GUIA PRÁCTICA PARA DESARROLLAR MODELOS PRESUPUESTARIOS EN LAS PYMES MEXICANAS DE TIPO INDUSTRIAL

Rafael Espinosa Mosqueda
Asesorneg@yahoo.com.mx

3. 4. PROCEDIMIENTO: ELEMENTOS DEL PLAN DE NEGOCIOS

Para el desarrollo del simulador presupuestario  que se encuentra orientado al modelo de costo-volumen-utilidad y que se propone como un nuevo instrumento para la planeación integral de utilidades para PYMES del sector industrial y al  incluir éste  los cambios en las variables, ya sea en los costos fijos, en los costos variables, en el precio de venta, en la maquila de un producto, en la adecuada formación del precio de exportación de un producto o en  la eliminación un producto de la línea de producción, fue necesario recurrir al siguiente modelo de trabajo:

Como primer paso se identificaron los elementos que estructuran un modelo de planeación integral de utilidades apegándose a los requerimientos del plan de negocios de SEFIDE y de la Incubadora de Negocios de la Facultad de Ciencias Administrativas (FCA) de Celaya. Los elementos en cuestión son siete como se muestra en la tabla 1, donde se parte de:

  • La descripción general del negocio.
  • La organización.
  • El personal.
  • La mercadotecnia.
  • Producción y servicios.
  • Finanzas.
  • El marco legal de la organización.

 

Ya identificados los elementos que componen un plan de negocios y sabiendo que toda empresa tiene un propósito único y una razón de ser. Esta distinción se debe reflejar en las declaraciones de la visión y misión, la naturaleza de las mismas puede representar tanto una ventaja como una desventaja competitiva para la empresa. Una organización logra gran comprensión de su propósito cuando los estrategas, los gerentes y los empleados elaboran y comunican una visión y misión definidas. Peter Drucker afirma que la creación de una visión y misión definidas de la empresa es la “responsabilidad principal de los estrategas”.
Una adecuada declaración  de la misión identifica:

  • A los clientes.
  • Los productos o servicios.
  • El mercado.
  • La tecnología.
  • El interés en la supervivencia.
  • El crecimiento y la rentabilidad.
  • La filosofía, el concepto propio.
  • La preocupación de la imagen pública.
  • El interés en los empleados por la empresa.

Estos nueve componentes básicos sirven como esquema práctico para evaluar y escribir las declaraciones de la misión y visión permitiéndole al emprendedor de negocios encontrar la dirección a todas sus actividades de planificación, debido a que constituyen el primer paso en la dirección estratégica  (David, 2003, p. 72). 

Los componentes cualitativos antes mencionados deben de ser traducidos a una forma cuantitativa, ya sea por un porcentaje aplicado a alguna situación determinada  o por una cantidad específica a fin de poder identificar sus efectos e impacto en  los recursos humanos, en los materiales, los financieros y los tecnológicos que permitan su evaluación y tomar la decisión más acorde a la misión y visión empresarial, el simulador  presupuestario que se propone para PYMES es la herramienta ideal para este tipo de decisiones financieras.

Para la toma de decisiones financieras, atinadamente menciona Rodríguez (2005) que los recursos financieros son los más básicos y los más flexibles, debido a que son los únicos creados por las actividades de toda la organización en el mercado que pueden convertirse directamente en los otros tres tipos de recursos. Siguen en flexibilidad los recursos humanos y los materiales, porque se pueden convertir en otros dos tipos de recursos, dinero y capacidades tecnológicas; estos últimos son los menos flexibles, aún cuando en ocasiones es la más importante de los recursos de la empresa.

Explicado la importancia de la misión y visión y su utilización en el simulador se continúa con el siguiente elemento que es el recurso humano.

3. 4. 1. EL FACTOR HUMANO

Todo ente social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que dispone. El factor humano es decisivo en todas las fases de operación de todo tipo de organización, ya sea en la etapa de inicio, de crecimiento o de desarrollo. La fuerza de trabajo representa uno de los renglones más elevados de gastos (vasta con ver el importe de las nóminas). Pero no sólo éstos son importantes, sino que además se agregan otros que son menos llamativos y hasta ahora difíciles de cuantificar, como son los derivados del reclutamiento, selección, contratación, inducción, capacitación y desarrollo de personal, así como los implícitos en los programas de seguridad y servicios para el personal y sus familiares, los que surgen en la revisión y administración de contratos colectivos.

