3.4.6 Reglamento de Organización y Funciones de la UNI

El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la UNI es el instrumento de gestión institucional que describe las funciones y estructura organizacional que adopta y desarrolla la universidad para el cumplimiento de sus fines, objetivos, políticas y planes.

En esta parte se va exponer los aspectos desarrollados por el ROF concernientes a la Oficina General de Economía y Finanzas, cuyos aspectos más importantes son:

a) La Oficina General de Economía y Finanzas (OGEF) es el órgano responsable de la organización, normalización, ejecución y consolidación de las operaciones e información relativa a ingresos y egresos de los recursos económicos de la Universidad; de la contabilización, la formulación del estado de las finanzas y el análisis de los resultados de la gestión, en apoyo del cumplimiento efectivo de las políticas, objetivos y metas previstos en el presupuesto institucional.

b) Se indica que son funciones de la OGEF:

1. Participar en la formulación del presupuesto de la universidad en coordinación con la Oficina General de Planificación, las facultades y otras unidades programáticas del presupuesto institucional.

2. Confeccionar el Flujo de Caja, efectuar su seguimiento y elaborar los informes diarios y otros que correspondan, para la toma de decisiones por la autoridad universitaria.

3. Gestionar la obtención de los recursos financieros asignados por ley; realizar la recaudación y cobro de los ingresos provenientes de las actividades propias de la universidad; y coordinar, supervisar y consolidar la administración de los ingresos y egresos cuya desconcentración ha sido autorizada.

4. Proponer y supervisar la sistematización de los ingresos y egresos de los fondos de la universidad, así como el manejo del plan contable conforme a las normas de tesorería, contabilidad gubernamental y auditoría aplicadas a la UNI.

5. Elaborar el Balance del ejercicio y preparar los estados financieros, así como los resultados estadísticos y los informes correspondientes de acuerdo a las normas de presupuesto, contabilidad y control.

6. Regular, priorizar y autorizar la ejecución de los pagos y efectuar el control de las cuentas bancarias.

7. Efectuar la autorización de los compromisos presupuestales y verificar el correcto uso de los recursos, en función del control previo y concurrente determinado por las normas de control.

8. Organizar y mantener actualizado el registro, valorización, estados e inventarios de los bienes del patrimonio mobiliario e inmobiliario de la Universidad.

9. Opinar sobre la capacidad económico-financiera de la universidad en operaciones de endeudamiento y de obligaciones.

c) Según el ROF la estructura orgánica de la OGEF es la siguiente:

i) Jefatura

– Área de Procesamiento y Reporte

– Área de Programación y Evaluación Financiera

ii) Unidad de Tesorería

– Área de Programación y Recaudación

– Área de Pagaduría

ii) Unidad de Contabilidad

– Área de Presupuesto

– Área de Bienes

– Área de Integración

– Área de Información y Evaluación

– Área de Patrimonio.

d) Son funciones y atribuciones de la Jefatura de la OGEF:

1. Prestar asistencia al rector y autoridades en materia de políticas, información y administración de recursos financieros y patrimonio de la universidad.

2. Dirigir la gestión de agenciamiento de los recursos financieros transferidos por Tesoro Público y coordinar y supervisar la recaudación de los ingresos propios, de acuerdo a las disposiciones presupuestarias contenidas en la ley, el Estatuto y reglamentos.

3. Dirigir los procesos técnicos de recaudación, pagos contabilidad, ejecución y evaluación presupuestaria y de patrimonio, conforme a las normas de los sistemas administrativos aplicadas a la universidad.

4. Dirigir la elaboración y seguimiento del flujo de Caja, responsabilizándose de presentar la información respectiva a la autoridad universitaria.

5. Realizar la coordinación externa con los órganos de los sistemas de presupuesto, contabilidad y tesorería, por delegación del rector.

6. Autorizar la ejecución de compromisos presupuestarios, y la verificación del correcto uso de los recursos, en función del control previo y concurrente, según las normas de control.

7. Ejercer las atribuciones jefaturales en asuntos de personal y recursos de la oficina.

La Jefatura de la OGEF cuenta con el cargo de sub-jefe ejercido por un funcionario de carrera. El sub-jefe es Contador Público Colegiado, responsable de la dirección de las labores técnicas de la Oficina.

e) Son funciones de la Unidad de Tesorería:

1. Organizar, realizar y supervisar la gestión de los ingresos provenientes de Tesoro Público y la recaudación de los recursos propios de la universidad.

2. Organizar, realizar, supervisar y controlar el movimiento de pagos de la UNI, así como del financiamiento de fondos rotativos o de caja chica debidamente autorizados.

3. Coordinar, supervisar y consolidar las cuentas, registros, inventario s y estados de los ingresos y egresos que se administran en forma centralizada y las de forma desconcentrada.

4. Proponer las normas, manuales y formatos sobre obtención, seguridad y uso de los fondos de la UNI y supervisar su cumplimiento, teniendo en consideración las disposiciones de desconcentración que se establezcan.

5. Responsabilizase de los depósitos de dinero, cheques y otros títulos o valores de la universidad en el Banco de la Nación y otras entidades de intermediación financiera, conforme a ley.

6. Encargarse de la capacitación del personal en asuntos técnicos de tesorería.

7. Cumplir los encargos que asigne la jefatura.

f) Son funciones de la Unidad de Contabilidad:

1. Organizar y supervisar en la UNI, la aplicación de las normas, directivas y técnicas de contabilidad gubernamental aplicadas a universidades públicas.

2. Responsabilizarse de los procesos técnicos de contabilidad conforme al Plan Contable y a las normas y directivas de los sistemas de contabilidad y normas técnicas de control.

3. Efectuar el seguimiento de la ejecución presupuestal de la UNI y formular los estados correspondientes.

4. Llevar a cabo la verificación de los conceptos de ingresos y gastos contenidos en los documentos contables y emitir las notas de contabilidad correspondientes.

5. Efectuar los registros y asientos en los libros de contabilidad, analizar las cuentas y saldos y formular los balances mensuales de comprobación.

6. Elaborar el Balance del Ejercicio, preparar los estados financieros e informes así como la información estadística de acuerdo con las normas de presupuesto, contabilidad y control.

7. Conducir las acciones de registro, sistematización, inventario actualizado y control del patrimonio mobiliario e inmobiliario de la universidad, así como la supervisión de la aplicación del plan de obras y adquisiciones de activos fijos.

8. Encargarse de la capacitación del personal en asuntos técnicos de contabilidad gubernamental aplicada a universidades públicas.

9. Cumplir los encargos que asigne la jefatura.