BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LA FORMACIÓN DE POSTGRADO EN LOS PROFESIONALES DEL MUNICIPIO MAYARÍ

Ángel Juan Otero Méndez



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Microsoft Office Access 2003.

Microsoft Access, es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales que permite crear y gestionar bases de datos de forma cómoda, fácil y rápida. Este SGBD ofrece una gran flexibilidad para el trabajo con las bases de datos relacionales. Estas características hacen posible que usuarios, no familiarizados con la programación, creen una base de datos, a partir del diseño de los distintos objetos que forman la base de datos y las propiedades de cada uno de ellos. Access proporcionas herramientas muy flexibles para cambiar la estructura de una tabla u otro objeto en cualquier instante, así como, para añadir nuevas tablas, refinar los datos, establecer las relaciones, normalizar las relaciones, valorar el rendimiento, entre otros aspectos importantes. Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros. A diferencia de otros SGBD como Dbase o Paradox, que crean varios ficheros independientes para el trabajo con la base de datos, Access solo crea un fichero, donde se incluye todos los objetos y operaciones que se precisan para manipular la base de datos. La creación de un único fichero permite simplificar la administración de archivos, evitar la pérdida de un componente, facilita la búsqueda de cualquier elemento, ya que al estar contenidas todas las tablas en un mismo archivo no es necesario especificar en las consultas, el nombre completo del camino de las tablas donde esta almacenada la información. También permite un intercambio activo con las otras aplicaciones de Microsoft Office y brinda la posibilidad de acceder y modificar los mismos datos, a múltiples usuarios enlazados en la red. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Tablas

Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es decir, una vez creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.

Consultas

Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta se puede depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.

Formularios

Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarse en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los registros.

Informes

Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.

Otras características de Access que expresan sus fabricantes son que sus bases de datos pueden llegar a tener 2 gigabytes de tamaño, igualmente sus archivos pueden ser accedidos por 255 usuarios a la vez. Las tablas pueden tener un tamaño de 2GB, el número máximo de campos en una tabla es de 255 y el número de tablas de una consulta es de 32.

1.9 - Herramienta seleccionada.

Valorados los diferentes leguajes de programación así como sus ventajas y desventajas, se trata de herramientas efectivas para la actividad son flexibles, que permiten cambiar la estructura de una tabla u otro objeto en cualquier momento, se pueden añadir nuevas tablas, refinar los datos, establecer las relaciones, normalizar las relaciones, valorar el rendimiento, entre otros aspectos importantes.

Todas son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros; es decir, una vez creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones.

No obstante sus semejanzas concluimos que Visual FoxPro es el más idóneo pues ofrece a los desarrolladores un conjunto de herramientas para crear aplicaciones de bases de datos para el escritorio, entornos cliente/servidor, tablet PC o para la Web tecnología en la que tenemos más dominio, la usamos con más frecuencia, tenemos experiencia en su manejo, permite el ahorro de tiempo, solución rápida a cualquier dificultad que se pueda presentar, en fin, estamos más familiarizados con su utilización. Entre sus características podemos enumerar:

• Lenguaje de programación orientado a objetos.
• Utilización de sentencias SQL en forma nativa.
• Poderoso manejo de vistas y cursores y control completo de estructuras relacionales.
• Su propio gestor de base de datos incorporado, sin embargo, también puede conectarse con servidores de base de datos, tales como Oracle, Microsoft SQL Server o MySQL.
• Cuenta con un motor de generación de informes renovado y muy flexible para soluciones más robustas.
• Desde la versión 9.0, amplio soporte de XML, tanto como fuente de datos (por ej., servicios Web basados en XML) como por generar reports en formato XLM.
• Capacidades poderosas y muy veloces para el manejo de datos nativos y remotos


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