CAPÍTULO III

Definición y elaboración del sistema y flujo de información para el proyecto “Apoyo al Hábitat”
En este capítulo se define el funcionamiento del flujo de información entre las entidades que participan en el PAH y sus relaciones con entidades externas, se utiliza esto como referencia. Se diseñan los registros a implementar por cada una de estas entidades, teniendo en cuenta que los mismos respondan a las necesidades reales de la información a obtener y las características específicas del lugar donde se obtienen.

3.1- Diagrama de flujo básico del PAH

Para el desarrollo de este capítulo es de vital importancia la elaboración de un diagrama básico de flujo, que permita definir la estructura del flujo de información, así como también la ubicación jerárquica de las entidades que participan en el PAH, teniendo en cuenta las actividades que cada una de ellas realiza, así como las características especificas de sus funciones definidas en los términos de referencia del proyecto.
Se utiliza la herramienta de diseño de diagrama de flujo básico del Visio 2003 para la realización del diagrama, este  se muestra en anexo 1.
En el diagrama obtenido se puede observar, claramente, la ubicación y función de cada una de las entidades que participan en el PAH, a partir de la escala del municipio (color azul), provincia (color verde) y las entidades que coordinan y/o participan a nivel nacional (color rojo).
Se tuvo en cuenta, que las informaciones que se necesitan son, principalmente, las relacionadas con la producción de materiales (objetivo 1 del PAH) y la construcción de viviendas (objetivo 2 del PAH), evidencia que solo las tres entidades a escala de municipio, que trabajan en el proyecto, emiten informaciones primarias en este sentido, por lo que el diseño de los registros estará dirigido principalmente, hacia estas entidades, por ser las demás solo receptoras de información, las que también procesan y distribuyen.

3.2- Elaboración de los registros para el funcionamiento del sistema de información

Para la elaboración de los registros correspondientes a cada una de las entidades, se tuvieron en cuenta las características específicas de cada una de ellas, las informaciones que generan, según sus funciones y  responsabilidades dentro del PAH,  se utilizó como base para la elaboración de los mismos, las relaciones obtenidas en el diagrama de flujo básico (Anexo I).
El sistema de  información elaborado se descompone en tres subsistemas, ellos son:
1- Subsistema Primario (Incluye las entidades que generan datos primarios o de partida para el sistema a escala de municipio).
2- Subsistema Medio (Incluye las entidades que recepcionan, procesan y distribuyen la información a escala provincial).
3- Subsistema Final o de Cierre. (Incluye las entidades que recepcionan, procesan y distribuyen las informaciones y/o datos a nivel nacional).
A continuación se exponen los registros elaborados para cada caso. Cada uno de estos registros estará identificado por un nomenclador (abreviatura del nombre del registro) acompañado de un número, 1 (Subsistema primario), 2 (Subsistema medio) y 3 (Subsistema final o de cierre). Se define también la frecuencia y los responsables para cada uno de ellos.

3.2.1- Registros del Subsistema Primario
Los registros elaborados para este subsistema comprenden las siguientes entidades:
1- Talleres de Ecomateriales.
2- Entidad a la que pertenece el taller.
3- Entidades municipales de la vivienda.

3.2.1.1- Registros del Taller de Ecomateriales
En los talleres de ecomateriales, célula base del proyecto, se propone llevar un único registro que comprende todos los datos necesarios (primarios) para el desarrollo del sistema de información.
Teniendo en cuenta que las características de informatización de este sistema no se adaptan a las condiciones reales de los talleres, ya que los mismos no cuentan, en su inmensa mayoría, con medios informáticos, se decide aplicar este registro en copia dura.

1-Libro de Control Técnico de la Producción (LCTP1). (Anexo II)
El libro de Control Técnico se elabora con el objetivo de facilitar el trabajo de las entidades que participan en el control y monitoreo de las actividades productivas en los talleres de ecomateriales, este constituye el principal documento de control dentro del propio taller, es una herramienta válida para la toma de decisiones, por cualquiera de la entidades participantes en el proyecto. El libro está acompañado por un documento que cuenta con las indicaciones para su uso.
 Ambos documentos, Libro de Control Técnico de la Producción e indicaciones para su uso, fueron elaborados por el autor de este trabajo sobre la base del Libro de Obra y Reglamento del Libro de Obra, respectivamente, elaborados por el Ministerio de La Construcción y aprobados por la Resolución Ministerial No. 742/2000. Estos documentos fueron adaptados de manera que se adecuaran a las condiciones específicas de la producción de materiales a escala local, se tuvieron en cuenta las necesidades reales de información que allí se registran.
El Libro de Control Técnico recoge las fechas de producción, condiciones, calidad de los trabajos ejecutados e incidencias ocurridas durante el proceso productivo. En él se  registran   todos   los  documentos técnicos que sirven de apoyo al proceso productivo del taller:
-   Proyecto General de organización del área del taller.
-   Manuales técnicos de las tecnologías que se producen.
-   Manuales técnicos y/o de mantenimiento de las maquinarias y equipos.
- Las actas con los acuerdos tomados entre las partes que intervienen en el proceso productivo.
-   Los nombres del personal técnico responsabilizado con la producción.
-   Los cambios que se produzcan en el personal técnico de cualquiera de las partes.
Se anotarán además por cualquiera de las partes, las particularidades o cambios que surjan y que afecten el proceso productivo en el taller, derivadas de modificaciones en las maquinarias, errores de producción o deficiencias en la producción,  así como la descripción de las soluciones para resolver las afectaciones.
El Jefe Técnico anotará en el Libro de Control, el resultado de las inspecciones que se realicen, tanto por inspectores estatales, como por los organismos encargados de monitorear e inspeccionar el funcionamiento del taller y los especialistas de las distintas entidades que participan en el PAH.
-Frecuencia: Diaria.
-Responsable: Jefe Técnico del taller.

