1.4.1 Los costos y gastos

El costo es la expresión monetaria de los recursos empleados en el proceso de producción o la prestación de un servicio (Padilla, 2006).
Los costos representan una porción o parte del precio de adquisición de los artículos, propiedades o servicios, los cuales quedan definidos dentro de ellos, o se hacen presentes sólo en el momento de su realización o venta. Esto es, se denomina costo, al valor de los recursos económicos utilizados para la producción de bienes o a la prestación de servicios, el costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un objetivo específico (Padilla y Escalona, 2008).

Costo: Medida y valoración del consumo realizado o previsto por la aplicación racional de los factores para un determinado objetivo, por ejemplo la obtención de un producto, trabajo o servicio. Bajo esta perspectiva, se considera el costo como una magnitud relevante para el resultado interno, de forma análoga, pero diferenciada a la magnitud «gasto» que sería la magnitud relevante para el cálculo del resultado externo. El término costo puede utilizarse en tal variedad de ocasiones que se recomienda utilizarlo con un adjetivo o frase que explique su significado. Por ejemplo, el costo de un objeto puede referirse a su costo histórico, costo de oportunidad, costo de reposición, costo estándar, costo estimado, costo directo, costo variable y, así, sucesivamente (Glosario, 2007).
Los costos se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios:

1. Modalidad: materias primas, costo de mano de obra, costos financieros.
2. Asignación de manera objetiva a un producto determinado: directo e indirecto.
3. Variación según el nivel de actividad de la empresa: variables o fijos.
4. Momento en el que se incurren: potenciales o incurridos.

Por otra parte, los gastos se constituyen erogaciones o desembolsos de dinero que se aplican en un período en particular y que no forman parte del costo. Representa más que nada: pérdidas. Los gastos vienen a ser el valor de los recursos económicos destinados a la comercialización de los productos o servicios y a la administración y financiación de la empresa, sin que los mismos formen parte directa de dichos productos o servicios (Padilla y Escalona, 2008).

El gasto es la adquisición de bienes y/o servicios destinados a la obtención de productos y/o servicios para el consumo. El costo se produce cuando incorporamos el gasto al proceso de producción a medida que los productos y/o servicios adquiridos se utilizan en la fabricación (Gallego 1, 2002).
Clasificar con claridad los recursos usados es sumamente complejo. En el caso de los servicios gastronómicos, este problema tiene sus especificidades. A continuación se analiza la implicación de los conceptos anteriores para el caso específico de la Restauración.

El costo de las mercancías corresponde a todos los gastos en mercancía que se utilizan para la preparación de un plato (Rochat, 2001).
Costos son todas aquellas “salidas” de mercancía, que en su momento fueron compradas con la intención de procesarse y/o venderse. Los costos están compuestos por ventas (a precio de compra), promociones, mermas y fugas. En el caso de los restaurantes el costo se integra con el valor de los ingredientes utilizados en la elaboración de un platillo o bebida: como: cárnicos, lácteos, licores, para poder vender ciertos productos (Cuevas, 2005).
Gastos son todos aquellos pagos que tiene que llevar a cabo cualquier persona o empresa para poder operar. Ejemplos de gastos son; pagos de luz, teléfono, gas, salarios, impuestos sobre la fuerza de trabajo, etc. (Cuevas, 2005).

1.4.2 Control de costos de los alimentos

Control de costos: Procedimiento contable de medición y comparación de costos reales con predeterminados o estándar (Glosario, 2007).
Los costos de los alimentos son difíciles de controlar por que (Alzate, 1995):

1. los precios de las materias primas son inestables y están sujetos a inflación;
2. los suministros se ven afectados por problemas como escasez de transporte, etc.;
3. la demanda cambia de acuerdo a la publicidad, a las variaciones de los gustos de los clientes, etc.;

El control de los alimentos es importante debido a que los alimentos que se almacenan representan una parte significativa del capital del negocio y además los costos de los alimentos son altos.
Las diferencias del control de alimentos con otras formas de control se basan en que los productos a controlar son muchos, su rotación es muy rápida (su preparación y consumo se produce en un tiempo corto), y su duración, corta, muchos alimentos son altamente perecibles.

