- El control y los sistemas de información. Tipos de control

No puede haber planificación ni control si no se dispone de la información necesaria en tiempo y en forma . Es por ese motivo que las propuestas de modernización estatal siempre incluyen el uso de técnicas y métodos para procesar información en tiempo real. En general se busca articular las herramientas informáticas con la obtención de datos primarios y la estructura organizacional.

Como una primera aproximación a los sistemas de información, plantearemos una diferenciación entre los sistemas necesarios para la gestión operativa (sistemas “transaccionales”) y los sistemas que brindan información para planificar, tomar decisiones y controlar. Los comentarios que siguen se centrarán en estos últimos.

Hay varias maneras de nombrar a los sistemas de información: sistema de información organizacional, sistema de información y decisión, sistema de información de gestión, sistema de procesamiento de datos. En general, cabe decir que, ante el volumen y complejidad de los datos a procesar, es indispensable la incorporación de herramientas informáticas. Pero, en contra de una generalizada creencia, un sistema de información orientado hacia la planificación, la decisión ejecutiva y el control no es simplemente un conjunto de computadoras. Es un sistema de funciones y relaciones que vincula las herramientas informáticas, la organización, el personal capacitado, la comunidad a la que se sirve y la conducción del gobierno local. Técnicamente, lo esencial de ese sistema es la información, registrada, procesada y comunicada mediante computadoras, programas informáticos y técnicos idóneos.

El objetivo de toda información es describir y explicar situaciones reales mediante datos cuantitativos y cualitativos, numéricos, gráficos, conceptuales, relacionales, para direccionar la acción política en el marco de un contexto dinámico. Con respecto a la planificación y la toma de decisiones, la información cumple las siguientes funciones:

• Reduce el nivel de incertidumbre.

• Permite prever la aparición de problemas o desviaciones.

• Disminuye el tiempo de reacción ante nuevas situaciones.

• Eleva el nivel de racionalidad de las decisiones.

• Optimiza la eficacia y eficiencia de las acciones.

En un sistema de información, las diversas áreas de la organización procesan y suministran en forma sistemática y homogénea la información propia, compatible con la información del resto. El sistema vincula todos los datos y los pone a disposición de los usuarios / productores de información. Es fundamental esa sistematización, para asegurar la conectividad técnica (protocolos de comunicación, soft de soporte, medios magnéticos, etc.) y la conectividad funcional (que datos almacenar y que características deben tener).

Esa información debe fluir a través de una red o malla, con múltiples posibilidades de relación, en una comunicación multidireccional, con variados niveles de acceso y jerarquías de usuarios. También deben establecerse relaciones con otras organizaciones, para recibir y dar información.

Una buena base para los sistemas de información en el ámbito de la administración pública son los sistemas de información geográfica (SIG), que son bases de datos relativos al territorio y su dinámica, con reglas para su procesamiento y precisas “geo-referencias”. Sobre esa base, más los datos que genera la organización, se pueden elaborar indicadores de gestión, así como información sociodemográfica, económica y de infraestructura. En el caso de una gestión municipal, por ejemplo, se pueden distinguir dos tipos de información: sobre la ciudad y sobre la gestión. En un apretado resumen, la información procesada disponible suele referirse a los siguientes aspectos:

• Información sobre la ciudad:

Económica: Precios, actividad económica, recaudación, presión tributaria, poder adquisitivo, ocupación, desocupación, subocupación, etc.

Hábitat: Infraestructura, estructura vial, equipamiento social, desarrollo territorial, uso del suelo, transito y transporte, medio ambiente; demografía, vivienda, villas de emergencia, estado sanitario, pobreza, encuesta de hogares, seguridad.

• Información sobre la gestión:

General: Recursos humanos, materiales y financieros.

Sectorial: De cada una de las áreas de la organización.

Desarrollo urbano: Obras viales, señalización, iluminación, cloacas, gas, espacios verdes, arquitectura, planeamiento urbano.

Salud: Atención primaria, unidades primarias, unidades de mayor complejidad, servicio odontológico, control alimentario, bromatológico y ambiental.

Educación, cultura y turismo: Educación, actividad cultural, turismo, espectáculos públicos.

Administración general: Personal, imprenta, apoyo de gestión, Registro Civil, Cementerios.

Desarrollo social y participación vecinal: Guarderías, atención materno-infantil, hogares de ancianos, centros vecinales, centros de la tercera edad, deportes, recreación.

Medio ambiente: Polución y contaminación del aire, preservación del suelo, residuos tóxicos y contaminantes, sistema hidrológico, tratamiento de residuos.

