3.2. Costos logísticos

Siguiendo la secuencia operacional de la empresa comercial se procederá a identificar los costos logísticos y asignar los mismos a las actividades teniendo en cuenta la relación causal que existe entre ambos. Las etapas necesarias para proceder a la asignación de los costos a las actividades son:

1. Reunir los consumos de recursos en grupos de costos genéricos. Aquí no es recomendable un excesivo grado de desagregación de la información, puesto que la complejidad del modelo no se vería compensada por una mejora en la precisión o en la gestión, por lo que sería aconsejable agrupar aquellas categorías de costos con un modelo de comportamiento parecido, es decir, aquellos cuyos atributos sean similares.

2. Establecer relaciones causales entre los costos y las actividades. Estas relaciones se ponen de manifiesto por medio de lo que hemos llamado inductores de recursos, es decir, las medidas del consumo que realiza cada actividad.

3. Asignar los costos a las actividades que los causan a través de los inductores de recursos. Una vez que se han puesto de manifiesto las relaciones causales que existen entre el consumo de recursos y la ejecución de las actividades, es posible asignar los costos a las actividades.

Para el cálculo del costo de cada actividad es necesario efectuar un registro sistemático de los gastos que se originan en el período de cálculo, identificando claramente cada actividad. Los conceptos de gastos se tratan por su genérico, es decir materiales, salarios, y otros.

Los materiales consumidos durante el período son responsabilidad por entero de la actividad, así como la depreciación de los equipos, identificándose claramente con la actividad, para este caso no es necesario identificar una medida de recurso, simplemente será necesario establecer un buen control de estos recursos para después asignarlos directamente a la actividad en cuestión.

En el aprovisionamiento

Costo de elaboración del pedido inicial de un producto.

Para adquirir un producto, la empresa comercial debe realizar un estudio de la demanda del mismo, sea por técnica de predicción, o por pronóstico.

Estimada la cantidad a comprar, un posible número de suministradores son tomados en consideración y se analizan las ofertas de estos proveedores con relación a precios, confiabilidad, calidad y ciclos de entrega. De estos proveedores, uno es seleccionado y se negocia el primer pedido, para los pedidos siguientes del mismo producto el proceso es más sencillo, solamente emitir una orden de compra y una comunicación al proveedor. Es el costo de esta segunda orden y las subsiguientes lo que se toman en consideración para determinar el costo de emisión o de obtención de un pedido.

No obstante, el costo de procesar el primer pedido no se debe despreciar y se considera un costo de gestión administrativa del departamento comercial. Este es uno de los costos logísticos y se calcula en función de los salarios, dietas, gastos de transporte, cuentas telefónicas o fax que se realizan en el pedido.

Costos de emisión o de obtención de un pedido

La emisión de un documento de compra para obtener un producto se realiza de la forma siguiente:

1. El encargado de controlar el nivel de inventario del producto detecta la necesidad de solicitar un pedido, debido a que las existencias del mismo han llegado al nivel en que se emite un pedido. Esta persona debe revisar el estimado de las ventas futuras del producto, comprobar si hay alguna compra en trámite o alguna entrega en tránsito. Así se cerciora de que la necesidad de pedir el material es realmente válida y envía la solicitud al departamento comercial.

2. En el departamento comercial se le entrega la solicitud al comprador competente. Este comprador revisa su registro de proveedores y emite un documento de compra. De esta orden de compras se sacan varias copias. Al menos, son los destinos siguientes:

 La orden de compra original al proveedor.

 Una copia para el comprador.

 Una copia para contabilidad.

 Una copia para el personal responsable de la recepción.

 Una copia para el encargado de controlar el inventario.

3. El proveedor al recibir el pedido, envía un acuse de recibo que se archiva por el comprador.

4. El departamento comercial envía al proveedor una confirmación de la fecha de entrega solicitada en la orden al proveedor.

5. El proveedor envía los materiales solicitados con la lista de empaque y la factura.

6. Contabilidad recibe la factura y la compara con la copia de la orden original. De faltar algo, se le comunica al comprador para que reclame el faltante.

