BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

GESTIÓN DE COSTOS EN UN OPERADOR LOGÍSTICO

Eduardo Cueto Ible y Solaines Meireles Pantoja




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3.3. Pasos a seguir para implantar el ABC en un Operador Logístico.

Después de haber estudiado la forma en que se aplica el ABC en el mundo, según la bibliografía revisada, y analizar las características propias de los operadores logísticos, se diseñó una metodología que se adapte a las características del entorno en que éstos operan y que proporcione una guía que sirva de apoyo a los directivos y especialistas que se decidan a implantar esta novedosa técnica. La metodología propuesta consta de cuatro fases fundamentales:

I. Preparatoria.

II. Cálculo del Costo de las Actividades

III. Cálculo del Costos de los Productos y/o Servicios

IV. Análisis de Resultados y Ajuste

Fase I. Preparatoria.

Para diseñar un sistema de costos es necesario, tener una idea bien concebida del tipo de operador logístico para el que se diseña. Es necesario poder identificar los procesos que se llevan a acabo y de acuerdo con la teoría de los costos, plantear los instrumentos que permitan identificar y registrar los componentes del costo.

Para implantar un sistema tan complejo como el ABC se necesita de un proceso previo que permita definir las bases sobre las que se implantará y crear las condiciones necesarias para localizar con facilidad toda la información estadística, económica y financiera que se necesita. Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente se definió las premisas organizativas necesarias para implantar el ABC en el operador logístico.

1. Selección y configuración de los datos o inputs cuantitativos que van a integrarse en el cálculo del costo de las actividades.

Una adecuada delimitación de las actividades y de sus costos, en termino del ciclo de vida, es fundamental en sistema ABC, el ciclo de vida comienza con la identificación de las necesidades del consumidor y se extiende a través de las actividades.

En esta etapa se debe tener en cuenta además los siguientes principios recogidos en las bases generales del perfeccionamiento empresarial, son estos: el hecho de que no deben cargarse costos antes de que los mismos se hayan producido, la aplicación de los costos requiere que el consumo necesario sea cierto.

2- Determinar cuáles gastos formarán parte del cálculo del costo servicio.

Esta fase es de gran importancia para obtener lo más real posible los costos, pues en ella se delimitan cuáles partidas de gastos van a formar parte de los costos y cuáles no. Para ello es necesario apoyarse en los lineamientos generales para la planificación y determinación del costo de producción emitido por el MFP, especialmente en el punto en que se abordan los gastos que no deben incluirse en el costo.

En el cálculo del costo serán incluidos todos los gastos vinculados a la utilización de activos fijos tangibles, materias primas, materiales, combustibles, energía, salarios, seguridad social y otros gastos monetarios ordinarios y propios del proceso logístico, los cuales incluyendo por supuesto los gastos de las actividades indirectas.

Los gastos que no serán incluidos en el cálculo del costo por considerarse como gastos extraordinarios entre los cuáles se encuentran: Gastos Financieros (Pérdidas en Cambio de Monedas, Intereses, Moras y Multas, Cuentas Incobrables), Gastos de años anteriores, Faltantes y Pérdidas, Gastos propios de inversiones, Gastos por desastres naturales, de acuerdo con las disposiciones vigentes y los gastos relacionados con la prevención y liquidación de las consecuencias de los mismos.

Según algunos autores algunos existen gastos fijos tales como la depreciación, seguros, alquileres y otros no deben ser cargados al costo del servicio. El autor no coincide con este criterio pues estos gastos son propios de la operación del operador logístico y se incurren en ellos para el buen funcionamiento de los servicios que se prestan. Estos costos pueden considerarse como generales y repartirse a los productos o servicios como si se tratara de una actividad, con una base de reparto como valor añadido o costos directos totales.

