BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA I

Arturo García Santillán




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2.2.4. CONTROL (control)

2.2.4.1. CONCEPTO

La función administrativa del control es la medición del desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Es una función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de la compañía.

2.2.4.2. CARACTERÍSTICAS

Las técnicas y sistemas de control son básicamente los mismos más allá del que sea el objeto del control. Dondequiera que se le encuentre y sea cual sea su objeto, el control implica tres pasos: 1) Establecimiento de normas 2) Medición del desempeño con base a esas normas y 3) Corrección de las variaciones de normas y planes, aunque todas ellas tengan puntos críticos.

El control administrativo suele ser percibido como un sistema de retroalimentación simple, similar al termostato doméstico común. Sin embargo, sin importar qué tan rápido se disponga de información sobre lo que ocurre, existen demoras inevitables en el análisis de desviaciones, desarrollo de planes para la puesta en práctica de acciones correctivas e instrumentación de estos programas.

Para combatir estos rezagos en el control, se ha propuesto que los administradores empleen un método de control con corrección anticipante (acciones correctivas y preventivas) y no depender exclusivamente de la retroalimentación simple.

El control con corrección anticipante requiere el modelo de un diseño de un proceso o sistema y la vigilancia de insumos con el propósito de detectar futuras desviaciones en los resultados respecto a las normas y planes, para que de esta manera los administradores dispongan de tiempo para aplicar acciones correctivas.

Para que los controles sean funcionales, deben ajustarse especialmente a:

1) Planes y puestos 2) Administradores en lo individual 3) Las necesidades de eficiencia y eficacia, para ser eficaces los controles deben diseñarse estos, para señalar excepciones en los puntos críticos, ser objetivos, ser flexibles, adecuarse a la cultura organizacional, ser económicos e inducir acciones correctivas. Una amplia variedad de instrumentos y técnicas se han empleado hasta ahora para facilitarles el control a los administradores. En general, estas técnicas son en primera instancia instrumentos de planeación, de modo que ilustran el hecho de que los controles deben ser el reflejo de los planes. Algunos de estos instrumentos has sido usados desde hace mucho tiempo por los administradores; otros como la presupuestación variable y la presupuestación en base cero, son derivaciones de la presupuestación tradicional.

La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) representa una generación más reciente de instrumentos de planeación y control, enfocados a la administración.

El presupuesto es uno de los recursos de planeación más antiguos. La presupuestación es la formulación de planes en términos numéricos para un período futuro dado.

Existen varios tipos de presupuestos: 1) presupuestos de egresos y gastos, 2) presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos, 3) presupuestas de gastos de capital, 4) presupuestos de efectivo.

Los presupuestos entrañan varios riesgos, aunque el mayor de ellos, (la inflexibilidad) puede evitarse en gran medida con el uso de presupuestos variables. Estos son presupuestos diseñados para sufrir modificaciones en la medida que varíe el volumen de producción, a fin de que los gastos puedan dividirse en las partidas que varían con mayor frecuencia; como el volumen de ventas o alguna otra medida de producción. También mediante la existencia de presupuestos alternativos o complementarios es posible obtener flexibilidad.

La presupuestación se vuelve más precisa que la presupuestación base cero, en la que los programas se dividen en paquetes.

Los costos de cada paquete se calculan a partir de una base de cero para que el control presupuestal pueda ser efectivo en la práctica, los administradores no pueden perder de vista que los presupuestos son un instrumento que por ningún motivo puede reemplazar a la administración.

Entre los recursos tradicionales del control no presupuestal están los datos estadísticos y su análisis, los informes y el análisis especial, la auditoria operacional y la observación personal.

Una de las técnicas de planeación y control es el análisis de redes de: "tiempo eventos". La técnica de evaluación y revisión de programas es una versión mas desarrollada de las gráficas de Gantt, las cuales fueron diseñadas para mostrar, en forma de gráficas de barras, lo que se debe hacer y cuando llevar a cabo un programa. PERT es también una versión mejorada de la presupuestación con puntos de referencia en la que las cosas por hacer se dividen en piezas identificables y controlables llamadas "puntos de referencia".

Cuando los puntos de referencia se unen para formar una red y se identifica el tiempo requerido para concluir cada punto de referencia, de ello resulta una red PERT de "tiempos eventos". Con base en las secuencias de eventos y el tiempo requerido para ellos es posible determinar la ruta crítica, la secuencia de mayor duración sin tiempo de inactividad.

El sistema de información gerencial (MIS) es un sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión de información interna y externa de la empresa de forma oportuna, eficaz y eficiente.

Las computadoras se usan ampliamente en la actualidad. Su impacto en las funciones de los administradores de diversos niveles organizacionales difiere. La tecnología de la información ofrece muchos retos.

Hay administradores que se resisten a usar computadoras, aunque los avances tecnológicos alientan su empleo.

Las computadoras también han contribuido a la telecomunicación, medio por el cual una persona puede trabajar en su casa con una minicomputadora que está enlazada a la computadora de la empresa.

