1.2-Sistema de Información, conceptos básicos

Sistema de Información es el conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos – registros icónicos, simbólicos (fonomémicos o numéricos) o sígnicos (lingüísticos, lógicos o matemáticos) por medio de los cuales se representan hechos, conceptos o instrucciones - los procesa y convierte en información, que almacena para posteriormente distribuir entre sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación a manera de mecanismo de control mediante el cual se puede saber si se cumple con las expectativas y requerimientos de los usuarios. En toda empresa se cuenta con diversos subsistemas de información, surgidos de los diferentes departamentos, que conforman el sistema principal.

Por otro lado las tecnologías de la información son los medios en los que se desarrollan y utilizan los sistemas de información, como lo son computadoras, redes, etc. Dicho de otra manera, los sistemas de información arrojan los reportes que nos llegan a través de las tecnologías de información.

Bajo estas definiciones podemos clasificar a la contabilidad como un sistema de información, puesto que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo de datos, financieros, que sirven como apoyo a los decisores en la toma decisiones en la empresa.

Mason, clasifica a los profesionales de la información partiendo de que son los profesionales que aplican sus conocimientos acerca de la información y la tecnología con el propósito de obtener la información adecuada, de la fuente adecuada, para el cliente indicado, en el momento oportuno y en la forma más indicada para el uso que se le vaya a dar y al costo que justifique su uso.

Dentro de las siete principales profesiones de la información sitúa al contador en primer lugar.

Lo anterior, que es conocido por todos los trabajadores de la información, cuando se relaciona con los especialistas de economía y contabilidad, no es tan claro y aunque se habla en términos de la información contable, no se interioriza que la contabilidad y la información económica-financiera son pilares básicos del Sistema de Información de la empresa, más aún, cuando en nuestras entidades económicas se reporta mediante el Sistema Nacional de Información(SIEN), todas las estadísticas necesarias para la agregación a nivel meso y macro de la economía, lo cual profundiza esta tergiversación acerca de que es realmente información en la empresa.

Aunque muchos autores diferencian la información de datos, utilizando la palabra información para designar un dato tratado de una determinada forma, la utilidad de la información es mas bien un problema de cómo satisface las necesidades del usuario de la misma, por lo cual, lo que es información para una persona puede ser un dato para otra, por ejemplo, cuando los economistas y contadores, decimos que la Prueba Rápida o Prueba Acida de un período de análisis es 1,2, esto nos dice muchas cosas sobre el estado financiero de la empresa, sin embargo para un directivo no versado en el argot de la contabilidad no representaría nada. Por lo cual, no es solamente leer la información oculta en un dato, sino convertirla en información útil a todos.

Para un especialista, sea economista, abogado, médico, ingeniero, bibliotecario, etc. puede valorar una información como significativa y para otros puede ser un - ruido - en el sistema de comunicación de la empresa y en ocasiones para un nivel de decisión, la información que brindamos es significativa y para otro nivel se convierte en un ruido. Por ejemplo el control de gastos de dietas se convierte en un ruido para el comercial o el comprador de la empresa si no hay una visión económica en la dirección empresarial, porque el control a veces molesta y entonces el "contable" es el que no está en la "concreta" y nada más que está para los papeles. Papeles que son parte del Sistema de Información no solamente contable sino, empresarial.

La información en la empresa tiene valor en general y en especial para la economía sí:

 Contribuye a reducir la incertidumbre.

 Es importante para modificar o tomar decisiones.

 Contribuye a mejorar el conocimiento no solamente en el estado del arte de la rama que proviene, sino, es útil para la organización en general.

En la Norma Cubana de Contabilidad se plantea… los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministran información acerca de los siguientes elementos de la entidad:

a) Activos;

b) Pasivos;

c) Patrimonio neto o capital contable;

d) Ingresos y gastos, en los cuales se incluyen las pérdidas y utilidades;

e) Otros cambios en el patrimonio neto; y

f) Flujos de efectivo.

Esta información, junto con la contenida en las notas, ayuda a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros y, en particular la distribución temporal y el grado de certidumbre de los mismos.

¿Nuestros contadores y economistas están preparados para esta función en la empresa? Veamos que se exige hoy a este profesional en materia de idoneidad.

De acuerdo con la Guía Internacional de Educación Nº 9, "Educación de Precalificación, Valoración de la Competencia Profesional y Requerimientos de Experiencia de Contadores Profesionales", de IFAC (Federación Internacional de Contadores) el conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir se reúne en cuatro componentes:

• Conocimiento en Contabilidad que proporciona la base técnica elemental.

• Conocimiento general, cubriendo un amplio rango de temas en las artes, ciencias y las humanidades.

• Conocimiento organizacional y de negocios, es decir, del contexto en el que trabajan.

• Conocimiento en tecnología de la información.

Estos requerimientos de conocimientos, son validos para nuestros profesionales de nivel medio y superior; de hecho en Cuba nuestros profesionales, están formados con herramientas muy superiores a las consideradas mínimas para este tipo de profesional, que considera que un profesional de la contabilidad al nivel de usuario debe manejar:

• Un programa procesador de textos (MS Word, por ejemplo).

• Una hoja de cálculo (MS Excel).

• Un programa de correo electrónico y navegador de Internet.

• Una base de datos.

• Al menos, un paquete de contabilidad básico.

Estos conocimientos en las tecnologías de la información son los elementales si se quieren aprovechar las nuevas oportunidades de negocio.

El contador necesita también tener educación general sobre los sistemas de información, conociendo al menos los conceptos de tecnologías de la información, equipo de cómputo, programas aplicaciones, de organización de datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control interno, seguridad, el papel de la información en las organizaciones y aspectos éticos y legales; aparte del suficiente conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de información que le permitan tomar decisiones razonables para poder identificar las necesidades y alternativas de un sistema de información.

Según la IFAC, debido a que el contador es usuario de los sistemas de información, principalmente de las transaccionales que son los directamente relacionados con su área, debe de influir en su administración y diseño, para lo cual debe conocer los componentes del sistema que maneja. Sin embargo, esta aseveración, no se corresponde con la naturaleza de una Contabilidad Directiva como se verá más adelante. La objetividad del análisis económico-financiero parte de la fiabilidad del dato primario y su vinculación con las áreas donde se genera valor y se agregan niveles de gastos, para esto, los profesionales de la contabilidad y de la economía en general, requieren ser conocedores de la Gestión de información y su aplicación en sus organizaciones.

Utilizando la definición de gestión de información de Woodman, como todo lo relacionado con la obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta, lo cual determina como los objetivos de la gestión de información los siguientes:

• Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.

• Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.

• Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información.

• Asegurar un suministro continuo de la información.

Todos estos elementos están presentes en un buen sistema contable. Si no se presentan los análisis de los Estados Financieros y no se elabora una buena memoria del Balance General, el valor de los estados financieros serán sólo de uso del personal técnico, la alta dirección, los mandos intermedios y los trabajadores no podrán extraer información útil para sus intereses, así los beneficios derivados del sistema contable, no se llegan a convertir en información significativa aunque cierren los estados financieros en fecha, sino, solamente serán información para especialistas. Las cifras por suerte, no hablan sola, hay que convertirlas en información para maximizar su valor según los diferentes usuarios y actores que participan en la obtención del dato económico.