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ACCIONES COMUNICATIVAS PARA FORTALECER LA COMUNICACIÓN INTERNA DE LOS CUADROS EN LA FORMACIÓN Y DESARROLLO DE LAS RESERVAS DE EMPRESA AZUCARERA COLOMBIA

José Enrique Naranjo Gandarilla y otros



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II.2: Análisis de los resultados de las técnicas aplicadas en el Diagnóstico

Para evaluar la situación actual de la comunicación interna de los cuadros en la formación y desarrollo de las reservas de la Empresa Azucarera Colombia, se realizó un proceso de búsqueda de datos e informaciones reales que permitieron identificar y hacer una valoración de los elementos más trascendentes, los mismos se llevaron a cabo con la aplicación de métodos y técnicas dirigidas al público interno de distintas categorías.

Estas técnicas fueron aplicadas a un total de 130 trabajadores del público interno, de ellos, a cuadro se les aplicó a 20, que representa el 50 %, a las reservas se les aplicó a 60 de ellas, representando el 55% del total, a 50 trabajadores seleccionados, dentro de ellos a 13 secretario de núcleo del PCC, representan el 61.9% dentro de sus categorías, los mismos fueron seleccionados por su relación más directa con el contexto evaluado y sus procedimientos metodológicos.

Resultados de las encuestas aplicadas a trabajadores seleccionados (Anexo No 1).

Se aplicaron un total de 7 preguntas a trabajadores que pertenecen a las categorías de dirigentes, técnicos y administrativos, al analizar los resultados de las encuestas aplicadas se arribo al siguiente resultado.

Con respecto a la pregunta que recoge la consideración de los encuestados sobre el tema de la formación y desarrollo de los cuadros con sus reservas es tratado lo suficiente con el fin de mejorar su perfeccionamiento, el 79%, opina que se trata pero no es suficiente, lo que difiere en la opinión de 21% de los encuestados considera que si se trata.

A la hora de evaluar la comunicación que emplean los cuadros con sus reservas en la formación y desarrollo de los mismos, el 78,5% de los encuestado manifiesta que la misma es regular, solo un 12.5 % considera que es buena y el 9 % la evalúa de mal.

Por otra parte al analizar la comunicación e información que efectúa el cuadro con sus reservas se encuentra encaminada a su formación y desarrollo, el 62,3 % considera que aún existen deficiencias en las que hay que trabajar, con el fin de hacer un uso eficiente de la comunicación que fortalezca su preparación de manera general, solo un 37,7 % considera que los procesos comunicativos funcionan bien entre ambos.

Dando un orden consecutivo a las interrogantes de la encuesta, se puede decir que a la hora de seleccionar los medios de comunicación, que ellos consideran deben ser utilizados para perfeccionar la formación y desarrollo de las reservas, el 52,5 % de los encuestados, opinan que se debe hacer uso de todos los medios de comunicación, pero con mayor énfasis en los de comunicación directa, a través de los despachos programados, en las visitas realizadas por el departamento, en los consejos de dirección como uno de los puntos del orden del día, el 47,5% de los encuestados consideran que es importante tener en cuenta los demás, como es el ejemplo de la red informática y el análisis en los distintos colectivos.

Con respecto a la selección de los elementos que consideran principales a la hora de hacer una correcta formación y desarrollo de las reservas, el 75% de las respuestas en primer lugar manifiesta, el empleo de una comunicación clara y directa sobre el tema con los seleccionados, que poseen cierta capacidad de dirección, que facilite su preparación una vez seleccionada, mantener una comunicación eficiente que permita desarrollar y evaluar sistemáticamente a la reserva, poner en conocimiento de la reserva la situación que presenta su preparación, y los resultados de sus evoluciones, además de chequear y controlar con mayor exigencia a los cuadros para el trabajo con sus reservas.

Como última interrogante, la cual consiste en la opinión de los encuestados sobre los resultados que traería el uso de una efectiva comunicación, el 78% opina, que se lograría una formación y desarrollo de las reservas con mejor calidad, una mayor cantidad de reservas lista a la hora de asumir cargo, más organización y disposición por parte de los seleccionados, no siendo esta la opinión del 22% de los encuestados.

Resultados de las encuestas aplicadas a las reservas (Anexo No 2).

Se aplicaron un total de 8 preguntas a 60 reservas, representando el 55 % del total, las cuales reflejaron los siguientes resultados.

