GUIA PRÁCTICA PARA DESARROLLAR MODELOS PRESUPUESTARIOS EN LAS PYMES MEXICANAS DE TIPO INDUSTRIAL

Rafael Espinosa Mosqueda
Asesorneg@yahoo.com.mx

3. 5. 12. Determinación de la depreciación acumulada de los activos fijos de la empresa.

3. 5. 12. 1. Hoja para identificar los porcentajes de depreciación a aplicar.

Las empresas compran bienes para utilizarlos en las actividades diarias del negocio y que son necesarios para transformar, distribuir o vender sus productos. Los bienes en cuestión tienen una disminución en su valor que sufren a consecuencia del transcurso del tiempo,  la desvaloración se conoce con el término depreciación que es una deducción anual del valor de una propiedad, planta o equipo que utilice la organización. Con la información anterior se debe de preparar una hoja de cálculo que identifique por tipo de bien la tasa de depreciación  que se va aplicar.

3. 5. 12. 2.  Hoja para conocer los diferentes activos fijos con que cuenta la empresa.

Si se sabe que el  activo fijo es un término contable que corresponde a un bien o derecho de carácter duradero, siendo su expectativa de duración  mayor que el ciclo productivo; son entonces aquellos bienes y derechos que una empresa necesita para funcionar de forma duradera. Dependiendo el giro del negocio será necesario contar con más o menos activo fijo, por lo tanto se debe de preparar una relación por área funcional enunciando el tipo de bien, y  su monto original de la inversión, totalizando los montos  correspondientes a producción, ventas y administración.
 
3. 5. 12. 3. Hoja para determinar la depreciación anual de los activos fijos.

Debido que los activos fijos son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad obliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su vida normal, de forma que se refleje su valor más ajustado posible. Para ello se debe de preparar una  tabla y aplicar el porcentaje de depreciación correspondiente a cada tipo de bien y área funcional.  Mediante la depreciación, se reduce el valor del bien y se reflejará  como un gasto, que puede ser indirecto de fabricación, de distribución o de administración en atención al lugar físico donde su utilice.

3. 5. 12. 4. Hoja para determinar la depreciación mensual y por área responsabilidad (compras y almacenes).

Conocidos los importes anuales de la reducción en el valor de cada bien que tiene la empresa como activo fijo, es necesario preparar una tabla más, donde se manifieste la depreciación mensual, siendo las cantidades que formarán parte de la hoja de los costos fijos departamentales de producción , ventas y administración, además se presenta la cuantificación de las depreciaciones de los activos fijos pertenecientes a los almacenes y al departamento de compras, datos que serán utilizados en la determinación del lote económico de la orden.

3. 5. 13. Determinación del costo de producción de los bienes a producir. Hojas de costos por procesos para determinar el costo total variable de cada producto terminado.

Para poder dar  inicio a la hoja de cálculo en la determinación del costo de producción de cada uno de los bienes que produce la empresa es necesario fijar su costo primo, el costo de transformación, el de producción y el de  distribución que le son aplicables.
 
3. 5. 13. 1. Hoja para determinar el costo primo de cada producto.

Como inicio se deben de tomar los datos de la hoja para determinar las materias primas necesarias para producir una unidad terminada, ya que dependiendo de la etapa del proceso productivo se utilizarán diferentes materiales y que al irse conjugando se tendrá el costo unitario acumulado. El segundo paso es fijar el costo unitario de la mano de obra directa, para ello de acuerdo al proceso de producción se debe de conocer el número de operarios que participan en la transformación de la materia prima y sabiendo su costo unitario se deben de ir acumulando. No se debe de olvidar que el costo primo de producción es el importe de los materiales directos y de la mano de obra directa que intervienen en la fabricación de un producto (son costos directamente relacionados con la producción).

3. 5. 13. 2. Hoja para determinar el costo de transformación, de producción, de distribución y total de costos variables por cada producto.

En la determinación del total de costos variables unitarios de transformación se deben de citar a los servicios auxiliares (agua, energía eléctrica, lubricantes, refrigeración, combustible, etc.),  si se le suman los costos mano de obra directa se contará con dicho costo. El costo de producción es el resultado de reunir los costos de la materia prima directa, la mano de obra directa y los costos variable unitarios de transformación. Los   costos de distribución o venta que son los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor, con el resultado de todos los datos anteriores se obtiene el costo variable unitario de cada uno de los productos que desplace la compañía.

3. 5. 14. Determinación del presupuesto de inventarios: hojas para determinar el lote económico de la orden.

Con el manejo presupuestario de los inventarios se fusionan  diferentes presupuestos y es necesario establecer la demanda tanto anual como la  promedio mensual de producción, así también se debe determinar el costo unitario por manejo de materias primas; el costo medio de colocar un pedido de compra de materia prima; el lote económico de la orden; el punto de reorden o pedido; los gastos relacionados con el departamento de compras; los gastos relacionados con el departamento de almacén; cuándo y cuánto pedir de materia prima en dinero y la  materia prima necesaria para el punto de pedido en unidades y en pesos.

3. 5. 14. 1. Hoja para determinar la demanda anual y demanda promedio mensual de producción.

Los elementos necesarios para la obtención de las cantidades a producir de manera anual y mensual  son  la demanda mensual solicitada por ventas (se consigue de la hoja para determinar el margen de seguridad en ventas),  las semanas que componen un año calendario, los días que labora la empresa a la semana y los meses del año. El próximo paso es multiplicar la demanda del mes por los meses del año, para saber el número de unidades anuales posibles a producir, al resultado se debe incrementar las unidades del punto de pedido (véase la hoja de cálculo para determinar el punto de reorden o pedido) para tener el total de unidades deseadas a producir en el año, a éstas se les aplica el porcentaje de participación de mercado de cada uno de los productos a desplazar,  con la finalidad de obtener el costo anual de las materias primas.

