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ANÁLISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMO SOPORTE A LA GESTIÓN ACADÉMICA PARA LA ESCUELA TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

Gina Lizbeth Maza Anton

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ANEXO B. PERSONAL A NIVEL DIRECTIVO

PERSONA ENTREVISTADA: Director de la Escuela Tecnológica.

¿Cuáles son sus funciones principales, en el contexto académico?

1. Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades académicas de la Escuela Tecnológica.

2. Aprobar la programación y desarrollo del proceso de matrícula, dictado de clases teóricas y prácticas, sistemas de evaluación y otros que conlleven al normal funcionamiento de los ciclos académicos conforme al Plan de estudios establecidos para las especialidades.

3. Evaluar y controlar la expedición de los certificados y diplomas que expida la escuela.

PERSONA ENTREVISTADA: Director Académico.

1. ¿Cuáles son sus tareas y/o actividades académicas principales?

Elaborar la Programación académica, de acuerdo con los resultados de los semestres anteriores y estimar la demanda de las asignaturas a ofrecer.

Asignar una codificación a los cursos.

Elaborar la programación académica, según los planes de estudio de cada especialidad.

Asignar al docente titular las asignaturas a dictar y los horarios para cada una de ellas.

Coordinar y supervisar, la ejecución de las actividades académicas.

Supervisar los traslados internos y externos.

Convalidar los cursos, proveniente de los alumnos que han solicitado su traslado interno y/o externo.

Aprobar la carga académica de los alumnos.

2. ¿Cuáles son los requerimientos de información que necesita para el desarrollo de sus actividades?

Para la realización de la Programación Académica, se requiere de los planes de estudio de las especialidades, considerando que cada especialidad tiene mas de un plan de estudio, en las cuales algunos aun están incompletos por motivos de no asignación de códigos a los cursos o para ajustarlos a una nueva estructura académica; las modificaciones se realizan en los últimos ciclos del plan de estudios, sin afectar la currícula del alumno.

Para la asignación del docente titular que dictarán las asignaturas se necesita el listado de docentes de la ETSUNP, además de llevar un control del número de horas asignadas.

Cuando un alumno solicita un traslado interno o externo, se evalúa y determina si la especialidad destino tiene afinidad con la especialidad origen, igual proceso se realiza con los cursos a ser convalidados.

Disponer de la historia académica del alumno, especialmente cuando presenta problemas en su ficha de inscripción de cursos, con la finalidad de comprobar que el alumno lleve la carga académica límite que le corresponde de acuerdo a su correspondiente plan de estudios.

Disponer de Información sobre el rendimiento académico del alumno para gestionar con las autoridades académicas algunos beneficios como becas y semibecas de estudio.

3. De los procesos o actividades académicas. ¿Cuales requieren una rápida atención y/o solución de problemas?

La elaboración de las listas de los alumnos por cursos y de las actas definitivas, son actividades cuyos resultados son requeridos, lo más pronto posible con el fin de cumplir el cronograma académico. Actualmente estas actividades son un punto crítico, por ser realizados en forma manual.

La rápida atención a los alumnos a través de los servicios académicos, éste punto es fundamental.

4. ¿Que reportes y/o informes académicos requiere con mayor frecuencia?

El informe de los cuadros de merito semestral y general de cada especialidad por promoción, con la finalidad de evaluar la situación académica de los alumnos.

El reporte de la Programación Académica.

La consulta la carga académica del docente.

PERSONA ENTREVISTADA: Coordinador del área académica.

1. ¿Cuáles son sus tareas y/o actividades Académicas principales?

Apoyo en la creación de grupos de carrera, estas actividades se realizan en coordinación con las autoridades respectivas.

Apoyo en la elaboración de horarios aula / profesores.

Apoyo en la actualización de horario / docente.

Gestionar los requerimientos de hardware y software, ante las autoridades respectivas para su posterior adquisición.

Determinar los niveles de usuarios de la red.

Coordinar la ejecución de los aplicativos, paquetes de oficina y los programas, que requiere el personal administrativo.

Velar por la constante capacitación del personal administrativo, para el desarrollo de sus funciones en el proceso académico.

Apoyo en la atención de alumnos y padres de familia.

2. ¿Cuáles son los requerimientos de información que necesita para el desarrollo de sus actividades?

Disponer de diversas estadísticas tales como el número de alumnos postulantes, número de alumnos ingresantes, número de alumnos matriculados, en cualquier semestre y de acuerdo a varios parámetros de consulta.

Disponer de los planes de estudio de cada especialidad, con el fin de verificar que los alumnos se guíen con su correspondiente plan de estudios.

