GUIA PRÁCTICA PARA DESARROLLAR MODELOS PRESUPUESTARIOS EN LAS PYMES MEXICANAS DE TIPO INDUSTRIAL

Rafael Espinosa Mosqueda
Asesorneg@yahoo.com.mx

3. 5. 20. Hoja para la determinación del costo del inventario final de artículos terminados.

Un elemento que forma parte del estado de costos, producción y ventas anual, es el costo del inventario final de artículos terminados, para saber su monto  es necesario obtener primeramente el costo de unidades en proceso, elemento resultante   de dividir el costo de producción en proceso (información que se obtiene del estado al que se hace referencia) y del total de unidades producidas; ya conocido se debe de multiplicar por la demanda máxima de ventas en un día (dato que se encuentra en la hoja para determinar el punto de reorden o pedido).

3. 5. 21. Los presupuestos principales.

La información referida en los apartados anteriores es utilizada para la realización de los presupuestos principales de la empresa, que son el estado de costos, producción y ventas anual; el estado de resultados anual; el estado de posición financiera anual y el estado de flujo de efectivo anual.
3. 5. 21. 1. Estado de costos, producción y ventas anual.

El primer estado financiero de una empresa de transformación es el estado de costos, producción y ventas anual, dicho estado tiene como finalidad mostrar el costo de los artículos vendidos por la negociación, es por ello que inicia con el  inventario inicial de materias primas (por tratarse del primer año presupuestado la cantidad es igual a cero, en los años subsecuentes se toma la cantidad que refleje el estado de posición financiera anual en su apartado de inventario de materia prima), al agregársele el costo de materia recibida (su valor se observa en la hoja para determinar el resumen en pesos de las compras de los productos a producirse) se consigue la materia prima disponible, al restársele el inventario final de materias primas (dato de la hoja para determinar en dinero cuándo y cuánto pedir de materia prima), se saca el total de las materias utilizadas, si se tiene materia prima indirecta se le debe de restar a la cantidad anterior a fin de cuantificar el costo de las materias primas directas utilizadas; el segundo elemento es la mano de obra (valor que se consigue de la hoja para determinar el importe de la mano de obra) que al adicionársele es igual al costo primo. Al  costo primo se le aumenta los cargos indirectos (información de la hoja para determinar el acumulado de costos variables y los fijos anuales) determinándose el costo de producción procesada; el siguiente elemento a considerar es el costo de la producción terminada, que es la misma cantidad de producción procesada; tratándose del primer ejercicio presupuestario el inventario de inicial de artículos terminados es igual a cero, en los consecutivos se toma el dato del estado de posición financiera; el dato en cuestión se acrece al costo de la producción terminada y es igual a los artículos terminados disponibles, si se le resta el inventario final de artículos terminados (se alcanza de la hoja para la determinación del costo del inventario final de productos terminados) dará como resultado el costo de los artículos vendidos.

3. 5. 21. 2. Estado de resultados anual.

Este estado financiero tiene el propósito  de mostrar la utilidad neta que obtiene la empresa, se forma primeramente con las ventas (se puede observar este concepto en la hoja para determinar las ventas anuales, de contado y crédito, en unidades y en pesos); restándoles a ellas el costo de ventas (cantidad ubicada en el estado de costos, producción y ventas anual) da como secuela la utilidad bruta; ahora a esta utilidad si se le disminuye con los gastos de operación (monto que se encuentra en la hoja para determinar el acumulado de costos variables y los fijos anuales) dará como resultado la utilidad de operación; si la empresa tiene otros ingresos no relacionados con las ventas y otro tipo de gastos no comunes se deben de sumar y restar respectivamente para conocer la utilidad antes de PTU y el impuesto sobre la renta (ISR);  a este último concepto como su nombre lo indica se le debe de multiplicar primeramente por la tasa de PTU que es del 10% y la de ISR que alcanza el 28% , restándole los resultados emanados y con ello conocer la utilidad neta.

3. 5. 21. 3. Estado de posición financiera anual.

El balance general es el estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran, en relación con uno o más períodos, teniendo como objeto mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una empresa y facilitar su análisis; para nuestro caso, como el estado contable es presupuestado, mostrará cantidades tentativas, ya que es preparado con el fin de exponer una propuesta o una situación financiera futura probable.

Las partes que integran el documento contable son tres: activo, pasivo y capital. El activo muestra los elementos de valor que posee el negocio, o dicho de otra forma los bienes y derechos que posee la empresa para operar. El pasivo detalla las obligaciones que tiene la empresa y que en un plazo debe sufragar y el capital son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del o los empresarios, más las ganancias o menos las pérdidas que sufre el aporte inicial.

Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para cristalizarse en dinero en efectivo, es decir liquidez, por lo tanto el primer apartado es el activo circulante, que son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo, mientras está marchando el negocio.

