2.4.1. Clasificaciones de la Comunicación Organizacional (N. Paula, 2002).

2.4.1.1) Comunicación con el entorno y comunicación interna.

2.4.1.2) Comunicación descendente, ascendente y horizontal.

2.4.1.3) Comunicación formal e informal.

2.4.1.1) Comunicación con el entorno y Comunicación Interna.

2.4.1.1.1) Comunicación con el entorno.

Se entiende por entorno histórico y social concreto la situación física, estructural y funcional de personas y entidades corporativas o sociales diferentes de la organización tomada como punto de referencia; el país donde radica; así como otros países y regiones cuya actividad genera y conforma un conocimiento o conciencia social en cuyo contexto se forma y desenvuelve la actividad de la organización (Núñez Paula, 2002). Es el conjunto de elementos o fuerzas que pueden ejercer influencia directa o indirecta sobre el funcionamiento de una empresa. Estos elementos se encuentran en dos ámbitos, uno inmediato y otro remoto, llamados por algunos teóricos micro y macroentornos.

El macroentorno o entorno remoto está conformado por los factores estratégicos del entorno, los cuales tendrán una incidencia significativa sobre el desarrollo de la actividad de la empresa y sus resultados: económicos generales, económico-competitivos, político-legales, demográficos, socioculturales, tecnológicos y ecológicos-medioambientales.

El microentorno o entorno inmediato está compuesto por los elementos que ejercen una influencia directa sobre el funcionamiento de la organización: proveedores o suministradores, intermediarios, clientes y competidores. Las personas y entidades del entorno representan para la organización los siguientes roles: reguladores (incluyen patrocinadores, acreedores, socios, accionistas), proveedores, colaboradores (voluntarios o por contratación, asesores o consultores externos, medios de difusión), competidores, distribuidores y/o vendedores, clientes o grupos de interés indirectos.

La comunicación con el entorno, también llamada externa, es un proceso fundamental para lograr vínculos con la sociedad. Mediante ella se ofrecen las bases para que se conozca la razón fundamental de la empresa u organización superior de dirección y los resultados de su gestión. Constituye la vía para la evaluación de la imagen corporativa y la medición del impacto de los resultados de la organización y, por tanto, de su evaluación externa.

2.4.1.1.2) Comunicación Interna.

Es la forma de existencia de las relaciones interpersonales y laborales en la organización y la vía sobre la cual se realizan todas las actividades. El establecimiento de un lenguaje común permite generar, utilizar y comunicar el conocimiento; por lo que existe una unidad entre comunicación, información, conocimiento y aprendizaje organizacionales. Sus actores son todas aquellas personas y grupos pertenecientes a la organización, subordinados administrativa o metodológicamente a su gerencia general o a algunas de sus subdivisiones estructurales.

La Comunicación Interna es un fenómeno espontáneo e inexorable que ocurre a través de canales formales e informales. Su objetivo fundamental es cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización.

Algunas acciones de comunicación interna reconocidas por la mayoría de los autores son: El Boletín Interno, Cartas del Director, Comunicados internos, Tablón de anuncios, Buzón de sugerencias, Reuniones, Encuestas de opinión, Intranet (Medrano, 2002).

2.4.1.1.2.1) La Comunicación Grupal como parte de la Comunicación Interna.

La Comunicación Interna ocurre en dos niveles fundamentales: la comunicación dentro de los grupos (intragrupal), que poseen frecuentemente un lenguaje propio, un sentido grupal o subcultura, y la comunicación entre distintos grupos, que puede ocurrir entre los que realizan funciones similares o diferentes.

2.4.1.2) Comunicación descendente, ascendente y horizontal.

2.4.1.2.1) La comunicación descendente.

Ongallo, 2000, citado por N. Paula, 2002, p. 34 define la comunicación descendente como “la información originada en algún punto de la organización, que se vierte hacia abajo en la estructura jerárquica, con el fin de informar o influir”. Esta permite mantener informados a todos los trabajadores de la empresa u organización superior de dirección, sobre los principales aspectos para el desarrollo de ésta. Proporciona a todos los trabajadores información sobre lo que deben hacer, cómo hacerlo y qué se espera de ellos.

2.4.1.2.2) La comunicación ascendente.