Al analizar la interrogante sobre como valoran la calidad de la comunicación e información recibida por el cuadro del cual eres reserva el 69,9% opina que es regular , el 20,5 % opina que es buena y el 10,6% opina la valora de mal.

Al referirse a la forma de comunicarse el cuadro con la reserva el 21% considera que es clara y precisa, el 48% expresa que simplemente comunica lo que tiene orientado, no escucha opiniones y no le da la importancia que requiere el tema y solo un 31% opina que se comunica con la responsabilidad, claridad y seguimiento que requiere el tema que esta comunicando.

Por otra parte cuando se refieren a los medios que utilizaron para comunicarle que formaba parte de la reserva el 34% expresa que a través de una comunicación formal, el 28% expresa que fue comunicado por un compañero de trabajo, y el 48% opina que fue seleccionado y no le informaron que era reserva.

Con respecto a la pregunta, como fue la comunicación una vez seleccionado, el 47% opina que, si se lo comunicaron de inmediato, no siendo así para el 53% que opina que no, al referirse en si le explicaron en que consistía ser reserva de un cargo el 49,1% opina que si, y el 51,9% plantea que no, sobre si posee conocimiento de sus deberes y derechos como reserva el 55% opina que no, el 45% opina que si conoce.

Al analizar cual de los medios de comunicación considera de mayor efectividad para la formación y desarrollo de las reservas el 61% de los encuestados plantea que la comunicación directa con los implicados, pues es el medio que favorece, las relaciones interpersonales y el proceso de comunicación y el intercambio entre ambos, el 29 % plantea, que también debe utilizarse la red informática por el acceso que tiene dentro de la empresa, y solo un 10 % opina que se debe utilizar los matutinos como un medio de información y divulgación.

En cuanto a la comunicación empleada por las distintas vías encargadas de la formación y desarrollo de las reservas, si ha sido suficiente para el logro de mejores resultados, al referirse a la comunicación de los instructores hacia las reservas, el 58,5 % opina que en parte, el 29,5 % considera que si y el 22 % opina que no, al analizar la comunicación desde los cuadros con sus reservas el 32,8 % considera que en parte, el 38,1 % plantea que si y el 29,1% opina que no.

Al referirse a su consideración acerca de si ha sido tratado lo suficiente el tema de la responsabilidad que tienen los cuadros en la formación y desarrollo de sus reservas, el 69 % de los encuestados expresan que se trata pero no es suficiente, pues consideran necesario mejorar la comunicación e información con respecto al tema, además debe ser chequeado y controlado con más sistematicidad, además de elevar la exigencia por parte de la dirección de la empresa y por los compañeros del departamento, el 21% considera que se trata lo suficiente.

Con respecto al análisis de los resultados de cuales son los elementos que usted considera han incidido de forma negativa en el logro de una reserva que responda a las necesidades actuales de la empresa el 71 % de los encuestados opina que en ocasiones se seleccionan y no se les informa, no se emplea una comunicación e información eficiente que ponga en conocimiento su selección y posterior formación y desarrollo, en ocasiones la reserva no ocupan el cargo para el que se prepara, no se sienten estimulado ni motivados por lo que realizan, además de otras causas como, dejar a la espontaneidad de los cuadros trabajar sobre el tema, y no como una tarea fundamental a chequear como esta establecido.

Resultados de las encuestas aplicadas a cuadros de nueva promoción. (Anexo No 3).

Se aplicaron un total de 5 preguntas a 4 cuadros de nueva promoción, representando el 67 % del total, con el objetivo de sus puntos de vistas, las cuales reflejaron los siguientes resultados.

Con respecto a la interrogante número uno que consiste, en si formo parte de la reserva del cargo que ocupa, el 90% respondió afirmativamente solo un 10% expresó que si era reserva pero no precisamente del cargo que ocupa.

Sobre la interrogante de cómo evalúas la comunicación que empleó el cuadro del cual eras reservas anteriormente, el 62,8 % considera que fue regular, el 20,2 considera que fue buena y solo un 17 % la evalúa de mal.

A la hora de seleccionar cómo evalúan el trabajo desempeñado por los cuadros en cuanto a comunicación e información sobre el tema de formación y desarrollo de las reservas, el 59% la evalúa con pocos elementos y fundamentación, el 28% opina que se comunica e informa pero sin la importancia y claridad que requiere la tarea, no siendo así la opinión de un 13% que considera que es clara y precisa.

