1.2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

1.2.1 Sistemas de Gestión de Información (SGI). Definiciones

Existen múltiples definiciones que en su conjunto son bastante dispares y a veces ambiguas, debido al enfoque cultural, organizativo y tecnológico con que se define el concepto y al hecho de que existen diferentes aproximaciones, en dependencia de su aplicación concreta.

Algunos de los conceptos localizados en las múltiples revisiones bibliográficas llevadas a cabo, se relacionan en el Anexo No.1. Entre ellos, Moreiro González (1995) quien considera los SGI como el elemento integrador de todos los procesos vinculados al tratamiento de la información y como agente de desarrollo. Fairer-Wessels (1997), reconoce la gestión de la información que se genera en una organización mediante la aplicación de las tecnologías y técnicas con una integración sistémica para desarrollar estrategias y alcanzar las metas. Barrios Fernández (2001), valora la gestión e integración de los recursos de información como elemento fundamental para el desarrollo estratégico de la organización. Portela Lara (2002), plantea que la organización debe abrirse hacia su entorno para obtener ventajas competitivas, estudiar estrategias de desarrollo y buscar nuevas oportunidades.

La autora de este trabajo coincide con Bustelo (2001), quien considera que: “El SGI ayuda a la organización a trabajar más inteligentemente, no más complicadamente, convirtiéndose en el medio para disponer, de forma rápida y en el momento adecuado, de aquellos datos relevantes para alcanzar una posición de privilegio en el mercado, por tanto se deduce la existencia de dos factores que determinan la calidad de la información para cualquier organización: rapidez y exactitud”.

De estas definiciones se puede concluir que un SGI es la gestión de todos los recursos de información que se generan dentro y fuera de la organización orientados a la obtención de ventajas competitivas y a proveer a la organización de servicios de calidad, mediante el uso de tecnologías, en función de satisfacer las necesidades de información de sus clientes y alcanzar el desarrollo estratégico y las metas de la organización.

1.2.2 Características e Importancia de los SGI

Los SGI contienen un conjunto de normas, procedimientos y políticas para manejar la información, lo cual no sólo se refiere a la información sino a todos los recursos que interactúan en la organización, (tecnológicos, financieros, energéticos, materiales y físicos) que posibilitan el cumplimiento de los objetivos que se propone la institución. Fue Vickers (1985), quien describió una serie de características que identifican a estos sistemas, entre ellas:

 “La información debe ser aceptada como un recurso que requiere administración adecuada, igual que el dinero, la mano de obra y los materiales… es un recurso que puede ser explotado para aumentar los beneficios y mantener la competitividad”… “con información exacta sobre la competencia, el estado del mercado y de la economía, se tienen mayores posibilidades de hacer efectivo su negocio”.

 “Si la información es un recurso con gestión propia, alguien tiene que gestionarlo. La cuestión principal es que en toda organización alguien debe tener la responsabilidad y la autoridad para administrar los recursos de información, y que debe estar adecuadamente preparado para hacerlo”.

 “Este tipo de sistema acarrearía responsabilidades de planificación y coordinación, y hasta de control directo de la información en forma ordenada.”

A juicio de la autora de esta investigación, la toma de decisión en cualquier organización requiere de información oportuna, precisa e inmediata, desde cualquier ámbito (ambiental, cultural, político, financiero, de mercado, histórico, de patentes y marcas, tecnológico y estadístico), y debe cubrir su ambiente interno y externo. De ahí que al elaborar un SGI, se debe partir de las necesidades reales de la organización con un enfoque analítico, evaluador y creativo, estudiando el impacto de dicho sistema en el desempeño de la organización, para lo cual deben estar muy bien estructurados todos los flujos y procesos por los que transita la información.

En toda la bibliografía consultada, se observa una coincidencia de varios autores en lo referido a la importancia para la creación de los SI, de los datos, las fuentes documentales y las no documentales, los sistemas informáticos, la cultura de la organización y los modelos de comunicación, los cuales deberán estar acordes a los requerimientos de los procesos internos de trabajo y de los flujos de información que posea la organización.

Además, las estrategias que se utilicen para gestionar la información y el conocimiento, deben estar encaminadas a facilitar la toma de decisiones, el mejoramiento de los servicios, los procesos internos, el aprendizaje y el conocimiento; así como la satisfacción de los requerimientos de los clientes, sin perder de vista, la perspectiva financiera de la organización.