2.3 Planificación,  lógica y orden

               
Toda organización para funcionar como tal,  necesariamente debe seguir un proceso lógico y ordenado.
Planificar es trazar el camino para llegar a un destino pre-establecido.  Es emprender un viaje hacia la meta,  donde se debe visualizar tanto lo positivo como lo negativo que pueda suceder,  con el único propósito de estar preparados para cualquier eventualidad eligiendo los medios que sean màs apropiados que estén a nuestro alcance, y aún provisionarnos de aquellos que no lo estén.
Para que el desarrollo de la planificación sea efectivo,  independientemente de la forma en que se realice,   en su inicio  requiere estar claros de dos aspectos fundamentales:
1. Punto de partida                             de donde estamos  saliendo
2. Objetivo                                           a donde queremos llegar
Los puntos intermedios entre estos dos enunciados,  deberán seguir un trazo lógico y ordenado,  tomando en cuenta básicamente  las siguientes características1:

• Sentido de Proceso

La planificación es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades, fines y procedimientos.

Haber finalizado un proyecto de planificación, no garantiza que todo saldrá bien.   Se hace necesario dar seguimiento al proyecto, retroalimentarlo,  asi como ir corrigiendo lo que sea necesario,  razón por la cual una planificación debe ser flexible.

• Vínculo con el medio

Tiene en cuenta los diferentes factores sociales y factores contingentes que conforman el escenario donde se desarrolla. En muchos casos, este vínculo con el medio se efectúa a través de un diagnóstico preliminar.

No es factible iniciar un proyecto sin previo estudio de mercado,  el cual nos permite visualizar las oportunidades y los riesgos que un negocio puede representar.  El estudio de mercado incluye el conocimiento del entorno y la preferencia de los consumidores en cuanto al servicio o mercadería que se pretende comercializar en el sector.

• Actividad preparatoria

La planificación se desarrolla en un escenario previo a la acción. Hay una separación entre el espacio de planificación y el de ejecución.

            Es contra-productivo pretender planificar y ejecutar al mismo tiempo.  Se hace  necesario emplear  el tiempo de planificación que el proyecto demande,  antes de ponerlo en marcha,  planteando todos los panoramas positivos y negativos que sea posible.  Algunos especialistas de la Administración aconsejan que es preferible presentar el peor escenario posible en la proyección de un negocio,  pues esto producirá como resultado un análisis exhaustivo de riesgos.

• Conjunto de decisiones

Planificar implica la selección de algunas soluciones entre una gama de opciones. Sin embargo, más que una decisión única, la planificación es un conjunto de decisiones interrelacionadas y en progresión.

            Esto significa trazar no solo uno,  sino dos o tres caminos alternativos que nos conduzcan a un mismo objetivo.  Una de las herramientas màs prácticas en este caso es el mapa conceptual.

• Para la acción

A pesar de que la planificación no es ejecución, siempre va dirigida hacia la realización de acciones.

            Existe la posibilidad de  poner en marcha alguno de los proyectos incluidos en la planificación, pero esto no será lo màs recomendado pues podría ocasionar pérdida de tiempo y recursos.  Todas las acciones deberían dar inicio luego de que el proyecto ha sido analizado, evaluado y aprobado por los expertos de área.  

• Sentido de futuro

La planificación siempre es un esfuerzo prospectivo, se busca el logro de objetivos futuristas.

Esta es una de las características importantes de la planificación,  pues generalmente se hace pensando a futuro y tomando del pasado únicamente aquello que se considere oportuno por la aportación de conocimiento o experiencia que otorgue al proyecto.

• Logro de objetivos

El alcance de objetivos propuestos, concretos y definidos es una de las principales metas de la planificación.

            Todo proyecto,  aún con los altibajos, riesgos y tropiezos que puedan estar proyectados,    razonablemente siempre tendrá como meta el éxito.  Nadie planifica para fracasar,  o para presentar proyectos dudosos o indefinidos en sus objetivos.

• Teoría causa-efecto

Relación de causalidad entre lo decidido y los resultados esperados.

            Planificar es un acto de fe,  es hacer una carta donde se plasman nuestras intenciones del qué hacer y como lo vamos a hacer para alcanzar qué cosa.  En términos normales,  con sus excepciones, alcanzar los resultados   será entonces la consecuencia de haber obrado tal y como lo proyectamos.

• Eficiencia

Para el logro de los objetivos, se busca el uso de los medios más eficientes.

            Por muy pequeño o grande que sea nuestro proyecto a planificar,  es importante saber que hoy día existen recursos y herramientas valiosas y muy  eficientes que,  con toda seguridad,  nos ayudarán a alcanzar los objetivos propuestos. 

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