objetivo de lograr un mejor entendimiento del problema es necesario definir y conocer los procesos que se llevan a cabo en la notaría Buen Viaje de Santa Clara. Precisamente, el modelo del negocio muestra detalladamente un análisis del modo de trabajo que se desarrolla en la entidad. En el presente capítulo se definen las reglas del negocio y se realiza un análisis y descripción del objeto de automatización apoyándonos en las especificaciones de la metodología RUP. Se identifican los actores y trabajadores del negocio, así como sus casos de uso, modelo de objetos y diagrama de actividad.
En este epígrafe se representan, a partir de los requerimientos funcionales y no funcionales, los actores del sistema, los diagramas de casos de uso y se realiza además una descripción detallada de los mismos.

2.2 Descripción del modelo del negocio.

El modelo del negocio forma parte del flujo de trabajo clave para lograr un desarrollo exitoso del servicio, ya que el mismo describe el curso de los procesos que serán objeto de automatización, y establece una buena comunicación entre los desarrolladores, los clientes y el usuario final.
 Dentro de los pasos del modelo del negocio se encuentran: capturar y definir los procesos de negocio de la organización, realizar el modelo de casos de uso del negocio que identifique los actores y casos de uso asociados y el modelo de objetos del negocio compuesto por trabajadores y entidades de este, todos ellos, bajo el estudio, tarea crucial que define los límites del proceso de modelado posterior.
El proceso de negocio es un grupo de tareas relacionadas de manera lógica que se llevan a cabo en determinada secuencia, y producen o manipulan una colección de datos empleando recursos de la organización para dar resultados que apoyan sus objetivos.
El problema en análisis está enmarcado en la notaría Buen Viaje de Santa Clara al perteneciente al Ministerio de Justicia.

1. Desarrollar trámite
El cliente se presenta a la notaría para solicitar un trámite, el notario debe orientarlo e informarlo de lo que debe presentar para llevar a cabo dicho trámite.
El notario luego de haber escuchado el trámite que el cliente desea realizar lo informa de todos los pasos que debe dar y los documentos que debe presentar, para que el mismo pueda  desarrollar su trabajo correctamente. Es importante que el cliente quede convencido.
Cuando el cliente se presenta nuevamente ante el notario, este último  solicita los documentos necesarios para llevar a cabo el trámite demandado, se deben cumplir las especificaciones del funcionario. El usuario debe entregar los documentos requeridos con previo aviso.
Una vez que el notario tiene en su poder los documentos que el cliente presenta debe proceder a revisarlos cuidadosamente en caso de faltar algo debe informarlo al cliente y no realizar ningún trámite hasta que todo esté correctamente.
Cuando todos los documentos están en orden y se encuentran presentes los involucrados en el caso (testigos de ser preciso), el notario procede a reunir los datos pertinentes para la confección de la escritura, al concluir, el funcionario público debe citar al cliente para un próximo encuentro y proseguir con la elaboración del documento notarial.
Una vez llegada la fecha fijada el usuario debe presentarse nuevamente a la notaría, ante la presencia del mismo, el escribano  debe dar lectura y fe del documento confeccionado. Si el cliente está satisfecho con el trabajo debe proceder a firmarlo.
Luego de ser leído el documento por el notario, si el cliente está de acuerdo con lo que en el mismo dice debe proceder a firmar dicho documento como constancia del asunto.
Teniendo en cuenta lo anterior se identifica como proceso del negocio el desarrollo de los trámites notariales en la notaría Buen Viaje de Santa Clara.

2.3 Reglas del Negocio.

Después de identificar el proceso de negocio se definen las siguientes reglas del negocio:

  1. El Notario es el único encargado de manipular la información.
  2. Cuando el notario hace cualquier trámite debe  confeccionar un documento del cual debe dar lectura  en alta y clara voz y debe dar fe, al final el cliente debe firmar.
  3. El notario debe confirmar mediante  carné de identidad, el nombre y apellidos, dirección particular y ciudadanía de todas las personas que van a comparecer  en el documento notarial.
  4. Los comparecientes en el documento notarial y los testigos, en su caso, deben asistir  a la notaría con su carné de identidad.
  5. Si el cliente no puede  presentar su documento de identificación al momento de autorizar el acto  y es conocido por el notario este emite juicio de conocimiento y podrá desarrollar  trámite.
  6. Si cuando el notario lee en alta voz el documento que dará finalidad al proceso en curso, el cliente percibe que no es lo que busca, el funcionario deberá redactar nuevamente el documento con las especificaciones del cliente.
  7. Para dar culminación al trámite el cliente deberá plasmar su firma en el documento. 
  8. Para todo trámite notarial el cliente debe pagar un abonado estipulado por la Resolución 130  del 98 del Ministerio de Justicia y la Instrucción  Complementaria  No 1 del 99.

