2.9: Análisis de la Matriz DAFO.

La matriz DAFO es una de las herramientas administrativas más importantes en la actualidad. La importancia de la matriz DAFO radica en que  hace un diagnóstico real de la empresa o institución,  dice cómo se está, cómo se marcha, brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando se conoce la realidad institucional, casi siempre se sabe qué hacer.

La matriz DAFO muestra con claridad cuáles son las debilidades de la empresa, qué oportunidades se tienen, qué  fortalezas se poseen y  qué amenazas se enfrentan, elementos que cuando se tienen claros, brinda una visión global e integral de la verdadera situación que presenta una empresa o institución.
Esta herramienta que se conoce con el nombre de matriz DAFO, constituye un acrónimo compuesto por las letras iniciales de las palabras: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Las fortalezas y debilidades están representadas por las condiciones internas de la empresa o institución. Las “fortalezas” son los elementos que se evalúan como capacidades positivas que  ayudan a lograr el objetivo estratégico trazado. Las “debilidades” son las deficiencias que dificultan el logro de dicho objetivo.
Las amenazas y oportunidades están representadas por las condiciones externas de la empresa que pueden influir sobre ella de manera negativa o positiva. Las “oportunidades” son condiciones externas que pueden afectar la empresa positivamente. Las “amenazas”, por su parte, también son condiciones externas, o acciones de otros sujetos, que pueden afectarla negativamente.

Como se sabe una empresa o institución debe tratar de llevar a cabo estrategias que obtengan beneficios de sus fortalezas internas, aprovechar las oportunidades externas, mitigar las debilidades internas y evitar o aminorar el impacto de las amenazas externas. En este proceso radica la esencia de la estrategia empresarial.
La generación de ideas y el intercambio entre los miembros del Consejo de Dirección y los especialistas y técnicos, al que se pueden incorporan otros miembros de la organización, (inclusive elementos externos, como pueden ser públicos o clientes, proveedores, u otros) no sólo posibilita el análisis de los temas desde diferentes puntos de vista, sino generar sinergia, consenso y mayores niveles de compromiso en la ejecución de la estrategia.

Para que resulte efectivo, el “análisis interno” deberá realizarse para el “presente”, mientras que el “análisis externo” deberá proyectarse hacia el “futuro” cercano para el que se proyecta la estrategia.

En la identificación de los factores y situaciones (tanto externas como internas) deberán seleccionarse los que resulten realmente relevantes.
Las estrategias que podrán generarse deberán actuar sobre los cuatro componentes y pueden ser: Ofensivas (F vs. O), Defensivas (F vs. A), Adaptativas (D vs. O), y de Supervivencia (D vs. A).

El proceso de crear una matriz DAFO es muy sencillo: en cada una de los cuatro cuadrantes, se hace una lista de factores. Seguidamente, se les puede asignar un peso o ranking, según las prioridades de la empresa, institución o ente que se evalúa, lo que  no se hará en este ejercicio.

Aunque la matriz DAFO resultante es atractiva y simple de entender, los expertos estiman que lo más valioso y revelador de la herramienta es el propio proceso de análisis para llegar hasta ella.
Para la elaboración de la matriz DAFO del Sectorial de Cultura del municipio Colombia, se desarrolló un encuentro grupal, al que se invitaron a los miembros del Consejo de Dirección, así como a los técnicos y especialistas de cada una de las instituciones,  quienes a través de la lluvia de ideas aportaron valiosos elementos que posibilitaron listar los siguientes aspectos en los cuatro cuadrantes de dicha matriz:

Debilidades:

1. No contar con tecnología digital para el desarrollo de la programación y su divulgación por esta vía (se cuenta solamente con una computadora asignada para el sistema de promoción).
2. Se carece de medios materiales para la impresión, lo que limita los sueltos y plegables y otras formas posibles de divulgación.
3. Deficiencias en el sistema de comunicación que se utiliza con el público objetivo.
4. No utilización eficiente de las relaciones con instituciones, organismos y organizaciones del territorio.
5. Escaso funcionamiento de la Radio Base con fines divulgativos de la programación cultural.
6. No existencia de una emisora de Radio ni de Televisión, con una salida al aire sistemática.

Amenazas:

1. El incremento de nuevas tecnologías de la información y la comunicación (constituyen una fuente de mensajes de fácil acceso que originan escasa motivación para asistir a las instituciones culturales y las emplazan en su preferencia).
2. Carencia de medios materiales: la disponibilidad de recursos materiales no se corresponde con la necesidad demandada para la promoción.
3. No se cuenta con suficiente presupuesto, sobre todo el referido a la moneda libremente convertible para solucionar los problemas materiales más acuciantes.
4. Prevalece la programación institucional sin complementarse con la programación territorial.

