SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LA EMPRESA CENEX DE CIENFUEGOS

Yanirys Montes de Oca Hernández

Introducción.

La Informatización de la Sociedad es el proceso de utilización ordenada y masiva de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en la vida cotidiana, para satisfacer las necesidades de todas las esferas de la sociedad, en su esfuerzo por lograr cada vez más eficacia y eficiencia en todos los procesos y por consiguiente un aumento en la calidad de vida de los ciudadanos.

Cada día nos vemos más involucrados en el remolino que llevará a todos al mar del conocimiento, alimentado por los grandes ríos del saber y dentro de los cuales yacen todas las tecnologías que se están desarrollando en los últimos tiempos.
Para los países subdesarrollados resulta un reto el logro de este propósito, pero Cuba ha identificado desde muy temprano la necesidad de dominar e introducir en la práctica social estas tecnologías; y lograr una cultura digital como una de las características imprescindibles del hombre nuevo.

La empresa cubana, inmersa en este nuevo período de cambio, tiene como prioridad significativa el desarrollo de transformaciones profundas en los aspectos organizacionales y funcionales del sistema empresarial, los cuales están dirigidos a propiciar el fomento de “nuevas capacidades empresariales”, entiéndase por ello el desarrollo de aquellas que están relacionadas con la introducción de nuevas formas de organización y dirección de la actividad económica y de la prestación de servicios, lo que incluye también medidas dirigidas a asegurar la calidad de los mismo, mejorar las relaciones con los proveedores y los clientes y lograr un mayor aprovechamiento de las reservas potenciales de elevación de la efectividad en el empleo de los recursos.
El Ministerio de la Construcción perteneciente a la provincia de Cienfuegos se encuentra inmersa en muchos de estos cambios, pero dentro de esta empresa tan grande se encuentra una más pequeña llamada Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopia y Soldadura (CENEX) su nacimiento se remonta a mediado de la década del 80 cuando era un departamento del ECOI # 6, llamado el Laboratorio de Metales (CTK) que prestaba su servicios de control en la construcción de la Central Nuclear de Juraguá. Más tarde y en la década del 90 comienza a prestar servicios a las industrias del Azúcar, Níquel y Petróleo. Su campo siempre ha esta ligado al estudio de los metales, sus soldaduras, su control por medio de los ensayos destructivos y no destructivos y a la certificación de soldadores.
En el año 2002 comenzó a operar como empresa independiente y asociada al Grupo Empresarial de la Construcción de Cienfuegos (GECC) lo que ha generado que diseñe su sistema de gestión empresarial basado en cánones empresariales modernos. Es una empresa con Sistema de Gestión de Calidad Certificado según ISO 9001, con el Perfeccionamiento Empresarial aprobado y con una Dirección Estratégica como modelo de control de gestión hasta el 2006.

Siendo una empresa exitosa decide a finales del 2005 y como parte de la mejora continua diseña e implementa el Balanced Scorecard. Para este empeño se apoya en las experiencias de otras empresas que ya existían en el territorio de la provincia de Cienfuegos y se utiliza un consultor externo.

En el CENEX aun no se ha logrado organizar y centralizar la información para un óptimo aprovechamiento a pesar de poseer tecnologías computacionales.

Específicamente en el área de la División de Servicios se manipulan datos de clientes que solicitan la prestación de servicios que brinda el centro, solicitudes de servicios, contratos con los clientes, ofertas y facturas. Estas actividades del área son realizadas manualmente y la información es almacenada en formato duro, aunque para la gestión de algunas tareas se utilizan herramientas informáticas, tales como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, etc. Todo esto trae consigo la duplicación, pérdida y errores en la información, por lo que el trabajo se realiza de forma lenta y tediosa. Se ha comprobado que esta forma de planificar y controlar las actividades, provoca pérdida de tiempo y gran consumo de recursos y materiales, lo que lleva implícito la falta de eficiencia de la gestión.
En el mundo y en nuestro país existen sistemas diseñados con el fin de gestionar información correspondiente a la prestación de servicios, entre ellos encontramos: SIGCO, Sistema de Gestión Web, SIGAS y BABEL. A raíz del estudio realizado sobre estos sistemas existentes vinculados al campo se pudo constatar que ninguno de ellos responden a las especificidades y requisitos del proceso de solicitud de servicios en la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX, ni pudo adaptarse, a los requerimientos de esta investigación. Esto se debe en gran parte a las características tan particulares de esta actividad, en la que se controlan y manipulan variables específicas del proceso de gestión de solicitud de servicios, donde muchos de estos parámetros que son medidos en el mismo son propiamente de la empresa. A demás del factor costo que es uno de los indicadores a tener en cuenta a la hora de escoger un sistema apropiado que cumpla con las expectativas planteadas, en el cual es muy difícil de asumir y enfrentar por la empresa cubana, carente de recursos. Por lo que se decide la realización de un sistema informático para la gestión de solicitud de servicios en  la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX. Por tal razón y teniendo en cuenta la problemática descrita con anterioridad se hace necesaria la presente investigación.

