CAPÍTULO III. Sistema de Control de Profesionales (SICOP): una base de datos para perfeccionar la gestión del postgrado.

3.1 - Proceso de creación de un sistema informático.

Un sistema informático es un conjunto de elementos de Hardware y Software, orientados al procesamiento automatizado de la información en una rama concreta de la actividad humana, a los efectos de proveer los resultados informativos en un tiempo y con un costo tal, que no pudieran ser obtenidos por otros medios.[Blanco, 88].

El proceso de diseño e implantación de un sistema informático es siempre a grandes rasgos, un proceso que implica el estudio de un sistema existente, la concepción y diseño del nuevo sistema y su implantación.

La creación de un sistema informático requiere de la realización de un conjunto de tareas diferentes, en una determinada secuencia. Esta secuencia de tareas es llamada “proceso de creación del sistema informático”, aunque muchos lo denominan “ciclo de vida del sistema”.

El proceso de creación de un sistema comienza con el conocimiento por parte de la administración de una entidad dada, de la necesidad de un cambio en alguna esfera de la actividad, vinculada a la dirección, la organización o los procesos informativos que transcurren en esa entidad; continúa con las tareas de análisis de la situación existente en la entidad; incluyendo el estudio de sistemas informativos análogos que ya existan y se pretendan sustituir; sigue con el diseño del nuevo sistema y su programación para correrlo en computadoras; después con la prueba del mismo en condiciones reales; con su implantación y por último, con la explotación.

Este proceso, como toda actividad humana, puede realizarse en forma más o menos eficaz, en dependencia del método empleado. Como “método” se conceptúa la forma o manera de hacer las cosas.

En este caso en particular, el método de elaboración de un sistema informático comprende no sólo las etapas y fases del trabajo a recorrer, sino también las herramientas y medios de trabajo que emplean los diseñadores, los resultados que deben obtener, el estilo de organización de las tareas, etc.

Para la elaboración del sistema informático de apoyo a la toma de decisiones en la gestión de la estrategia de superación postgraduada para los profesionales del municipio utilizamos una técnica combinada de Diseño Estructurado, Diseño Orientado a Objetos que permite la codificación por etapas del trabajo, así como su evaluación por la contraparte técnica en la Sede Universitaria Municipal, a partir de la cual se prepararon los objetivos del sistema y sus responsabilidades conjuntamente con el estudio de factibilidad.

3.2 - Estudio de Factibilidad.

El estudio de factibilidad técnico- económica es también conocido como “estudio preliminar” en el proceso de creación de un sistema informático, el cual constituye la primera etapa de dicho proceso.

Los objetivos a lograr en esta etapa son:

• Determinar la verdadera índole del trabajo (no necesariamente el problema en cuestión siempre o exclusivamente se resuelve a través de la automatización, es posible que se requiera otro tipo de trabajo, por ejemplo, de organización, de nominación, etc.).

• Determinar las necesidades informativas generales del usuario.

• Analizar las condiciones de competencias del personal, tecnológicas, organizativas, de cuadros, etc., para realizar el trabajo.

• Estudiar estructuradamente la entidad, así como las principales actividades que realiza, especialmente las vinculadas directamente al trabajo de automatización.

• Estudiar las características generales del sistema informativo de la mencionada actividad.

• Estudiar, desde un punto de vista general, los métodos y procedimientos de dirección.

• Realizar una estimación preliminar de necesidades de equipamiento computacional.

• Proponer un plan de trabajo general del proyecto. Incluir necesidades de personal técnico, necesidades materiales en general para la realización del proyecto y el plan de trabajo detallado para la siguiente etapa.

• Elaborar una fundamentación técnica para la realización del proyecto. Propuesta de automatización de la actividad en cuestión.

Durante la realización de la etapa se utilizaron los siguientes instrumentos de trabajo para la realización de esta labor:

• Entrevistas.

• Estudio de documentos.

• Observaciones.

• Diagramas de flujo y de organización.

• Técnicas de organización y dirección de proyectos.

• Métodos de cálculo sobre la eficiencia y eficacia de un sistema informático.

Los beneficios de un sistema nuevo siempre se determinan comparando el modo de trabajo manual ya existente con el automatizado propuesto. [Álvarez 1997].

A continuación aparecen los mismos:

Beneficios tangibles:

• Disminución de los errores al proponer las cantidades de plazas a las entidades para las matrículas en los diferentes cursos.

• Disminución de los errores en la selección del personal a matricular.

• Disminución de las bajas y ausencias a los cursos.

• Rapidez, veracidad, actualización y organización de la información.

• Eficiencia en la utilización de los recursos materiales y presupuesto.

• Eficacia en la planificación, organización, ejecución y control de los planes de superación.

Beneficios intangibles:

Sociales:

• Humanización del trabajo.

• Aumento de la cultura.

• Superación orientada hacia las entidades y/o profesionales que más lo necesitan.

No sociales:

• Aumento de la calidad en la gestión de la estrategia.

• Incremento de la rapidez en la toma de decisiones.

Anexos # 5 y # 6