7. El personal de recepción descarga los productos, los desempaca y revisa la identidad de los mismos con la lista de empaque y la copia de la orden original. Comprueba la cantidad recibida y según los acuerdos sobre la calidad, realiza la inspección total o de una muestra del material recibido y verifica si cumplen las especificaciones de calidad acordadas. Si todo está correcto, le comunica a contabilidad la aceptación del pedido y envía copia al comprador.

8. Se anotan en los registros la fecha de recepción, la localización en el almacén, se incrementan las tarjetas de inventario y se rebaja el producto de la lista de materiales por recibir.

9. Contabilidad revisa las facturas con la información del área de recepción y procede a elaborar la orden de pago, según contrato establecido.

El procedimiento antes descrito es para una orden con una sola entrega, puede ocurrir que una orden tenga varias entregas y entonces los pasos del 5 al 9 se repiten en cada entrega.

Costos de gestión administrativa

En los pasos del 1 al 4, 6 y 9 hay gastos administrativos. Scheele, Westerman y Wimmert recomiendan analizar detalladamente estos gastos y establecer paradigmas para su análisis. (28)

Costos de recepción

Los gastos de manipulación de almacenaje, en el área de recepción, más la inspección cualitativa y cuantitativa se calculan por los salarios y otros gastos del personal de recepción y los costos de depreciación, operación, mantenimiento y reparación de los equipos e instalaciones utilizados en la recepción.

Costos de transporte

Si el transporte es propio, se consideran los salarios y otros gastos de los choferes, mecánicos y otro personal del taller y personal del departamento de transporte, así como la depreciación de medios de transporte, equipos e instalaciones, los gastos de operación, mantenimiento y reparaciones. Si el transporte es alquilado son básicamente los costos de fletes nacionales e internacionales.

Costo de expedición

Se les llama expedidores a aquellas personas encargadas de prevenir una ruptura del nivel de las existencias, gestionando entregas rápidas o buscando posibles sustituciones. Esta gestión ocasiona gastos en fax, llamadas por teléfono, salarios, viajes, más los documentos que hay que hacer de nuevo y el costo extra de un pedido urgente. Debe calcularse a partir de los registros de contabilidad.

Cálculo del pedido a emitir en el Aprovisionamiento:

LP = MAX –DISP

La empresa, por los contratos realizados, debe garantizar a sus clientes 5000 toneladas de arroz mensualmente, en el mes de enero contaba con una reserva en los almacenes de 1200 toneladas por lo que el pedido a emitir es de 3800 toneladas del grano.

En el almacenaje: En esta actividad se consideran los costos siguientes:

Costos de manipulación y almacenaje

El espacio que ocupan los productos en el almacén tiene un costo pues se utiliza terrenos o edificaciones, estantes, electricidad y refrigeración, en algunos casos. Además, se emplean equipos de manipulación como montacargas, transelevadores, transportadores y grúas. Se utilizan además paletas, cajas, autosoportantes y otros medios unitarizadores. Este costo se determina por los salarios de los operadores de equipos y despachadores del área del almacenamiento, la depreciación de las edificaciones, instalaciones, equipos y medios de manipulación y almacenaje y, además, los gastos de operación, mantenimiento y reparaciones.

Costos de mantener un inventario

El hecho de mantener una existencia de productos en los almacenes primarios o centrales ocasiona los costos siguientes:

• Costo del dinero inmovilizado en el inventario.

• Costo de conservación

• Pérdidas por deterioros o daños accidentales.

• Pérdidas por filtraciones o raterismo.

• Pérdidas por obsolescencia.

• Costo de seguro

• Costo de controlar el inventario.

En la literatura consultada, autores como A. B. Thomas (29) y Comas Pulles (30) realizan un análisis detallado del cálculo y uso de los valores de los costos de mantener un inventario.

A continuación se explica la esencia y la estimación de estos costos:

Costos del dinero inmovilizado en el inventario

Si en vez de adquirir un producto se deposita ese dinero en el banco se puede obtener una compensación por vía de los intereses de un 2.5% y hasta un 6%, según el tipo de cuenta y el banco en cuestión. Otra aproximación para determinar la magnitud de este costo es por la vía del costo de oportunidad.

El costo de oportunidad es un análisis de lo que se podía haber hecho con ese dinero gastado en adquirir un inventario. Por ejemplo, comprar nuevos equipos de transporte o de comunicaciones para la empresa y los beneficios que se obtendrían por estas inversiones. Tomando en consideración el costo de oportunidad, este costo ha sido estimado por algunos autores desde un 2.5% hasta un 15 % del valor anual de los productos almacenados en el inventario.

