1.5- Características y definiciones de sistemas de información

1.5.1- Determinación de los requerimientos para la elaboración del sistema de información

En esta etapa se deben comprender todas las facetas importantes de la parte del  proyecto que se está estudiando. Los analistas trabajan con los empleados y administradores deben de estudiar los procesos de las entidades, para dar respuesta a las siguientes preguntas claves:

• ¿Qué es lo que se hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Con qué frecuencia se presenta?
• ¿Qué tan grande es el volumen de decisiones?
• ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
• ¿Existe algún problema?
• Si existe un problema, ¿Qué tan serio es? y ¿Cuál es la causa que lo origine?

Para contestar estas preguntas, el analista de sistemas, conversa con varias personas para constatar detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qué ocurren los problemas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso.
Es necesario elaborar cuestionarios para obtener la información, cuando no es posible entrevistarse de forma personal con los miembros de grupos grandes, dentro de la empresa. Así mismo, se requiere del estudio de manuales y reportes, la observación directa de las actividades que se realizan y en algunos casos, sus formas y los documentos para comprender mejor el proceso en su totalidad.

1.5.2 - Implementación de un sistema de información
Cuando en un proyecto crece la supervisión de las actividades relacionadas con él, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese momento se descubre que sería necesario estar en varios lugares al mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (o sea administrar) las diferentes actividades. Los enfrentamientos para resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que resultaban adecuados cuando el proyecto es pequeño, se vuelven muy numerosas y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el administrador se encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados recíprocamente, que debe cumplir. En esta situación es cuando se debe decidir la implantación de un sistema de información, con el fin de cubrir todas las necesidades que han surgido con el crecimiento (López, B, 2006).

1.5.3- Importancia de los sistemas de información
En la actualidad con desarrollos tecnológicos, avances en la ciencia computacional, en la genética, en la medicina, en la astronomía, hay sin duda en todas estas y cualquier otra área un factor clave y decisivo que es: la información; Se dice que quien tiene la información, clara, concreta, segura y confiable domina a los demás en cualquiera que sea su área. Por lo tanto, los sistemas de información son para los proyectos como el sistema nervioso es para el humano; si no existieran los sistemas de información, se retrocede a la etapa primitiva, todo lo que no rodea son sistemas de información que agrupándolos nos ayudan a la toma de decisiones.
Actualmente, el desarrollo computacional y el uso indispensable de la computadora como herramienta, tanto en el trabajo como en la casa, ha hecho que los sistemas de información basados en computadoras, sean indispensables al grado de que si no los utilizan, estos serian obsoletos y no podrían realizar sus actividades.
Existen diferentes tipos de sistemas, como son:

• Sistemas de procesamiento de transacciones.
• Sistemas de información gerencial.
• Sistemas de apoyo a decisiones.
• Sistemas expertos e inteligencia artificial.
• Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
• Sistemas de apoyo a ejecutivos.

1.5.4- Características de los sistemas de información de apoyo  a la toma de decisiones

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones son hechos de acuerdo con las características y necesidades específicas de la persona o grupo que los usa. Por lo que en la presente investigación se deben definir claramente cuáles son las personas o entes participantes de la toma de decisiones en el proyecto “Apoyo al Hábitat”.
“Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de establecer un sistema de información para una tarea clave administrativa o de organización; ciertamente, un sistema de apoyo de decisiones está hecho para una tarea administrativa o un problema específico y su uso se limita a dicho problema o tarea. Los sistemas de apoyo de decisiones suelen ser diseñados especialmente para servir a los administradores en cualquier nivel de la organización”. (Emily, M. B. 2002:24)
Este sistema es el encargado de recopilar, almacenar, procesar los datos transformados en información para la gestión y hacer fluir la misma facilitando las comunicaciones puertas adentro (indoor), permitiendo predecir el futuro o tomar decisiones sobre cuál camino seguir para hallar las soluciones correctas a los problemas creados dentro de todo proceso en la entidad.
Existen diversas definiciones sobre un sistema de información, y cada una de ellas está de cierta manera, influenciada por la filosofía en particular y por la estrategia del proyecto utilizado por aquellos que son responsables del buen desempeño del sistema de información en una situación particular.
Según A. F. King (1980), un sistema de información gerencial es un sistema que provee a los gerentes de todos los niveles y de todas las funciones, informaciones de todas las fuentes relevantes que son necesarias al gerente para tomar decisiones efectivas y oportunas en el planeamiento, dirección y control de las actividades por las cuales ellos son responsables.
Davis y Olson (1995) definen al sistema de información como un sistema integrado, que utiliza un computador para proveer informaciones que den soporte a las operaciones, al gerenciamiento y a las funciones de toma de decisión en la organización. El sistema utiliza hardware (computadoras), software (programas de computación), base de datos, procedimientos manuales, modelos para el análisis, para planeamiento, para el control y para la toma de decisión.
Según Emery (1990), las principales características de un sistema de información, son:

• Forman parte de las actividades de la organización; un sistema de información gerencial bien proyectado, se vuelve parte integrante de las actividades de la organización, en todos sus niveles.
• Estar basado en tecnología de computación; un sistema de información es, ciertamente, mucho más que un conjunto de procesos computarizados, por lo tanto, un sistema de información que no esté basado en parte por tecnología informática, o es relativamente simple o fue proyectado precariamente.
• Ser un sistema hombre - máquina; un sistema de información bien proyectado que interrelaciona tareas entre hombres y máquinas en forma eficiente.
• Ser una colección de subsistemas; un sistema de información está compuesto por una colección de subsistemas; y el grado de conexión entre esos subsistemas es variado (puede ser más fuerte o más débil), según sea, el nivel de integración, técnica y económica, más adecuado. Un sistema integrado de datos electrónicos (EDI) es útil para  cualquier situación.
• Ser adaptable a necesidades de cambios; un sistema de información bien diseñado debe responder continuamente a las necesidades de cambios y avances tecnológicos.

