4.3. REGISTROS CONTABLES

Tal como se muestra en el grafico 2, se presentan cuentas correlacionadas en la oficina principal y la sucursal y el manejo de las cuentas es el siguiente:

4.3.1. En la Casa Matriz. En la Casa Matriz se manejan cuentas de carácter deudor con alguna denominación como:

a. Sucursal cuenta de Inversión, Cuentas por cobrar a Sucursales u otra equivalente, la cual registra el importe de los bienes que se envían a la Sucursal para su creación y constitución, así como los gastos incurridos para iniciar operaciones, tales como efectivo, inventarios, cuentas por cobrar en esa localidad, equipos y otros. Esta cuenta sirve de control de la inversión realizada El saldo de esta cuenta es de naturaleza débito y debe cancelarse (eliminarse) con la recíproca de la Sucursal.

b. Sucursal cuenta corriente, Cuenta por cobrar a sucursales – cuenta corriente u otra equivalente, la cual registra las transacciones ocurridas después de la creación de la Sucursal y que representan cuentas corrientes entre la Matriz y las Sucursales como son envío de efectivo, préstamos temporales de efectivo, valor de mercancías para distribución, las cuales representan inversiones en la Sucursal ya que no tienen la finalidad de permanecer en la misma. Al igual que la cuenta de inversión, su saldo es de naturaleza débito, pero puede tener saldo crédito, en todo caso, se debe eliminar con la recíproca en la Sucursal, antes de consolidar los estados financieros.

En el gráfico 2 como en los libros de la matriz se muestra una cuenta por cobrar dentro del activo corriente que se corresponde con un pasivo corriente en la sucursal por idéntico valor. Igualmente en el activo no corriente el valor de la inversión que la matriz hizo para crear la sucursal y que espera recuperar en un plazo prudencial y que se corresponde con una cuenta pasiva por idéntico valor. Estas cuentas se denominan reciprocas y se eliminan en el proceso de consolidación de estados financieros.

4.3.2. En la Sucursal. La Sucursal tendrá sus propios libros (Diario, Mayor y Auxiliares) y en ellos registra todas transacciones sean con la Oficina Principal o con terceros que la afecten. Hará los ajustes pertinentes, cerrará sus libros y preparará estados financieros para determinar el resultado y rendimiento de la inversión encargada por la Matriz. La diferencia principal entre la contabilidad de una Sucursal y una empresa verdaderamente independiente consiste en que la Sucursal no lleva las cuentas de Patrimonio convencionales. Una Sucursal no la inicia los propietarios (inversionistas o accionistas) individuales, sino la Casa Matriz como expansión de su objeto social y por tanto, las únicas cuentas que lleva una sucursal se denominan:

a. Casa Matriz – Cuenta de Inversión o Cuentas por pagar a Casa Matriz. Representa la Reciproca de la que utiliza la Casa Matriz para contabilizar las inversiones que hace en las Sucursales. Es el equivalente al capital con que opera esta, por lo que su naturaleza es Acreedora.

b. Casa Matriz – Cuenta Corriente o Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Representa la contra cuenta de la que utiliza la Casa Matriz para las cuentas corrientes con las Sucursales. Su naturaleza es Acreedora, pero puede en algunos casos tener saldo débito, pero siempre de igual saldo y de diferente signo a la de la Casa Matriz.

De acuerdo con el plan contable establecido para comerciantes las cuentas a utilizar son (LEGIS, PUC 2003):

1310 Cuentas corrientes comerciales – Casa Matriz.

1315 Cuentas por cobrar a Casa Matriz. Por ventas, pagos a nombre de la Casa matriz, valores recibidos por casa matriz y préstamos.

1320 Cuentas por cobrar a vinculados económicos - Sucursales.

2220 Proveedores – Casa Matriz

2310 Cuentas por pagar - A Casa Matriz

EJEMPLO 1. La compañía Andina S. A, que tiene su sede principal en Bogotá, decide abrir una sucursal en Tunja en enero primero del 2005. La Sucursal va a llevar sus propios registros de contabilidad, cerrará sus libros y preparara estados financieros al final de cada mes.

La Sucursal va a funcionar en un local amoblado tomado en arriendo, e inicia operaciones con $5.000.000 en dinero efectivo y $50.000.000 en inventario de mercancías que le ha dado la Casa Matriz, considerándose esta como la primera transacción.

Durante el primer mes se llevaron a cabo las siguientes transacciones:

1. Compras de mercancías a crédito hechas por la Sucursal por $10.000.000 gravadas con el impuesto de ventas a la tarifa general.

2. Ventas de la Sucursal: a) A crédito por $50.000.000, b) De contado por $20.000.000.

3. Recaudos de cartera por $48.720.000, sobre los cuales aplican retención en la fuente de renta e IVA.

4. Pagos a proveedores de la Sucursal por $8.700.000. Se aplica retención en la fuente sobre renta.

5. Gastos de la Sucursal (incluyendo el local donde funciona) $12.000.000 pagados en efectivo.

6. Dinero enviado por la Sucursal a la Casa Matriz $45.000.000

7. Al final se establece que existe mercancía por $20.000.000

Con la anterior información se requiere analizar y efectuar los asientos de contabilidad tanto en los libros de la casa matriz como de la sucursal con el fin de establecer saldos que permitan la consolidación de estados financieros.