La implantación de un sistema integrado de información, con frecuencia plantea inconvenientes, tales como: Reticencia a compartir información -Desparejo nivel de sistematización -Carácter político de la organización -Modalidades de la toma de decisiones -Variedad y dispersión de nomenclaturas y unidades -Hábitos de planificación “subjetiva” -Escepticismo ante la complejidad del sistema propuesto.

Para implantarlo con éxito hay que definir primero los objetivos del sistema y el nivel de detalle con que trabajará. Es importante aprovechar toda la información ya existente, sistematizada o no. Finalmente, hay que buscar que los sistemas entreguen resultados prácticos y tangibles.

Guillermo Inchauspe concluye afirmando que “este tipo de desarrollos tiene características técnico-políticas, donde es necesario combinar los conocimientos y metodologías específicas del desarrollo de sistemas informáticos con una cuota importante de “gerenciamiento”, que garanticen la efectiva y eficiente instalación y puesta en marcha.”

Los diversos tipos de control suelen definirse tomando como criterio de diferenciación el momento de la actividad general en que el control se realiza. Desde ese punto de vista se habla de:

• Control preliminar: Este tipo de control trata de prevenir la ocurrencia de problemas durante la posterior ejecución de las actividades. Es una verificación de los atributos, cantidades y disponibilidad de recursos necesarios, en relación con los niveles de actividad previstos. Las técnicas de control habituales en este tipo de control son: el proceso de selección (por ejemplo, la selección de candidatos para un puesto, a fin de prever su buen desempeño futuro); la inspección de materias primas y materiales necesarios (por ejemplo, la verificación de existencias y de calidad de los elementos para una campaña de vacunación); el presupuesto de capital (para saber, por ejemplo, cuanto dinero exigirá la ejecución de un proyecto y cada una de sus etapas o fases); y el presupuesto financiero (por ejemplo, para asegurar que las fuentes de financiación y el flujo de fondos acompañarán a la ejecución física de las actividades).

• Control concurrente: Este tipo de control se realiza “en paralelo” con la ejecución de las actividades y tiene por objeto la detección temprana de posibles desviaciones, y la verificación de la correcta ejecución de las mediciones de desempeño, con miras al control de resultados. También se incluye en este tipo de control la supervisión directa de la gerencia mediante observación personal y ocasionales intervenciones y directivas dadas en cada caso.

• El control de resultados: Es el más habitual, o por lo menos el que más se asocia con la idea general de la función de control. Se realiza una vez finalizada la actividad (por ejemplo, al terminar la ejecución de un proyecto) o al cabo de un determinado período de tiempo (por ejemplo, los balances o inventarios anuales). Son datos definitivos, que nos informan sobre la medida en que se alcanzaron los objetivos del proyecto o del período que abarca el ejercicio. Este último caso permite también medir la evolución en períodos sucesivos. Es un procesamiento de datos históricos, cuya finalidad última es corregir el futuro.

Las técnicas más usuales en este tipo de control son los presupuestos, los costes estándar, los estados financieros, el control de calidad de los productos terminados, la evaluación del desempeño de los empleados, etc. En el caso de los servicios, públicos o privados, debido a su carácter intangible, es frecuente acudir como fuente de información a las encuestas de satisfacción de los clientes o ciudadanos.

En todo proceso administrativo , hay que hacer de los datos la base de las decisiones y las acciones. Hay que discutir las cuestiones a partir de datos, de hechos. Usar índices numéricos permite, en muchos casos, comprender la situación actual, basar los planes de futuro, medir los avances, determinar las prioridades, solicitar los medios necesarios, determinar a priori las consecuencias probables de los cambios, comparar resultados, informar a los interesados, reconocer los méritos y apoyar el compromiso de los empleados y directivos.

Los datos recogidos no deben ser necesariamente muchos, sino significativos; registrados y usados correctamente, mediante muestreos aleatorios y métodos de análisis estadístico. No se deben distorsionar los resultados, ni complicar las cosas, ni buscar más o menos datos que los necesarios, ni dejar de tener en cuenta los diferentes contextos de la información.

La información sobre resultados debe ser “fácil de ver”, con indicadores visibles y simples, que prácticamente cualquier persona pueda entender. Aunque los aspectos organizacionales y humanos suelen ser lo que más llama la atención, no debe descuidarse la importancia de la tecnología, del uso del control estadístico de procesos, etc.

Tienen particular importancia los ciclos de regulación y control, para el mantenimiento de los procesos en su correcto funcionamiento; para la mejora de los procesos (más simples, más baratos, más rápidos, más seguros); y para las acciones correctivas cuando sean necesarias.