Costos de conservación

Hay productos que sólo requieren protección contra el polvo y la humedad, otros requieren tratamiento específico de conservación para protegerlos contra el deterioro. Este costo para algunos productos puede ser muy alto y debe calcularse y expresarse en porcentajes del valor anual del inventario. Para cargas generales, en condiciones normales de temperatura y presión, puede estimarse en un 1% del valor anual del inventario.

Costos por deterioro o daños accidentales

Los productos almacenados son periódicamente manipulados por necesidad de reubicación, conteo y rotación. En esas manipulaciones se dañan productos accidentalmente. En la práctica es difícil determinar cuándo una pérdida es por accidente o por deterioro natural. En general, estas pérdidas pueden estimarse en un 1% del valor anual del inventario.

Costo debido a pérdidas por filtraciones o raterismo

El nivel de pérdidas por filtraciones o raterismo depende mucho del tipo de producto y la tentación que el mismo ocasiona. Hay productos como cosméticos, caseteras, medias, golosinas y otros artículos que son reconocidos como propicios al raterismo. Por otra parte, hay ciertos productos que manipulados a granel como café, cacao, alcohol, granos, tornillos, clavos, zapatillas y otros, cuando no están paquetizados, son propicios a filtraciones. Estas pérdidas pueden ser despreciables o tener en algunos casos un valor de hasta el 2% del valor anual del inventario.

Pérdidas por obsolescencia

Algunos productos, debido al rápido desarrollo tecnológico, se vuelven obsoletos y permanecen sin salida en los almacenes. Esta causa puede ocasionar severas pérdidas cuando se refiere a partes y piezas de equipos ya en desuso. De forma similar ocurre con vestuario cuando pasa de moda.

El costo de la obsolescencia puede calcularse examinando los registros de inventario y determinando los productos obsoletos por año durante los tres últimos años. Luego se calcula el valor promedio anual de los productos obsoletos de estos tres años, si este valor se divide por el valor promedio anual del inventario de esos tres años se obtiene una fracción. Esta fracción expresada en porcentajes se toma como el costo de la obsolescencia.

Como valor aproximado para las cargas generales puede considerarse el 5 % del valor anual del inventario, como representativo de las pérdidas por obsolescencia.

Costo de seguros

Algunas empresas aseguran sus productos contra riesgos tales como fuegos y huracanes. Este costo es normalmente proporcional al valor de los productos almacenados. Mientras más caros sean estos productos más costará asegurarlos. Influyen también en el nivel del costo del seguro las condiciones del almacén y los sistemas de protección instalados. Un valor del 1.5% del valor anual del inventario puede ser una buena estimación de este costo.

Costo de conteos de inventario

Los productos almacenados son contados periódicamente por muestreo y aplicando el método ABC. A mayor cantidad de productos almacenados, mayor será el trabajo de conteo para lograr un buen control de los inventarios y revisar la exactitud y actualización de los registros. Este costo puede estimarse en 0.5% del valor anual del inventario.

Resumiendo, el costo de mantener un inventario está integrado por los costos siguientes:

Costo del dinero inmovilizado: 2.5% al 15%

Coto de conservación: 1.0%

Costo por deterioros o daños accidentales: 1%

Pérdidas por filtraciones o raterismo: 0% a 2%

Pérdidas por obsolescencia: 5%

Costo de seguro: 1.5%

Costo de control por conteo físico: 0.5%

Estas cifras dan un rango del 12.5% a un 27%. En la práctica los valores más usados son 20%, 24% y 25%. (31)

Costos de gestión administrativa en el almacén central o primario

Por cada producto almacenado debe existir al menos una tarjeta de control donde se registre la cantidad de productos almacenados y su localización en el almacén. Además, cada producto debe tener un código y estar archivado por su código y fecha de recepción en algún disco de computadora con la información relevante para el control de inventario y localización. Algunas personas deben revisar y actualizar estos ficheros y emitir información. Este costo es pesquisable y puede obtenerse a partir de los registros contables. Incluye salarios y gastos del personal de control y auxiliar y los salarios de los jefes de almacenes.