La comunicación ascendente tiene lugar cuando un individuo o grupo de la organización transmite información, ideas, sugerencias y quejas hacia otra persona encuadrada en un nivel superior de la jerarquía. Permite mantener contacto directo con los trabajadores, conocer sus opiniones y necesidades y chequear de qué forma llegó la información emitida descendentemente y cuál fue su impacto.

2.4.1.2.3) La comunicación horizontal.

La comunicación horizontal tiene lugar cuando los miembros de un mismo nivel dentro de la jerarquía de mando se comunican entre sí. Es aquella que permite lograr conocimiento de las diferentes áreas entre sí. Permite el funcionamiento eficaz de los equipos de trabajo, la implantación de una dirección participativa, favorece la coordinación de diferentes actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan. Adopta las formas grupal e individual. Puede ser formal e informal. Su contraparte sería la comunicación vertical que se produce entre diferentes miembros de la jerarquía y que integraría los conceptos de ascendente y descendente. Hoy en día en la formación de los directivos se le concede cada vez más importancia a la comunicación horizontal, la cual antes solo era espontánea, pero ya en la actualidad es objeto de gestión como cualquier otro recurso.

2.4.1.3) Comunicación formal e informal.

2.4.1.3.1) Comunicación formal:

Es la establecida, normada y prescrita en la organización o comunidad, relativa a las funciones de planificación, organización, dirección, ejecución y control de las tareas; cuyos contenidos, frecuencia, canales de información, etc., también están definidos de acuerdo con los objetivos de la organización, la estructura organizativa y funcional y los estilos de dirección de los ejecutivos a cada nivel. Tiene como fundamento la organización y registro de la información por parte de los sistemas definidos para ello.

2.4.1.3.2) Comunicación Informal:

Está impulsada principalmente por las necesidades psicológicas de las personas y grupos en las organizaciones, y en la mayoría de los casos, consciente o inconscientemente, se desarrolla para complementar o suplir alguna deficiencia de la comunicación formal. Una de sus formas es el rumor. Las actividades que requieren creatividad, como la innovación y la racionalización, tienen que desarrollarse sobre la base de un considerable nivel de comunicación informal, exenta de canales y restricciones formales, de lo contrario no se alcanzaría tal creatividad.

Al igual que la comunicación horizontal, la informal es también objeto de gestión, porque tanto una como la otra contribuyen a la formación de la imagen interna y a los estados de opinión en la organización.

2.5. La Gestión de Información (GI).

Según Norma Barrios,

la gestión de información es el conjunto integrado de procesos (y de habilidades para planificarlos y ejecutarlos) relacionados con la adquisición, registro y conservación de datos e información, su uso y difusión para la conversión de datos en información y de ésta en conocimiento, aplicable a la organización, la selección y organización del personal a cargo del trabajo informacional en todos sus niveles y sus relaciones internas y externas, la medición y el control de su eficacia en el logro de la misión y los objetivos de la organización y su contribución al enriquecimiento de su visión (Barrios, 2001, p. 37).

Woodman, 1985, citado por Ponjuán, 1998, p. 135, considera que "la gestión de información es todo lo que tiene que ver con obtener la información correcta, en la forma adecuada, para la persona indicada, al costo correcto, en el momento oportuno, en el lugar indicado, para tomar la acción precisa". De esta definición, Ponjuán señala que la misma abarca los objetivos fundamentales de la gestión de información, entre ellos (Ponjuán, 1998):

• Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información

• Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información

• Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información

• Asegurar un suministro continuo de la información.

Ciertamente son dos conceptos que se complementan. Barrios ve la gestión de información como un conjunto de procesos informacionales que deben cumplirse para el logro de la estrategia organizacional. Woodman tiene en cuenta el factor usuario, el contexto, la pertinencia, relevancia, eficiencia y eficacia de la información, que son elementos esenciales en todo proceso de gestión de información y se tornan determinantes en la satisfacción de la necesidad informativa. Ambos conceptos sustentan el enfoque de gestión de información de la investigación, estrechamente vinculados a la gestión del usuario directivo.

Actualmente se manejan varios modelos de gestión de información en las organizaciones. Orienta nuestro trabajo el modelo propuesto por el profesor japonés, H. Itami, quien destaca la importancia y el movimiento de los flujos de información en la empresa moderna.