- Concepto e importancia del control de gestión

Se puede considerar, en una apretada síntesis, que las funciones esenciales de todo gobierno son:

• La creación proactiva de futuros posibles y deseables.

• La establización y regulación de las actividades del conjunto social gobernado.

• La evaluación del desempeño o control de gestión.

El control de gestión es típico del nivel de gobierno, que luego de construir el modelo que considera adecuado para relacionar el sistema que gobierna con su ambiente, y de definir las políticas que se seguirán para ello, realiza el control de gestión sobre las gerencias encargadas de las diversas actividades administrativas y sobre sus ejecutores directos.

Es el gobierno quien dispone de las herramientas del control de gestión par evaluar el logro de las metas establecidas y para medir el grado de satisfacción de los usuarios del sistema. Mediante ese monitoreo o control de gestión, el gobierno también realiza el seguimiento, evaluación y corrección de las políticas frente a los cambios que impone lo impensado, lo imprevisto, la incertidumbre que acompaña siempre a todo proceso de planeamiento y realización de proyectos.

Para cumplir con esa tarea, el gobierno debe ejercitar primero en plenitud su función básica de información y control, que esencialmente consiste en:

• Diseño del sistema de información y control.

• Coordinación de las capacidades de procesamiento de la información.

• Programación de las actividades de información y control, para obtener información significativa.

Es muy importante que todas las actividades clave, los procesos críticos y las condiciones en que deben cumplirse las diversas actividades, queden claramente reflejadas en los indicadores del sistema de control de gestión. Es esencial una adecuada elección y construcción de dichos indicadores.

El logro o desempeño en proyectos y programas se expresa de diversas formas, cuantitativas y cualitativas. Existen al menos cuatro tipos básicos de indicadores:

• Indicadores de resultados o de magnitud de los servicios brindados.

• Indicadores de las condiciones de producción de esos resultados.

• Indicadores ambientales o del contexto.

• Indicadores del nivel de satisfacción de los usuarios.

En el plano de lo estrictamente económico, valen los indicadores que miden la eficacia de los procesos de producción, financiación y comercialización de los productos o servicios. Pero el sector público no solo se orienta por consideraciones económicas o de mercado, sino que se tiene en cuenta una perspectiva social: las demandas colectivas, los derechos civiles, las necesidades impostergables, la seguridad, la justicia. En el control de gestión de las instituciones públicas debe tenerse muy en cuenta su propia naturaleza, su misión y su razón de ser.

Peter Drucker, en su obra sobre instituciones sin fines de lucro destaca que ellas buscan que el usuario sea un participante, que construye algo, un cambio como ser humano. Los indicadores, en consonancia con ese enfoque, deben referirse a los cambios producidos en el estado del ciudadano, y no solo a la magnitud o el precio de los servicios entregados.

El desempeño que se procura evaluar tiene, pues, expresiones cuantitativas y efectos cualitativos. Esa calidad no es una variable de ajuste sino una condición de la misma prestación del servicio. Los efectos cuantitativos, visibles en el corto plazo, deben completarse con los efectos cualitativos, de largo plazo, relacionados con la misión de cada institución pública.

Ejemplos de algunos indicadores cuantitativos utilizables en actividades típicas del sector público pueden ser:

• Cantidad de usuarios atendidos por período de tiempo (estudiantes, enfermos, pasajeros, asistentes).

• Duración promedio del servicio o prestación (días cama/paciente, años de duración promedio de una carrera).

• Resultados finales (cantidad de inmigrantes por período de tiempo, de graduados, de pacientes dados de alta).

• Recursos asignados a un proceso (tiempo de atención médica, cantidad de docentes aplicados a un programa).

El control de gestión, desde el punto de vista de la eficacia, con un enfoque cuantitativo y normativo, puede aplicarse en la administración pública en los siguientes temas generales:

• En los procedimientos internos, respecto de la obtención y aplicación de recursos financieros por parte de las oficinas públicas, en especial cuando se requieren refuerzos de las partidas presupuestarias asignadas.

• En las decisiones de gestión, en aspectos tales como la aplicación de las leyes, la racionalidad técnica, la legitimidad y oportunidad de las acciones administrativas.

• En los controles entre los poderes constitucionales, especialmente del Poder Legislativo sobre el Poder Ejecutivo en la utilización de los recursos del Estado, como la Auditoria General, los entes reguladores, etc.

La principal crítica que se ha hecho a estos controles cuantitativos es que la burocracia se desentiende de los resultados y a lo sumo mide las erogaciones en comparación con los presupuestos, cuidando los procedimientos y juntando las constancias de haber cumplido con las normas, sin reparar en los resultados de la labor en términos de satisfacción de requerimientos sociales, solución a fondo de los problemas, etc. Una consecuencia frecuente de esto es que los burócratas reciben más dinero cuanto más fracasan, porque las necesidades son mayores.

Frente a la necesidad de incluir la consideración de los resultados cualitativos de los programas complejos, se ha propuesto la llamada evaluación global, que tiene en cuenta la realidad socio-política, en dimensión diacrónica y sincrónica, además de los aspectos normativos y presupuestarios. “Es necesario evaluar la calidad de las respuestas y medir no solo su productividad sino también su congruencia. Más de lo mismo no es suficiente. También debe tenerse en cuenta la existencia de resultados vitales, pero de difícil medición, como la democratización de las actitudes”, concluye Etkin en la obra mencionada.