Las cuentas de activo circulante que se usaron en el simulador son: caja y bancos, la cantidad se agencia del estado de flujo de efectivo anual, en su renglón de saldo. Para el caso de la cuenta de clientes se tiene la hoja para determinar las ventas anuales de contado y crédito, en unidades y en pesos, la cual hace referencia al importe de las ventas a crédito. Las cuentas de inventarios, que para este tema, la  referida al almacén de materia prima se valoriza con la hoja para determinar en dinero cuándo y cuánto pedir de materia prima y la relacionada con el almacén de artículos terminados, se toma de la hoja para la determinación del costo del inventario final de productos terminados.

El segundo apartado es el activo fijo, ubicando a los bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios para transformar, vender o distribuir los productos terminados. Estos bienes sufren pérdidas de valor por el simple transcurso del tiempo, su uso u obsolescencia tecnológica.

La primer cuenta es el terreno (constituye una excepción, ya que no pierde valor con el paso del tiempo); la segunda cuenta es  edificio, cabe mencionar que ambas no se encuentran contempladas en el simulador. La tercera cuenta es maquinaria y equipo fabril; la cuarta es el equipo de transporte, la siguiente es el mobiliario y equipo de oficina, la última es el equipo de cómputo; los datos y valores  se toman de la hoja  para determinar los diferentes activos fijos con que cuenta la empresa y las depreciaciones se adquieren de la hoja para determinar la depreciación anual de los activos fijos. Conocidos los importes de los activos se les deben de restar a cada uno de ellos su depreciación con la intención de establecer su valor neto.

Como tercer apartado se tiene a los activos diferidos,  el rubro está integrado por valores cuya recuperabilidad está condicionada por el paso del tiempo; es el caso de inversiones realizadas por el negocio y que en un lapso se convertirán en gastos. Así, se pueden mencionar los gastos de instalación, las primas de seguro, los gastos de apertura, etc. Representa erogaciones que deben ser aplicadas a gastos o costos de períodos futuros, por lo que tienen que mostrarse en el balance. En mejores términos, debe designarse con el nombre de "gastos diferidos", ya que no se trata sino de determinados gastos cuya aplicación se difiere o pospone por no corresponder al ejercicio que se concluye y que se amortizan o difieren en varias anualidades; para nuestro caso  los gastos ubicados en este apartado son los gastos constitutivos que se encuentran en la hoja  para determinar los costos operativos por apertura de la empresa.

Para conocer el valor de los elementos que integran el activo se debe de sumar cada uno de los apartados y se obtendrá la suma de activo.

La segunda parte que da forma al balance general son los pasivos y se clasifican de acuerdo con su fecha de vencimiento o liquidación en dos grupos: pasivo circulante (a corto plazo) y pasivo fijo (a largo plazo). El pasivo a corto plazo es aquel cuya liquidación se producirá antes de un año, o dentro del ciclo de operaciones a corto plazo. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad: obligaciones bancarias, cuentas por pagar a proveedores, otras cuentas por pagar,  prestaciones sociales por pagar, impuestos por pagar, etc.  Las cuentas manejadas en el simulador son las de proveedores, PTU por pagar e ISR por pagar, las cuantías de éstos se encuentran para el primer elemento en la hoja para determinar en dinero cuándo y cuánto pedir de materia prima, para los demás en el estado de resultados en sus secciones de PTU e ISR.

El pasivo a largo plazo está constituido por todas aquellas deudas y obligaciones que la empresa tendrá que cubrir en un plazo mayor a un año o del ciclo de operaciones a corto plazo tales como: documentos por pagar, cuentas por pagar, asignaciones a proyectos.
 
Al igual que los activos, la clasificación: pasivos diferidos, se refiere a los que no se clasifican como circulantes, ni como a largo plazo, tales como: préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.

Para conocer los pasivos totales se deben de sumar de acuerdo a la clasificación anteriormente expuesta.

La última parte que integra el estado de posición financiero es el patrimonio o capital, lo constituye la parte que la organización ha acumulado como propio, a través del tiempo, componiéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.

Conocida la información anterior, se debe de colocar en el renglón del capital social la aportación monetaria de arranque del negocio, en el renglón de utilidad del ejercicio se asienta el concepto denominado utilidad neta,  que es extraído del estado de resultados, cabe aclarar que se deben de sumar los apartados mencionados y obtener el importe del capital contable.

El estado de posición financiera tiene dos formas de presentación:
a) En forma de cuenta u horizontal.

Es una presentación estética, que presenta a la izquierda los activos y a derecha los pasivos y el capital contable.

Esta forma responde a la ecuación contable de:

Activo = pasivo más patrimonio

En forma de reporte o vertical.

Se presentan primero los activos y a continuación hacia abajo los pasivos y el patrimonio, es decir consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo, en una sola página, de tal manera que la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable.

Esta forma obedece a la fórmula:

Activo - pasivo = capital contable

Nuestro balance general se presenta en forma de reporte respetando el criterio comentado.

3. 5. 21. 4. Estado de flujo de efectivo anual.