Un insumo principal de la mayoría de las empresas son los recursos humanos, por lo tanto, es necesario el papel de la evaluación en la utilización eficaz y eficiente de recursos. Tal valoración se enfocará por ejemplo; a qué aptitudes posee el personal y qué debilidades se observan en los recursos humanos (Rodríguez, 2005).

El empresario al conocer las aptitudes y debilidades de sus colaboradores le será más fácil poder identificar cuáles serían los diferentes portafolios de capacitación, desarrollo y prestaciones, ya que como lo señala Casares (2005) las oportunidades y el costo de la educación y capacitación se hacen cada vez más críticos, por ello el trabajador que tiene acceso a ella debe ser consiente y responsable para su encauzamiento adecuado y productivo.

Para efectos del simulador presupuestario que se propone se debe de entender que el empresario PYME debe conocer éste tipo de costos y prevenirlos.

Para efectos de control de costos se conocen como costos fijos discrecionales porque la dirección de la empresa es la que decide incurrir en ellos para lograr los objetivos de la organización. El empresario los determina como parte del proceso de planeación periódica. Durante cada período de planeación, la dirección decide cuánto gastar en conceptos discrecionales, como son los programas de capacitación de los empleados (Horngren et al., 2006).

Dessler, Varela, y Brito (2004) mencionan que la empresa debe establecer con cuidado el límite del costo total del paquete de prestaciones que otorgue a sus trabajadores y que el plan de prestaciones se aplique de forma general y esté contemplado por la ley. El cumplimiento de la legislación en materia de seguridad social es a menudo el problema de administración de personal más serio que enfrentan las empresas pequeñas y tratar de reducir el costo de la mano de obra se convierte en un reto para los administradores de personal, aspectos que se tratan en el simulador presupuestario, identificando las obligaciones contractuales que tiene un patrón hacia sus trabajadores como son: el pago de salarios, tiempos extras, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo sin olvidar las de previsión social que son las aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), también se plasmaron las políticas de trabajo que impactan financieramente a la empresa, se pueden mencionar los premios de asistencia, los de puntualidad, los de productividad, el pago de la participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).


 
3. 4. 2. MERCADOTECNIA

Para poder desarrollar el simulador presupuestario para PYME es necesario transformar en cifras el plan de mercadotecnia, ya que como refieren  Czinkota y Kotabe (2001)  un plan de mercadotecnia es una amplia serie de guías sobre cómo la empresa va a realizar sus metas estratégicas, es un documento vivo que orienta a la compañía a lo largo del año, es un plan de actividades futuras.  El plan de mercadotecnia es un perfil coordinado e integrado de todo lo que la empresa hará en cada una de sus funciones de mercadeo como investigación de mercados, publicidad, relaciones públicas, promoción de ventas, administración de ventas, desarrollo de productos, asignación de precios, y la administración del canal de distribución para apoyar el plan estratégico y el plan de negocios de la empresa; en resumen, dicho plan establece lo que se hará y cuánto costará, en términos de presupuesto, personal, tecnología e instalaciones.

Coincidiendo con lo que afirman Soto y Dolan (2004) en el sentido de que el plan de mercadotecnia constituye una herramienta muy útil para las PYMES, porque sirve de base para que los otros planes de la empresa, como es el de producción o el financiero, se integren con criterio a la realidad que su elaboración exige. El plan de mercadotecnia, por ser el resultado del contacto permanente de la empresa con el segmento de mercado que desea servir, se convierte en el termómetro de lo que sucede en la realidad en donde opera.

En el desarrollo del simulador presupuestario para PYMES se toma en cuenta la metodología del plan de mercadotecnia que incluye los siguientes pasos:

  • El análisis de la misión, propósito, visión y filosofía de la organización.
  • La evaluación del negocio.
  • Determinación del escenario previsto.
  • Elaboración del análisis de fortalezas y  debilidades de la empresa, así como las oportunidades y amenazas del mercado.
  • Planteamiento de los objetivos del plan de mercadotecnia.
  • Determinación de las estrategias a seguir.
  • La calendarización de las actividades tácticas.
  • El cálculo del presupuesto.
  • El establecimiento de  las medidas de control, tal y como lo establecen (Fernández y Urdiain, 2004).