Estos sistemas de control se sustentan en la seguridad de los “stocks”, un sistema adecuado de contabilidad, determinados “estándar” de producción, e inspección de los anteriores. Todos estos elementos son interdependientes e igualmente importantes. El correcto funcionamiento de cada una de las partes, garantizan el éxito del sistema como un todo.
La necesidad del Control de alimentos y bebidas (CAB), dentro de la industria hotelera, será de acuerdo con la magnitud del hotel, en cuanto a los servicios con los que este cuenta para satisfacer las necesidades y gustos de los huéspedes en el área de alimentos y bebidas (Youshimatz, 2006).
Esta responsabilidad recae sobre el Gerente de alimentos y bebidas, sobre todo en hoteles que no cuenten con muchas áreas de consumo de alimentos y bebidas. Si es un hotel complejo en este tema, se forma un equipo de trabajo que lo ayude a gestionar cada una de dichas áreas.

El ciclo de control es un sistema administrativo en el que se sustentan los controles del control de alimentos y bebidas.
Las divisiones del ciclo de control son las siguientes (Youshimatz, 2006):
•   Planear. Es decir, determinar los sistemas, procedimientos y tiempos por utilizar, para lograr el objetivo del control de costos.

1. Comparar. Durante un tiempo determinado se comparan los resultados reales con los planeados.
2. Corregir. Con base en lo anterior, se modificará o enriquecerá lo planeado; comenzar así otra vez el ciclo.

Este ciclo de control permite supervisar las requisiciones, compras, recibo de mercancías, almacenamiento, salidas del almacén, elaboración de alimentos y bebidas, ventas y reportes de costos.
Los costos de alimentos están presentes en cada etapa del proceso de producción: Compras, Recibo, Almacenamiento, Utilización, Solicitud, Preparación, Cocción, y Servicio.
En el proceso de compras es preciso velar por la aplicación de los procedimientos establecidos para esta actividad las especificaciones de compra: la descripción de la calidad, peso, tamaño del empaque y características especiales del producto. Estas especificaciones le permiten a la administración una comparación objetiva entre los diferentes proveedores del mercado y garantizan un comportamiento lineal en la calidad de los productos.

Las especificaciones de calidad de las materias primas o productos procesados son fundamentales si queremos ofrecer un producto de Restauración que sea competitivo (Gallego 2, 2002).
Se deben revisar los incrementos de precio de los alimentos, pues un aumento considerable en el costo de las materias primas, disminuye los beneficios.
El proceso de compras es vital para la economía de los hoteles y principalmente para el Departamento de alimentos y bebidas, ya que las adquisiciones equivocadas afectan los costos y por ende las utilidades de la empresa (Youshimatz, 2006).
El departamento de compras debe tener la preparación adecuada para afrontar los retos que impone un departamento como ese, del cual dependen en cierta medida los beneficios del hotel, conociendo las técnicas, métodos y procedimientos de los
procesos que desarrolla diariamente, siempre tratando de disminuir los costos y garantizar la adecuada calidad de los productos que compra.

El proceso de almacenamiento debe trabajar por que se mantenga un nivel adecuado de “stock” de mercancías, mantener los alimentos en las condiciones adecuadas de temperatura, humedad y ventilación según el tipo de producto perecedero.
La gestión en la cocina incide de forma importante en los resultados y la clave está en el “manejo de los alimentos perecederos”. En el momento que un producto inicia su “descenso” de calidad, el costo empieza a incrementarse por dos razones. Primera, porque el producto no puede ser rentabilizado de la misma manera a no ser que se asuma el riesgo de “engañar al cliente”. Este producto puede ser utilizado en otra preparación que no tiene el nivel de productividad necesario. No es que el producto no mantenga unas condiciones adecuadas, sino que el plato para que fue concebido no aconseja su utilización (Gallego 2, 2002).

En el proceso de preparación puede haber pérdidas asociadas a un incorrecto arreglo o limpieza de los alimentos. El corte debe ser en los tamaños exactos de porciones, y el adecuado según el alimento y el plato que se vaya a preparar; la cocción, con los procedimientos técnicos establecidos.
La administración debe asegurar que los utensilios y equipos sean los adecuados y produzcan los rendimientos establecidos y que el personal tenga la preparación adecuada sobre el tema.
No tiene sentido controlar solo la utilización de los alimentos y olvidar el consumo, es necesario hacer pronósticos percápita de ventas, porque si la demanda es alta se empleará más materia prima y si es baja, habrá sobrantes innecesarios.
La imputación correcta de los consumos es la base para determinar los costos de
alimentos y bebidas (incorporación del gasto al proceso productivo) que se generan
en cada punto de venta y que van a definir los resultados de la operación (Gallego 2,
2002).

