Paso 4.- SELECCIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN

El objetivo de este paso es que el grupo decida cual del conjunto de soluciones generadas para la solución del problema constituye la óptima para lo que debe sopesar las ventajas y desventajas de cada una. Esta decisión determina la acción posterior. ¿Por qué se selecciona una alternativa sobre otra? Cuando se juzga algo se está consultando consciente o subconscientemente un grupo de criterios de lo que es bueno o malo.

Es muy importante en este paso que el grupo se apoye en criterios de otras personas que participarán o se verán afectados por la puesta en práctica de la solución.

El desarrollo de criterios explícitos brinda importantes beneficios:

1. Obliga a todos los miembros del grupo a exteriorizar sus valores y a reexaminarlos.

2. El estar claro sobre los criterios personales propios ayuda a los demás a comprender cómo se toman las decisiones.

3. El procedimiento de desarrollar criterios para la evaluación crea un útil interludio entre la generación de alternativas la evaluación de estas.

4. Es mucho más fácil llegar al consenso sobre los criterios antes de discutir las alternativas, que tratar de hacer esto último después.

5. Si no se puede lograr el consenso acerca de los criterios, no será probable que alcance un acuerdo sobre la base de una alternativa aceptable.

6. Si se puede lograr acuerdo sobre los criterios, las decisiones futuras concernientes a este problema serán simplificadas considerablemente. Se pueden probar nuevas alternativas sobre criterios ya acordados, y las decisiones deberán ser más consistentes.

Para la valoración de los criterios escogidos se pueden someter a las siguientes preguntas:

• ¿Son justos?

• ¿Son los miembros los que los han sugerido y aprobado?

• ¿Son valoradas las consecuencias de su aplicación?

• ¿Se eliminan los obstáculos de una mala selección?

• ¿Están claramente definidos?

En teoría, una vez que se tengan los criterios, la evaluación deberá de ser simple. Todo lo que debe hacerse es clasificar cada alternativa de acuerdo con la cantidad de criterios que esta encuentre. Sin embargo la evaluación es más complicada. Algunos criterios son más importantes que otros. Por ende, se tienen que ordenar por clasificación o por rango. A menudo, la solución que por intuición se siente que es la mejor, en la realidad no resulta serlo. A veces ninguna alternativa resultará muy buena, por lo que usted tendrá que se tendrá que generar otras.

Otra forma de evaluar es, comprobar antes las alternativas y entonces evaluarlas. En vez de realizar un gran esfuerzo para determinar qué alternativas serán las mejores, se puede eliminar de antemano las que obviamente serán inadecuadas, y trabajar sobre el resto para ver cual funciona mejor. Naturalmente aún se necesitan criterios de decisión, pero estos serán ahora criterios de especificaciones trabajadas.

Para la selección de la solución es necesario también utilizar un conjunto de instrumentos para la consecución del consenso del grupo al igual que los expuestos en el paso 1. Los procedimientos para la evaluación y selección de soluciones, si bien consumen más tiempo discutiendo el problema, tienden a mejorar la calidad de la discusión.

Cuando se llega a la fase de la toma de decisiones en el proceso de solución de problemas, los grupos deben revisar los resultados de la evaluación y encausar sus acciones por una o más vías. Cuando el grupo está listo para tomar una decisión es necesario que se piense que hay que seleccionar una sola alternativa. A veces varias alternativas juntas pueden dar buen resultado. Hay que estimular a las personas a que exterioricen y se mantengan exponiendo sus inquietudes hasta que sus temores hayan sido dilucidados. Cuando se señalan los defectos de una solución, el grupo estará recibiendo un valioso servicio.

Es muy importante que se logre un consenso con la solución elegida por lo que antes de dar por terminada esta fase es necesario preguntar si todos pueden aceptar la solución sin reservas. Si no es así es necesario edificar: preguntar al grupo si tienen en mente algún cambio o modificación para la solución que podría satisfacer sus reservas. Una vez que se hagan las adiciones necesarias hay que volver a preguntar si todos pueden aceptar la solución como se presenta ahora.

Si la lista posee demasiadas alternativas o el método de edificar no funciona se puede intentar la estrategia de eliminar: debe entonces preguntar si hay alguna alternativa que no se podría aceptar y si se pudiera excluir del análisis. Si todos están de acuerdo en tachar alguna alternativa entonces se tendrá una menos que atender.

A pesar que las decisiones ganar – ganar son la deseadas si el consenso no es posible se ha de apelar a la persona encargada de tomar la decisión.

En la planificación de la solución es necesario anticiparse a los posibles obstáculos que pueden presentarse en la puesta en práctica de la misma por lo que es conveniente aquí emplear el análisis de campo de fuerza para identificar las fuerzas que en el medio en cuestión pueden ayudar o impedir su ejecución.

Para prevenir los posibles obstáculos que pudieran presentarse en la ejecución de la solución es necesario elaborar planes de contingencia para reducir al mínimo los riesgos de la decisión a tomar.

Para elaborar dichos planes pueden ser considerados los siguientes puntos:

• Problemas específicos que pueden aparecer.

• Impacto que pueden producir los nuevos problemas.

• Posibles acciones para evitar que ocurran esos problemas.

• Los planes de contingencia deben ser elaborados para hacer frente tanto a los cambios adversos como a los favorables.

• La planificación de la solución debe incluir la asignación de responsabilidades y el establecimiento de fechas para su ejecución. El grupo debe responder las preguntas básicas de qué, quién, cuándo, dónde.

Una vez elaborado el plan es menester preguntarse si:

1. Están claros los procedimientos a aplicar.

2. Se definieron los plazos o momentos de la acción.

3. Quedan identificadas las acciones a realizar.

4. Quedan identificadas los implicados en ellas.

5. Queda definida la conducta de los implicados en la aplicación de las acciones.