1.1.2 Elementos de un Sistema de Información

Los sistemas de información, constan de determinados componentes claves entre ellos la Información, las Personas o Usuarios y el Equipo de Soporte:

• Información: Es el elemento fundamental y su razón de ser, debe adaptarse a las personas que la manejan y los medios técnicos con que cuenta la empresa según los procedimientos de trabajo, para que las actividades se realicen de forma eficaz.

• Personas o usuarios: Son quienes manejan y utilizan la información para realizar sus actividades en función de los procedimientos establecidos.

• Equipo de soporte: Se ocupa de la comunicación, procesamiento y almacenamiento de información y constituye la parte más visible del SI, puede incluir: papel, impresoras, computadoras, fotocopiadoras, fax, scanner, etc.

1.1.3 Objetivos de un Sistema de Información

Según el autor Gil Pechuán, los SI se crean para lograr los siguientes objetivos:

 Emprender una acción que resuelva las dificultades, actividades, procesos o funciones que no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas.

 Cambiar, ampliar o mejorar el rendimiento económico de la organización y su competitividad dentro del mercado.

 Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos originados por una autoridad legislativa o administrativa.

 Realizar tareas de cierta manera para cambiar la información o el desempeño.

 Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa.

 Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información necesaria para controlar las actividades de las mismas.

 Utilizar la información como recurso corporativo, que debería ser planificada, gestionada y controlada para ser más efectiva a todas las organizaciones.

1.1.4 Transformación de los Sistemas de Información en Sistemas de Gestión de Información

El paso de los SI a Sistemas de Gestión de Información (SGI) aparece en la literatura en la década del 80, cuando Sprague y McNurlin (1986) presentaron a los profesionales de la información su tipología de SGI, dividiéndola en tres grandes grupos.

1. Proveniencia. SGI que crean las fuentes, mientras los archivos la reciben desde dentro de la organización, las bibliotecas y los museos la reciben desde fuera, y los archivos administrativos combinan las dos cosas.

2. Forma. Se refiere al material que se utiliza, en el caso de los SGI se utilizan datos codificados como nombres y fechas, en las bibliotecas y los archivos, textos, y los museos, objetos.

3. Originalidad. Si los documentos son materiales únicos, como los archivos administrativos, o si son copias, como las bibliotecas.

Estos autores no sólo conciben los SGI, relacionados con la gestión institucional, sino que involucran en su clasificación a los archivos, museos y bibliotecas, integrando en todo tipo de documento e institución de información.

Vickery (1981), no sólo presta atención a los contenidos y su procedencia, sino al acceso a la información documental y a la pertinencia de lo recuperado por el usuario, pues la satisfacción del cliente/usuario, debe ser el primer objetivo de una institución que brinde servicios.

González Cornejo (2000), plantea:…”construir un Sistema Integrado de Información con una base de conocimiento asociada a cada cliente es la tarea del momento para numerosas instituciones. Este salto cualitativo significa transformar la memoria computacional en "inteligencia".

De manera general, varios autores coinciden en recalcar que aunque en todo SI la tecnología juega un papel importante, no es él área de informática quien debe llevar el peso fundamental en su diseño, sino un equipo multidisciplinario y que el éxito de un SI dependerá de que se agrupen adecuadamente sus tres dimensiones: compartir conocimientos; dependencia mutua en las respectivas competencias (autoridad y responsabilidad) y crear vínculos organizativos.