Además hay que tener en cuenta que los operadores logísticos trabajan con márgenes de utilidades algo reducidos, por lo que para tomar decisiones estratégicas tales como determinar los precios mínimos a que se deben vender los productos para no operar con pérdidas, se necesita que el cálculo del costo se haga teniendo en cuenta todos los gastos ordinarios en que se incurren, pues el dejar de considerar algunos, traería como resultado que se comercialicen productos a un precio que no garantizaría al menos operar en el punto de equilibrio y por tanto el resultado de la operación logística será negativo.

3. Definir los objetivos de costos.

En cualquier sistema de información se deben seguir una serie de pasos o etapas conducentes a obtener un output informativo que sea acorde con la finalidad asignada a dicha información; es por ello que el proceso de elaboración de la información estará condicionado por el objetivo de la información. En un sistema ABC al igual que en cualquier otro sistema de información, el proceso de asignación de costo debe efectuarse siempre que haya sido predefinido el objetivo de costo, concepto que implica; todo aquello para lo que se requiere una medición independiente de sus costos.

Esto equivale a decir que si los usuarios de la información contable necesitan conocer el costo de algo, ese algo constituye un objetivo de costos.

Por lo tanto, los costos asignados a los objetivos de costos dependerán de las actividades que hayan consumido dichos objetivos de costos, debiendo procederse a la configuración del mapa de actividades a partir del cual puedan conocerse de forma más precisa, además de las actividades, las cantidades de cada actividad consumida por el objetivo de costo.

En nuestro caso concreto nos interesa conocer los costos de los procesos:

Aprovisionamiento.

Almacenamiento.

Distribución.

4. Identificación y clasificación de las áreas de responsabilidad en Directas e Indirectas.

Ahora bien, una vez definido que se utilizarán las áreas de responsabilidad para la aplicación del ABC, es necesario analizar si las existentes están diseñadas de manera que respondan y faciliten las necesidades de información del ABC, y hacer los cambios posibles en casos necesarios.

Un ejemplo de lo expuesto anteriormente lo observamos en el hecho de que generalmente los operadores logísticos tienen una sola área de responsabilidad denominada comúnmente como Departamento de Administración para registrar los gastos de todas las áreas administrativas tales como: Dirección General, Contabilidad, Comercial, Personal, Cuadro y Capacitación, Sistemas Informáticos, etc. Si bien ante todo hay que valorar el volumen de estos gastos antes de decidirse a separarlo por áreas de responsabilidad, el hecho de tenerlo agrupados todos en un solo centro de costos, no da la posibilidad de definir claramente los costos de las actividades que realiza cada área de responsabilidad.

En el modelo propuesto se distinguen dos tipos de áreas de responsabilidad atendiendo a su relación con el servicio logístico:

Áreas Directas que son las que tienen como objetivo fundamental la prestación de servicios a los clientes.

Áreas Indirectas, son fundamentalmente las áreas administrativas que tienen como función fundamental Administración, Dirección y el Control del proceso logístico.

5. Análisis y revisión de la clasificación y registro de los gastos directos e indirectos de cada área de responsabilidad.

Como conocemos existen gastos que son fácilmente localizable en cada una de las áreas de responsabilidad en que se incurrieron; pero hay otros que por sus características suelen ser generales y comunes a algunas o a todas las áreas de responsabilidad, por lo que se debe tener el cuidado de no asignarlo a una área en especifico, pues esto distorsionaría el análisis que se haga del resultado del departamento y por su puesto el costo de las actividades que éste realiza.

Por lo anterior se precisa hacer una revisión y reclasificación en caso necesario de los gastos que se vienen imputando tradicionalmente a cada área de responsabilidad.

Tenga en cuenta que el termino directo es relativo, un gasto puede ser directo con respecto a un área de responsabilidad, pero indirecto con respecto a un centro de costos de esa área de responsabilidad.

