Capítulo 1: LAS TAREAS DIRECTIVAS, LA GESTIÓN POLÍTICA Y LA GESTIÓN OPERATIVA EN LA ADMINISTRACION PUBLICA

a) Una visión panorámica de las tareas directivas

La Administración Pública responde al concepto de organización, como unidad social formada por un conjunto de personas relacionadas entre sí y con su contexto de acuerdo a cierta normas, que realizan actividades orientadas al logro de diversas finalidades. En este caso la finalidad esencial es la creación de valor público, para hacer posible y fructífera la convivencia humana, así como las empresas persiguen una finalidad lucrativa, o las organizaciones no gubernamentales procuran la satisfacción de determinados requerimientos sociales.

En cualquiera de estos ámbitos, la función o tarea de la administración es el proceso de coordinar las actividades de varias personas para obtener resultados previstos, en forma eficaz, o sea obteniendo resultados concretos, y eficiente, o sea con un aceptable consumo de recursos. Esa coordinación se realiza mediante el desempeño de diversas tareas directivas.

Tareas directivas secuenciales son las que se ejercen con cierta periodicidad, no de manera continuada, día a día. Se consideran tales las siguientes:

• Planificación: Consiste en establecer los objetivos de largo, mediano y corto plazo (o metas) de la organización, y en especificar los cursos de acción que se seguirán para conseguirlos.

• Organización: Consiste en diseñar y determinar funciones y tareas, establecer unidades operativas, departamentos, divisiones, etc., y definir los circuitos y modalidades de la comunicación entre esas unidades. Dirección: Consiste en orientar (“dirigir”) los esfuerzos de todos los empleados de la organización, inclusive los directivos, hacia la obtención de las finalidades organizativas. La función directiva se relaciona con los objetivos permanentes, de largo plazo, de la organización; y con los cambios constantes del contexto con el que la organización está vitalmente relacionada.

• Control: Consiste en procurar que todo se haga según las previsiones, asegurando la obtención de los objetivos de la organización, mediante la comparación de los resultados reales con los resultados esperados, para definir el nivel de ajuste o de divergencia entre ambos, y emprender las acciones correctivas que reencaucen la situación.

Tareas directivas continuas son las que se ejercen de manera permanente y forman la tarea cotidiana de los directivos. Se consideran tales las siguientes:

• Análisis de problemas: En toda organización, constantemente se están produciendo problemas, incidentes y dificultades. Hay que detectarlos, analizarlos, buscar sus causas, establecer su importancia y prioridad, para buscar su solución e implementarla.

• Toma de decisiones: Frente a los problemas u oportunidades que plantea el entorno, hay que plantear las diversas alternativas de cursos de acción posibles, valorarlas según diversos criterios, sopesar opiniones y consejos, y en definitiva elegir una, tomar la decisión y finalmente llevarla a cabo.

• Comunicación: Los directivos, para analizar problemas y tomar decisiones, necesitan mucha información proveniente de otros niveles de la organización, que pueden obtener si tienen adecuados canales de comunicación. Lo mismo ocurre cuando deben informar sobre las decisiones que toman, para crear bases de consenso y de encuadre disciplinario a los fines de su puesta en práctica.

En la interacción social que supone la vida de toda organización, pública o privada, los roles interpersonales de los directivos son los siguientes:

• Cabeza visible: Consiste en detentar la representación exterior de la organización, tanto frente a clientes o ciudadanos, proveedores y terceros, como en actos protocolares y profesionales.

• Líder: Consiste en la responsabilidad de reclutar, seleccionar, interactuar y motivar a los empleados a su cargo, para asegurar su buen desempeño y el logro de los objetivos de la organización.

• Enlace: Consiste en el establecimiento de una amplia red de contactos y fuentes de información, internos y externos, para asegurar la relación positiva de la organización con su contexto y entre sus áreas integrantes.

También se considera la existencia de los llamados roles informativos, tales como:

• Monitor: Consiste en la búsqueda de información externa e interna, fiable, oportuna, organizada, pertinente y significativa (no accesoria) para los fines de la organización en su conjunto.

• Difusor: Consiste en la transmisión de información necesaria dentro de la organización, con adecuada circulación y llegada a las unidades de trabajo y las personas que necesitan de ella.

• Portavoz: Consiste en la transmisión de información hacia el exterior de la organización, como interlocutor de los otros actores del sector de actividad y de la sociedad en general.

Finalmente, encontramos los llamados roles decisionales:

• Emprendedor: Consiste en tomar la iniciativa y buscar oportunidades para la organización, adelantándose a los acontecimientos, y promoviendo la innovación en los procesos y la gestión.

• Gestor de anomalías: Consiste en el análisis y búsqueda de solución de los problemas o al menos de su reenvío a los sectores de la organización que pueden encargarse de su solución.

• Asignador de recursos: Consiste en la asignación de los recursos disponibles a los diversos programas, unidades de trabajo y puestos, sobre la base del establecimiento de prioridades.

• Negociador: Consiste en la preparación y supervisión de los procesos de negociación internos y externos, y en fijar los límites de la negociación y las estrategias a seguir en ellos.