1.2. Concepto y utilidad de la información contable

En muchos manuales, se pueden leer definiciones como “La Contabilidad es una Ciencia que estudia…”5 Ni caso; ahora todo tiene que ser una ciencia, porque así los grupos de investigación se llevan subvenciones del Ministerio de Ciencia, Tecnología, etc. Para lo que a la empresa le interesa, la contabilidad es una técnica que sirve para presentar de forma sintética lo que ocurre en la empresa. Cuando digo sintética, quiero decir, de forma resumida, fácil de ver y comprender a primera vista. Por eso se ha dicho, con razón, que la contabilidad es un sistema de información, es decir, un mecanismo o técnica que permite recoger una información abundante, desordenada y a veces redundante, que llega de forma inesperada o frecuente a la empresa. Acto seguido, este mecanismo o sistema procede a cuantificar, clasificar y temporizar toda esa información, digamos en bruto, y elabora una información sistematizada y fiable.

A la información de origen o input, le llamamos “datos”, según la terminología usual para los sistemas de información. La información resultante puede ser “dato” para otro sistema de información o para el mismo. Así pues, como sistema de información que es, la contabilidad sirve para elaborar, a partir de los datos, información que sea útil. La contabilidad no necesita ser una ciencia para ser importante. Los avances tecnológicos no sólo respetan dicha importancia, sino que hacen más necesario el aprendizaje de la técnica y la interpretación de estados contables.

La contabilidad se ha definido como un sistema de información que sirve para representar una "imagen fiel" de la situación y la evolución del patrimonio empresarial. Ni que decir tiene que el concepto de imagen fiel adolece de una gran dosis de ambigüedad y comprende un conjunto amplio de alternativas contables. Las diferencias que existen, a nivel teórico y práctico, en la configuración de diversos sistemas contables se pueden resumir en tres aspectos: La presentación, la valoración y la periodificación de dicho patrimonio. La contabilidad, además, permite posteriores análisis, tendentes a estudiar variables como la solvencia o la rentabilidad, conceptos que se explican más adelante (Capítulo 4 y siguientes).

Es cierto que cuando se han hecho muchos asientos contables, aparece la monotonía. En ese momento, el experto debe informatizar su trabajo. Es más recomendable diseñar hojas de cálculo y bases de datos (OpenOffice resulta un paquete integrado muy eficaz), sabiendo lo que le pedimos, que utilizar un programa específico de contabilidad sin tener muy claro lo que nos ofrece y lo que nos exige.

Oficialmente, la contabilidad tiene por objetivo informar acerca de la "imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados" de las sociedades mercantiles, con carácter generalmente anual y expresada en euros, de modo que sea útil para las decisiones de los/as señores/as "usuarios" de dicha información.

Figura 2. Definición oficial de contabilidad

a) Los denominados "requisitos"

Los expertos afirman que la información, para que sea útil a la toma de decisiones, debe cumplir una serie de requisitos:

Claridad: Normalmente, la información contable es entendible para aquellos que no son contables, si se expresan en los términos en que la normativa contable obliga a hacerlo. Ahora bien, si llegamos a convertirnos en expertos, no sólo seremos capaces de facilitar a cualquier interesado la comprensión de las cuentas, sino que se volverá más asequible la información contable facilitada por otras empresas. Además, posiblemente, también tendremos cierto margen para ocultar o desvirtuar información, pues la situación económico-financiera no es algo perfectamente definido.

Relevancia: En la contabilidad no se registra todo lo que sucede en la empresa sino sólo aquello que les sirva para tomar decisiones a las personas que consultan la información elaborada. Solemos expresar esta idea diciendo que sólo se informará de los “hechos contables”. Por ejemplo, si un aprendiz y un capataz se odian o si el despacho del director tiene determinada decoración, puede ser que dichas circunstancias acaben repercutiendo en el desempeño mercantil (rentabilidad, básicamente), pero no son hechos contables.

Oportunidad: Por la necesidad de ser útil, la información debe ser suministrada en el momento en que se necesita o antes de que se vaya a necesitar. Por eso, como veremos, hay toda una serie de reglas que establecen en qué periodo se considera ocurrido un hecho contable, cada cuánto tiempo se debe informar y en qué plazo se deben rendir cuentas.