Tener en cuenta que los sistemas de información, son alimentados con información que debe cumplir con las siguientes características:

• Relevancia: proporción de datos necesarios para la aplicación.
• Facilidad: obtención fácil de los valores de los datos.
• Claridad: términos claramente definidos.
• Totalidad: inclusión de todos los elementos de datos necesarios.
• Esencialidad: exclusión de los elementos de datos innecesarios.
• Precisión: dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones.
• Identificación: facilidad de identificación de las entidades.
• Robustez: vista suficientemente amplia como para no requerir cambios periódicos.
• Flexibilidad: facilidad para la modificación.
• Homogeneidad: definición de los tipos de entidad con los atributos necesarios.

Los factores claves del éxito para llevar a cabo la elaboración de un sistema de información son:

• Lograr el compromiso de la alta dirección.
• Efectuar planificación estratégica, planificando la elaboración del diseño siguiendo cada una de las fases vistas anteriormente.
• Participación de los directivos del nivel medio de dirección para establecer la estructura modular del sistema.
• Contar con la existencia de un plan de sistema de no tenerlo elaborarlo.
• Contar con la documentación adecuada asociada a la fase de análisis de sistemas.
• Definir claramente el alcance del diseño del sistema.
• Aplicar una única metodología.
• Tener el conocimiento de técnicas que permitan desarrollar cada una de las actividades eficientemente.

Viéndolo así, un DSS es una importante escalón de la aplicación de la tecnología de información para el gerente, que puede ser usada para proveerle datos y análisis oportunos que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple juicio o intuición, sino en información generada a través de métodos deductivos y analíticos.
A medida que se alejan de los problemas totalmente estructurales, se ponen en contacto con los complejos problemas que se presentan diariamente en las organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estándar son útiles pero no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y sólo hay un entrenamiento parcial de las metas y las restricciones.
En estos casos la computadora ejecuta las partes bien conocidas del camino a la solución, mientras que los seres humanos proponen metas, usan su intuición y aplican sus conocimientos generales para formular los problemas, modificar y controlar las vías de solución e interpretar los resultados. Los usuarios pueden introducir o modificar datos, procedimientos o metas, y usar su conocimiento de todos esos factores para decidir acerca de las estrategias para la solución de problemas.
Otra manera de abordar la estructura conceptual, para los sistemas de información es desde los trabajos de Gorry (2000) y Scott Morton (2002), en los que relacionan el trabajo fundamental de Herbert. A. Simón sobre la decisión estructurada y no estructurada con el planeamiento estratégico, control gerencial y control operacional de Anthony. Simón divide la toma de decisiones en tres fases: inteligencia, diseño y elección; en una decisión estructurada las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor humano, por lo cual esa decisión es programable. En una decisión no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas fases. Henry C. Lucas (2004) también toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas, para definir una implementación exitosa, de sistemas de información computarizados.
Al analizar lo anteriormente expuesto, se evidencia que existen disímiles formas y métodos de elaboración de un sistema de información las cuales son adaptables a cualquier contexto, pero tienen en cuenta las características específicas de las entidades que participan en el proyecto “Apoyo al Hábitat”. El autor de esta tesis considera oportuno el uso del sistema de información  de apoyo a la toma de decisiones.

Conclusiones parciales

1- La descentralización por parte del Estado de la producción de materiales de la construcción, unido a la producción de ecomateriales es la vía más acertada para lograr el desarrollo sostenible y consciente de las localidades, que garantice el desarrollo del hábitat local, dada las condiciones específicas de cada territorio.
2- Dada la magnitud adquirida por el PAH se impone la necesidad de lograr métodos más eficiente y precisos para el monitoreo y control de las actividades que se desarrollan en el mismo, principalmente en el campo de la producción de ecomateriales.
3- Un sistema de información bien proyectado, ayuda a la toma de decisiones, pues es el encargado de recopilar, almacenar y procesar los datos transformados en información para la gestión, además interrelaciona tareas entre hombres y máquinas en forma eficiente.
4- Los sistemas de información deben cumplir algunas características básicas, estas son: Relevancia: proporción de datos necesarios para la aplicación; Facilidad: obtención fácil de los valores de los datos; Claridad: términos claramente definidos; Totalidad: inclusión de todos los elementos de datos necesario; Esencialidad: exclusión de los elementos de datos innecesarios; Precisión: dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones; Identificación: facilidad de identificación de las entidades; Robustez: vista suficientemente amplia como para no requerir cambios periódicos; Flexibilidad: facilidad para la modificación; Homogeneidad: definición de los tipos de entidad con los atributos necesarios.

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