CAPITULO II: ANÁLISIS DEL SISTEMA

El análisis del sistema es un enfoque que nos permite identificar los problemas, oportunidades y objetivos en la organización. El análisis del sistema es usado para diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de la organización que pueden ser logradas por medio del uso del sistema de información. En esta etapa se define las funcionalidades a ser mecanizadas, en donde el rol del usuario es fundamental.

Entre las razones para iniciar el análisis del sistema académico, tenemos:

 Encontrar los problemas que surgen en los procesos académicos.

 Estudiar y analizar el actual sistema académico (manual).

 Crear y diseñar subsistemas, que ayude al buen desarrollo del proceso académico.

2.1. ESTUDIO PREVIO Y PLANIFICACION PRELIMINAR

El Proceso de gestión para la creación del Sistema, ha cubierto las siguientes actividades: Establecer las metas del Sistema de Información, Determinar y asignar prioridades y Evaluar los recursos y la capacidad del sistema.

2.1.1. Plan de Trabajo del Proyecto - Ciclo de Vida del Sistema.

Plan de Trabajo del Proyecto.

Establecer las metas del Sistema de Información

Este paso implica revisar la dimensión de las operaciones y políticas del área académica de la ETSUNP, con el objetivo principal de comprender sus metas y enlazarlas con las metas del sistema.

En este aspecto se determinó las siguientes metas:

 Diseñar e implementar un Sistema de Información que apoye la gestión académica.

 Aprovechar las oportunidades proporcionadas por las tecnologías de información y recursos tecnológicos disponibles.

 Seguir una metodología para el desarrollo del sistema.

Determinar y asignar prioridades

A partir de la interacción con los usuarios, se empezó a formalizar el sistema de información, formándose las primeras ideas y evaluando los factores de factibilidad económica, técnica y operacional.

Evaluar los recursos y la capacidad del sistema.

Los aspectos clave en un sistema y su capacidad de operación están representados por su personal y su tecnología. La finalidad de este paso es determinar la aceptación que tendrá el sistema sobre estos recursos.

Ciclo de Vida de desarrollo del Sistema.

Se realizó un conjunto de actividades encaminadas al desarrollo del sistema de información utilizando una metodología, con la finalidad de establecer el orden en el cual se: especifica, diseña, implementa, revisa, prueba y se realizan otras actividades, para su desarrollo.

Las metodologías para el desarrollo de sistemas, nos permiten:

 Identificar los objetos de información clave (entidades o elementos) y de las operaciones (acciones o procesos).

 Proporcionar un conjunto de pasos para transformar una estructura jerárquica de los datos en una estructura de programa.

 Aumentar la velocidad de desarrollo, mejorar la calidad, el control y seguimiento del sistema y minimizar los riesgos.

El Sistema de Gestión Académico se ha desarrollado utilizando el Ciclo de vida clásico (o Cascada Pura), por ser el modelo que mas se ajusta a las necesidades y características del sistema a modelar, realizándose a través de las siguientes actividades:

1. Investigación Preliminar.

 Se desarrolló como primera actividad, donde se identificaron los problemas, oportunidades y objetivos del nuevo sistema, examinando los puntos débiles y fuertes del sistema académico actual.

 Se evalúan las necesidades del nuevo sistema de información.

 De los resultados de esta etapa, se obtuvo:

 Un estudio de factibilidad técnica y operativa .

 Los costos y beneficios del nuevo sistema .

 Informe de los hallazgos y recomendaciones.

 La definición del alcance, desarrollo y enfoque de los requerimientos y necesidades de los usuarios.

En esta base el sistema de información se orienta a satisfacer los requerimientos de información en lo referente a:

Inscripción de Postulantes (opcional).

Información General: información referente a los cursos alumnos, docentes, planes de estudios, especialidades y aulas.

Programación Académica: abarca información sobre la carga académica del docente y los cursos en programación académica.

Matricula del alumno.

Inscripción por cursos y sus subprocesos derivados.

Estadísticas académicas generales.

Servicios Académicos, tales como: certificados de estudios, historiales académicos, Constancia de Estudios y boletas de notas.

Organización de los datos en una base de datos.

2. Determinación de los requerimientos del sistema.

 Se analiza qué información necesitan los usuarios para realizar su tarea.

 Se estudiaron los datos con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema.

 Se prepara una propuesta del sistema que sumariza los problemas encontrados, junto con el análisis de costo / beneficio y realizar recomendaciones.

 Se estudian todas las fases importantes del proceso académico, dando respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es lo que se hace?

2. ¿Cómo se hace?

3. ¿Con qué frecuencia se presenta?

4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?

5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

6. ¿Existe algún problema?.

7. Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?. ¿Cuál es la causa que lo origina?

3. Diseño del sistema.

El diseño del sistema de información ha producido los detalles que establece la forma en que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis para satisfacer las necesidades. Las actividades realizadas fueron:

 De la información recolectada se realizó un diseño lógico de la información académica (diseño de la base de datos), y diseño de procedimientos precisos para la captura de datos (diseño de interfaces de usuario).

 Identificar los reportes y salidas que debe producir el sistema y determinan los datos específicos que debe contener cada reporte y salida.

 Dar las especificaciones de software y los estudios de hardware.

 Proporcionar las entradas efectivas para el sistema de información mediante el uso de técnicas, para el buen diseño de formas y pantallas.

4. Desarrollo de Sistema.

 Para el desarrollo del sistema se procede a instalar el programa escrito y diseñado a medida .

 Se documenta el desarrollo del sistema, con la finalidad de probar el programa y llevar a cabo su mantenimiento una vez instalada la aplicación.

5. Pruebas del sistema.

 Durante la fase de prueba, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software funciona de acuerdo con las especificaciones de los usuarios.

 Se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes del software.

 Antes de ser usado, el sistema es probado. Es mucho menos costoso encontrar dificultades antes de que el sistema entre a apoyar la gestión de la organización.

 Se evalúan las siguientes dimensiones:

Operacional.- se valora el funcionamiento del sistema, tales como: su facilidad de uso y tiempo de respuesta.

Impacto organizacional.- se identifica y mide los beneficios para el área académica de la ETSUNP.

Opinión de los usuarios.- se evalúan las actitudes de los directivos, administradores y los usuarios finales.

Desempeño del desarrollo.- se evalúan los criterios de tiempo y esfuerzo de desarrollo, concretados en el estudio de viabilidad.

6. Implementación y Mantenimiento.

 Esta fase involucra la programación, instalación de equipo, entrenamiento de los usuarios y otras actividades relacionadas con la implantación del sistema.

 Los dos sistemas, el antiguo y el nuevo, han trabajado en forma paralela con la finalidad de comparar resultados.

 Incluye la operación continua del sistema después de su instalación.

En la figura N° 2.1. se resume las actividades desarrolladas.

Finalmente los componentes del Sistema de Información incluye:

 El software del sistema de información que hacen efectivo su funcionamiento, consta de: el programa de instalación, software manejador de base de datos, paquetes de oficina, entre otros.

 El equipo computacional que es el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.

 Los usuarios autorizados que interactúan con el sistema.

 La base de datos.

 La documentación y manuales.

 Los procedimientos o pasos que definen las reglas de su manejo y mantenimiento.