Comparabilidad: Para que la información sea más clara y fácil de comprender, se establece que todas las empresas deberán formular sus cuentas con el mismo formato. Además, una misma empresa debe ofrecer una información que sea comparable entre periodos consecutivos. Por ejemplo, se necesitará saber si el negocio es cada vez menos rentable o si la empresa está cada vez más endeudada, etc… para ello, los métodos contables de cada empresa para el ejercicio 2008 tienen que ser básicamente los mismos que para 2007.6

Economicidad: Una de las ideas que más claro tenemos los economistas modernos es que la información tiene un coste, como recurso que es. Esta característica fue lo bastante importante como para justificar el principio contable denominado "importancia relativa", que establecía la posibilidad de agrupar por conceptos y por fechas y, en general, vulnerar otros principios contables cuando la repercusión de esta omisión no fuese cuantitativamente relevante. Hoy este principio se ha sustituido por el de "integridad". En la elaboración de cuentas, se usará una metodología que aspira a poder ahorrar costes al empresario.7 Los métodos actuales promueven la claridad, comparabilidad y relevancia, de forma que nadie pueda faltar a sus obligaciones contables alegando un coste excesivamente caro en la elaboración de la contabilidad. Por eso, para compensar la pérdida de aquel principio, se ha publicado un Plan General de Contabilidad para PYME. Si la organización de una empresa es lo suficientemente pequeña como para que ésta refleje unos recursos escasos (número de empleados, capital y ventas), la normativa establece unos modelos abreviados de “Cuentas Anuales”.

Fiabilidad: Pero la técnica contable no puede hacer milagros, es decir, puede facilitar a la empresa la elaboración, pero no puede garantizar a terceros que sus informaciones sean ciertas o correctas. Puede haberse utilizado bien la técnica, pero con datos imaginarios, muy distintos de los verdaderos input de datos de lo que ocurre en la empresa. Ni siquiera el hecho de que sea obligatorio su depósito y estén legalizados los libros certifica que el contable esté informando correctamente o que los documentos que se le facilitan sean auténticos y completos. Para conseguir una cierta fiabilidad (control), la legislación mercantil recurre a expertos ajenos a la empresa: Los auditores de cuentas (ver 3.5 y 10.1).

Además es preciso aclarar otra serie de característica de la contabilidad, igual de fáciles de comprender.

La Contabilidad es obligatoria, al menos determinados informes (Cap. 3).

Se refiere a un periodo concreto. La información contable se suele ofrecer con referencia a un año natural, es decir, contiene los hechos ocurridos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. De hecho, salvo excepciones, todas las empresas deberán presentar contabilidad referida a cada año natural. Además, las sociedades mercantiles admitidas a cotización oficial en bolsa deben presentar contabilidad trimestral.

Viene expresada en euros. Esto parece muy simple, pero a veces, los principiantes hacen algún registro en kilos, veces, unidades, lotes, etc. A veces, se pueden expresar los datos en miles de euros, pero siempre que se mantenga el mismo criterio para las cantidades que se van a operar o comparar entre sí. Si una empresa realiza operaciones en dólares u otra divisa, necesitará ciertas prevenciones, a fin de contabilizar correctamente los saldos en euros.

No tiene en cuenta el valor adquisitivo de los euros que se consignaron en años anteriores. Es decir, si se ha constituido la sociedad hace quince años y los socios aportaron una nave industrial que valía un millón de pesetas, ahora tendrán este importe traducido a euros, pero no se puede elevar ese precio de adquisición por el hecho de que ahora los euros valgan menos que hace unos años. 8

En resumen, la necesidad de uniformar las normas y los periodos contables y de controlar el cumplimiento de dichas normas se trata de cubrir haciendo que la información contable reúna determinados requisitos o características cualitativas.

Figura 3. Necesidades relativas a la información contable

La necesidad que primero centrará nuestra atención es la de normalización (capítulo 2). A la uniformidad nos referiremos como uno de los principios contables, consistente en mantener los mismos criterios de contabilización de un año a otro, para poder analizar la evolución de las masas patrimoniales. La necesidad de control se tratará desde un punto de vista institucional, más que técnico, cuando se habla de la "auditoría de cuentas" (3.5).

b) Los denominados "principios"

Todos estos requisitos se supone que están muy presentes en los denominados principios contables, enunciados tradicionalmente por expertos de la profesión contable (ver 1.5). Sus respectivos significados exactos se enunciarán a medida que sea necesario utilizarlos. El el PGC de 1990, la primera parte se denominaba precisamente “principios contables” y venía a representar lo que hoy se ha denominado “marco conceptual”. He aquí algunos de los principios más conocidos.