Ya que la actividad principal del departamento de mercadotecnia es determinar cuáles son las necesidades de los clientes y satisfacerlas, los productos o bienes que desplaza la empresa pueden o no tener la misma penetración en el mercado consumidor, por lo tanto para poder medir el impacto financiero es necesario contar con el índice de participación relativa en el mercado, que se refiere a la captación del mercado de cada producto, viendo a cada uno de ellos como una  unidad estratégica de negocios con relación a su competidor más importante, se divide en alta y baja; modelo que debe de considerar cualquier emprendedor de negocios, si se observa lo que dice Bilancio (2001) cada unidad de negocios requiere de un proceso de planificación que acompañe al nivel corporativo, debido a que parte de esa redefinición de la unidad de negocios plantada, tiene una metodología a la se puede definir como plan de negocios, plan de marketing o masterplan.  Esta técnica aporta un marco de referencia para categorizar los diferentes negocios de una empresa y determinar sus implicaciones en cuanto a asignación de recursos, como puede ser la publicidad y la promoción, comisiones a vendedores, como lo describe Levy (1998) y Kotler (2002). Los aspectos anteriores son  considerados en el simulador presupuestario para PYMES de tipo industrial.

3. 4. 3. PRODUCCIÓN

Si se sabe que el presupuesto es la expresión, en términos monetarios, de los planes de acción que la PYME tiene previsto realizar en el ejercicio siguiente, debe de abarcar todas las actividades y áreas del negocio siendo coherente con el plan estratégico de la misma.

El presupuesto integra en forma básica tres documentos presupuestarios: el presupuesto de operaciones, el de inversiones y el financiero.

Dentro del orden secuencial de elaboración del presupuesto, el primero es el de operaciones, formado por el presupuesto de ventas y después permite el nacimiento del presupuesto de producción, gastos, personal y otros gastos, tal y como lo comenta Pérez (1997); situación que se toma en cuenta para la realización del simulador presupuestario para PYMES  del sector industrial.

En el área de producción se transforman los insumos a través de los recursos humanos, materiales y tecnológicos en productos terminados que son requeridos por los clientes, por lo tanto, para este caso se estructuró un modelo financiero para el proceso de producción, uno más para el control de materias primas como es el caso de la determinación de los insumos necesarios para producir una unidad terminada, el punto de pedido, el punto de reorden, el consumo anual de materias primas. Se identificaron los gastos fijos y variables que intervienen en la transformación de las materias primas.

3. 4. 4. EL RÉGIMEN FISCAL

Para el marco legal de la empresa se manejó los impuestos directos que impactan a la empresa de forma financiera.

Con la información que arroja cada apartado se pueden realizar  los estados financieros como son: el estado de costo producción y venta, el estado de resultados, el balance general y el flujo de efectivo, así como un anexo para la aplicación de las razones financieras básicas con su debida interpretación, situaciones que le permitirán tomar al empresario una decisión más apegada a la realidad.

3. 5. DISEÑO DEL SIMULADOR DE NEGOCIOS

El segundo paso fue realizar el simulador de negocios manipulable que permite con la captura de los datos anteriores obtener los resultados presupuestados.

Como ya se mencionó se pretende con el  simulador de negocios que el emprendedor PYME conozca la información necesaria de  las operaciones realizadas en su negocio que la impactan financieramente, con la finalidad de que cuente con un instrumento informativo   claro y oportuno en la toma de sus  de decisiones.

Para que el instrumento financiero propuesto sea funcional, el emprendedor deberá conocer ciertos términos contables y su significado para la elaboración de los principales estados financieros, ya que cualquier actividad realizada en el negocio quedará reflejada en ellos; estos serán la base para planear, a corto, mediano y largo plazo; así también debe quedar entendido que el simulador se formuló en el programa de Excel 2003 (Windows XP) debido a que las hojas de cálculo electrónicas, permiten al emprendedor PYME llevar a cabo el análisis de sensibilidad con base en el modelo de CVU de manera sistemática. Al usar hojas de cálculo el empresario puede realizar un análisis de sensibilidad para examinar el efecto y la interacción de los cambios en el precio de venta, el costo variable unitario, los costos fijos, y el margen de utilidad operativo.
Las hojas de cálculo básicas del simulador son cincuenta y cuatro,  de las cuales algunas son necesarias para determinar presupuestos específicos como se menciona a continuación:

Hoja para los costos de apertura de una empresa, hoja para determinar los porcentajes de prorrateo a los costos, hoja para determinar el porcentaje de participación en ventas de cada producto, hoja para determinar el punto de equilibrio para varios productos, hoja para determinar el margen de seguridad en ventas, hoja para determinar el margen de utilidad por producto, hoja para determinar los costos fijos departamentales, hoja para determinar los costos unitarios variables de mano de obra, hoja para determinar los costos unitarios variables por área funcional, hoja para determinar la materia prima necesaria para producir una unidad terminada, hoja para determinar el costo unitario por materia prima para producir una unidad terminada.