Para evitar compras excesivas o pérdidas de comida se debe conocer el rendimiento aproximado de cada comida para saber el costo aproximado de cada plato del menú.
Para contribuir al control de costos se debe estandarizar recetas y porciones, teniendo un rendimiento constante para cada receta, y las ventas se basan en una cantidad de porciones de un tamaño determinado, así los cálculos se hacen con cierto grado de exactitud.
Es necesario considerar que todos estos alimentos se procesan de un modo u otro, se compran, se limpian, se porcionan, se cocen, etc., alterándose así el costo de los productos crudos. Se debe controlar el peso de los productos cuando se reciben, se limpia, se porcionan, se cocen; la producción, la utilización de sobrantes, desperdicios y productos no utilizados. Un elemento esencial en este proceso es la prevención de pérdidas por mermas y desperdicios.

Mermas: Diferencia entre las materias primas incorporadas al proceso productivo las resultantes posteriores del mismo proceso dentro del producto terminado. Esta diferencia será el desperdicio o la merma. Las mermas serán aquellas deferencias que no se pueden observar físicamente, por cuanto representan la desaparición de materiales a lo largo del proceso productivo. Generalmente surgen por evaporación (caso de la pérdida de humedad que se produce como consecuencia de la cocción de un producto como los panes) o como consecuencia de un proceso químico de pérdida de gases (la pérdida de nitrógeno que se produce en la elaboración de pinturas y que generalmente es quemada para evitar la contaminación del medio ambiente). Su diferencia con los desperdicios radica en que estos pueden observarse físicamente como resultantes del proceso productivo (Glosario, 2007).

Desperdicios: Materiales que son expedidos de forma residual por el proceso productivo, dado que durante el mismo han perdido sus condiciones técnicas, y que no son enajenables ni reutilizables internamente por parte de la empresa, características estas que los diferencian de los desechos (Glosario, 2007).
Cada cocina deberá tener una planeación de producción diaria de los platillos que conforman su carta o menú, esto es para evitar sobrantes de producción, lo que puede ocasionar mermas, mala presentación e incluso echar a perder determinados materiales, lo cual podría incrementar el costo del día (Youshimatz, 2006).
Los “estándar” de los costos de alimentos son: especificaciones de compra, recetas “estándar”, porciones “estándar” y rendimientos “estándar”. Todos están relacionados y son interdependientes.
Una receta “estándar” indica con exactitud el producto final y los métodos a utilizar. Para costear dicha receta se deben realizar pruebas para obtener los ingredientes y métodos más apropiados de cocción.

Un “estándar” de rendimiento es: la cantidad “estándar” de producto utilizable que resulta de una cantidad de materia prima cruda (Alzate, 1995).
La cantidad de materia prima que se pierde en la limpieza, corte y cocción debe calcularse para saber las cantidades necesarias para una receta “estándar” y el costo asociado a esta.
Para determinar estos rendimientos deben realizarse varias pruebas diferentes en el tamaño de los alimentos, en la forma de porcionarlos y cocerlos en cada una de las etapas del proceso de producción.

Los pronósticos de ventas, de comensales permiten planificar los platos y cantidades a ofertar.
En la Gestión de la Restauración, obtener datos claros y precisos es fundamental y hoy, a través de la informática, se logran programas especializados en tiempo real. De esta forma las decisiones que haya que tomar pueden ser inmediatas (Gallego 2, 2002).

Por las características que posee el buffet, su control se diferencia con el servicio a la carta, en que las normas de servir no son exactas, por la libertad del cliente al servirse, en tanto, en la carta existe la ficha técnica de cada platillo con las cantidades definidas exactamente por comensal, esto supone que en el buffet hay que estimar el total de alimentos que se ofertarán basado en la cantidad y características del cliente, también sucede que al servirse varias raciones en recipientes de mayor dimensión se crea la posibilidad de no ser consumidos y pudiera reelaborarse, exigiendo de esto un control de retorno que pasa nuevamente al inventario. Los ingresos definidos en ambos casos no tienen la misma correlación de consumo por clientes, por ende, un buffet mal calculado puede provocar quejas de los clientes o pérdidas para la empresa por sobrecostos (Padilla y Escalona, 2008).

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