Los saldos de las cuentas de la casa matriz al 31 de enero del 2005, son:

Efectivo $115.000.000

Inversiones 12.000.000

Clientes (neto) 44.360.000

Retención en la fuente 13.490.000

Cuentas por cobrar a Sucursales 10.000.000

Inventarios 55.000.000

Terrenos 50.000.000

Edificio (neto) 150.000.000

Proveedores $ 10.000.000

Impuesto sobre ventas por pagar 16.400.000

Retención en la fuente 12.000.000

Impuesto sobre ventas retenido 1.450.000

Capital suscrito y pagado 300.000.000

Utilidades acumuladas 67.000.000

Ventas 180.000.000

Despachos a sucursales 50.000.000

Compras 160.000.000

Gastos 27.000.000

El inventario final de mercancías de la Casa Matriz asciende a $40.000.000.

Los registros contables que se llevan a cabo en cada una de las transacciones son las siguientes: en la casa matriz en el momento de crear la sucursal:

CASA MATRIZ

A CUENTAS Y DETALLE PARCIAL DEBE HABER

1 1320 CUENTAS POR COBRAR

A SUCURSALES 55,000,000

11 EFECTIVO 5,000,000

41 DESPACHOS A SUCURSALES 50,000,000

Luego de creada la sucursal, esta lleva su propia contabilidad, y la oficina principal solo hace registros cuando la operación afecte su estructura financiera. Así, se anota cada una de las transacciones en la que la matriz no hace ningún registro:

Los registros anteriores trasladados al libro mayor, se muestran en la tabla 12:

Terminado el mes, la Sucursal hace el cierre para preparar estados financieros:

Para cerrar las cuentas deudores nominales

Para cerrar la cuenta de utilidad del

Registro de Utilidades de la Sucursal

Consolidación de Estados Financieros. Una vez establecidos los saldos de la Sucursal, y el balance de comprobación, se procede a llevar a cabo la consolidación de los estados financieros, para lo cual se prepara la siguiente hoja de trabajo:

Hoja de Trabajo. En la tabla 11 se muestra la hoja de trabajo que se prepara en la oficina principal para consolidar los estados financieros, previos los asientos de eliminación de las cuentas reciprocas respectivas como son las cuentas por cobrar y pagar y los despachos entre la oficina principal y las sucursales.

Al mes siguiente envía informe sobre la retención en la fuente practicada y reporta a la casa matriz, haciendo el registro de abonando en cuenta o situando los correspondientes recursos:

Para reclasificar el vr, de la R. F.

La casa matriz, con base en reporte de la sucursal, carga el valor de la retención en la fuente, para consolidar y presentar la declaración respectiva:

Vr. De la retención en la fuente practicada por la Sucursal.

En la misma forma cada dos meses hace lo propio con el impuesto sobre las ventas:

En igual forma la matriz recoge la información de impuesto sobre las ventas y efectúa el mismo procedimiento:

Vr. Del Impuesto sobre ventas de la Sucursal.

EJERCICIO. La Compañía Los Alcázares S.A. decide abrir dos sucursales foráneas a partir del primero de enero de 2001, denominadas sucursal 1 y Sucursal 2. A continuación se presenta los saldos de las cuentas que conforman el estado de situación financiera de la casa matriz a diciembre 31 del 20X0 (cifras en miles):

Las tasas de depreciación y amortización son las siguientes: Edificio 5%, Muebles 10%, Vehículos 20%, Gastos Pre operativos 10%.

Las operaciones efectuadas fueron:

1. Para iniciar las operaciones de las sucursales, la casa matriz les proporciona la siguiente información de los recursos transferidos a cada una de ellas:

Se firmó un contrato con un agente para la distribución de los productos de la empresa, el cual establece una comisión del 10% sobre las ventas netas recaudadas. También se especifica que la empresa reembolsará 50% de los gastos que efectúe.

La sucursal 1 venderá los productos con 70% de incremento sobre el precio de costo, mientras que la 2 lo hará con el 75%.

Debido a la distancia de las sucursales, se decidió que cada una de ellas debe llevar su propia contabilidad y enviar la información mensualmente a la casa matriz para que esta elabore los estados financieros.

Durante enero de 20x1, se llevaron a cabo las siguientes operaciones (mercancías gravadas con impuesto a las ventas tarifa del 16%):

1. La sucursal 1 efectuó gastos de operación por $20.000 a crédito.

2. La sucursal 2 efectuó ventas con costo de $100.000 al contado.

3. La sucursal 1 efectuó ventas a precio de venta de $108.000, 50% contado y 50% crédito.

4. El agente realizó ventas por $200.000 de contado y se entrego la totalidad a la compañía. El costo de la venta fue de $120.000.

5. El agente efectuó gastos por $25.000, entregó a la empresa una factura por el porcentaje que le corresponde (50%). La factura le fue pagada de contado.

6. La matriz le repone el inventario vendido a sus dos sucursales. A 1, $60.000 y a 2,$100.000.

7. La sucursal 1 cobro $135.000 a sus clientes, depositando el dinero en su propia cuenta corriente.

8. Recibimos una devolución de $20.000 sobre la venta que hizo nuestro agente. El importe de esta devolución se entregó en efectivo al cliente. El costo de la mercancía devuelta fue de $12..000

9. Efectuamos gastos por cuenta de nuestras sucursales: $15.000 para 1 y $10.000 para 2. A cada una se envió su correspondiente nota de cargo.

10. Se causa la comisión del agente a una tasa del 10% sobre las ventas netas.

11. Se efectuó el cálculo mensual de las depreciaciones

12. Se efectuó el cálculo mensual de las amortizaciones.

Se requiere:

1. Preparar el estado de situación financiera a diciembre 31 de 2.000.

2. Efectuar los asientos de diario por las operaciones de la matriz y de cada sucursal. Para simplificar el ejercicio, no se manejará en cuenta separada las operaciones con el agente.

3. Efectuar los ajustes por inflación con base en un índice del 0.46 para el mes de enero.

4. Elaborar el estado de situación financiera y de resultados de la casa matriz a enero 31 de 2001.