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ANÁLISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMO SOPORTE A LA GESTIÓN ACADÉMICA PARA LA ESCUELA TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

Gina Lizbeth Maza Anton

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5.2. BENEFICIOS DEL NUEVO SISTEMA

Los beneficios enunciados en el punto 2.2.2, resultado de implementar el sistema de información en el área académica de la ETSUNP, el mismo que tiene como objetivo principal contribuir con la eficiencia y eficacia del proceso académico. Para el logro de este objetivo, la información es reorganizada en la estructura de una base de datos uniforme implícitamente preparada para el cambio. Así mismo las respuestas a los requerimientos de información de los usuarios se realiza a través del sistema.

Se menciona que el sistema se ha proyectado hacia una vida útil aproximada de siete años, por los siguientes criterios:

 El sistema de información esta definido de acuerdo a las necesidades actuales de información por parte del personal académico, considerando la posibilidad de realizar cambios no relevantes en la forma de llevar a cabo el proceso académico.

 Las nuevas demandas de información por parte del personal académico, forman parte del mantenimiento del sistema.

 Las nuevas tecnologías de información permiten disponer de productos y técnicas para el desarrollo de sistemas, lo cual proporciona al sistema flexibilidad, actualización, facilidad de mantenimiento y permanencia en el tiempo.

5.2.1. Tangibles

Se ha procedido a clasificar los beneficios tangibles en los siguientes rubros:

1. Ahorro de tiempo

2. Económicos.

1. Ahorro de tiempo

a) Mantenimiento de información general: Alumnos, Planes de estudio, profesores.

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

Para realizar el mantenimiento de la información, primero se procede a buscar manualmente el registro correspondiente en los archivos históricos (archiveros y/o archivos en disco). Este proceso demanda 30 min. aproximadamente. El mantenimiento de la información se realiza a través del ingreso y / o actualización de los datos, buscando primero el registro correspondiente. Proceso que demanda 5 min. aproximadamente. El mantenimiento de la información es mas rápido, con un ahorro de tiempo de 25 min.

b) Obtener y brindar información acerca de la Programación académica.

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

Elaborada la programación académica, se procede a su publicación. Luego el personal académico correspondiente brinda información de la misma, en un tiempo aproximado de 6 min. (por alumno). Se ingresa la programación académica al sistema, posteriormente el personal académico realiza la consulta de la misma, en un tiempo de respuesta aproximado de 2 min. Se cuenta con información oportuna y disponible.

c) Proceso de matrícula

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

Para cada alumno se verifica manualmente si cumple con los requisitos de tal forma que el proceso se realiza según las normas. El tiempo aproximado para realizar este proceso es 20 min. En el momento de realizar la matricula, el sistema presenta información histórica acerca de la situación del alumno (pagos), estimándose un tiempo aproximado de 8 min. Se podrá dar atención a mas alumnos, con un mejor servicio.

d) Proceso de inscripción de cursos.

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

A medida que se recepcionan las fichas, se verifica si la ficha es llenada según el formato y normas establecidas. Ello es realizado en 10 min. Según el plan de estudios del alumno y los requisitos del curso se procede a depurar la ficha estimando un tiempo de 15 min., se procede a registrar la inscripción en el acta correspondiente en un tiempo de 15 min.

El tiempo total requiere de 30 min. Por cada alumno, el sistema presenta la lista de cursos, que le corresponde llevar en el semestre. Por cada curso seleccionado se verifica los requisitos. Se emite un mensaje si se procede o no a la inscripción del curso. Este proceso demanda 15 min. aproximadamente.

Pocas verificaciones, disminuye el esfuerzo laboral del personal académico, poca consulta de documentos, disminución de los errores. Cumplir con el calendario académico.

e) Proceso ingreso de notas

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

El docente entrega las actas con las notas respectivas. Se ubican las actas en el archivo respectivo y se ingresan las notas. Existen casos en la cual el orden (alfabético) de las actas entregada por los docentes no coinciden con el orden en el archivo, lo que dificulta ubicar un alumno. Se estima un tiempo de 15 min. por acta. Se procede al ingreso de las notas. La presentación de los alumnos es de igual manera en la cual se emitieron las actas a los docentes. El tiempo para realizar este proceso es aproximadamente 6 min. por acta. Menor esfuerzo laboral, el proceso se desarrolla de manera más eficiente y permite el cumplimiento del calendario académico.

f) Boleta de notas semestrales.

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

Se ubica al alumno en el archivo correspondiente y se procede a dar formato e imprimir su boleta de notas. Se requiere aproximadamente 10 min. por alumno. Se ingresa el apellido del alumno por especialidad, el sistema muestra la boleta de notas. El tiempo requerido es 3 min. aproximadamente. Se puede atender a mas alumnos, con un mejor servicio.

g) Proceso elaboración de cuadros de merito.

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

Ingresadas las notas promocionales se procede a elaborar los cuadros de merito con las actas de semestres anteriores, se calcula manualmente el promedio. El tiempo aprox. por acta es 3hrs. El sistema de información genera este reporte automáticamente. El tiempo aproximado es 3 min. por acta. Ahorro de tiempo horas – hombre.

h) Servicios académicos.

Sistema Manual Sistema de información Beneficio

Se recopilan los documentos académicos necesarios. Se calcula manualmente los promedios semestrales y acumulados, se redacta el documento, el tiempo es de 3 hrs. Aproximadamente El sistema presenta esta información automáticamente. El tiempo aproximado de consulta es 3 min. Servicio más eficiente a los alumnos. Se puede atender a más alumnos que solicitan el servicio.

2. Económicos.

En el cuadro 5.1., se compara los costos para desarrollar una actividad en el Sistema Manual y el Sistema de Información, considerando un personal académico con un sueldo neto de S/.800 mensuales, en una jornada de 08 horas diarias.

Conclusiones

• Se ha calculado que el costo del personal académico es de 0.067 nuevos soles por minuto (S/.800 por mes/ [(480min/día)*(5dia/sem)* (5sem/mes)] ).

• Se tendría un ahorro de 8.562,60. nuevos soles anuales, resultado de mecanizar las actividades académicas.

• Calculando los costos que implica el sistema académico y sus beneficios económicos otorgados, se ha obtenido finalmente un ahorro de S/. 2132.60 nuevos soles anuales, cuyo resultado justifica el costo del proyecto.


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