El estado de flujo de efectivo trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener una compañía en el futuro. Es una herramienta que posibilita anticipar los saldos en dinero de una empresa a partir de los ingresos y egresos proyectados para un período determinado.

El estado sigue a la fórmula:

Entradas de dinero – salidas de dinero = saldo disponible

El control del flujo de efectivo es un estado que  muestra solamente los movimientos  del efectivo: los ingresos, los egresos de efectivo, y el saldo al final de un período determinado. Es una herramienta, porque le sirve para predecir las necesidades futuras de efectivo antes de que surjan.

Las entradas de dinero se conforman por la aportación inicial del o los propietarios de la empresa, los ingresos por ventas, los ingresos por ventas a crédito, las aportaciones subsecuentes del o los propietarios de la organización y otros ingresos que ocurran en el período.

La aportación inicial se considera del estado de posición financiera, ocupando el apartado del capital social. Los ingresos por ventas se remite a la hoja para determinar las ventas anuales, las de contado y crédito, en unidades y en pesos; para su cuantificación  se toma el importe en dinero de las ventas anuales menos el importe de las ventas a crédito. Para el caso de los ingresos por ventas a crédito, se toma la cantidad reflejada en el balance general en su división de clientes a partir del segundo año presupuestado. Si se suman los conceptos de ingresos se obtiene el importe de entradas de efectivo.
Las salidas de efectivo están integradas por las compras de maquinaria y equipo fabril, compras de equipo de transporte, compras de mobiliario y equipo de oficina, compra de equipo de cómputo, compras de materia prima inicial, materia prima pagada en el año, pago de mano de obra, pago de diversas erogaciones fabriles, pago de gastos de administración, pago de gastos de venta y los gastos constitutivos. Para obtener los importes de los conceptos relacionados con los activos fijos se toman los valores ubicados en el balance general para cada uno de ellos; en el caso de la compra de materia prima inicial, por tratarse del primer ejercicio presupuestado debe de aparecer en ceros, en los años sucesivos  se toma la cantidad del estado de posición financiera en su concepto de proveedores del año próximo pasado; el siguiente precepto es la materia prima pagada en el año y se estipula de restar las compras anuales de materia prima (hoja para determinar el resumen en pesos de las compras de los productos a producirse) a las deudas con proveedores (información del balance general);  el pago de mano de obra se obtiene del estado de costos producción y ventas; para el pago de diversas erogaciones fabriles, el pago de gastos de administración y el pago de gastos de venta hay que remitirse a la hoja para determinar el acumulado de costos variables y los fijos anuales, en la  sección llamada “costos menos depreciación”, para cada uno de los conceptos descritos; los gastos constitutivos se registran del estado de posición financiera del renglón de gastos constitutivos. Una vez reconocidos todos los conceptos que forman las salidas se deben de sumar y conocer su totalidad, restado a las salidas de efectivo para conocer el saldo en efectivo.

3. 5. 22. Hoja de razones financieras básicas para toma de decisiones.

El análisis de estados financieros consiste en analizar la situación actual y reciente de la empresa con el objetivo de mejorar su performance futura y de identificar deficiencias y problemas potenciales. Ayudan a obtener información del potencial de la empresa para pagar a sus fuentes de financiamiento, ya sea sus socios o eventuales prestamistas o bancos.

Por medio del método de Índices:

Son razones usadas para analizar la situación y la tendencia de la empresa y usualmente utilizadas para valorar la capacidad de repago de una deuda o la rentabilidad potencial de la empresa.

Índices de liquidez:

Se define como liquidez a la capacidad de un activo de convertirse en efectivo. Cuanto más fácil sea su monetización mas líquido será el mismo. Los índices de liquidez muestran la relación entre los diferentes activos líquidos y los pasivos corrientes o no corrientes y por lo tanto ayudan a analizar la capacidad de repago de la empresa en el corto y en el largo plazo. Algunos de los índices son los siguientes:

Liquidez o solvencia circulante = Activo circulante / Pasivo circulante
Prueba del ácido o solvencia inmediata = (Activo circulante - inventarios) / Pasivo circulante
Capital de trabajo = Activo circulante – Pasivo circulante

Índices relacionados con pasivos.

Los índices relacionados con pasivos son un análisis de la deuda, el nivel de compromiso de una empresa indica la cantidad de dinero prestado por otras personas que se utiliza para tratar de obtener utilidades. Cuanto mayor sea la deuda que el negocio utiliza en relación con sus activos totales, mayor será su apalancamiento financiero.

Endeudamiento con terceros = Pasivo total / Activo total
Endeudamiento con los socios = Capital contable / Activo total

Para obtener los índices anteriormente mencionados se deben tomar los datos del estado de posición financiera y aplicar la fórmula de cada precepto comentado.

Con la finalidad de probar la consistencia del simulador presupuestario, se presenta a continuación un ejemplo con datos hipotéticos de cómo  elaborar  un presupuesto maestro para una empresa del sector de transformación.

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