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PROPUESTA DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN PARA PERFECCIONAR LA APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE DESARROLLO CULTURAL DEL MUNICIPIO COLOMBIA PARA LA ETAPA 2011-2013

Yelenis María Fernández García y otros



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II.2: Análisis de la aplicación del Programa de Desarrollo Cultural.

La comunicación actúa para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el cumplimiento por parte de los empleados. Por ejemplo, cuando se requiere que los empleados comuniquen a sus jefes inmediatos cualquier queja relacionada con el trabajo, que sigan la descripción de su puesto, o que cumplan con las políticas de la empresa, la comunicación está desempeñando una función de control. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo gastan bromas o acosan a un miembro que produce demasiado (y hace que se vea mal el resto del grupo), se están comunicando informalmente con el miembro y controlando su comportamiento.

La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo desarrollan y lo que se puede hacer para mejorar el desempeño si éste se encuentra por debajo del promedio. La formación de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado: todo esto estimula la motivación y requiere de la comunicación eficaz.

Para muchos empleados, su grupo de trabajo es una fuente básica de interacción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de satisfacción. Por tanto, la comunicación proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos y para la satisfacción de necesidades sociales.

Muchas de las explicaciones desde un enfoque sistémico de los procesos de comunicación que se llevan a cabo en las organizaciones o instituciones poseen fuertes rasgos estructurales funcionalistas. Consideran diversos aspectos, componentes, características, y denominan a esos procesos de diferentes maneras: comunicación organizacional, comunicación como función básica de las relaciones públicas, comunicación corporativa, entre otros.

Este concepto se examina desde tres acepciones: como un fenómeno, como un conjunto de técnicas y actividades, como una disciplina. Las dos primeras remiten por un lado a un "conjunto de mensajes que se intercambian los integrantes de una organización y entre ésta y su medio" (…), y por otro a un "conjunto de técnicas y actividades para facilitar el flujo de mensajes entre los miembros de la organización. y entre ésta y su medio para influir en las opiniones y conductas del público interno y externo". La tercera acepción jerarquiza el concepto tratándolo como disciplina. Enfocada desde los lineamientos de la escuela sistémica, con importantes rasgos del estructural funcionalismo, en esta última acepción se apoyan las dos primeras. Tal es el planteamiento realizado por Horacio Andrade de San Miguel (5).

Destaca la relación entre el entorno y la organización considerando como componentes de los procesos a la organización como emisora, hacia el entorno externo e interno en la cual ubica los receptores, con mensajes referenciados a la imagen que se quiere consensuar con ambos públicos. A partir de la información que ingresa desde el exterior y en función de los objetivos de la organización se diseñan estrategias comunicativas que integran programas y planes, centrados en la imagen y en la cultura organizacional.

El público interno de esta organización es el encargado principalmente de llevar a vías de hecho las acciones del Programa de Desarrollo Cultural y en ellos se encuentran los coordinadores de objetivos, caracterizado anteriormente como sujetos integrados.

En la comunicación organizacional existen dos procedimientos de relacionarse en las organizaciones, la comunicación interna que hace referencia a la que mantienen los miembros de la organización entre sí y la comunicación externa que nos lleva a ver la transmisión de información con personas y grupos del exterior,

Esta comunicación interna, dicho anteriormente se da entre el público interno de la organización y como resultado de la indagación a través de los diferentes instrumentos aplicados se puede decir que es una comunicación descendente de manera formal, ya que se realizan las actividades según planes de trabajo, según acciones y tareas planificadas en el Programa de Desarrollo Cultural, las que no son analizadas, revisadas y evaluadas coherentemente por la alta dirección de la organización de forma sistemática a través de talleres de evaluación.

Comunicación descendente se refiere al flujo de información de los niveles superiores a los inferiores en la jerarquía de la organización. (Bateman y Snell, 2001).

