GUIA PRÁCTICA PARA DESARROLLAR MODELOS PRESUPUESTARIOS EN LAS PYMES MEXICANAS DE TIPO INDUSTRIAL

3. 5. 1. Para determinar los costos de apertura de una empresa.

En esta cédula de trabajo se debe de cuantificar los costos de apertura de la empresa ya que, todo negocio antes de iniciar operaciones necesita realizar diferentes trámites ante diversas dependencias gubernamentales para quedar constituido, dichas erogaciones se contemplan en el balance general como un  activo diferido ya que son inversiones cuyos beneficios se verán reflejados en varios años. Estos activos tienen la característica de que son intangibles, como ejemplos se puede citar a las erogaciones por conceptos de seguros y fianzas, los gastos de instalación, las patentes, las marcas y los gastos notariales.

3. 5. 2. Para determinar los porcentajes de prorrateo a los costos.

La cédula de trabajo tiene la finalidad de contar con un modelo para distribuir y acumular los gastos indirectos entre los centros de producción y de servicios existentes en la empresa, para realizar el prorrateo es necesario utilizar una base de distribución que pueden ser: con base de distribución a la asignación en las horas máquina trabajadas en cada centro de costos, con base de distribución asignarla en función del costo, volumen o peso de los materiales, utilizados por cada centro de costos, asignación con base en los kilowatts/hora estimados para cada centro de costos, o bien asignación en función de la superficie ocupada por cada centro de costos. 

3. 5. 3. Hoja para determinar el porcentaje de participación en ventas de cada producto.

El empresario tomando como base el estudio de investigación de mercado de sus productos debe de aplicar el porcentaje de participación de cada uno de sus bienes que estima desplazar, debe cuidar que la suma de los porcentajes determinados arroje un total del 100% y que cada producto se le asigne su precio de venta unitario.

3. 5. 4. Hoja para determinar el punto de equilibrio para varios productos.
 
Todo emprendedor PYME necesita saber por anticipado, si un nuevo producto o una nueva empresa, van a  producir utilidad o no y en qué nivel de actividad comienza esa utilidad. Para determinarlo se puede utilizar el análisis de punto de equilibrio. El análisis del punto de equilibrio estudia la relación que existe entre costos fijos, costos variables, volumen de ventas y utilidades operacionales.  Se debe de entender por éste  aquel nivel de producción y ventas que una empresa o negocio alcanza para lograr cubrir los costos con sus ingresos obtenidos; es decir  a este nivel de producción y ventas la utilidad operacional es cero, o sea, que los ingresos son iguales a la sumatoria de los costos operacionales.

Para facilitar la obtención del punto neutro se debe de contar con cierto número de elementos como son: el nombre y el porcentaje de participación en las ventas de los  productos que se desean desplazar, los costos variables incurridos en la determinación de  una unidad terminada y  al igual que los costos fijos, también están incorporados en el producto final.  Sin embargo, estos costos variables dependen del volumen de producción por ejemplo, la mano de obra, la materia prima y otros costos indirectos de fabricación que se muevan en el mismo sentido, el margen de contribución entendiéndolo  como la diferencia entre el precio de venta y los costos variables unitarios.  También se puede definir como la cantidad de ingresos operacionales (ventas) que quedan disponibles para cubrir los costos y para generar una utilidad operacional, el margen de contribución ponderado que se explica como el resultado de aplicar al margen de contribución el porcentaje de participación en las ventas de cada uno de los productos a desplazarse. Se debe de sumar los márgenes unitarios ponderados a fin de contar con un  importe único.

Con los datos anteriores solamente se necesita dividir los costos fijos de un período determinado (se entiende por costos operativos de naturaleza fija aquellos que no varían con el nivel de producción y que son recuperables dentro de la operación) entre el margen de contribución ponderado y se obtendrá el punto de equilibrio en unidades, con relación al período ya citado. 

3. 5. 5. Hoja para determinar el margen de seguridad en ventas.

Antes de elegir estrategias y planes sobre cómo poner en práctica las estrategias,  a menudo los gerentes analizan la susceptibilidad de sus decisiones frente a los cambios que pudieran ocurrir en las suposiciones subyacentes, es decir el empresario PYME por medio de una análisis de sensibilidad que es una técnica de supuestos que los empresarios deben de utilizar para examinar cómo cambiaría un resultado si no se llega a la información pronosticada  originalmente o si cambia una suposición subyacente. En el contexto del análisis del CVU, el análisis de sensibilidad responde a preguntas como: ¿cuál será la utilidad operativa si la cantidad de unidades vendidas disminuye en un determinado porcentaje de la producción original?, o ¿cuál será la utilidad operativa si los costos variables unitarios aumentan en un porcentaje determinado? La sensibilidad de la utilidad operativa frente a diversos resultados posibles amplía las perspectivas en el empresario sobre lo que en la realidad podría ocurrir antes de comprometer los costos.

Dentro de un análisis de sensibilidad se encuentra el margen de seguridad, que es la cantidad por la cual los ingresos presupuestados exceden los ingresos del punto de equilibrio. Si se expresa en unidades, el margen de seguridad, es la cantidad de ventas menos la cantidad del punto de equilibrio. El margen de seguridad responde a la pregunta “¿qué pasaría sí…?”; si las ventas presupuestadas son superiores al punto de equilibrio y disminuyen, ¿cuánto podrían reducirse por debajo del presupuesto antes de alcanzar el punto de equilibrio? La reducción se puede deber a que un competidor introduzca un nuevo producto, o a un programa de publicidad que no se han llevado a cabo con la eficiencia requerida, entre otras raíces.