Guiar a los alumnos en el llenado de la ficha de Inscripción de cursos y dar alternativas de solución cuando presentan problemas con algunos cursos.

3. ¿Que reportes y/o informes académicos requiere con mayor frecuencia?

Reportes de alumnos matriculados, de ingresantes; en base a un semestre especificado y según criterios tales como: reportes por especialidad, reportes por especialidad y turno y similares.

Reporte de estadísticas generales, tales como especialidades ofrecidas, especialidades con mayores demandas, entre otros.

PERSONAL A NIVEL OPERACIONAL

PERSONA ENTREVISTADA: de Secretaria Académica.

1. ¿Cuáles son sus tareas o funciones en el proceso académico?

Matrícula.

Otorgar la Ficha de Matrícula a los alumnos, posteriormente recepcionar las fichas de matrícula para ser archivadas como parte de la historia del alumno.

Otorgar la Ficha de Inscripción de cursos.

Inscripción de Cursos – Subprocesos derivados.

Recepcionar las fichas de Inscripción por cursos.

Elaboración de listas de alumnos por cursos, elaboración de las actas previas, elaboración de las actas definitivas, actas promocionales, posteriormente el Ingreso de notas.

Depurar la ficha de inscripción de cursos, de tal manera que cumplan con las normas académicas establecidas.

Modificar las notas en las actas promocionales, con previa autorización del Jefe académico.

Llevar control de los alumnos aprobados, desaprobados, sin evaluación y otros.

Llevar registro de alumnos inscritos por curso en orden de mérito.

Emisión de informes académicos, para evaluación de las autoridades correspondientes (p. Ej. Becas y semibecas de estudio).

Adicionalmente elaborar estadísticas, tales como: Carga académica, número de cursos aprobados y desaprobados por alumno en el semestre, entre otras.

2. ¿Qué otras tareas o funciones académicas desarrolla?

Servicios Académicos

Atender a los alumnos a través de los Servicios Académicos que abarca principalmente los historiales académicos y las boletas de notas, según los requisitos y las normas

Mantener actualizado el expediente e historial académico de los alumnos.

Al terminar el ciclo académico organizar, clasificar y archivar los registros de evaluación, las actas definitivas y las actas promocionales, etiquetadas con el semestre correspondiente.

Elaborar y emitir las boletas de notas a todos los alumnos.

Otros

Documentar y archivar los cursos convalidados de los alumnos ingresantes por traslado externo e interno, adjunta con la resolución autorizada.

Proporcionar información académica a los alumnos (o al apoderado).

Generar una codificación a los alumnos

Emitir carnés y actualizar los datos generales de los alumnos.

Imprimir listados académicos.

Realizar copias de seguridad de los archivos, que contienen información académica.

Preinscribir a los alumnos postulantes.

Otras actividades asignadas.

3. ¿Qué documentos e información requiere para la realización de sus funciones?

Matrícula

El comprobante de pago por derecho de matrícula, con el fin de otorgar al alumno su ficha de matrícula.

Inscripción de Cursos

Se requiere de la programación académica y los planes de estudios, además los archivos de evaluación de semestres anteriores.

Servicios Académicos

El informe de alumnos matriculados.

Elaboración de Historiales académicos, Certificados de Estudios, Constancias.

Elaboración de la boleta de notas.

4. ¿Que proceso(s) le demanda mayor tiempo e incluso, extender el plazo límite?

El proceso de Inscripción de Cursos, es el proceso que demanda mayor tiempo por las verificaciones y los archivos a consultar. De la culminación del listado de alumnos por cursos, se elabora las actas previas y las actas definitivas.

La elaboración del Historial académico, por requerir la consultar todas las actas promocionales.

PERSONA ENTREVISTADA: personal de apoyo administrativo.

1. ¿Cuáles son sus tareas o funciones en el proceso académico?

Matrícula.

Registro de los pagos correspondientes de los alumnos.

El registro de los alumnos es realizado en hojas de cálculo.

Otros

Registrar los pagos de los alumnos, según el TUPA.

Elaborar estadísticas tales número de alumnos: ingresantes, matriculados, retirados y otros.

Informar a la secretaria académica, si el alumno ha sido matriculado en el semestre.

2. ¿Qué otras tareas o funciones desarrolla, durante el semestre académico?

Elaborar reporte de alumnos matriculados, regulares e ingresantes.

Actualizar el historial de pagos del alumno.

Realizar copias de seguridad (“Backup”) actualizado de toda información sobre el registro de pagos.

3. ¿Qué información requiere para la realización de sus funciones?

Se requiere del informe alumnos semibecados y becados y en el semestre académico.


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