Costo de ruptura de stock

Es el costo en que se incurre cuando no se puede servir un producto por no haber existencia del mismo en los almacenes. Este costo tiene varias maneras de calcularse:

• El costo que ocasionan las consecuencias de la falta del producto.

• El costo de las acciones que se ejecutan para solucionar la afectación que ocasiona la ruptura de stock.

• El costo de material usado en sustituir el producto faltante.

• Las pérdidas por no vender el producto faltante.

• El costo por unidad del producto faltante solicitado.

La única forma satisfactoria de calcular este costo en particular es analizar cada caso y evaluarlo de la mejor forma posible.

En la práctica, estos costos son difíciles de determinar, en ocasiones son independientes de la duración de la ruptura pues, si se consigue un material sustituto, entonces el costo depende del valor y la cantidad de material usado en la sustitución y no de la extensión de la ruptura.

En otras ocasiones puede haber un costo social alto al ser un producto básico para ciertos sectores de la población.

La experiencia internacional muestra en ciertos casos distintas variantes de cálculo de estos costos. Por ejemplo:

- El costo total de la consecuencia de la ruptura.

- El costo por unidad del producto faltante solicitado.

- La ganancia dejada de obtener por no vender el producto faltante.

- El costo por unidad de tiempo multiplicado por el costo de la unidad del producto faltante durante el tiempo que dura la ruptura.

Cualquiera que sea la vía para determinar el costo de ruptura hay que expresarlo en costo anual para hacerlo compatible con el costo de mantener un inventario. Una forma de considerar el costo de una ruptura sobre bases anuales es calcular el costo de una ruptura y multiplicarla por el número de rupturas esperadas en el año.

Durante el análisis de la cadena de valor en la Actividad de Almacenaje se determinó que se podía eliminar un almacén secundario en el municipio de Vertientes lo que trajo consigo un ahorro considerable de recursos materiales y financieros.

En la distribución

Esta actividad comprende desde el despacho en los almacenes provinciales hasta la entrega del producto al cliente considerando el almacenaje municipal o secundario, el almacenaje en las tiendas y el transporte.

Costo de manipulación y almacenaje

Una vez que se solicita un pedido desde un almacén municipal o por un cliente es que se accionan los mecanismos de distribución. Teóricamente, la distribución comprende desde la formación del pedido, la preparación del despacho, la carga y envío hacia los almacenes secundarios y de estos a las tiendas.

Los costos de manipulación y almacenaje en la distribución pueden calcularse por los salarios del personal que trabaja en la formación de pedidos y en el despacho de carga, la depreciación, gastos de operación, mantenimiento y reparación de los equipos usados en el despacho y la formación de pedidos. En este acápite también se incluye el personal de los almacenes secundarios y de los almacenes de las tiendas, la depreciación de las edificaciones e instalaciones de los almacenes, de los equipos, medios, los gastos de operación, mantenimiento, reparaciones y los gastos de embalajes y medios unitarizadores utilizados en la distribución.

En el caso de alquiler de equipos especiales para la descarga de contenedores y otras cargas pesadas o de arrendamiento de almacenes de carácter público, se incluyen en esta categoría.

Costo de transporte

En este costo se incluye el transporte desde los almacenes primarios a los clientes de alto consumo y a los almacenes secundarios, y de estos a las tiendas. El retorno de cualquier género devuelto y el salario del personal de transporte y sus gastos. Si el transporte es propio, se incluyen los salarios y dietas de los choferes y ayudantes, la depreciación de los equipos y las instalaciones y los gastos de operación, mantenimiento y reparaciones y debe trabajarse en la optimización de las rutas. Si el transporte es alquilado son los gastos de flete más estadía de contenedores los que se deben reducir básicamente, e incluir además el salario del personal encargado de programar y coordinar el transporte.

Otros costos logísticos

Todos los gastos asociados a la cadena logística que no encajen en las categorías anteriores se incluyen en este grupo de costos. Por ejemplo: una multa por afectación al ornato público en un almacén

Cualquier gasto o recargo no identificable con los costos logísticos anteriormente explicados y que tengan relación directa con el sistema logístico de la empresa se incluirá en esta categoría.

El sistema de costos logísticos es un conjunto de normas y procedimientos para la planificación, registro, control y análisis de los costos para la toma de decisiones por parte de los directivos.