6. Definición de las bases sobre la cual los gastos indirectos son distribuidos entre las áreas de responsabilidad.

En el caso de los gastos indirectos se debe definir las bases de cálculo que se utilizarán para distribuir los mismos entre las áreas de responsabilidad. A continuación se muestra un cuadro con los gastos indirectos que en el caso concreto de los operadores logísticos son necesarios distribuir entre las áreas de responsabilidad:

7. Análisis y definición de las actividades que realiza cada área de responsabilidad.

La definición y clasificación de las actividades, es una de las tareas cruciales a la hora de implantar un modelo ABC pues las actividades constituyen el centro del sistema y de su correcta definición dependerá que el mismo funcione adecuadamente.

Para lograr este propósito se realizaron encuestas, entrevistas, observaciones directas y criterio de expertos; se utilizó además los diseños de los puestos de trabajos existentes en el área de personal.

Los elementos que deben ser tenidos en cuenta al identificar las actividades que van a servir de soporte al sistema son:

 Las tareas son realizadas por una persona, o por un equipo perfectamente identificables.

 Suponen o dan lugar a un saber específico.

 Mantienen un carácter homogéneo, desde el punto de vista del comportamiento de los costos, y de las medidas de ejecución.

 Tienen por objeto la obtención de un output.

 Se acometen para satisfacer las exigencias de un cliente externo o interno.

La identificación de las actividades puede hacerse empleando tres perspectivas alternativas: Una perspectiva física: en este sentido la actividad se identifica con aquellas tareas que físicamente se vinculan con una determinada etapa de un proceso. Una perspectiva lógica: en este caso la actividad agrupa todas las tareas que tengan un cometido común con independencia de su localización física. Una perspectiva de costo: las actividades, en este caso, se identifican con la causa que determina la incurrencia en costos.

Entre los atributos o elementos esenciales que suelen caracterizar las actividades podemos encontrar los siguientes:

 La actividad es repetitiva, en cuanto a las tareas que desarrollan.

 Consumen una serie de recursos que constituyen el costo de su ejecución, exigiendo su realización un lapso de tiempo.

 Tienen por objetivo la obtención de un output (producto o servicio).

 Está condicionada por variables tales como: tiempos limitados, cumplimientos de calidad, frecuencia, etc.

En el modelo que se propone se distinguen dos tipos de actividades:

Actividades Directas (AD) que son las que tienen como objetivo fundamental la prestación de servicios a los clientes.

Actividades Indirectas (AI), son fundamentalmente las actividades que realizan las áreas administrativas que tienen como función fundamental la Administración, Dirección y el Control del proceso logístico.

Un aspecto importante y que se ha tenido en cuenta al definirse las actividades es el hecho de identificar aquellas que no generan valor desde el punto de vista del cliente. El conocimiento de las actividades que no generan valor es de gran importancia pues posibilitará que la gerencia concentre recursos en las que generan valor y tenga un mayor control de las actividades que no generan valor, además de analizar la posibilidad de subcontratarlas, reducirlas o eliminarlas en caso posible.

8. Definir los inductores de costos de primer nivel.

Los inductores de primer nivel se usan para cargar gastos indirectos de las áreas de responsabilidad a las actividades.

Los inductores de primer nivel se usan para alinear gastos indirectos del centro de actividad con los conjuntos de actividades. Como el costo predominante en la mayoría de centros organizativos está relacionado con los recursos humanos, se usa el tiempo empleado por el personal. En otras palabras, la base sobre la que el personal informa sobre la dedicación de su tiempo a las distintas actividades, determina la atribución de gastos a esas actividades. Para conseguir la imputación de inductores de primer nivel, es necesario medir el tiempo invertido por el personal, o bien controlarlo o estimarlo respecto a cada actividad.

Durante la investigación se llegó a la conclusión que hay gastos que pueden identificarse directamente con las actividades y otros cuya base de reparto no es necesariamente la mano de obra, y suele emplearse un factor o porcentaje para distribuirlos entre las actividades.

