9.4. Características de la factura electrónica

Como ya ha quedado esbozado en el Informe del Grupo de Expertos, las nuevas tecnologías han posibilitado que la facturación tradicional en papel se pueda realizar por medios electrónicos, lo que aporta ventajas significativas, entre las que cabe destacar:

- Mejora de la eficiencia, ya que disminuye la intervención manual, eliminando del proceso tareas que no generan valor.

- Ahorro de costes de impresión, papel, envío postal y almacenamiento. El proceso de e-facturación no requiere papel con lo que se reducen los costes de consumibles (papel, tóner, faxes, fotocopias, sellos, sobres, etc.). También se eliminan los espacios físicos de almacenamiento.

- Desaparecen los costes del correo postal (sellos, sobres, etc.) o del servicio de mensajería.

- Simplificación y automatización de la gestión de envíos y recepción, aportando por tanto mayor rapidez y rentabilidad

- Eliminación de espacio físico para archivo. El archivo electrónico es más ágil y seguro.

- Disminución de tiempos de operación y envío. Los clientes dispondrán de la factura en el mismo momento que se genera. El proceso garantiza la entrega de las facturas al 100% de los destinatarios.

- Mayor seguridad jurídica aportada por la necesaria firma electrónica certificada. Mejora la disponibilidad y fiabilidad de los datos: la e-firma dota de seguridad al proceso. Se permiten accesos simultáneos y validaciones remotas.

- Se facilitan los procesos de auditoría.

- Impulso de las políticas medio-ambientales y del desarrollo sostenible: eco-Factura

La necesidad de gestionar el alto número facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 1,2 euros por factura enviada (y recibida).

9.5. El proceso tradicional de facturación en papel:

Impresión -> Plegado -> Ensobrado ->

Sello ->

Correo postal ->

Archivo

Se convierte en:

Generación electrónica de factura

> Firma electrónica ->

Envío electrónico ->

Archivo electrónico

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

De esta definición, se transmiten tres condicionantes para la realización de e-Factura:

• 1º Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros)

• 2º Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).

• 3º Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida. El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como: “la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.

Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se dé la firma electrónica reconocida:

1º Que sea una firma electrónica avanzada es decir: “aquella permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control”. (Art 2 de la misma ley)

2º Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”

3º Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:

- “Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.

- Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento.

- Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.

- Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).

Por último y para que tenga la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003, que regula el contenido de una factura, establece que los campos obligatorios de una factura son:

- Núm. Factura

- Fecha expedición

- Razón Social emisor y receptor

- NIF emisor y “receptor”

- Domicilio emisor y receptor

- Descripción de las operaciones (base imponible)

- Tipo impositivo

- Cuota tributaria

- Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

El Real Decreto 1496/2003 regula las obligaciones de empresarios y profesionales de expedir y entregar factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como de conservar copia o matriz de aquéllos (art. 1).

La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.

Las obligaciones de las empresas que emiten facturas electrónicas son las siguientes:

• Creación de la factura

Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.

• Firma electrónica reconocida

• Remisión telemática

• Conservación de copia o matriz de la Factura

Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.

También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición: “Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas....

Se debe asegurar su legibilidad en el formato original.

• Contabilización y anotación en registros de IVA

• Conservación durante el período de prescripción

• Garantía de accesibilidad completa

Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

a. visualización,

b. búsqueda selectiva,

c. copia o

d. descarga en línea e impresión.

Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Art. 9 del RD 1496/2003)

• Subcontratación a un tercero

Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad. Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

Las obligaciones de las empresas que reciben facturas electrónicas se resumen en:

• Recepción de la factura por medio electrónico

o Verificación de los contenidos mínimos exigibles y

o Verificación segura de la firma electrónica.

Regulado en el artículo 21 e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que: “el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma”.

A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz, el destinatario debe conservar los originales firmados.

• Contabilización y anotación en registros de IVA.

• Conservación durante el período de prescripción.

• Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

a. visualización,

b. búsqueda selectiva,

c. copia o

d. descarga en línea e impresión.

• Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

El Artículo 17 del Reglamento, establece las formas de remisión de las facturas o documentos sustitutivos:

“La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

A estos efectos, se entenderá por remisión por medios electrónicos la transmisión o puesta a disposición del destinatario por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando el teléfono, la radio, los medios ópticos u otros medios magnéticos”.

Y el Artículo 18, la remisión electrónica de las facturas o documentos sustitutivos:

“ … a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.

b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 de la Recomendación 1994/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

c) Mediante los elementos propuestos a tal fin por los interesados, una vez que sean autorizados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. A tal efecto, deberán solicitar autorización a la Agencia Estatal de Administración Tributaria indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos.

2. En el caso de lotes que incluyan varias facturas remitidas simultáneamente por medios electrónicos al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información ...”.