Teniendo en cuenta todo lo anterior se define como problema científico: ¿Cómo facilitar el manejo y control de la información relacionada con los procesos de prestación de servicios en la División de Servicios de la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX?

Para la realización de este trabajo se enmarca como Objeto de estudio: los procesos de prestación de servicios en la División de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura de Cienfuegos y el campo de acción, la gestión de la información de los procesos de solicitudes de servicios, ofertas, contratos y facturas realizadas en la División de Servicios del CENEX.

 Con la realización de esta investigación se defiende la siguiente idea a defender el desarrollo de un sistema informático para la gestión de información de los procesos de prestación de servicios facilita el manejo y control de la información en la División de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura de Cienfuegos.
Como objetivo general se define elaborar una herramienta informática que gestione la información de las prestaciones de servicios del CENEX.
De este objetivo general se desprenden los siguientes objetivos específicos:

• Analizar los procesos relacionados con la prestación de servicios en la División de Servicios del CENEX.
• Diseñar una aplicación para la gestión de la información de los procesos de prestaciones de servicios del CENEX.
• Implementar la solución propuesta que responda a las necesidades de la entidad.
• Validar del sistema implementado.

Para cumplir estos objetivos se realizarán las siguientes tareas:

• Análisis de productos de software existentes para la gestión de los procesos de la División de Servicios del CENEX.
• Selección metodologías y herramientas de desarrollo.
• Obtención del modelo lógico y físico de la base de datos del sistema.
• Obtención de una interfaz gráfica para el sistema.
• Selección de lenguajes de programación, gestor de base de datos y arquitectura para la construcción del sistema.  
• Procesamiento estadístico para la validación del sistema.

El aporte práctico del trabajo es la obtención de una aplicación informática que facilita la gestión de la información relacionada con las solicitudes de los servicios, las ofertas, los contratos de los mismo, así como las facturas en el área de la División de Servicios de la Empresa de Servicios Técnicos de Defectoscopía y Soldadura-CENEX”. Todo esto permite reducir la pérdida de información por deterioro de documentación, minimiza el tiempo de acceso a los datos y automatiza la confección de informes necesarios para la toma de decisiones; acelerando así el proceso.

El presente documento va recorriendo las etapas de este proyecto, describiendo cada una de ellas. Para una mejor comprensión, ha sido estructurado en 3 capítulos, que en su conjunto proporcionan una idea completa y acabada del proceso de desarrollo.

Capítulo #1. Fundamentación Teórica: en este capítulo se describe la situación problémica que rige este trabajo; además de exponer definiciones, ventajas y utilidades del sistema que se propone. También se realiza un análisis del objeto de estudio y de las tendencias y tecnologías actuales seleccionadas para la construcción de la propuesta, así como el por qué de su utilización.

Capítulo #2. Modelo del negocio y modelo del sistema: en este capítulo se realiza una descripción del modelo del negocio así como de los procesos, actores, trabajadores, casos de uso y diagramas de clases del modelo de objetos. Se detalla el modelo del sistema a partir de los requerimientos funcionales y no funcionales, la modelación de los casos de uso y actores del mismo, a su vez se lleva a cabo una descripción del diseño a través del diagrama de clases y el modelo lógico y físico de datos. Se definen, el modelo de implementación y los principios de diseño seguidos en la aplicación.

Capítulo #3. Estudio de factibilidad y validación del sistema propuesto: El estudio de factibilidad es un elemento importante a la hora de desarrollar un producto de software. En este capitulo se realiza el análisis de los costos-beneficios, así como de la factibilidad técnica de la realización del trabajo. Por último se realiza la validación del sistema.

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