Conociendo el monto de la inversión necesaria en materias primas directas se le debe de aplicar la tasa de retorno sobre la inversión (RSI) que se desea,  a fin de  conseguir el costo de RSI sobre el importe de la materia prima invertido; al resultado anterior se le incrementa el resto de gastos relacionados con el almacén, con el objeto de fijar el importe total de gastos relacionados con el mismo, como parte final a éste se le divide entre la demanda anual y se obtiene el costo unitario por manejo.

3. 5. 14. 2. Hoja para determinar el costo medio de colocar un pedido de compra de  materia prima.

Otro elemento necesario para obtener el lote económico de la orden, es el gasto que se incurre en el área de compras (se puede ver en la hoja para determinar los gastos relacionados con el departamento de compras), dicho elemento debe de ser divido entre el número de días del año, dando como resultado el costo medio de colocar pedido u orden.

3. 5. 14. 3. Hoja para determinar el lote económico de la orden.

La obtención del lote económico de la orden debe de hacerse con la utilización de la siguiente fórmula: raíz cuadrada de dos, multiplicado por D y P; todo ello divido entre C.
De donde:
2 es igual a la constante.
D es igual a la demanda anual y el punto de pedido.
P es igual al costo medio de colocar cada pedido u orden.
C es igual al costo unitario de manejo.

3. 5. 14. 4. Hoja para determinar el punto de reorden o pedido (el inventario de seguridad de artículos terminados).

Con la finalidad de mantener los inventarios necesarios para abastecer correctamente a nuestros clientes, es necesario estimar el inventario de seguridad de artículos terminados. Es necesario para su determinación aplicar la fórmula del punto de pedido (PP) que dice:

PP = Consumo promedio * tiempo de entrega + existencias mínimas de seguridad.                   
Como se puede notar se requiere contar con el importe de la demanda promedio (se obtiene de la hoja para determinar la demanda anual y demanda promedio mensual de producción), el tiempo de entrega se refiere al número de días que tardan los proveedores en surtir las materias primas y llegar hasta la empresa, las existencias mínimas de seguridad, es el resultado de restar a la demanda máxima, (es el número de unidades que normalmente se desplazan un día de máxima venta) la demanda promedio. La utilización de la fórmula anterior ayuda a estimar cuándo se debe de realizar el siguiente pedido de mercancías.


3. 5. 14. 5. Hoja para determinar los gastos relacionados con el departamento de compras.

Los gastos relacionados con el área de compras son necesarios para poder determinar el costo medio de colocar un pedido de compra de materias primas, es elemental preparar una relación de los gastos que se incurren en dicha área de manera anual.

3. 5. 14. 6. Hoja para determinar los gastos relacionados con el departamento de almacén.

Al igual que el departamento de compras es necesario preparar una relación de los gastos afines con el área de almacén y obtener su importe anual, el dato anterior formará parte de las referencias para determinar el costo unitario por manejo de materias primas.

3. 5. 14. 7. Hoja para determinar en dinero cuándo y cuánto pedir de materia prima.

La utilidad de la presente hoja de cálculo, es la contar con valor del inventario final de materias primas y el importe de adeudo a proveedores; para ello se debe de contar con la participación en el mercado de cada producto que desplaza la compañía, y el costo unitario de la materia prima de cada uno de ellos. Ya que se tiene la información anterior se toma el número de unidades de “cuánto pedir” y se le aplica el porcentaje de participación de cada producto, obteniéndose por producto su participación; como siguiente paso se debe de multiplicar cada resultado por su respectivo costo unitario, con la finalidad de obtener su  importe  en pesos. Para la obtención de “cuándo pedir” en pesos se debe de realizar el mismo procedimiento que el anterior tomando como base el número de unidades de “cuándo pedir”.

Cabe mencionar que el importe de “cuánto pedir” en pesos es el adeudo que se tiene con proveedores, por lo tanto dicho importe se debe de transferir a la hoja del estado de posición financiera anual, en el pasivo circulante y específicamente en la cuenta de proveedores;  con relación a la cuantía de “cuándo pedir”, equivale al costo del inventario final de materias primas, y por lo tanto dicha cantidad se debe presentar en el  estado de costos, producción y ventas anual en la cuenta llamada costo del inventario final de materias primas.

3. 5. 14. 8. Hoja para determinar la materia prima necesaria para el punto de pedido en unidades y pesos.

La presente hoja tiene la peculiaridad de poder ser utilizada para saber el número de unidades a comprar de cada una de las materias, que son necesarias para producir las mercancías que desplaza la empresa; al determinar la numerosidad anterior se debe cuantificar el costo de las mismas, la información  necesaria para la formulación de la cedula de trabajo, es la participación medida en porcentaje de cada producto en la producción o venta, hay que hacer hincapié que a cada participación debe de aplicarse al punto de pedido; con los resultados anteriores se procede a cuantificar por cada una de las materias primas las unidades a utilizarse, (la información se toma del apartado de la cantidad a usar, que se encuentra el la hoja para determinar la materia prima necesaria para producir una unidad terminada)  y posteriormente el costo de las mismas (los datos se obtienen de la hoja antes mencionada, específicamente de los renglones destinados al precio unitario). Los resultados anteriores pueden ser utilizados por los responsables de compras y almacenes para la toma de decisiones, ya que conocen la proyección  tanto en unidades  como en dinero de cuándo deben de realizar la siguiente adquisición de materiales.

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