2.1.3 ETAPA II. Caracterización de la organización

Objetivo: Asegurar que el personal comprometido en la aplicación de las acciones de la AI, conozca aspectos globales de la entidad, tales como: estructura organizacional, objeto social, unidades operacionales o procesos, filosofías de la dirección, clientes y aspectos históricos.

Acciones a realizar

1. Analizar la situación estratégica del Hotel, describiendo su misión, visión, objetivos, cultura y valores.

Para lograr los objetivos de la AI es imprescindible determinar si existe un conocimiento pleno de la organización en cuanto a su misión, visión, valores, y objetivos estratégicos. Comprender la misión de la organización es esencial para asignar valores apropiados y prioridades a los recursos de información. Por lo tanto, los elementos descritos anteriormente no deben faltar en un proceso de este tipo.

a) Esta información puede recopilarse a partir de la revisión de la planeación estratégica del hotel o de investigaciones precedentes donde se definan las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de la instalación.

b) Es importante que se tenga en cuenta el conocimiento sobre los valores y creencias de los miembros de la organización y de la apropiación del concepto de información como recurso. También se determinará si se comparten actitudes y comportamientos.

c) Se recomienda revisar los resúmenes de los Talleres Político-Ideológicos realizados en el Hotel, donde quedan evidenciados los valores compartidos. Además se puede acudir a los fundadores, pues son la primera fuente de la cultura e historia de una organización.

2. Describir el entorno económico, social y tecnológico, así como sus principales competidores y proveedores.

a) Para recopilar esta información se utilizarán Encuestas, Entrevistas y Sesiones de trabajo en grupo.

b) Se determinará el medio ambiente externo de la organización estableciendo claramente las entidades con las cuales se relaciona, quienes son sus principales clientes, competidores y todos los posibles proveedores.

3. Detallar la estructura jerárquica y geográfica.

a) Se especificarán los roles, las funciones, las actividades, las interrelaciones, y las formas de coordinación y control que existen en la organización.

b) Se incluirán la composición de los recursos humanos acorde a las características sociodemográficas, los niveles educacionales, la ocupación laboral y la ubicación en la estructura organizativa.

c) Para determinar la estructura, pueden utilizarse fuentes documentales como el organigrama de la organización y como no documentales, el personal de dirección.

d) La estructura del Hotel, determinará el flujo de información y facilitará o impedirá el desarrollo de una estrategia de información (como parte de la política de información) dependiendo de la compatibilidad entre la estrategia y la estructura.