9. Definir los generadores de costos de las actividades (Inductores de Costos de segundo nivel).

La selección de los inductores de costos es una etapa crucial para la asignación de los costos de las actividades a los productos, por tanto se deberá elegir aquel cost-drivers, portador o inductor de costos que cumpla los siguientes requisitos:

 Que mejor respete la relación causa efecto entre: Consumo de recursos – la actividad y el objetivo de costos.

 Además de que sea fácil de identificar y medir.

 Que sea representativo de las funciones habituales que realiza la empresa.

En la empresa se ha de realizar un adecuado análisis causal de los costos, es decir, de los inductores de costos, estos son aquellos factores o hechos que influyen en el volumen de ejecución de las actividades, siendo, por tanto, la causa del consumo de los recursos utilizados al realizar éstas. El inductor de costos es un factor cuya ocurrencia genera costos, y que representa la primera causa del nivel de actividad.

10. Definir las unidades de actividad.

La unidad de actividad determina o trata de medir el efecto, es decir, la variable que causa las variaciones en los costos de una actividad. La unidad de actividad constituye la variable que permite cuantificar el output obtenido por las distintas actividades.

Las unidades de actividad sirven para medir los niveles de realización de una actividad, tales como el nivel real obtenido, el previsto, o el nivel máximo (capacidad). Esta medida sirve de base para dos tipos de aplicaciones: la evaluación de la productividad global de la actividad, y la asignación de los costos a los distintos objetivos.

En la práctica, las unidades de actividad se pueden seleccionar en función de alguna de las siguientes variables: cuantificación de una situación, volumen de trabajo de una actividad y finalmente el volumen y complejidad del trabajo de una actividad.

Al definir las unidades de actividad deben considerarse una serie de aspectos que inciden directamente en el proceso de selección tales como:

 La facilidad de obtención de los datos requeridos por la unidad de actividad seleccionada: Costos de medición.

 La correlación existente entre el consumo de la actividad en la que se encuentre implicada la unidad y el consumo actual: grado de correlación.

 El comportamiento al que induce la unidad de actividad seleccionada: efectos conductuales.

11. Automatización del Sistema y capacitación del Personal.

Como se ha podido observar para implantar un sistema tan complejo como el ABC es preciso hacer innumerables cálculos matemático, los cuales serian muy costosos e inexactos si se intentara hacerlos de forma manual; se hace necesario el uso de la informática, además de capacitar al personal, si se desea tener éxito en la implantación de un sistema de un Sistema de Costo Basado en las Actividades.

Se considera que el sistema que se implante debe tomar como información primaria la existente en el sistema de contabilidad tradicional y a partir de esta implementar los pasos a seguir para calcular los costos según la metodología que se propone.

Fase II. Cálculo del costo de las actividades.

Después de concluir la etapa preparatoria corresponde proceder con la etapa en la cual se calculan los costos de las actividades; los pasos a seguir son los siguientes.

Primer Paso: Distribuir los gastos generales e indirectos a los centros de costos o áreas de responsabilidad.

Aquí se procede a distribuir los gastos generales indirectos (incluyendo gastos fijos tales como depreciación, alquileres, seguros, etc.) a cada una de las áreas de responsabilidad o centros de costos en que se encuentra dividida la empresa, de manera similar a los modelos tradicionales. Para ello se tienen en cuenta los gastos indirectos y las bases de repartos definidas en la fase preparatoria.

Segundo Paso: Reparto de los costos de las áreas de responsabilidad o centros de costos entre las actividades.

Aquí se procede primeramente al cálculo de los inductores de costos de primer nivel, estos fueron definidos conjuntamente con las actividades que forman parte del sistema en la etapa preparatoria. Tomando como base de reparto los inductores de costos de primer nivel se procede a repartir los costos de las áreas de responsabilidad a las actividades que lo han generado sean éstas directas o indirectas. Este cálculo se realiza para cada una de las áreas de responsabilidad o centro de costos. Se procede a hacer un análisis de cada elemento de gastos y a cargar a cada una de las actividades la parte que le corresponda según el consumo que haya hecho cada actividad de ese elemento de gastos.