Las redes de cómputo de uso creciente, vinculan a estaciones de trabajo entre sí con computadoras más grandes y equipo periférico. La revolución de Internet brinda nuevas y muy interesantes oportunidades tanto a empresas como a individuos.

La productividad es una de las mayores preocupaciones de los administradores. Implica medición, paso esencial del proceso de control. La medición de la producción de los trabajadores manuales es mucho más sencilla que la de los trabajadores intelectuales, como los administradores.

Sin embargo, la productividad administrativa es importante, especialmente para organizaciones que operan con alta competitividad.

La administración de la producción se refiere a las actividades necesarias para la fabricación de productos; también puede incluir operaciones de compras, almacenamiento, transporte y otras. La administración de operaciones tiene un significado semejante, pues hace referencia a las actividades necesarias para producir y entregar lo mismo un servicio que un bien físico.

La planeación y diseño de un producto y su producción suele implicar siete o más pasos.

**Las compañías pueden disponer entre seis tipos de disposiciones físicas de producción.*

Esto es:

A.-Planeación, diseño y producción del producto: **

1.- Generación de ideas de productos, previa investigación de las necesidades de los clientes, analizando diversas alternativas. 2.- Selección del producto, con base en diversas consideraciones (análisis comercial y económico, y estudio de factibilidad general). 3.- Elaboración de un diseño preliminar mediante la evaluación de varias alternativas, tomando en cuenta los requerimientos de confiabilidad, calidad y mantenimiento. 4.- Determinación de una decisión definitiva por medio del desarrollo, prueba y simulación de los procesos para comprobar su efectividad. 5.- Decisión acerca de las instalaciones con que cuenta la empresa, si son adecuadas o no, o si requiere de instalaciones nuevas o remodeladas 6.- Selección del proceso para la fabricación del producto; consideraciones de la tecnología y métodos disponibles. 7.- Después de diseñado el producto, determinación del tipo de disposición física de las instalaciones a utilizar, planeación del sistema de producción y programación de las diversas actividades por realizar.

B.- Tipos de disposición física del producto:

1.- Establecer la disposición física en el orden en que el producto se produce o ensambla.

Ejemplo: una línea de ensambles de camiones puede disponerse de tal forma que una vez integrados al bastidor los ejes delantero y trasero, se procede a la instalación de la dirección, el motor, la dirección etc.

2.- Disponer el sistema de producción de acuerdo con el proceso empleado.

Ejemplo: En un hospital se siguen pasos específicos; admisión, tratamiento, facturación del servicio y alta.

3.- Disposición física (también llamada disposición fija), consiste en el acomodo del producto en un lugar para su ensamble.

Ejemplo: Ensamble de productos excesivamente grandes y voluminosos, grandes prensas y máquinas para la explotación de minas a cielo abierto y barcos.

4.- La disposición física del producto, se establece de acuerdo con la naturaleza del proyecto.

Ejemplo la construcción de un puente o túnel es normalmente un proyecto ocasional diseñado para responder a requerimientos geográficos específicos.

5.- El proceso de producción se organiza para facilitar la venta de los productos.

Ejemplo: Un supermercado acostumbra ubicar los alimentos básicos, lejos de las cajas registradoras. De este modo, los clientes tienen que atravesar largos pasillos en dirección al departamento de lácteos, por lo que se espera que puedan seleccionar otros artículos.

6.- Diseño del proceso para facilitar el almacenamiento o movimiento de los productos. El almacenamiento es costoso, de manera que un diseño eficaz y eficiente puede mantener un bajo nivel de costos de almacén.

Para operar el sistema, las funciones administrativas de la organización, integración del personal y dirección, deben ejercerse con eficacia. El control supone un sistema de información basado en las computadoras.

Entre los instrumentos aplicados para el incremento de la productividad de las operaciones están la planeación y control del inventario, el sistema de inventario justo a tiempo, el recurso a proveedores externos, la investigación de operaciones, las redes "tiempo eventos", la ingeniería de valor, la simplificación del trabajo, los círculos de calidad, la administración de la calidad total, la manufactura esbelta y diversos métodos con apoyo de computadoras.

Muchos controles generales son de carácter financiero. El control de pérdidas y ganancias es uno de los tipos de control. Otra técnica de control general es el presupuesto de capital (es el cálculo y la comparación del rendimiento de la inversión.) Este método se basa en la idea de que las utilidades no deben considerarse una medida absoluta, ya que solamente son un rendimiento del capital empleado en un segmento de la empresa.

Los administradores disponen de dos enfoques básicos para llevar a cabo la función del control. El más usual de ellos, el control directo, consiste en el desarrollo de normas del desempeño deseado y la posterior comparación con el desempeño real. El procedimiento normal es rastrear la causa de un resultado insatisfactorio hasta las personas responsables del él y conseguir que corrijan sus prácticas.

