3.3  La descripción de cargos u ocupaciones

Otro procedimiento empleado en el estudio del trabajo es la descripción de cargos. Existe consenso entre los diferentes especialistas

Algunos autores identifican los términos análisis y descripción y otros lo ven como procedimientos independientes. Al respecto se analizarán los conceptos sobre descripción de cargos, formulados por especialistas de esta temática.

Para Dessler, G. (1994) la descripción de puestos, es la: “Lista de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión de un puesto, producto de un análisis de puestos.”

Stanton, E. (1989) plantean que: “La primera etapa al recoger información pertinente acerca de un trabajador es preparar una descripción precisa del trabajo. Aquí se desea obtener un cuadro dinámico y realista de lo que el puesto implica.”

Casas, J., (1992): emplea el término identificación de las tareas la cual   consiste en determinar cuáles son los factores esenciales del puesto de trabajo.

Chivenato I. (1990) plantea: “La descripción de cargos es una relación escrita que delinea los deberes y las condiciones relacionados con el cargo. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, cómo lo hace y por que lo hace. La descripción de cargos es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que componen la naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos existentes en la organización. La descripción de cargos es la relación  detallada de las atribuciones o tareas del cargo (lo que el ocupante hace), de los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas (como lo hacen) y los objetivos del cargo (para que lo hace). Es básicamente un inventario escrito de los principales hechos significativos sobre la ejecución del cargo, de los deberes y responsabilidades intrínsecas. “

La descripción de cargo para Sánchez J. (1993) “es el resultado final del análisis y el punto de partida para la evaluación de tareas o valoración de puesto.”

Milkovich G. y J. Boudreau (1994) plantea que “la descripción del trabajo es un resumen sistemático de la información recopilada en el análisis del trabajo.”

Para Cowling A. Y P. James (1997) “Las descripciones del puesto proporcionan información para la definición de este y, por tanto, constituyen la base para el reclutamiento y selección.”

En la actualidad algunos autores, plantean que las descripciones de los cargos suelen tomarse obsoletas prácticamente antes de su aplicación, no obstante en todo el mundo empresarial occidental las mismas son consideradas requisitos indispensables al valorar un cargo. Al respecto Milkovich G. y J. Boudreau (1994) señalan “El hecho de que las exitosas compañías japonesas no utilizan descripciones de puesto detalladas ha sorprendido a los gerentes occidentales. Si bien esto es cierto, también  lo es que en las selecciones efectuadas por los japoneses en E.U. suelen emplearlas.”

Como se puede apreciar, existe un consenso hacía la declaración de que la descripción de cargos, se refiere fundamentalmente a describir la información sobre las tareas, deberes y responsabilidades de los cargos. Aunque se debe afirmar, que estos procedimientos operan en sistema, de forma interrelacionada y que es imposible abordar uno con independencia de los otros, en lo referente a los procesos de selección de personal.

Se define la descripción de cargos como un producto derivado del análisis, la cual contiene una relación de los objetivos y funciones, tareas del cargo, principales acciones u operaciones, condiciones de trabajo, riesgos y responsabilidades de los que se derivarán los requerimientos humanos integrados en las principales formaciones y competencias para su desempeño exitoso, los cuales serán plasmados en la especificaciones y los perfiles de los cargos. 

En que la descripción de cargos, se refiere fundamentalmente a describir la información sobre las tareas, deberes y responsabilidades de los cargos.

En la actualidad algunos autores plantean que las descripciones de los cargos suelen tornarse obsoletas prácticamente antes de su aplicación; no obstante, en todo el mundo empresarial occidental las mismas son consideradas requisitos indispensables al valorar un cargo. Al respecto Whitehill, A. (1991) señala: “El hecho de que las exitosas compañías japonesas no utilizan descripciones de puestos detalladas ha sorprendido a los gerentes occidentales.” Se conoce que esto sucede de esta manera en los procesos realizados por los japoneses en su país debido a la  confianza que tienen en su sistema educacional, pero no ocurre así en el caso de la selección que realizan en otros países como en los Estados Unidos. Ejemplos de esto son los procesos de selección de compañías, tales como la Toyota, Smyrna Tennesse o Mazda.

El proceso de descripción de cargos no actúa como un proceso aislado, ya que los diferentes pasos y procedimientos empleados en el estudio del trabajo en función de la selección de personal operan en sistema, de forma interrelacionada y  es imposible abordar uno con independencia de los otros.