Para el caso de la determinación de la depreciación acumulada de los activos fijos de la empresa, es necesario formular cuatro hojas de cálculo que son:

La hoja para identificar los porcentajes de depreciación a aplicar, la hoja para conocer los diferentes activos fijos con que cuenta la empresa, la hoja para determinar la depreciación anual de los activos fijos y la hoja para fijar la depreciación mensual y por área responsabilidad (compras y almacenes).

En la cuantificación del costo de producción de los bienes a producir (costos por procesos para determinar el costo total variable de cada producto terminado), se debe de realizar la hoja para establecer el costo primo de cada producto y la hoja para estipular el costo de transformación, de producción, de distribución y total de costos variables por cada producto.

Con relación a la valorización del presupuesto de inventarios (lote económico de la orden) se puede decir que son ocho hojas de cálculo como se muestra a continuación:

Una para la demanda anual y demanda promedio mensual de producción, una segunda para el costo medio de colocar un pedido de compra de materia prima, la tercera para el lote económico de la orden, la cuarta para el punto de reorden o pedido (el inventario de seguridad de artículos terminados), la quinta  para los gastos relacionados con el departamento de compras, la sexta para los gastos relacionados con el departamento de almacén, la séptima para determinar en dinero cuándo y cuánto pedir de materia prima, y la octava para la materia prima necesaria para el punto de pedido en unidades y pesos.

Para  el costo de los recursos humanos  es necesario hacer cuatro hojas de cálculo y que a continuación se enuncian:

Una para el costo de la plantilla de personal, otra para las prestaciones básicas a los trabajadores (aguinaldos), una más para las prestaciones básicas a los trabajadores y una última para sus prestaciones extraordinarias.

En la determinación del costo de la seguridad social interviene dos apartados, uno para conocer las partes que integran y a las no integran para efectos de la base gravable para efectos de seguro social. Para este primer apartado se necesitan dos hojas de cálculo denominadas como:

La relacionada a las partidas de cuantía previamente conocidas para efectos de integración de salario y  la segunda para conocer los elementos que integran el salario para efectos de cotización en materia de seguro social.

El segundo apartado es necesario para obtener el costo de IMSS y de INFONAVIT. Para el manejo de este punto es necesario utilizar cuatro hojas de cálculo llamadas como:

Hoja para determinar las aportaciones de las ramas de seguridad social a cubrir mensualmente, hoja para determinar las aportaciones de las ramas de seguridad social a cubrir bimestralmente, hoja para determinar el porcentaje de costo con relación al pago de la cuota patronal de seguro y una última que es un  ejemplo de un salario diario integrado base de cotización para el cálculo de las cuotas obrero-patronales del seguro social.

Los presupuestos anteriores se deben de transformar a cifras anuales y por lo tanto se dividen en tres secciones su integración, siendo la primera  para determinar los ingresos, costos y gastos anuales; para estos tres elementos se necesitan siete hojas de cálculo que son:

La hoja para determinar las ventas anuales, las de contado y crédito, en unidades y en pesos, la siguiente para determinar el cálculo del consumo anual de materia prima en unidades y en dinero, otra para determinar el resumen en unidades de compra a producirse, la que servirá para determinar el resumen en pesos de compra a producirse,  una para determinar los costos variables anuales, la que contiene los costos fijos anuales una última el acumulado de costos variables y los costos anuales.

La segunda sección corresponde a las hojas para preparación del importe de mano de obra anual, siendo necesario utilizar cinco hojas de cálculo que serían:

La que muestre el total de unidades a producir, una para en número de unidades a producir en un día, una tercera para  el costo de la mano de obra de acuerdo a los procesos productivos, la cuarta para el costo real de la mano de obra del período y la quinta para el importe de la mano de obra.

La tercera sección es una sola hoja que sirve para saber el costo del inventario final de artículos terminados.

El instrumento financiero presupuestario concentra los cuatro estados financieros principales siendo estos:

El estado de costos, producción y ventas anual, el estado de resultados anual, el estado de posición financiera anual y el estado de flujo de efectivo anual.
El simulador presupuestario cierra con una hoja de cálculo dedicada a las razones financieras básicas para la toma de decisiones.

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