B) EJERCICIO DE LAS FUNCIONES EJECUTIVAS.

- Concepto e importancia del planeamiento

PLANIFICAR es una función gerencial básica, que consiste en un conjunto de actividades intelectuales que apuntan a: Prever situaciones y definir metas -Formular políticas -Elaborar proyectos -Asignar recursos.

Tiene la finalidad, en última instancia, de mantener a la organización para la cual se planifica en un adecuado y creciente nivel de interacción positiva con su contexto social, según los fines de la organización y las necesidades sociales que ella procura satisfacer .

Es de hacer notar que una característica fundamental del actual contexto de las organizaciones, con su acelerado ritmo de cambios, es el incremento de la incertidumbre con respecto a la evolución de las tendencias de futuro, por lo que en general no se planifica en base a un solo objetivo, sino con una técnica de escenarios, donde se definen algunos escenarios de futuro posibles, objetivos realizables para cada escenario y estrategias adecuadas para cada objetivo.

Una organización es un sistema finalista y abierto en permanente proceso de adaptación a un contexto cambiante y con frecuencia muy difícil de predecir. La planificación, siempre en estrecha relación con el control, es quien permite realizar esa adaptación.

Planificar es un proceso que puede representarse como una pirámide en cuyo vértice está la misión, y en niveles decrecientes se encuentran los objetivos, las estrategias, las políticas, los procedimientos, las reglas, los programas y finalmente, en la base de la pirámide, los presupuestos.

La misión es el objetivo último de la organización, que define su identidad, el sentido de su actividad y los valores que pretende servir. Los objetivos son los resultados a lograr en determinado horizonte temporal, las situaciones futuras que la organización desea realizar. Las estrategias son los caminos que la organización se propone seguir para realizar sus objetivos. Las políticas son declaraciones de principios que guían la toma de decisiones hacia los objetivos. Los procedimientos son guías para la acción, que indican los pasos a seguir en cada actividad. Las reglas definen lo que se puede y lo que no se puede hacer dentro de la organización. Los programas se refieren a un determinado curso de acción hacia un objetivo específico, y contienen un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir y recursos a emplear. El presupuesto es la expresión monetaria de un programa, que especifica los resultados esperados y los costos estimados para su obtención. El presupuesto es la principal herramienta del control.

Dentro del proceso general de la administración, es difícil exagerar la importancia de la planificación, ya que es la función que orienta a las demás funciones: ayuda a definir el tipo de organización más adecuado, el nivel de participación de los integrantes, el estilo de liderazgo y los medios de comunicación más adecuados.

Hay diferentes tipos de planes, según su alcance, plazo de tiempo y especificación. Según su alcance, encontramos:

• Planes estratégicos: Afectan a toda la organización, establecen la misión y los objetivos generales, sitúan a la organización en función de su entorno y en el largo plazo.

• Planes operativos: Parten de los objetivos definidos en los planes estratégicos y especifican detalladamente cómo realizarlos, en el mediano plazo.

Según el plazo de tiempo asignado para su logro, encontramos:

• Planes de corto plazo: En general, dentro del año o plazo inferior a este.

• Planes de mediano plazo: En general, entre uno y cinco años.

• Planes de largo plazo: Más de cinco años

Esas duraciones son relativas y dependen mucho de las circunstancias del contexto: en épocas estables pueden tomarse esos valores, y en épocas inestables (inflación económica, crisis políticas) pueden tomarse períodos mucho más breves, aún para el largo plazo.

Según su especificación, encontramos:

• Planes específicos: Están definidos con precisión y no admiten interpretaciones ni ambigüedades.

• Planes direccionales: Son más flexibles, solo establecen directivas generales y permiten optar entre varios cursos de acción posibles.

En las tareas de planificación, de todo nivel, tienen una gran importancia los objetivos. Entre sus principales características recomendables, encontramos:

• Tienen que ser pocos y ordenados según su prioridad.

• Deben ser realistas y verificables.

• Deben ser claramente comunicados y conocidos.

Hay una relación entre los niveles de los objetivos los niveles de la organización que son responsables finales de su establecimiento, vigencia y coherencia:

• Misión de la organización: Máximo nivel de la conducción política; alta dirección; jefe ejecutivo.

• Objetivos de la organización en su conjunto: Jefe ejecutivo; alta dirección, con participación de técnicos especialistas y empleados.

• Objetivos de los departamentos: Jefes de departamentos, con participación de empleados y eventualmente de técnicos especialistas.

• Objetivos de las secciones: Mandos medios de los departamentos y empleados seleccionados de cada nivel por debajo de los ejecutivos.

Como consejos prácticos para realizar tareas de planificación pueden tomarse los siguientes:

• La planificación es un proceso continuo, abierto y dinámico.

• La planificación debe tomar en cuenta las capacidades propias de la organización.

• Hay que dividir los planes en etapas reducidas y manejables.

• Hay que establecer objetivos intermedios.

• Hay que hacer participar al personal en el proceso de planificación para motivarlo, crear bases de consenso y facilitar la realización posterior.

• Se debe planificar antes de presupuestar.