Figura 4. Requisitos y principios contables

Solamente el requisito de comparabilidad, justifica, por sí solo, la necesidad de dar unas normas comunes a los estados contables de todas las empresas. Evidentemente, si se arbitran las fórmulas para normalizar la información contable, es conveniente que dichas normas, además de comunes, sean capaces de ofrecer una información comprensible, relevante y fiable. Otra clasificación de los principios contables se muestra en la Figura 5, con indicación de su situación legal.

Figura 5. Principios contables. Tipos y regulación

c) Tipos de contabilidad

La emisión de normas comunes debe justificarse en un interés público de la información contable. Por ese motivo, no se pueden imponer normas obligatorias de contabilidad de gestión y sí, en cambio, de contabilidad financiera. Esta idea es básica, pues en todo lo relativo a legislación contable, nos estamos refiriendo a aquella parte de la contabilidad que informa acerca de relaciones (contractuales o extra-contractuales) con otros entes económicos, incluida la Administración tributaria. Así pues, la normativa no regula la imputación de costes al producto (contabilidad analítica), ni aquellos procesos previos a la elaboración de la contabilidad que forman parte de la organización de la empresa (llevanza de registros auxiliares, elaboración de libro mayor, informes contables de periodicidad inferior a la obligatoria, otros instrumentos de análisis, como gráficos, ratios, etc.). Bien es cierto que un proceso de auditoría contable puede abarcar determinados registros no publicables; incluso una inspección de Hacienda puede requerir registros informáticos (cuando la información necesaria esté mecanizada), pero estas necesidades vienen fundamentadas en causas no genéricas y suponen una excepción al principio de “intimidad” o “inviolabilidad”, que según la jurisprudencia, tiene la sede social9.

A continuación, se establece una simple nomenclatura para evitar la confusión entre ciertos conceptos que se usan en la profesión contable. Se denomina “contabilidad externa” a la contabilidad que está regulada en las normas mercantiles. Su contenido suele ser, básicamente, contabilidad financiera (hechos normalmente contractuales), de ahí que a veces se confundan ambos conceptos.

Figura 6. Tipos de contabilidad, según el tipo de información

A la contabilidad analítica también se la conoce como "contabilidad de costes"10 y es una materia digna de otros manuales precisos y extensos, por eso, no volveremos a utilizar este concepto. La contabilidad interna, que tampoco es materia de estos apuntes, se llama también "de gestión" (cuyo contenido pude ser de tipo analítico o financiero). Vamos a centrarnos en la contabilidad financiera de las empresas mercantiles, que suele coincidir con el concepto de contabilidad externa. Aunque la mayoría de las normas, principios y requisitos contables son comunes a las cuentas de tipo individual y consolidadas, haremos referencia exclusivamente a las primeras, salvo que se indique lo contrario.

No figuran en el esquema las entidades sin ánimo de lucro: Las asociaciones, más las federaciones de las mismas, deben presentar una contabilidad basada en la contabilidad general (mercantil) que estamos estudiando y, en determinados casos, deben presentar auditoría de cuentas (Especialmente cuando reciben subvenciones). Existen otros tipos de ONG, como fundaciones, comunidades de propiedad horizontal, sindicatos, partidos políticos, etc., que rinden cuentas en virtud de una normativa específica. También existen empresas mercantiles cuyas cuentas anuales no se rigen por las normas generales (excepto, de forma supletoria, en aquéllo que no esté previsto en su normativa específica): Se trata de sectores concretos, como la banca y los seguros y otras entidades de intermediación financiera, las agencias inmobiliarias y de viajes, tráfico de antigüedades y obras de arte, sector agropecuario, etc.).

Todos estos tipos de contabilidad suelen basarse en la "partida doble", que es la técnica consistente en registrar las mismas cantidades en la izquierda y la derecha de los documentos, creando conceptos complementarios. Por ejemplo, si tengo un ordenador nuevo, en un lado, es porque ha disminuido mi dinero o me he endeudado, en el otro lado. El apunte por el primer concepto queda compensado con el segundo (ver 1.6).