Al hacer un análisis en cuanto a sus opiniones sobre la formación, a la hora de seleccionar si se realiza un diagnóstico preciso que responda a las necesidades de formación el 53,4 % opina que no, no siendo esta la opinión del 46,6 % que considera que si.

En cuanto a la opción de si esta en función de perfeccionar el trabajo que se desarrolla el 63.3 % escogió la opción de en parte, el 27 % considera que si y solo un 9,7% expresa que no.

Referente a la opción, que si se realiza por cumplir con algo que está indicado por los superiores el 45 % opina que si, no siendo esta la opinión del 55% que expresa que no.

Con respecto a si responde a las necesidades de formación el 59% plantea que en parte, el 31% plantea que si y solo un 10% plantea que no.

Al referirse al asesoramiento, chequeo y control que necesita la actividad el 54,3% considera que en parte, el 33,5 % considera que si y solo un 12,2% dice que no.

Al analizar los resultados de la selección en cuanto a desarrollo, a la hora de seleccionar si se le comunica sistemáticamente el desempeño de las actividades trazadas en el plan individual el 69,9 % opina que no, y el 31,1 % dice que si.

Por otra parte con respecto a si se evalúan las reserva y se le informa el resultado de la misma el 71% responde que no y solo un 29% opina que si.

Sobre la opción que consiste en la estimulación siendo reserva por el trabajo que realizaron el 61% plantea que nunca, no siendo la opinión de 39% que plantea fue estimulado algunas veces.

Al referirse a la evaluación de los proceso comunicativo que se utilizan con respecto a la formación y desarrollo de las reservas, el 57,3% opina que regularmente esta dirigida, el 22,7% opina que es buena y el 20% plantea que es mala, en cuanto al control, asesoramiento y evaluación por parte del cuadro y el departamento de cuadro, el 51,9% considera que es regular, el 38,1% la evalúa de bien y solo un 10% considera que es malo.

Con respecto a su opinión sobre el uso de los medios de comunicación utilizados para la formación y desarrollo de las reservas si están orientados a mejorar el funcionamiento y perfeccionamiento de los mismos, el 68% considera que si, no siendo igual opinión en el 32% de los encuestados, con respecto al uso de la divulgación e información sobre el tema por la red informática el 79% opina que este tema no se aborda a través de la misma, el 21% opina que si, en cuanto a localidad de los mensajes que se emiten o reciben el 59% considera que si, pero no con la frecuencia que requiere, no siendo así la opinión del 41%, en cuanto a los canales que se emplean para formar y desarrollar a las reservas el 67,5 considera que si, y el 32,5 % opina que no.

Resultados de las entrevista aplicadas a cuadros (Anexo No 4).

Se aplicaron 20 entrevista con un total de 9 preguntas, que representa el 50.0% con respecto al total de los cuadros, las cuales reflejaron los siguientes resultados.

Con respecto a la primera pregunta el 67,5 % refiere ser trabajador del MINAZ por más de 10 años, el 22,5 % lleva más de 8 años, por lo que se infiere que en su gran mayoría se caracteriza por poseer varios años en el sector azucarero.

Para hacer un análisis de sus puntos de vista sobre el empleo de una efectiva comunicación el 68,9 % considera que la comunicación es una de las herramientas que poseen las organizaciones para el desarrollo, organización y cumplimiento de la mayoría de las actividades que se planifican, el 31,1 % de los entrevistados opinan que es necesaria para el logro de objetivos y metas que se trazan internamente las organizaciones, pero no es lo principal.

Por otra parte es importante señalar que el 71,3 % de los cuadros entrevistados consideran de una forma autocrítica, que trabajo que han desempeñado en la formación y desarrollo de las reservas lo evalúan de regular, a diferencia del 28,7 % que opina que es bueno.

A la hora de referirse a las causas que como cuadro consideran han incidido en esta evaluación el 69,9 % de ellos considera en primer lugar, la falta de exigencia y responsabilidad con la tarea, el empleo de una comunicación eficiente que haga posible una mejor preparación sobre el tema, hacer mayor énfasis en los consejos de direcciones como uno de los puntos a analizar, darle el seguimiento constante con el fin de perfeccionar el trabajo con las reservas.

