EL DERECHO EN LA APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD FORENSE

Lorgio Ángel González Dalmau

Control  interno.

El control interno es el sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informas y  todas las medidas y métodos empleados para1:

• Proteger los activos.
• Obtener la exactitud y confiabilidad de la Contabilidad  y de otros datos e informes operativos.
• Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la empresa.
• Comunicar las políticas administrativas y estimular y medir el cumplimiento de la misma.

   El control interno va más allá de las funciones de Contabilidad y financieros; su alcance es tan  amplio como la propia empresa y toca todas las actividades de organización. Está basado en los siguientes principios:

• Principio de la división del trabajo.
• Principio de asignación de responsabilidades.
• Principio de cargo y descargo. (7)

 Controles administrativos y contables.

 Los controles administrativos son procedimientos y métodos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos.   El control interno contable consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y a asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables.
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Se diseñan para prestar seguridad razonable de que:

• Las operaciones se proyectan de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
• Se registran las operaciones como sean necesarias para: permitir la preparación de los estados financieros de conformidad con los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
• El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la  administración.
• Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.

 Medios para lograr el control interno contable.

Los sistemas de control interno varían  de una organización a otra, dependen de factores tales como el tamaño, la estructura de la organización, la naturaleza de las operaciones y los objetivos de la organización para los cuales fue diseñado el sistema. Sin embargo existen factores comunes para cualquier sistema. Estos factores son: un plan lógico de organización, una estructura contable bien diseñada, una función de Auditoría interna, y la calidad y entrenamiento del personal2.
Plan de organización.
Se refiere a la  división de autoridad, responsabilidades y obligaciones entre los miembros de una organización. El plan de organización deberá dar seguridad de que las transacciones se llevan a cabo de conformidad con la  empresa, de que se acrecienta la eficiencia de las operaciones, se resguardan los activos y se promueve la confianza de los datos contables. Estos objetivos pueden lograrse por medio de la separación de responsabilidades para:

• La iniciación o  aprobación de las transacciones,
• La custodia de los activos, y
• Los registros contables que se llevan.

Control interno sobre transacciones.
Un concepto fundamental del control contable es que ninguna persona o departamento  deberá manejar todos los aspectos  de una transacción de principio a fin.  Cada transacción deberá implicar cuatro pasos: aprobada, autorizada, ejecutada y registrada. El control interno se acrecentará si cada uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos independientes.
Responsabilidad por los activos.
Un paso tradicional para lograr el control interno contables es  la separación  de la función  contabilidad de la custodia de los activos relativos. Cuando los del departamento de Contabilidad y los de custodia son independientes, el trabajo de cada departamento sirve para comprobar la precisión del trabajo del otro.
Eficiencia de las operaciones.
Un plan eficaz de operaciones deberá mejorar la eficiencia de las operaciones, así como contribuir  al control interno contable. Cuando dos o más departamentos participan en cada transacción, el trabajo de  un departamento es revisado por el otro3.
Normalmente los errores que comete el departamento de recibo en las cuentas de mercancías recibidas, lo descubrirá el departamento de Contabilidad cuando compare el informe recibido  con la factura del vendedor y la orden de compra.
Organización independiente de los departamentos.
El control interno se logra principalmente por medio de la independencia en la organización de los departamentos de contabilidad, de operación y de custodia. Este grado de separación se logra  mediante la designación de jefes de departamentos que se valoricen sobre la base  de la actuación de sus departamentos respectivos.
Responsabilidad de los departamentos de finanzas  y contabilidad.
La división de responsabilidades entre estos departamentos muestra la separación de las funciones  de contabilidad, operativas y también de custodia de activos. El departamento de contabilidad registra las transacciones financieras, pero no maneja los activos financieros. Los registros de contabilidad establecen la responsabilidad por los activos y proporcionan la información necesaria de los movimientos financieros. (8)

La estructura contable.

Para lograr el control interno por medio de la separación de deberes, el sistema contable debe ser capaz de medir la actuación y la eficiencia de las unidades individuales de la organización. Un sistema contable con esa capacidad debe incluir:

• Un cuadro de cuentas, clasificado de acuerdo con las responsabilidades de los supervisores individuales y de los empleados claves.
• Documentación interna adecuada para enfocar la responsabilidad.
• Un manual de política y procedimientos contables y unos cuadros de flujos que describan los métodos establecidos para procesar las transacciones.
• Un pronóstico financiero que consiste en un plan detallado de las operaciones, con estipulaciones para informes y análisis oportunos de las variaciones entre la situación real y los estándares presupuestales.
• Un sistema de costos de fabricación, si es adecuado para la empresa. (9)

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