INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN: PARADIGMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Ricardo Juan Daniel Zalazar (CV)
ricardozalazar9@gmail.com

5.3.2.2. Procesos de intercambio con el entorno

El primer modelo de sistemas amén de ser simple, no considera al medio ambiente como una variable que influye sobre el comportamiento y el desempeño del mismo. Primariamente por entorno se entiende constituido por aquellos elementos heterogéneos que influyen directa o indirectamente sobre el sistema. De manera implícita el concepto de sistema abierto supone la presencia de otro concepto: el límite del sistema.
Desde el punto de vista del análisis organizacional, un ejemplo de factores ambientales está dado por una confluencia de acciones de influencia directa e indirecta, determinadas por sus clientes, sus proveedores, la competencia, el gobierno, o la cultura del país en que reside la organización.
Tener en cuenta la relación sistema – entorno, lleva a que consideremos dos nuevos términos:

 

5.3.2.2.1. El concepto de sistema abierto

La noción de sistema abierto tiene su origen en un principio de la termodinámica, aplicado a los intercambios y a las fuentes de energía de las que se podía proveer un sistema.
Según Katz y Kahn , un sistema abierto sigue un ciclo de eventos, que funcionan como un proceso dinámico de entradas – transformación – salidas. Dicho proceso se comporta como un sistema de realimentación dinámica, donde las salidas, previo intercambio con el medio ambiente, vuelven a cerrar el círculo de interacciones.

Morgan relaciona el concepto con la conducta de los sistemas vivos. La idea de apertura pone de manifiesto la relación clave entre el entorno y las acciones internas del sistema. Esta comunicación de interdependencia mutua, es crucial para sostener la vida y formar el sistema.
La idea de adaptación con el entorno y la neguentropía (entropía negativa) distinguen la conducta de los sistemas abiertos, con la de los cerrados. Cuanto mayores sean los niveles de intercambio, mayor será la complejidad (variedad requerida) del sistema.

Chiavenato asocia la noción de organización con la de sistemas abiertos. Para él, un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos:

 

Desde el paradigma de la complejidad se trazan algunas distinciones interesantes:

 

El ser humano como un sistema abierto

El polimorfismo teórico al que nos introduce la teoría de los sistemas permite utilizar el mismo modelo para explicar distintos fenómenos. Así una persona cuyo objetivo es lograr el estado de equilibrio, recibe una fuente constante de estímulos de su medio ambiente que obran como perturbaciones al estado de equilibrio original.  La  asimilación de la perturbación significa también un esfuerzo por retornar al equilibrio perdido. La intención de recuperarlo es una respuesta del sistema persona, de su totalidad cuerpo - mente, pues ninguna de sus partes es ajena al problema.
La respuesta estará dada en los términos de relación persona - ambiente, una coadaptación nutrida de intercambios recíprocos. En ningún modo pensamos que la respuesta es de mera adaptación ya que ello implica una imposición de las pautas ambientales, unidireccional, y en su lugar se verifica un proceso bidireccional estímulo – respuesta.

 

5.3.2.2.2.1. Características de los  sistemas abiertos

El funcionamiento de los sistemas abiertos se explica a partir de la interconexión de numerosos mecanismos, de ahí la complejidad del mismo. En este apartado describiremos significado y funcionamiento de cada uno de ellos.

a. Comportamiento probabilístico y no determinístico

La complejidad de los sistemas deriva en parte de la naturaleza de sus interacciones con su medio ambiente. Las variables del entorno pueden definirse, desde la esta perspectiva, como controlables o no controlables para el sistema. A partir de su grado de control, sus conductas podrán fluctuar de la previsibilidad – en el caso de un control absoluto del ambiente-,  a la indeterminación y la imprevisibilidad, en caso que las fuerzas del ambiente no puedan manejarse, exigiendo respuestas de adaptación de parte del sistema.

b.  Retroalimentación (Feedback)

Se llama retroalimentación a la incorporación como entrada de una parte de la energía de salida. Desde la perspectiva cibernética, es concebido como un sistema de comunicación que produce una acción de respuesta a una entrada de información. Estos bucles de realimentación tienen la particularidad de ser continuos y buscan reducir el margen de error en la operación del mecanismo. Así por ejemplo si una acción no alcanza el objetivo, se hace necesaria una corrección que atenúe la diferencia, hasta llegar a una convergencia en el comportamiento, lo que se denomina homeostasis.

La retroacción o feedback se conforma en una serie de cuatro procesos:

Las principales funciones de la retroalimentación son:

a.   Controlar la salida enviando mensajes generados después de la salida al regulador de entrada.
b.   Mantener un estado relativamente estable de operación del sistema cuando se enfrenta con variables externas que pueden ocasionar su fluctuación.
c.   Aumentar la probabilidad que el sistema sobreviva frente a las presiones externas.

La retroalimentación nos lleva a una perspectiva circular de causas y efectos que se realimentan entre sí, rompiendo de esta manera con los patrones lineales – analíticos.
Existen básicamente, dos ciclos de retroalimentación:

b.1. Retroacción positiva.

En este ciclo, las salidas de un sistema actúan sobre sus entradas, creándose un círculo  de realimentación incremental de insumos. Como ejemplo, toda escalada bélica comienza con algunos conatos de agresión de uno de los bandos. Si la respuesta del otro bando va en el mismo sentido, el conflicto tenderá a agravarse, es decir, las respuestas de ambos contrincantes van en una misma dirección que produce efectos incrementales.
La naturaleza de los círculos de realimentación puede ser virtuosa o viciosa, variable dependiente de los insumos causa - efecto iniciales.

b.2. Retroacción negativa.