3. 5. 6. Hoja para determinar el margen de utilidad por producto.

Cuando una empresa desplaza diversos productos y cada uno de ellos participa con una porción determinada del mercado y por consecuencia de las ventas totales de la compañía, el empresario debe de saber cuál es el margen de utilidad de cada uno de sus bienes que oferta. Ya que el emprendedor conoce sus costos fijos los puede dividir entre  el punto neutro para determinar el costo fijo unitario y sumarlo al costo unitario variable con la idea de conocer el costo total unitario. Si al costo unitario total se le aplica el  porcentaje de participación en las ventas de cada uno de los productos podrá conocer el costo unitario total por cada uno de ellos, ya conocido el costo unitario total si se le disminuye al precio de venta dará como resultado la utilidad de cada uno de ellos.

La información anterior les será de utilidad a los empresarios para tomar decisiones sobre cuál o cuáles productos seguir produciendo y promoviendo con programas de marketing.

3. 5. 7. Hoja para determinar los costos fijos departamentales.

Como ya se ha comentado los costos fijos son aquellas erogaciones  de una determinada actividad que no varía durante un cierto período, independientemente del volumen de las ventas o producción de la empresa. Para poder obtener el valor de estos costos es necesario preparar una relación por medio de un catálogo de subcuentas debidamente clasificado por grupos homogéneos  que aglutine los diferentes conceptos de gastos identificados por departamento, es decir con los gastos de fabricación (indirectos de fabricación) que son el conjunto de elementos necesarios y accesorios para la transformación de las materias primas, y que no se pueden cuantificar o identificar en su plenitud con los productos terminados, se pueden enumerar como ejemplo los  sueldos del área de producción (no operarios) y erogaciones necesarias para tal fin; los gastos de administración, pudiéndose identificar con las erogaciones  que se originan en el área administrativa (sueldos, teléfono, luz, servicios públicos, etcétera); los gastos de venta o también conocidos como de distribución, ubicándolos en los egresos  que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde la empresa manufacturera hasta el último consumidor (publicidad y promoción, comisiones, etcétera). El importe de cada subcuenta formará un subtotal y sumando cada uno arrojará el importe de los costos fijos departamentales.

3. 5. 8. Hoja para determinar los costos unitarios variables de mano de obra.

En el desarrollo de la hoja de costos unitarios variables de mano de obra se debe de incluir no solamente los costos relacionados con el salario de los operarios que ayudan a que el producto se pueda fabricar, sino además, los costos relacionados en el cumplimiento de lo relacionado por la Ley Federal del Trabajo (LFT) y por las Leyes del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (LINFONAVIT) y la del Instituto Mexicano del Seguro Social (LIMSS) [aguinaldo, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro, premios de productividad, asistencia, puntualidad y el costo de la seguridad social]. Ya que la mano de obra es la denominación que se les da  los salarios de los operarios que elaboran los productos de una fábrica, se debe de contar con la información del número de unidades de producción que son capaces de realizar en un turno, con la finalidad de poder dividir éstas entre cada concepto que se erogue por sus servicios para determinar el costo de la unidad terminada por operario.

3. 5. 9. Hoja para determinar los costos unitarios variables por área funcional.

Los costos variables de una empresa de transformación son aquellos que dependen del nivel de producción elegido, es decir, son aquellos cuya magnitud fluctúa en razón directa o casi directamente proporcional a los cambios registrados en los volúmenes de producción o venta, por ejemplo: la materia prima directa, la mano de obra directa, comisiones sobre ventas, etcétera. Para determinar el importe de lo costos variables o
también conocidos como directos se deben de identificar de acuerdo a los ejemplos antes mencionados y en relación a cada área funcional (producción, ventas y administración); una vez identificados se debe de proceder a determinar el costo por unidad terminada, como paso final se suman cada uno de los conceptos para obtener el total de los costos variables unitarios. 

3. 5. 10. Hoja para determinar la materia prima necesaria para producir una unidad terminada.

A manera de inicio se debe de ubicar el concepto de materia prima como  todos los identificables en la producción de un producto terminado, son por lo tanto las principales sustancias usadas en la producción que son transformadas en bienes de consumo, ejemplo: la madera, el pegamento, los clavos, el barniz  para fabricar un mueble. La identificación de cada uno de los materiales debe de incluir su precio unitario y la cantidad a utilizar con el propósito de cuantificar  la materia prima a utilizar.

3. 5. 11. Hoja para determinar el costo unitario por materia prima para producir una unidad terminada.

Con la información obtenida de la hoja para determinar la materia prima necesaria para producir una unidad terminada, se debe de preparar una cédula que identifique a cada uno de los productos que elabore la empresa, por cada producto se debe de enlistar el tipo de materia prima que se utiliza y el costo unitario de cada una de ellas, inmediatamente después  proceder a acumular cada una de ellas hasta obtener el costo unitario de la materia prima necesaria para la fabricación de un bien completo.

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