2.4  Modelos de casos de uso del negocio.

El modelo de casos de uso del negocio es el encargado de describir los procesos de una empresa u organización apoyándose en los casos de uso y los actores, en correspondencia a su vez con los procesos del negocio y los clientes. Este modelo permite a los modeladores comprender mejor qué valor proporciona el negocio a sus actores. [13]

Este modelo se define con tres elementos: el diagrama de casos de uso del negocio, la descripción de los casos de uso del negocio y el diagrama de actividades.

2.4.1  Actores del negocio.

Se considera actor del negocio a cualquier individuo, grupo, entidad, organización el cual interactúa con el negocio y a su vez se beneficia de los resultados. [13]

El actor del negocio es el que a continuación se presenta:

Tabla 1 Descripción de los actores del negocio.


  Nombre del actor

Descripción

Cliente

El cliente es el que inicia todas las acciones que dan comienzo a los proceso del negocio analizados en el caso de uso Desarrollar Trámite  y al mismo tiempo se beneficia con el resultado del  proceso.  

2.4.2 Diagrama de casos de uso del negocio.

El diagrama de casos de uso del negocio se construye para lograr una visión general de los procesos de negocio de la organización o entidad; en éste se representa cada proceso como un caso de uso, el se relaciona con los actores del negocio. [13]
En la siguiente figura se muestra el diagrama de casos de uso del negocio:


Figura 3 Diagrama de casos de uso del negocio.

2.4.3 Trabajadores del Negocio.

Un trabajador del negocio es una abstracción de una persona (o grupo de personas), una máquina o un sistema automatizado que actúa en el negocio realizando una o varias actividades, interactuando con otros trabajadores del negocio y manipulando entidades del negocio. Representa un rol. [13]

Se definen como trabajadores del sistema a:

Tabla 2 Descripción de los trabajadores del negocio.


Nombre del trabajador

 

Descripción

Notario

Es el encargado de atender al cliente en la notaría para la confección de los documentos  en los cuales debe dar fe. No se beneficia de las acciones ejecutadas en el proceso del negocio sino que se limita a ejecutar.

2.4.4 Descripción de los casos de uso del negocio.

Luego de identificar los procesos del negocio y realizar el diagrama de casos de uso del negocio, se hace necesario describirlos en detalle para tener una mayor claridad en los mismos. A continuación tiene lugar dicha descripción, primero a través de una plantilla, seguida de los diagramas de actividades, en el cuál se resaltan las actividades objetivos de automatización.

Tabla 3  Descripción de los casos de uso del negocio.


Caso de Uso del Negocio

Desarrollar Trámite.

Actores

Cliente (inicia).

Propósito

Permitir al cliente realizar un trámite.

Resumen
El caso de uso de inicia cuando el cliente llega a la notaría para realizar un trámite, donde es atendido por el notario que le informa de todos los pasos que debe realizar para llevar a cabo dicho trámite, culminando así el caso de uso. 

Casos de uso asociados

 

Curso Normal de los eventos

Acción del Actor

Respuesta del negocio

1- El cliente llega a la notaría.
2- El cliente solicita el trámite que desea realizar.

5-El cliente busca todo los necesario para llevara a cabo su trámite.
 6-El cliente presenta todo lo demandado por el notario.

10-El cliente se presenta nuevamente a la notaría para concluir el trámite.
12- Si el cliente está de acuerdo con lo leído por el notario procede a  firmar.

3- El notario escucha la solicitud del cliente.
4- El notario explica al cliente todos los documentos que debe presentar para poder desarrollar el caso (CI, sellos, inscripción de nacimiento, certificación de matrimonio, acta de defunción…).
 

7- El notario verifica los documentos presentados.
8- Si los documentos presentados están correctamente, el notario recoge los datos necesarios para dar comienzo al trámite.
9- El notario cita al cliente para un próximo encuentro y procede a confeccionar  la escritura.

11- El notario da lectura y fe del documento confeccionado.

Curso Alternativo de los eventos

8)

Si los documentos presentados  no están correctamente, se pasa al paso # 4.

12)

Si el cliente no está de acuerdo con lo leído por el notario  no procede a  firmar.

Prioridad

Alta

Mejoras

Permitirá automatizar la información de forma consistente para su posterior uso.

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