Por otra parte al hacer el análisis con los cuadros sobre quién tiene la misión de formar y desarrollar sus propias reserva el 48,9 % considera que la mayor responsabilidad es de ello como se encuentra establecidos en los documentos rectores de la actividad de cuadro, no siendo de manera general la opinión del 51,1 % que consideran que los responsables es la dirección de la empresa y el departamento.

Al referirse a la interrogante sobre la exigencia, asesoramiento y apoyo por los que atienden la actividad en la empresa, el 51,8 % considera que es buena, el 48,2% opina que es regular.

Con respecto a la interrogante que consiste en como evalúan la comunicación de los demás cuadros el 54,5 % de los entrevistados consideran de una forma crítica que es regular, por lo que el 45,5% considera que es buena.

Sobre los tipos de mensajes que reciben y emiten para la formación y desarrollo de sus reservas, el 71% considera que llevan a cabo mensajes, que están dirigidos al cumplimiento de las tareas que se programan y al cumplimiento de órdenes, procedimientos y controles que se trazan de manera formal en su mayor grado, quedando un poco atrás el reconocimiento del trabajo que desempeña, no siendo esta la opinión del 29% de los entrevistados.

Refiriéndose a la importancia y aplicación de los medios de comunicación en la formación y desarrollo de las reservas, el 71% considera que todos los medios se deben utilizar con el fin de mejorar la calidad de preparación de las reservas, no siendo de igual opinión el 29% de los entrevistados que opinan, que solo con el uso de conversaciones interpersonales se logra resultados satisfactorios con respecto al tema tratado.

Resultados de las entrevistas realizadas a secretarios de núcleos. (Anexo No 5).

Se realizaron un total de 13 entrevistas a los trabajadores de la categoría ante mencionada, el 80% de los entrevistados llevan más de 15 años en el sector, y el 20% más de 10 años.

Al referirse a la pregunta sobre la importancia que ellos le conceden al empleo de una efectiva comunicación el total de los entrevistados plantea que la comunicación es uno de los eslabones fundamentales para la materialización y el logro de una buena información, de las tareas, objetivos y metas que se trazan las distintas organizaciones o empresas.

Sobre la efectividad de la comunicación que emplean los cuadros con sus reservas, si llega a todas las direcciones con la misma efectividad para la formación y desarrollo de las reservas, el 55% plantea que si, el 45% plantea que de una forma u otra es efectiva, es decir a todos les llega por las vías formales que posee la empresa de igual manera, a pesar de la distancias que existe entre ellos, lo que no se puede generalizar, que todos sean capaces de emitir el mensaje correcto y uso efectivo de la comunicación.

Al referirse a la comunicación, exigencia y apoyo por los encargados de atender la actividad el 55% de manera general la evalúa de regular, el 30% evalúan de bien y el 15%, la evalúa de mal.

Al evaluar el trabajo que han desempeñado los cuadros con la preparación de sus reservas de modo general, el 67% de los entrevistados plantea que es regular, el 20% lo evalúa, y el 13% lo evalúa de mal.

Con respecto a el dominio de los cuadros en cuanto a su misión de formar y desarrollar a sus reservas el 52% opina que si se domina pero que le falta prioridad a la tarea, el 48% considera que hay algún dominio, pero en reiteradas ocasiones algunos cuadros manifiestan que a ellos no son los encargados de formar y desarrollar reservas, que es la empresa.

Al hacer alusión a las deficiencias que existen en la formación y desarrollo de los cuadros y reservas el 70% considera que se debe, al empleo deficiente de la comunicación, desde que se selecciona, se traza su preparación, hasta la forma y evaluación que recibe, además de la falta de responsabilidad con la tarea, no es esta la opinión del 30% de los entrevistados que considera que se debe a la falta de tiempo y el escaso asesoramiento y control por los que atienden la actividad.

Sobre la propuesta que hacen los entrevistados para resolver y perfeccionar la formación y desarrollo de los cuadros y las reservas el 100% plantea explotar al máximo el empleo de los medios de comunicación que posee la empresa, mayor exigencia y control por la dirección general y el departamento con los cuadros, implementar la atención y estimulación, motivación de los cuadros y las reservas, desarrollar una labor profiláctica con aquellos trabajadores con condiciones, incluir temas en la preparación de cuadros relacionados con la misión y responsabilidad con la tarea.


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