- Capacitación, motivación y comunicación

Un tema muy relacionado con los nuevos puestos de trabajo polivalentes es el de la formación, o más específicamente, autoformación del personal, como lo denomina Francisco Segrelles Cucala , para quien la formación es “concienciar sobre la necesidad de modificar actitudes y comportamientos y actualizar los conocimientos profesionales” en forma acorde con los requerimientos del mercado.

La formación exógena es la adquisición de conocimientos y técnicas para mejorar la forma de hacer las tareas en cada puesto de trabajo, mientras que la autoformación implica autonomía de aprendizaje, responsabilidad, elaboración de un proyecto personal, integración de la formación en el trabajo diario, uso de nuevas tecnologías en la formación; y sobre todo, cambio de actitudes y comportamientos, desde adentro hacia fuera.

La formación continua del personal requiere una motivación, para mantenerse a lo largo del tiempo. Lo ideal es vincular la formación con los ascensos o al menos con el plan carrera, pero esto no es siempre posible. También debe destacarse la importancia de la formación para el desarrollo personal, la profesionalidad, el gusto de participar en un cambio positivo, que consolida a la organización.

Miguel Ordóñez Ordóñez trae algunas reflexiones de valor sobre el paso de la motivación extrínseca a la auto motivación. La pregunta sobre la motivación del hombre en el trabajo ha sido siempre una preocupación de los estudiosos de la materia.

Para Taylor y para la “teoría X” de McGregor, las recompensas y sanciones son el eje de la motivación. Para el enfoque humanista, por ejemplo, E. Mayo, es fundamental la socialización de las recompensas, el reconocimiento del trabajador como persona, la información y la participación que se le permite.

El enfoque participativo, por ejemplo de Maslow, McGregor y Herzberg, considera fundamental el despliegue de iniciativas personales y grupales, la responsabilidad asumida en la dinámica de los grupos y la conciencia de la unidad de todo proceso de trabajo.

Los aportes más nuevos a este tema, por ejemplo, Munduate, destacan el valor motivador de la identidad, variedad e interés de las tareas, de la autonomía en el trabajo, de la retroalimentación sobre resultados y su acuerdo con los valores, metas y objetivos de los individuos, siempre en relación con el grado de implicación y compromiso organizacional de los mismos.

Miguel Ordóñez hace notar que “motivar” también significa “preparar mentalmente una acción”, vale decir un significado interno al sujeto: ese es, justamente, el sentido de la auto motivación.

La auto motivación se fundamenta en un esquema interno de necesidades, valores, metas, objetivos, expectativas de auto eficacia, teniendo también en cuenta la evolución del ser humano, o sea la modificación que los móviles humanos experimentan con la edad, y es favorecida por factores externos que la refuerzan:

• Las características del trabajo: su interés, variedad, identidad, autonomía, retroalimentación de su efectividad.

• El contexto del trabajo: retribución, estabilidad, relaciones interpersonales, condiciones físicas de la actividad y de su ambiente.

• La significación del trabajo: su utilidad y valor social, las posibilidades de desarrollo profesional.

• La situación de la empresa: consolidación, crecimiento o, por el contrario, dificultades y ajustes.

Desde el punto de vista de la organización se pueden generar situaciones que favorecen la auto motivación:

• Procedimientos que demuestren confianza en el hombre.

• Mecanismos de promoción lateral: desarrollo personal, acceso a nuevos campos de acción, nuevas responsabilidades.

• División de grandes empresas en pequeños núcleos de negocios con cierta autonomía, donde son más fáciles las relaciones interpersonales directas.

• Formación de equipos autogestionados.

• Crear la figura de un “defensor del empleado”.

Dadas las características altamente dinámicas del contexto, un tema de la mayor importancia se refiere a la gestión del cambio y la innovación, y por consiguiente, al ejercicio de la creatividad en la organización. En las actuales condiciones, una empresa, para sobrevivir, debe ser capaz de dirigir y promocionar el cambio y la innovación. Ese es el tema que desarrolla Luis C. Collazos Muñoz , para quien el cambio es “toda alteración del statu quo”, y la innovación es “una nueva idea para iniciar o mejorar un proceso, producto o servicio”.

