Capítulo I. Conocimiento, información y Contabilidad Directiva

1.1- La Contabilidad como sistema de información

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en una empresa o entidad económica acorde con los diversos procedimientos para alcanzar el máximo rendimiento económico que implica el trabajar con: eficiencia, eficacia y economía de recursos. Por consiguiente, los directores a través de la contabilidad podrán conocer y tomar decisiones sobre la efectividad de sus empresas, conocer la solvencia de la misma, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros y determinar la capacidad financiera de la empresa.

La obra del franciscano Fray Luca Paccioli de 1494 titulado "La Summa de Arithmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá", marca el inicio de la literatura técnica de esta materia, considerada como ciencia en la actualidad por unos y técnica por otros - esa discusión académica no será objeto de este trabajo- el autor la considera una ciencia y por demás aplicable a todas las acciones del hombre, en primer lugar en la economía familiar.

Cada país tiene regulado el nomenclador de cuentas para el registro del hecho económico; en Cuba las Normas Cubanas de Contabilidad, Resolución No. 235-2005 y la Resolución 294 regulan todo lo referente al sistema de contabilidad de las empresas que operen en nuestro país, sean estatales o mixtas.

Dentro de los sistemas de información empresarial, la contabilidad es tratada generalmente como un subsistema. Según Álvarez (1995: 27-31) los sistemas de información de las empresas están formados por cuatro subsistemas que son: SIAD (Subsistema de información para la alta dirección), EIS (Subsistema de información para ejecutivos), MIS (Subsistema de información para la gestión) y SIC (Subsistema de información contable); los cuales se nutren de todos los datos e informes relevantes, tanto de origen interno como externo, ya sea de naturaleza financiera como no financiera.

Actualmente, dentro de los sistemas de información empresarial, la información contable se erige como uno de los subsistemas más notables y eficaces. La llamada contabilidad social (incluida la contabilidad medioambiental), plantea que estos conceptos, rompen con la idea tradicional de “dar información” o “rendir cuentas”. Según los seguidores de esta teoría, los economistas clásicos limitaban la misión de la empresa a la obtención de beneficios. Sin embargo, ahora se asume también su función social, que implica informar no sólo sobre los resultados económico-financieros, sino además sobre actuaciones de tipo social y medioambiental. Es un reto para el sistema contable tradicional utilizar también medidas no financieras (Correa, 2005).

Lo anterior no discrepa con la función básica de la contabilidad, brindar la información necesaria a gerentes, directivos, accionistas, bancos, y trabajadores, con relación a la naturaleza del valor de las acciones productivas que la empresa desarrolla y determinar las deudas a terceros y el patrimonio con que cuenta la entidad( incluidos los intangibles), su objetivo principal es suministrar información, con base en registros técnicos de las operaciones realizadas, sean gastos medioambientales, acciones para cumplir con la responsabilidad social de la empresa, u otras, que son resueltas por el capital intelectual de las empresas. Al interpretar los resultados con el fin de dar elementos para la toma de decisiones, se convierte en información detallada y dirigida a los diferentes usuarios. Sin embargo, esta información no está integrada adecuadamente en muchas entidades al Sistema de Información Empresarial creando un vacío de conocimiento para tecnólogos y directivos intermedios. Con relación a la información suministrada, ésta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

 Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

 Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

De aquí la Importancia de la contabilidad como memoria tecnológica de la empresa, porque refleja sobre que actividad ejercer control y con énfasis en las negociaciones mercantiles y las acciones financieras. Con el fin de incrementar la productividad y el aprovechamiento de las capacidades y no menos importante: brindar información de carácter legal con relación a las obligaciones con el fisco entre otras de este tipo.

El asumir la contabilidad como un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa en la llamada Teneduría de libros, incluso por los especialistas contables, ha traído como consecuencia que en muchas entidades la contabilidad ha dejado de ser vista en toda su magnitud para brindar sus aportes fundamentales a la toma de decisiones en nuestras empresas. Sin embargo la diferencia entre Teneduría de Libros y Contabilidad están claras para todos nuestros especialistas:

Teneduría de libros Contabilidad

Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa Analizar y valorar los resultados económicos

Narrar en forma escrita los hechos contables Agrupar y comparar resultados

Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir

Está bajo control y supervisión del contador Controla el cumplimiento de lo programado

En muchas de nuestras empresas el papel que está asignado y se autoasignan los Contadores es el de Tenedor de Libros, pues solamente están enfrascados en la entrega de los Estados Financieros y su análisis se centra en el análisis e Interpretación de los mismos, a través de ratios y proporciones; lo cual es útil, pero no siempre brinda los elementos necesarios para una dirección en medio de cambios constantes que requiere la adecuación a las condiciones del entorno y lo más peligroso, algunos contadores ven a la tecnología como un problema de los tecnólogos e ingenieros, y ¿ dónde se genera el dato primario?, si no es allí donde se produce el hecho económico, donde surgen los problemas tecnológicos, allí donde se toman decisiones productivas y de servicios.

Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera.

La contabilidad administrativa se planeará de acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones. La contabilidad financiera deberá planearse para proporcionar información cuantitativa, comparativa y confiable a sus usuarios externos.

La Contabilidad, se puede concluir, que el hombre a través del tiempo se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizó en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales, los procesos y técnicas contables han evolucionado y aunque siempre se ha considerado como parte del Sistema de Información de una empresa, hoy más que nunca está llamado a convertirse en un componente básico de éstos sistemas en cualquier entidad.