El otro enfoque, es el control preventivo, por medio del cual se intenta impedir desviaciones negativas respecto de las normas, mediante la implementación de acciones estratégicas que lleven a cabo los administradores de todos los niveles, esto es, aplicar eficazmente los pasos de la administración.

El principio de control preventivo establece que cuanta más alta sea la calidad de los administradores y sus subordinados, serán menos necesarios los controles directos.

Los supuestos en los que se basa el control preventivo son:

1) que los administradores calificados cometan un mínimo de errores, 2) que los fundamentos de la administración pueden ser útiles para el desempeño, 3) que es posible evaluar la aplicación de los fundamentos de la administración.

Para dar un robustecimiento a estos controles:

Existen dos tipos de auditorias.

La auditoria administrativa que regula la calidad de la administración y de su calidad como sistema.

La auditoria interna sirve para evaluar las operaciones de una organización y sólo indirectamente el sistema administrativo.

Es indudable que las funciones de los administradores están sufriendo un período de cambio y aplicación. El desarrollo de nuevos conocimientos y la exigencia por parte de fuerzas sociales hacia los administradores, que de no cambiar constantemente se corre el riesgo de que se vuelvan completamente obsoletos para el cumplimiento de sus tareas.

Muchos factores pueden influir para evitar esta posibilidad; por ejemplo, el deseo de los administradores de aprender, la aceleración de programas de desarrollo administrativo, una planeación más eficaz de la innovación, mejores métodos de evaluación y premiación del desempeño administrativo, una información más adecuada y un mayor énfasis en la investigación, desarrollo e inventiva administrativa.

El enfrentamiento de estos desafíos demanda urgentemente mayor liderazgo intelectual en la administración.

De lo expuesto en capítulos anteriores sobre todo el control administrativo se desprenden ciertos elementos esenciales, o verdades básicas, llamados principios, estos están diseñados para recalcar aspectos del control considerados como de esencial importancia.

Propósito y naturaleza del control

Principios:

C1.- Principio de propósito del control. Es garantizar el éxito de los planes mediante la detección de desviaciones con respecto a ellos y la disposición de una base para emprender acciones destinadas a corregir desviaciones indeseables tanto potenciales como reales.

C2.- Principio de los controles dirigidos a futuro.- A causa de los rezagos del sistema total de control, cuanto más se base este sistema en un sistema de control en la corrección anticipante, en lugar de la simple retroalimentación de información, mayores oportunidades tendrán los administradores para percibir, antes de que ocurran desviaciones indeseables respecto de los planes y para emprender a tiempo acciones destinadas a prevenir dichas desviaciones

C3.- Principio de responsabilidad de control. La responsabilidad básica sobre el ejercicio de control, recae en el administrador encargado del desempeño de los planes particulares implicados.

C4.- Principio de eficiencia de los controles. Las técnicas y métodos de control son eficientes si sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de las desviaciones respecto de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias inesperadas.

C5.- Principio de control preventivo.- Cuanto mayor sea la calidad de los administradores en un sistema administrativo, menos necesidad habrá de controles directos.

Estructura de control.

Los siguientes principios tienen como finalidad demostrar que los sistemas y técnicas de control pueden diseñarse en tal forma, que contribuyan a elevar la calidad del control administrativo.

C6.- Principio de reflejo de planes. Mientras más claros, completos e integrados sean los planes y mejor sean diseñados (los controles a fin de que sean el reflejo de esos planes), más eficazmente responderán éstos a las necesidades de los administradores.

C7.- Principio de adecuación organizacional. Cuanto más clara, completa e integrada sea una estructura organizacional y mejor sea el diseño de los controles a fin de que reflejen el punto de la estructura organizacional en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, tanto más facilitarán los controles la corrección de desviaciones respecto de los planes.

C8- Principio de individualización de los controles. Entre más comprensibles sean las técnicas e información de control para los administradores que en lo individual deben utilizar, más se les usará y más resultarán en un control eficaz.

Proceso de control

Siendo como lo es en gran medida, (cuestión de técnica), el control descansa fundamentalmente en el arte de la administración, en la habilidad práctica para resolver situaciones específicas. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que ciertos principios al respecto pueden aplicarse en prácticamente cualquier instancia.

C9.- Principio de normas. El control eficaz requiere normas objetivas, precisas y adecuadas.

C10.- Principio de control de puntos críticos. El control eficaz implica especial atención a los factores críticos para la evaluación del desempeño con base en los planes, los administradores se deben concentrar en los factores que son los que hacen que una acción se da en forma constante y que así podremos saber cómo está la situación de la empresa. C11.- Principio de excepción. Mientras más concentren los administradores sus esfuerzos de control en excepciones significativas más eficientes serán los resultados de sus controles.

C12.- Principio de flexibilidad de los controles. Para que los controles sigan siendo eficaces a pesar de fallas o de cambios imprevistos en los planes, se requiere flexibilidad en su diseño.

C13.- Principio de acción. El control sólo se justifica si las desviaciones respecto de los planes son corregidas mediante una planeación, organización, integración del personal y dirección adecuada.


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