Los cambios son motivados tanto por fuerzas externas, económicas, políticas, sociales, internacionales, etc., como internas, tales como reorganizaciones, avances tecnológicos, cambios de liderazgo, etc.

Para las organizaciones, hoy es muy importante tratar de anticiparse a los cambios, para acelerar la adaptación, neutralizar las barreras y facilitar el proceso cognitivo de la creatividad, que en síntesis es ”el desarrollo de una idea, concepto o proceso percibido como novedoso”.

Se pueden aplicar técnicas para fomentar la creatividad. En general, están basadas en las llamadas “fases de la creatividad”:

• Preparación: definir el problema y sus alternativas.

• Incubación: aplicación del pensamiento divergente.

• Iluminación: aparición repentina de un hallazgo innovador.

• Verificación: comprobación de la validez de la idea.

En resumen, se trata fundamentalmente de perder el miedo a equivocarse, cuestionar los supuestos habituales desde una mirada renovada y critica, no censurar las ideas nacientes y buscar en todos los temas, puntos de vista diferentes.

La comunicación: Pese a la gran importancia del tema, prácticamente no hay empresa que no tenga problemas de comunicación. Javier Blanco Belda sostiene que la comunicación es un instrumento fundamental de gestion de la empresa, y que un directivo que no comunica, no dirige. En toda organización hay que gestionar la comunicación para:

• Explicar el proyecto de empresa.

• Dinamizar el modelo cultural de la empresa.

• Dar a conocer la situación de la empresa.

• Sensibilizar al entorno.

• Sensibilizar al equipo humano.

• Formar al equipo humano.

• Crear grupos de trabajo.

La comunicación puede ser externa (en relación con el entorno social) o interna (entre sectores y personas de la organización). Entre ambas debe haber congruencia, aunque varíen los medios utilizados.

El tema central de la gestión de los recursos humanos de una organización es la comunicación interna, que consiste básicamente en hacer llegar a todo el personal los mensajes necesarios para el desarrollo de la estrategia y el logro de los objetivos de la empresa; y en recibir del personal sus reflexiones, requerimientos y reacciones.

La comunicación es una avenida de doble vía, que abarca desde las grandes decisiones que afectan al futuro de la empresa hasta los acontecimientos corrientes de cada día. La comunicación puede ser escrita u oral; descendente, ascendente u horizontal; formal o informal. Lo esencial es comprender que la comunicación es un instrumento de poder en las organizaciones, y es, por lo tanto, una potencial fuente de conflictos y de acuerdos. Lo importante es evitar que ese poder sea usado con fines personales o sectoriales, y lograr ponerlo al servicio de la misión y los objetivos organizacionales.

La comunicación externa es la transmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación:

• Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio - político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas.

• Proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información veraz sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social.

Los interlocutores privilegiados de esa comunicación externa son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

La comunicación interna consiste en compartir con el personal el máximo de información posible sobre la vida interna de la organización y sobre la relación de la misma con el medio ambiente social. Implica reducir al mínimo la entidad de los llamados “secretos de empresa”. Las formas de comunicación interna más frecuentes son: La publicación institucional periódica, los comunicados circulares, las comunicaciones descendentes y ascendentes específicas, las reuniones cúpula - base, las reuniones cúpula - mandos medios, y las vías ascendentes directas a la cúpula.

La capacitación debe ser vista como una parte normal de la vida de trabajo de toda persona, cualquiera sea su tarea o posición jerárquica. Toda persona que trabaja debe tener la posibilidad de dedicar anualmente una parte de su tiempo de trabajo (aproximadamente el equivalente en horas hábiles de una semana cuando menos) a su propia capacitación. Generalmente se reconocen tres orientaciones básicas para dicha capacitación: la actualización y profundización en la especialidad de cada uno; la ampliación de la visión hacia otros campos vinculados con el propio, o sea la polivalencia; y los conocimientos de dinámica social, para desempeñarse mejor en los equipos de trabajo. Es importante saber que la capacitación genera expectativas con respecto a las posibilidades de aplicación, por lo que la organización debe prepararse para ofrecer esa posibilidades a fin de no frustrar esas expectativas.