2.1.1 Descripción del procedimiento.

El procedimiento está compuesto por cinco etapas: Etapa I: Preparación de la Auditoría de Información, Etapa II: Caracterización de la organización, Etapa III: Ejecución de la Auditoría de Información, Etapa IV: Documentación e informe final, Etapa V: Seguimiento y control de las acciones propuestas. Todas ellas aparecen representadas en el siguiente esquema:

Continuación de la Etapa III

2.1.2 ETAPA I. Preparación y planeación de la Auditoría de Información

Objetivo: Propiciar la colaboración de todos los integrantes de la organización en el estudio, así como planear la auditoria y definir sus objetivos.

Acciones a realizar

1. Motivar e involucrar directamente a los miembros de la organización en el proceso.

a) Realizar una reunión con el Equipo de Dirección y luego con todos los trabajadores del Hotel en la cual se explique el objetivo y los resultados que se prevén con la realización de este proceso, enfocado a determinar el estado de los recursos y los métodos de gestión de información en la organización, así como las fuentes de información de que dispone y los servicios y sistemas (incluidos personas y equipos) para su explotación adecuada, acordes con su misión y objetivos.

b) Es imprescindible, para un buen resultado del trabajo, lograr involucrar a la dirección de la organización en la auditoría, y también el respaldo del resto de los integrantes para la realización de las entrevistas, la entrega de documentos y el inventario de los recursos de información.

c) Criterios de diferentes autores como Orna (1999); Henczel (2000) y Soy Aumatell (2003) estiman que se debe interactuar con personas que tienen un nivel de responsabilidad en la organización, con los que tengan determinada experiencia dentro de la organización, y con aquellos que auque no cumplan los requisitos anteriores, muestran especial disposición para comunicarse y compartir.

2. Determinar y conformar el equipo de auditoría.

a) Para determinar y conformar el equipo de auditoría puede seguirse el criterio emitido por Buchanan (1998), quien opina que la AI debe ser conducida por “el auditor de la información”, en unión de un grupo de trabajo, es decir, un equipo representativo de los miembros de mayor experiencia en la organización, seleccionados por su conocimiento.

b) También puede tomarse el criterio emitido por Ramjaun (2000), quien considera que la AI puede realizarse tanto por una firma consultora con la experiencia requerida, como por un miembro del personal con antigüedad en la entidad, con conocimientos amplios en la gestión de la información, apoyado por un equipo multidisciplinario bien preparado en negocio, investigación y en tecnologías de la información.

c) Existe conceso de que la AI debe ser llevada a cabo por auditores internos, es decir miembros de la organización, y dada la complejidad de este proceso, conviene utilizar un equipo multidisciplinario, que incluya informáticos, estadísticos, auditores y especialistas en recursos humanos, así como un profesional de la información experto en la gestión de información dentro del sector turístico. En ocasiones, es conveniente acudir a la colaboración de un consultor externo para el diseño de las entrevistas, los cuestionarios y la valoración de los resultados.

d) El auditor de información, debe ser una persona con amplios conocimientos sobre gestión de información, y lo deben caracterizar rasgos como la integridad, la capacidad de establecer una adecuada comunicación, y la habilidad profesional, entre otros. El mismo estará apoyado por un equipo multidisciplinario, ya mencionado, bien preparado en organización, investigación, y en tecnologías de la información y la comunicación.

e) Los miembros del equipo tendrán la facultad de realizar entrevistas grupales o individuales acorde a los objetivos de la investigación y llevar a cabo el trabajo de selección de la muestra, incluyendo la asignación de cuotas o selección dirigida de elementos de la población estudiada, a incluir en la muestra, dado su conocimiento de la misma.

f) El equipo contará con un responsable, al cual estarán subordinados los demás miembros mientras dure la investigación.

g) El equipo rendirá informe de los resultados y del plan de acciones, una vez finalizado el proceso, al consejo de dirección en pleno de la organización.

3. Definir claramente los Objetivos de la realización de la auditoría en la entidad.

En este sentido los objetivos de una AI pueden ser Operacionales o de Aprendizaje.

a) Cuando el objetivo es Operacional se debe:

• Evaluar si la información se corresponde con las necesidades de la empresa en lo que se refiere a las políticas y estrategias, y cómo apoya el logro de las metas y los objetivos.

• Determinar cómo las necesidades de los clientes se reflejan en la información utilizada por la empresa en sus productos y servicios. La relevancia, utilidad y efectividad de los procesos.

• Identificar y eliminar la información duplicada.

• Evaluar la integridad, exactitud, actualización y fiabilidad del inventario de información, y la correspondencia con los requerimientos regulatorios y legales.

• Identificar la capacidad de búsqueda rápida de información en caso de contingencias en la empresa.

• Calcular el valor inducido de la información para la empresa y el valor operacional del recurso de información para ésta.

• Definir la propiedad, actualidad, calidad y accesibilidad de la información.

• Detectar los cambios tecnológicos y evaluar su impacto en la Gestión de Información dentro de la empresa.

b) Cuando el objetivo es de Aprendizaje se debe:

• Definir el alcance de los procesos de Gestión de Información y determinar sus actividades fundamentales.

• Evaluar el reconocimiento por parte del personal de los beneficios de la gestión de información como un recurso intangible empresarial que debe manejarse igual o mejor que los tangibles.

• Evaluar el conocimiento del personal sobre cómo acceder a los recursos informativos con que cuenta la empresa.

• Cambiar la percepción en la empresa de que los costos en adquisición de información no constituyen gastos sino que son una inversión de pronta recuperación.

4. Determinar el Alcance del proceso de la auditoría.

a) Se determinará si la Auditoría será total o parcial. En el primer caso, se abarcará a toda la organización y en el segundo, a determinado proceso, función, departamento o área de responsabilidad en general.

b) Para seleccionar el área dónde se realizará la auditoría, se tendrán en cuenta los criterios suministrados por Orna (1999) y Henczel (2000), los cuales son:“Se deben buscar áreas concretas dónde la información tenga una alta importancia estratégica y un alto potencial para el valor añadido”. “El área debe tener un límite claro y no debe ser demasiado grande, debe haber potencial para algunos resultados rápidos de gran impacto, y debe existir una proporción justa entre las personas que tienen conciencia de la información”.

5. Planificar el tiempo y los recursos requeridos para llevar a cabo la AI.

a) Se confeccionará un cronograma de actividades con las fechas de cumplimento de cada una de ellas.

b) Se determinarán y coordinarán de conjunto con la dirección de la instalación hotelera todos los recursos necesarios (materiales, financieros y humanos) para realizar el proceso.

c) El período en que se llevarán a cabo las auditorías será cada dos años y la máxima responsabilidad en el Hotel para la aplicación del procedimiento propuesto está en su ápice estratégico, en particular en la persona de su director general ó gerente y el momento en que se aplicará la Auditoría es facultad de la alta dirección y el consejo de dirección, independientemente del período de tiempo recomendado en el procedimiento.

d) El consenso sobre la necesidad de la aplicación del procedimiento puede obtenerse cuando:

• Existan evidencias de que hay deterioro de la Gestión de Información en algunas de las partes de la estructura de la organización.

• Cuando los resultados de auditorías internas o externas reflejen que ha existido un retroceso en los indicadores de la Gestión de Información en el Hotel, en comparación con períodos anteriores.

• Cuando se perciban cambios desfavorables en el entorno social, político, económico ó legal.

• Cuando ocurra un deterioro en la correlación de los elementos de la matriz DAFO de la instalación hotelera.

• Cuando se aprecie un deterioro en los indicadores de desempeño de la organización.