Se le conoce como círculo estabilizador en tanto impone un límite a los ciclos de realimentación positiva. En el caso anterior, si surge un factor que limita el crecimiento del conflicto, como por ejemplo un cese en las hostilidades unilateral, se abre una alternativa de poder detener el conflicto.
La retroalimentación negativa actúa como factor estabilizador, tanto en las crisis (círculos viciosos) como en los círculos virtuosos.

 

c. Homeostasis

La fisiología animal definía homeostasis como "aquellos mecanismos vitales que tienen por objeto conservar constantes las condiciones de vida en el ambiente interno".
Para Beer   la homeostasis mantiene las variables críticas del sistema estable dentro de límites establecidos. Según el autor, estos límites son fijados por la capacidad del organismo entero de funcionar satisfactoriamente dentro de ellos. Los límites fisiológicos no son impuestos arbitrariamente desde fuera, sino que se  generan desde su interior.

El concepto de homeostasis requiere de mantener cierta estabilidad interna. Toda vez que una de las partes sale de su equilibrio, el sistema activa algunos de sus mecanismos de realimentación accionados para restaurar la normalidad de sus procesos (retroacción negativa).
Como se trata de sistemas abiertos cuya interacción e influencia recibida del medio es constante, el concepto de homeostasis propone un autocontrol que lleve a la totalidad del sistema a permanentes ajustes dinámicos.

d. Equifinalidad

El concepto de equifinalidad se asocia con la orientación que persigue un sistema como un todo interdependiente. Mientras los sistemas abiertos disponen de varias alternativas para el logro de sus propósitos, en función a la dinámica de intercambios ambientales, los sistemas cerrados, se hallan limitados a la ejecución de patrones de relaciones predeterminadas, pues su estructura produce la reducción de sus comportamientos posibles.

De este modo, los sistemas abiertos se conducen como modelos flexibles que combinan la comunicación de los resultados producidos en sus puntos de salida, con el acceso a sus diferentes recursos internos. La estructura del sistema no es más que el reflejo de un proceso funcional más complejo.

Desde la teoría de la decisión, la equifinalidad es un comportamiento determinado de un sistema, que puede ser alcanzado desde diferentes estados iniciales y/o por diferentes conjuntos de transformaciones. Dada una entrada y un procesamiento determinado, una salida es inequívocamente definida, pero esa salida puede ser alcanzada desde otras entradas y otros procesamientos.

La teoría general de sistemas vuelve a introducir el concepto de conducta teleológica, pero a partir de un enfoque mucho más acotado, el de las conductas activas. Las categorías de conductas activas son:

Una conducta con propósito reúne las siguientes características:

5.3.2.2.2. Sistemas cerrados

Las definiciones más conocidas sostienen que los sistemas cerrados son aquellos que funcionan independientemente del medio, pues no admiten interferencias externas o intercambios con el exterior. Sus características los convierten en presa de un absoluto determinismo, de manera que su conducta es predecible.  La ausencia de contacto con el entorno hace en principio, más vulnerable a este tipo de sistemas, pues carece de capacidad de respuesta ante los cambios ambientales. De esta manera acentúan la entropía, con la correspondiente destrucción del orden interno del sistema.

La Teoría de la Identidad formula una paradoja de los  sistemas abiertos, pues concibe que este llega a serlo merced a sus clausuras, que le confieren autonomía. La interacción del par dialógico apertura - cierre  asociada a los mecanismos recursivos del sistema, resulta ser una condición de integridad del sistema pues alude a la relación de pares opuestos entropía - neguentropía.

Es cierto que al tomar  la definición textual de sistema cerrado,  resulta un tanto difícil poder ejemplificarlo fuera del estrecho marco de los modelos conceptuales.
En la acción sistémica decimos que un sistema tiendea ser cerrado cuando disminuye sus intercambios con el entorno inmediato. Esta mayor flexibilidad en el  concepto nos permite trazar  analogías con los sistemas vivientes y también con los distintos modelos organizacionales.

5.3.2.2.3. Límites de un sistema

El límite es la frontera del sistema, aquello que la distingue y separa de los otros sistemas y de estos a su vez, con el entorno. La percepción del límite tiene un componente objetivo, de clara delimitación (ejemplo dado en los los límites territoriales),  y otro arbitrario sujeto a la subjetividad del observador, de naturaleza conceptual. En una primera instancia, la distinción entre los límites físico y conceptual estaría supeditada al tipo de modelización a la que recurramos.

Si tomamos a la organización como modelo, ¿cuáles han de ser sus límites físicos y cuáles los conceptuales?. Observamos cómo el fenómeno de la descentralización de funciones, llevado a un punto extremo, ha dado lugar al nacimiento de organizaciones de estilo virtual, esto es, empresas que expanden sus límites de acción a través de su capacidad de construir redes y alianzas interorganizacionales. Esta clase de organizaciones desafía la concepción de límites, donde la distinción entre el espacio interior y el exterior a la firma es en evidencia difuso.

                       
5.3.3. Complejidad de los sistemas

La comprensión del funcionamiento integral de un sistema requiere del aporte de nuevos términos que interpreten sus conductas dinámicas. La pretensión de conocerlos desde un comportamiento exterorregulado puede limitar nuestra percepción de los mismos a meras respuestas adaptativas.
Es necesario hallar términos que expliquen la complejidad de sus procesos internos de apertura y cierre, de autorreproducción, de cambio y en su composición estructural básica. 


Katz, D.; Kahn, R. “Psicología Social de las Organizaciones”, Trillas, México D.F., 1977.

Morgan, G. “Imágenes de la Organización”, Editorial Alfaomega, México D.F., 1996.

Chiavenato, I. “Introducción a la Teoría General de la Administración”, Mc Graw Hill, México, 1981.

Beer, S. “Ciencia de la Dirección”, El Ateneo, 1974.

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