BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA FISCAL

María del Carmen Padrón y otras




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4. Confección y habilitación de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo (P/T) conforman el conjunto de documentos donde el auditor recopila, analiza y comenta la información y evidencias captadas en el transcurso de una auditoría. Son las vías de conexión entre los registros y documentos originales con el informe final de la auditoría. Además constituyen la única prueba de exactitud de la deuda determinada y de otras violaciones detectadas, reflejan el alcance de la prueba realizada y período objeto de la verificación. Igualmente deben consignar las conclusiones a las que se ha arribado en el transcurso del trabajo.

Se consideran también P/T las evidencias y antecedentes formados por documentos de la propia entidad auditada o fotocopia de los mismos, lo que puede representar un ahorro de tiempo considerable para el auditor.

Los P/T deben cumplir los propósitos siguientes:

• Servir de fuente de información para la determinación de la deuda tributaria, la elaboración del Informe y la Resolución; además de respaldar pruebas en caso de acción legal.

• Servir como evidencia de que el auditor ha observado las normas de auditoría vigentes y que la auditoria ha sido cuidadosamente planeada, organizada y conducida.

• Determinar la corrección de los registros de la entidad auditada, la confiabilidad de los mismos y la relación de la información de los estados financieros con los registros auxiliares de contabilidad.

• Facilitar la supervisión sistemática del trabajo por el jefe de grupo, supervisor u otro funcionario facultado para ello.

• Dejar constancia del alcance y limitaciones en las comprobaciones e investigaciones practicadas, así como del período objeto de la verificación; lo que permite fijar el grado de responsabilidad que asume el auditor. Asimismo, hacer constar que ha sido revisado el Expediente Único de Auditoría que debe tener la entidad auditada.

• Permitir que otra persona técnicamente competente pueda entenderlos y proseguir los trabajos interrumpidos por cualquier causa, por el auditor que inició la auditoría o, evaluar los hechos ante posibles discrepancias que presente el auditado sobre los resultados de la auditoría.

• Resumir los resultados de cada tributo verificado con vista a servir de base para las determinaciones de adeudos y la elaboración del Informe.

• Analizar con el jefe de cada área donde se detecten violaciones que conlleven la determinación de adeudos o la aplicación de medidas los resultados del tributo auditado, quien firmará ese P/T como constancia de su conocimiento y aceptación o criterios sobre los hallazgos mostrados.

Para lograr los propósitos señalados, los P/T deben cumplir los requisitos siguientes:

• Contener las evidencias suficientes, relevantes, competentes y razonables de las comprobaciones, verificaciones e investigaciones realizadas por el auditor; las que deben ser veraces.

• Consignar los objetivos y alcance de la auditoría, así como los programas, guías y metodologías utilizados en la misma; incluyendo los criterios y métodos utilizados para la determinación de la muestra y su obtención.

• Mostrar el origen o fuente de la información, lo que permite determinar el valor de la evidencia.

• Estar organizados por tributos, objetos de comprobación en la auditoría.

• Tener un índice y referencias cruzadas entre hallazgos que se relacionan entre si y con el resumen del tributo, así como con la copia del informe final que se archiva en el expediente de auditoría.

• Consignar en cada hallazgo que así lo requiera la normativa o procedimiento que se incumple.

• Constancia, mediante firma o cuño personal y fecha, en el margen inferior izquierdo, que el P/T ha sido revisado por el jefe de grupo, supervisor o cualquier funcionario autorizado para ello.

• Marcas uniformes que indiquen la ejecución de determinadas actividades.

Dada la importancia que tienen los P/T, así como la imagen que proyectan del auditor, los mismos se deben confeccionar con el mayor cuidado y esmero posible, por lo que se han de tener en cuenta las cuestiones de forma y contenido que a continuación se señalan: Redacción clara y precisa; sin borrones, enmiendas o tachaduras, letra legible y sin errores matemáticos en los cálculos que realice el auditor, adecuado uso del signo que identifica el tipo de moneda y de las rayas y doble rayas, escritos por una sola cara, cada tema debe iniciar una hoja elaborar a lápiz, excepto los arqueos de efectivo, inventarios y los resúmenes de los temas, u otros que deban ser firmados por los responsables, trabajadores de las áreas o personas externas no utilizar siglas que previamente no hayan sido declaradas, salvo que sean de uso común, ejemplo: MP, UM, etc., no incluir en la misma hoja, notas y comentarios sobre asuntos o materias distintos. Tampoco se deben incluir análisis de cuentas diferentes, salvo que tengan una relación muy estrecha y se complementen, utilizar marcas convencionales que indiquen las comprobaciones y verificaciones realizadas en libros, registros, formularios y otros documentos que se revisen.

El encabezamiento es común para todos los P/T, incluyendo aquellos que son originales, fotocopias de documentos obtenidos en la propia entidad o proformas de trabajo.

Debe ubicarse a tres centímetros, como mínimo, del borde superior de la hoja, así como contener la información siguiente:

• Nombre de la entidad auditada.

• Número de Identificación Tributaria (NIT)

• Título del tributo o asunto de que se trate.

• Fecha o período que cubre la muestra

Además, deben tener una adecuada numeración que facilite la localización de los mismos y permita tener la certeza de que no falten P/T en el expediente que al efecto se crea en cada auditoría. Dentro de cada tema, los P/T se numeran consecutivamente, identificando cada hoja con su número de orden correspondiente seguidos de una diagonal y el dígito asignado a la última hoja del tema, ejemplo: Tema X “1/14, “2/14, “3/14, etc. Si después de numerados los P/T relativos a un tema determinado, surge la necesidad de intercalar uno o varios que pertenezcan al mismo tema, se le asigna a dicho P/T el número de orden de la hoja inmediata anterior a donde se desee ubicar, adicionando a dicho número un punto, seguidos del dígito de orden que le corresponde a cada nueva hoja, una diagonal y el número del último P/T que se agrega, ejemplo: Hoja inmediata anterior “3/14”, de ser siete las hojas que se incorporan sería: “3.1/7”, “3.2/7”, “3.3/7”, etc.

El número del P/T se ubica al mismo nivel del nombre de la entidad. Concluida la confección de cada legajo, todas las hojas que lo conforman se numeran secuencialmente en el margen inferior derecho con bolígrafo o lápiz de color. A continuación del número y en filas, se consignan: día, mes y año en que se confecciona el P/T y la firma y cuño personal del auditor.

A continuación se expone un ejemplo del encabezamiento de un P/T:

Entidad: _________________ P/T: 1/7

NIT: ____________________ Fecha: 31/7/05

Tema: ___________________ Firma: (del auditor)

Período: __________________ Cuño: (del auditor)

Marcas: Son los símbolos que utiliza el auditor con el objetivo de dejar constancia fehaciente de los actos ejecutados; lo que permite que otros funcionarios autorizados conozcan cuales fueron las acciones desarrolladas. Es obligatorio consignar en los P/T las marcas que el auditor utiliza y su significación.

Cuños: El objetivo de los cuños es facilitar el trabajo del auditor como elemento de identificación en documentos propios o de la entidad, así como para dejar constancia que los mismos han sido revisados.


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