Fortalezas:

1. Existencia de un colectivo laboral muy unido y combativo, con gran espíritu de superación.
2. Elevado compromiso moral, colectivo e individual, en el cumplimiento de las funciones del sector cultural y de su programación.
3. Gran sentido de pertenencia de los trabajadores a la institución.
4. Existencia de los técnicos y especialistas necesarios de los diferentes perfiles profesionales del sector.
5. Atención priorizada de la Dirección de Cultura y sus especialistas al Consejo de la Administración Municipal, con una frecuencia semanal.
6. Existencia de la Página Web del Sectorial de Cultura del municipio Colombia.

Oportunidades:

1. Relación estrecha de trabajo con los organismos y organizaciones del municipio para  desarrollar el quehacer cultural,  potenciando las diferentes actividades que se programan, en especial para los fines de semana (viernes, sábados y domingos).
2. Contar con un sistema de medios masivos de comunicación a nivel nacional y provincial.
3. Contar con un gran universo de niños y jóvenes, que se superan en las diferentes enseñanzas del sistema de educación.
4. Existencia de una estrategia estatal dirigida a lograr la preparación cultural integral de la población.
5. El perfeccionamiento de la planificación y sus particularidades en la planificación territorial.

En este análisis estratégico de la Matriz DAFO se hace necesario tener presente que:
El entorno general se refiere a las situaciones o factores que pueden influir en cualquier empresa o institución. Para su análisis, los especialistas los agrupan en las esferas que más influencia pueden ejercer en una institución, como son: cambios y tendencias tecnológicas, cambios económicos, políticos, sociales, internacionales, jurídico-legales y medio-ambientales, principalmente.

Cualquier empresa o institución, teniendo en cuenta el entorno externo,  puede identificar tendencias, factores o situaciones que pueden ser utilizadas para el desarrollo de sus actividades y resultados. Estas son las Oportunidades. Pero, también, puede identificar situaciones que pueden constituir amenazas.
Para responder a las demandas y tendencias que se pueden identificar en el entorno externo, la institución  debe analizar de manera realista los recursos y posibilidades en los que puede apoyarse, que son sus fortalezas. Pero, también, los recursos o factores internos que pueden limitar su desempeño y resultados, que serían sus debilidades.

Para realizar el análisis (diagnóstico) interno, la dirección administrativa de la empresa  o institucional puede orientarse por varios instrumentos. Uno de ellos, puede ser la “cadena de valor”, con la que se recorre todo el proceso esencial de generación de valor, desde la obtención de los abastecimientos hasta la oferta de sus servicios. Un enfoque funcional de este proceso permite identificar, como componentes fundamentales de una empresa o institución: equipamiento, tecnología, logística, marketing, canales de distribución, recursos humanos, finanzas o presupuesto, administración y organización.

Del análisis de sus recursos y de su situación interna en estos componentes, la empresa puede identificar las fortalezas en las que puede apoyarse para, con determinadas estrategias, aprovechar las oportunidades, o enfrentar las amenazas, que ha identificado en el entorno. También debe diagnosticar los factores que podrán limitar sus actividades y desempeño, que serían sus debilidades y proponerse estrategias y acciones para superarlas o neutralizarlas.

Como resultado del diagnóstico realizado al sector cultural del municipio, queda  demostrado que el público objetivo no está suficientemente informado de las actividades que realizan las instituciones culturales. Esto se expresa en que los plegables no les llegan, en la programación se insertan actividades dirigidas al público objetivo y aunque se divulgan no es de su total conocimiento, pues no todos escuchan la radio y los horarios de los programas televisivos coinciden con el docente, lo que limita el conocimiento y la incidencia del público joven. En fin, es insuficiente la participación de los estudiantes en las actividades que desarrollan las instituciones, pues las condiciones y las relaciones de comunicación no son satisfactorias.

La visión de las instituciones culturales está dirigida a todos los públicos, pero ellas priorizan la participación y creatividad de  los estudiantes, pues cobra una importancia especial  acercar el trabajo cultural a este público e influir positivamente en su formación integral, acorde a las exigencias de la sociedad socialista.
Por medio de la Campaña de Relaciones Públicas es necesario divulgar las funciones educativas de las instituciones para que sea comprendida y compartida por estos estudiantes, con el fin de generar actitudes que faciliten la comunicación instituciones-público, tanto de los estudiantes como de sus profesores en los distintos niveles de enseñanza y que encuentren en estas un recurso indispensable para complementar su cultura general integral, su vida espiritual y su propia actividad formativa, además de constituir una posibilidad cultural que puedan utilizar con agrado, durante su tiempo libre.

Para este propósito, se considera determinante el papel que desempeñaría la Campaña de Relaciones Públicas que se propone en el presente trabajo de diploma.

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