Tercer Paso: Reagrupación de los gastos por cada actividad.

A los efectos de que existan actividades similares en los diferentes centro, las mismas se agruparon con el fin de simplificar los procesos de asignación y poder determinar los costos que se originan en cada una de las actividades de la empresa.

En este caso algunas de las actividades que se agruparan son las siguientes:

Fase III. Cálculo del costo de los productos.

Después de concluido el cálculo de los costos de las actividades corresponde el cálculo de los costos de los productos.

Cuarto Paso: Cálculo de los inductores de costos de las actividades directas e indirectas y luego distribuir los costos de éstas a los objetivos.

Aquí se calculan los llamados inductores de segundo nivel que no son mas que los inductores de costos que relacionan las actividades con los objetivos de costos, los cuales servirán de base para cargar el costo de estas actividades a los objetivos de costos: productos.

Referente a los costos de las actividades indirectas se presentan tres alternativas: la primera cargar los costos de las actividades indirectas a las actividades directas, la segunda cargar los costos de las actividades indirectas directamente a los objetivos de costos, y la tercera cargar los costos de las actividades indirectas al periodo.

Algunos autores consideran que los gastos de las actividades indirectas, que son los gastos de las áreas de administración, dirección, recursos humanos, no deben ser cargados al costo de los productos.

En los operadores logísticos la variante más adecuada es la que carga los costos de las actividades indirectas directamente a los objetivos de costos.

Quinto Paso: Asignar los costos directos a los objetivos de costos

Aquí los gastos que se identifican clara y directamente con los objetivos de costos, se asignan a éstos sin más preámbulo, estos gastos por lo general son gastos de materiales y en menor medida mano de obra.

Fase IV. Análisis de los resultados y Ajuste.

En esta fase se procede a hacer un análisis detallado de los resultados obtenidos y se procede en caso necesario a hacer los reajustes en los clasificadores de actividades, inductores de costos, bases de repartos, etc.

El Costeo Basado en las Actividades (ABC Activity Based Consting) es sólo parte de un sistema, integrado además por el Presupuesto Basado en las actividades (ABB Activity Based Budgeting) y la Gestión Basada en las Actividades (ABM Activity Based Management), pero por no ser objetivo de esta investigación no se profundizó en estas temáticas. Los principios fundamentales del Costeo Basado en las Actividades y la metodología propuesta para su implantación como resultado de esta investigación, proporcionan una base sustantiva para el desarrollo de un adecuado proceso de elaboración y control de los presupuestos por actividades en la entidad.

El Presupuesto Basado en las actividades (ABB Activity Based Budgeting) se constituye así como una lógica progresión metodológica a partir del Costeo Basado en la Actividades (ABC Activity Based Consting) y la Gestión Basada en las Actividades (ABM Activity Based Management)

De lo anterior se deriva el hecho de que si se implanta el costeo por actividades se necesita presupuestar por actividades y gestionar por actividades

El registro del costo por actividades permite, sin lugar a dudas, desarrollar una metodología para presupuestar en base a las actividades todo lo cual permite una gestión estratégica de costos, herramientas necesarias para enfrentar con éxito la inestabilidad de un entorno cada vez más turbulento.

Partiendo de los estudios realizados por el profesor Comas y después de hacer una reconstrucción de los registros de costos se llegó a la conclusión de que la actividad de aprovisionamiento representa el 38%, la de almacenaje el 30%, distribución el 23% y la actividad administrativa el 9% de la masa total de costo, respectivamente. Para llevar a cabo de forma oportuna y ágil el control presupuestario se diseñó una Aplicación Informática a la cual se le llamó ABClog.

Por último se concluye con el Estado de Resultado propuesto, el cual es proyectado a la luz de los detalles del plan de la organización.


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