3.2.1.2- Registros de la  entidad municipal a la que pertenece el taller.

Las entidades municipales a las que pertenecen los talleres son las responsables del control y ejecución de las producciones, en algunos casos, son entidades constructoras, como consecuencia de esto los registros elaborados son los siguientes:

1- Recepción de materia prima (RPM1):
En este registro se recogen las informaciones respectivas a las materias primas recibidas que son destinadas, específicamente, para la producción de ecomateriales. Recoge los datos de fecha de recepción, descripción del producto, unidad de medida, cantidad, costo unitario y costo total, procedencia y observaciones, en él se podrán hacer anotaciones en cuanto a la calidad de la materia prima recibida u otras informaciones de interés.
-Frecuencia: Mensual (Cuando se recepcione).
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.

2- Reporte de producción (RP1).
Recoge las informaciones referentes a la cantidad de materiales producidos en el taller desglosada por rubros, además incluye los planes de producción y las capacidades instaladas de cada tecnología.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.

3- Reporte económico de producción (REP1).
Se registran datos económicos básicos sobre las producciones realizadas, costo, precio, utilidades.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.

4- Control de insumos (CI1).
Se registran los insumos consumidos en la producción de materiales, así como sus respectivos costos.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.

5- Control de la fuerza de trabajo (CFT1).
Se registran los obreros que trabajan directa o indirectamente en la producción de ecomateriales, con sus respectivos salarios: básico y total.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.

6- Control de la maquinaria (CM1).
Se registran las maquinarias que posee el taller, así como su estado técnico y fechas de reparaciones, ya sean programadas o no.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.

7- Destino final de la producción (DFP1).
En este registro se recogen las informaciones sobre los destinos de los materiales producidos en el taller, principalmente, la construcción de viviendas, además se registrarán los materiales entregados a otras entidades para su posterior uso en actividades constructivas.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.

8- Informe literal de evaluación del taller (ILET1).
Originalmente, este reporte incluía la situación de la maquinaria, la producción y la evaluación de la situación del trabajo en el taller. En los registros anteriormente mostrados se incluyen muchos de estos datos, para evitar repeticiones, se deja solamente en este registro la evaluación de la situación del trabajo en el taller, que se medirá de la siguiente manera:

• Evaluación de la situación del trabajo en el taller:
• Evaluación integral del trabajo en alguno de los siguientes niveles (podrá añadirse el criterio “con dificultades” si se considera):
• Satisfactorio
• Aceptable
• Insuficiente
• Argumentación de la evaluación. Se evaluará de Insuficiente y Aceptable, cuando concurran las siguientes situaciones:

Insuficiente: Hay maquinaria pendiente de instalar o de echar a funcionar por problemas que deben resolverse en el ámbito del municipio y/o de la provincia. Se alcanzan niveles muy bajos de aprovechamiento de la capacidad instalada (menos del 30%) y/o es irregular el funcionamiento de la maquinaria durante el mes. Existen equipos que no se utilizan para lo que se fabricaron. En los municipios que tienen molinos de áridos y sistemas de moldes de vigas y tabletas para techos de TMC debe hacerse énfasis en el aprovechamiento de este equipamiento.
Aceptable: La maquinaria está instalada; pero aún se mantienen bajos niveles de aprovechamiento de la capacidad instalada (menos del 50%) debido al irregular funcionamiento de la maquinaria durante el mes. Existen equipos que no se utilizan para lo que se fabricaron. En los municipios que tienen molinos de áridos y sistemas de moldes de vigas y tabletas para techos de TMC debe hacerse énfasis en el aprovechamiento de este equipamiento.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH.
Los registros del 1 al 7 forman parte de un documento único e interactivo en formato digital elaborado con la herramienta de Microsoft, Office Exel (Anexo III).
El registro 8 parte del Informe literal elaborado por Andrés Olivera (Director ejecutivo del PAH) y adaptado por el autor de esta investigación en formato digital, utiliza la herramienta de Microsoft, Office Word.

3.2.1.3- Registros en las unidades municipales inversionistas de la vivienda (Anexo IV)

La participación de estas entidades en el desarrollo del proyecto está, principalmente, determinada por la construcción de viviendas, por lo cual se establece un único registro este es:
1-Destino de las producciones recibidas (DPR1).
En este registro, se parte de la cantidad de materiales entregados por el taller a estas entidades y se recoge la cantidad de viviendas construidas u otros destinos.
-Frecuencia: Mensual.
-Responsable: Coordinador Municipal del PAH (Este debe identificar las o la persona que se encargará de recopilar esta información).

3.2.2- Registros del Subsistema Medio

Los registros elaborados para este subsistema comprenden las siguientes entidades:
1- Entidades provinciales a la que pertenecen los talleres.
2- UNAICC provinciales, en el caso de la provincia de Sancti Espíritus el PAC sustituye a la UNAICC.
En este subsistema desaparecen de la ecuación las entidades provinciales de la vivienda, ya que las informaciones de partida que se necesitaban en este sentido se obtienen a nivel municipal, estas entidades pasan a ser solamente una vía para validar informaciones recibidas.

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