La descripción de cargo es un producto derivado del análisis,  que contiene una relación de los objetivos y funciones, tareas  del cargo, principales acciones u operaciones, condiciones de trabajo, riesgos y responsabilidades de los que se derivarán los requerimientos humanos  integrados en las principales formaciones y competencias para su desempeño exitoso,  los cuales serán plasmados en las especificaciones y los perfiles de los cargos.

3.3.1 Modelos de descripción de cargos u ocupaciones

Al igual que se plantean diferentes términos  alrededor de la definición de la descripción de cargos, existen múltiples formas de reflejarlas, pero resulta necesario determinar cuál es la información relevante que debe incluirse en dicha descripción.

Con relación a los modelos de descripción de cargos, Sánchez, J. (1993) plantea que los mismos deben reflejar los aspectos siguientes:

• Nombre del puesto.
• Funciones básicas que lo caracterizan.
• Relaciones orgánicas.
• Objetivos, responsabilidades específicas del puesto.
• Cualidades que debe reunir la persona que cubre el puesto: educación, experiencia, edad.
• Autoridad y dependencia.

Perego, L. y Ricardi, R. (1984)  indican que las descripciones del trabajo constan normalmente de:

• Denominación del trabajo.
• Número de clasificación.
• Breve consideración sobre los materiales, utillajes y maquinaria.
• Tiempo necesario para el aprendizaje.
• Tipo de retribución.
• Horario útil de trabajo.
• Condiciones especiales que pueden presentarse durante la realización del trabajo.

Respecto al trabajador, los datos requeridos son los concernientes a:

• Sexo y edad preferentes.
• Características físicas necesarias (peso, altura, aspectos).
• Modales, temperamento, inteligencia, razonamiento.
• Educación, conocimientos culturales y artísticos, experiencia.”

Para Stanton,  E. (1989)  “una declaración total de los deberes precisos que se ejecutan típicamente, probablemente es de suma importancia al desarrollar una descripción de trabajo. Una información adicional debe recogerse sobre los siguientes factores para redondear la comprensión general del puesto.” Estos son:

• Ambiente físico y condiciones relacionadas con el mismo.
• Equipo, maquinaria o herramientas que se han de usar.
• Nivel de complejidad y alcance de responsabilidad y autoridad.
• Grado de contacto con el público o con los clientes.
• Acceso a información confidencial o competitiva.
• Alcance de juicio e iniciativa independientes requeridos.
• Alcance de la supervisión y dirección requeridas.
• Alcance de la presión.
• Alcance de la estructura del trabajo.
• Términos del empleo.
• Otras características especiales o significativas en el puesto.

Dessler, G. (1994) plantea: “Aunque no existe un formato normalizado para redactar descripciones de puestos, la mayoría contienen secciones acerca de:

• Identificación del puesto.
• Resumen del puesto.
• Relaciones, responsabilidades y deberes.
• Autoridad.
• Criterios de desempeño.
• Condiciones de trabajo.
• Especificaciones del puesto.

Cowling, A. y James, P. (1997) plantean: “Durante muchos años, las especificaciones de puestos en Gran Bretaña se han llevado a cabo utilizando como marco de referencia los aspectos que se derivan de la obra del psicólogo ocupacional Alex Rodger.” Entre los puntos señalados por este autor se encuentran los siguientes:

• Físico.
• Logros.
• Inteligencia general.
• Aptitudes especiales.
• Intereses
• Disposición
• Circunstancias distintivas

Agregan además estos autores: “Un marco de referencias más moderno para llevar a cabo una especificación del puesto utiliza seis factores". Estos son:

• Atributos físicos. Los requisitos físicos del puesto.
• Atributos mentales. Las necesidades intelectuales del puesto.
• Educación y calificaciones que el puesto requiere.
• Experiencias, capacitación y aptitudes necesarias.
• Personalidad. Cualidades personales que se requieren para el puesto.
• Circunstancias especiales. Puntos que no cubren los primeros cinco factores.

Barranco, F. (1993) Plantea que “una descripción de puestos tiene en esencia cuatro puntos básicos”. A saber son:

• Descripción genérica del puesto: por la que, de forma general, se indica la razón de ser del puesto. Enuncia los fines o resultados finales que se obtienen del mismo.
• Descripción cuantitativa del puesto: indica, cuantificándola la importancia del puesto a través de los medios o recursos utilizados y de los resultados, en unidades económicas o de producto obtenidos.
• Localización del puesto: situación del puesto dentro de la estructura organizativa ¿de quién depende? ¿ quiénes y cuántos dependen de él? ¿quiénes son sus colaboradores?
• Naturaleza interna del puesto: conjunto de detalles específicos referentes al desempeño del mismo, en el entorno de circunstancias en el que se desarrolla.

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