La comunicación externa se da desde dos ámbitos, ya que los organismos y organizaciones mantienen poca comunicación con la organización para la aplicación exitosa de las acciones de las que deben ser partícipes y como se ha dicho anteriormente no participan en talleres de análisis y evaluación para el logro exitoso del programa.

La última función que desarrolla la comunicación se relaciona con su papel de facilitar la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones, al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones alternativas. Esto es posible por el cambio de conducta del ser humano porque es un proceso, lo que no se hace efectivo en esta organización teniendo en cuenta que no hay una identificación con la cultura de la organización.

Ninguna de estas funciones debe verse como más importante que las restantes. Para que los grupos se desempeñen con eficacia necesitan mantener alguna forma de control sobre sus miembros, estimularlos para que se esfuercen, proporcionar un medio de expresión emocional y tomar decisiones.

He aquí una de las limitaciones existentes para la aplicación correcta del programa y está dada en la falta de aplicación de técnicas participativas para lograr el trabajo en grupo y perfeccionar la comunicación, tanto interna como externa.

Entender la comunicación como oportunidad de encuentro con el otro, plantea una amplia gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí donde tiene su razón de ser, ya que es a través de ella como las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de las organizaciones.

Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de aquella. ¿De qué otra manera se predicen e interpretan comportamientos, se evalúan y planifican estrategias que movilicen el cambio, se proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto, de beneficio común, si no es a través de una comunicación motivada, consentida y eficaz?

La comunicación permite coordinar los distintos elementos para el logro de los objetivos y mantener un equilibrio óptimo, a partir de reconocer la importancia de la interdependencia hacia dentro y hacia fuera de los sistemas y subsistemas. Contribuye a neutralizar los problemas que obstaculizan el desarrollo de la organización a través de un conjunto de esfuerzos y acciones adaptativas tales como políticas, productos de comunicación, etc.

Por estas razones, toda institución que se respete, debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos que a nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia.

Teniendo en cuenta los análisis realizados se llega a plantear la necesidad de un plan de comunicación que permita el logro de los objetivos del programa de una manera coherente entre toda la estructura organizacional.

Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.

La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institución, la falta de canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en las respuestas y desinformación acerca de las políticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institución con la realidad del entorno.

Para el análisis de la aplicación del Programa de Desarrollo Cultural se parte de una aproximación a las funciones de la cultura organizacional por lo que se refiere a:

El comportamiento, las normas, los valores, la filosófica y el clima.

En una recapitulación realizada por Villafañe (1993), el autor resume los distintos enfoques aquí expuestos de la cultura organizacional o corporativa, la que según los diversos autores puede entenderse como:

 Valores compartidos.

 Presunciones básicas acerca de la organización.

 Cristalización del entorno.

 Diseño estratégico interno.

 Autoimagen.

 Ideología de la organización.

También se tienen en cuenta los niveles de la cultura, según Edgar H. Schein que son: Producciones, los Valores y las Presunciones.

Este propio autor plantea que –Cultura- es ….modelo de presunciones básicas –inventadas, descubiertas o desarrolladas por un grupo dado al ir aprendiendo a enfrentarse con sus problemas de adaptación externa e integración interna- , que hayan ejercido la suficiente influencia como para ser consideradas válidas y, en consecuencia, ser enseñadas a los nuevos miembros como el modo correcto de percibir, pensar y sentir esos problemas.

En Cuba el trabajo cultural está caracterizado entre otras cosas, por la activación de las comunidades de manera que sus habitantes participen como objeto y sujeto de la cultura lo que ha evidenciado las necesidades de carácter formativo de todas aquellas personas que tienen la posibilidad de aplicar la política cultural en este espacio, tanto los procesos de creación como de consumo de valores culturales. Por lo que la comunidad es el contacto geográfico enmarcado en la integración de todos sus miembros portadores de costumbres, hábitos, medios de vida y otros elementos socioculturales.

Teniendo en cuenta lo anterior y como resultado de las técnicas aplicadas se evidencia una falta de comunicación, participación y consulta a la comunidad para la evaluación del Programa de Desarrollo Cultural.

La evaluación de los objetivos de trabajo se realiza con el propósito de conocer como se cumplen las acciones en las diferentes áreas de resultado claves, en las que intervienen los equipos de trabajo integrados multidisciplinariamente, los cuales a través de la observación y de la participación-acción hacen tangible la evaluación. Los análisis comparativos de los informes de evaluación han demostrado que no siempre las acciones comunicativas han tenido fluidez para su realización, por lo que el análisis lleva a determinar que no existe interacción en la causa efecto para el logro exitoso del objetivo propuesto en las áreas de resultados claves, en lo que se ha evaluado como deficiente:

1. Que no todos los que atienden objetivos están capacitados.

2. Escasa retroalimentación entre el responsable de los objetivos, las instituciones y los organismos y organizaciones que auspician acciones.

3. Insuficientes talleres de debate para diagnosticar, aplicar y evaluar desde la comunidad, para la comunidad y con la comunidad.

4. Carencia de un sentido de pertenencia en los sujetos integrados.

Se puede decir que en este caso existe un entorno físico adecuado, aunque hay carencia de materiales y mobiliario, así como un soporte económico eficaz para lograr un desarrollo más exitoso del programa y los implicados en la cultura de la organización aún no tratan adecuadamente el lenguaje para llevar a vías de éxito la organización.

En la aplicación de la guía de observación en los talleres de evaluación se pudo determinar que en los mismos no se aplican técnicas participativas que motiven a los implicados en sus funciones de llevar a vías de hecho el desarrollo de las acciones.

Los responsables de los objetivos no participan en su totalidad, y hay objetivos sin coordinadores específicos.

Las formas de comunicación utilizadas son autoritarias y de forma descendente, lo que limita la comunicación.

La participación e integración de organismos y organizaciones que tributan al Programa de Desarrollo Cultural es negativa y los que participan no están conscientes de sus funciones dentro del programa.

Las encuestas aplicadas para conocer las características comunicativas que existen entre los coordinadores de objetivos y la aplicación del Programa de Desarrollo Cultural dieron como resultado que la mayoría de los mismos llevan muy poco tiempo atendiendo esta responsabilidad, no se sienten capacitados para ello, así como no dominan la misión y la visión de la organización y expresan que su mayor problemática es la capacitación para el mejor desarrollo y aplicación de las acciones que le corresponden, no se sienten motivados con los métodos comunicativos aplicados en los diferentes talleres, existe pobre participación de organismos y organizaciones y talleres no son sistemáticos según su planificación, estos coordinadores sugieren una mayor capacitación para perfeccionar la aplicación del Programa de Desarrollo Cultural y elevar su impacto.

La entrevista realizada al Director de la organización y al Especialista responsable del Programa de Desarrollo Cultural para obtener una descripción verbal de las características más significativas en la aplicación del mismo dio como resultado que el programa se aplica de forma descendente, la evaluación no es sistemática ni participan todos los implicados y la comunidad, existe inestabilidad en los responsables de objetivos, no se aplican técnicas participativas para integrar el grupo y perfeccionar la comunicación, los nuevos representantes de organismos y organizaciones, así como los responsables de objetivos no se capacitan adecuadamente en la dirección por objetivos y el impacto del programa no puede medirse desde el punto de vista del resultado en la comunidad por la falta de la aplicación de técnicas y métodos que propicien una integración de la misma.

La comunicación formal descendente se demuestra que no es buena, que no hay un flujo de comunicación hacia los coordinadores de objetivos y representantes de organismos y organizaciones de manera clara, ya que no conocen la importancia, los objetivos y metas de la organización, lo que evidencia perfeccionar la comunicación para obtener mejores resultados en la aplicación del Programa de Desarrollo Cultural.


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