DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Fuente: tomado del reporte de Precisión de pronóstico semana 49 / 2007 a semana 5 / 2008

La diferencia entre pérdidas y ganancias en una empresa depende de la precisión de sus pronósticos de ventas: es importante que los directivos de toda empresa reconozcan los problemas implicados en la elaboración de pronósticos y el papel del pronosticador de ventas en la planeación de las utilidades. Ya los pronósticos de ventas constituyen el punto de partida para la planeación de cualquier negocio (Mudick y Schaefer, 1970)

Descripción del problema

Pronosticar la demanda con exactitud, normalmente no es fácil. No existen recetas de cómo hacerlo y cada empresa tiene que determinar la mejor forma de elaborar sus pronósticos. Los argumentos que se vienen planteando sobre el proceso que lleva el grupo GEUSA para pronosticar sus ventas, ----sin seguir un modelo generalmente aceptado---- permite suponer que se están generando costos adicionales, como resultado de las variaciones tan significativas, entre lo pronosticado y lo realizado. Ahora bien, el cambio que se pueda generar a partir de la implementación de criterios que constituyan la base para pronosticar las ventas, sería el punto de partida para tener un mejor control de los procesos y sistemas que se manejan dentro de la empresa, a la par del control específico a los costos implícitos que están generando las variaciones antes mencionadas.

Hasta aquí, podemos situar el problema que se observa en el grupo GEUSA, -------sobre el procedimiento que se sigue para estimar el pronóstico de ventas------- en su realidad teórica y empírica, con los trabajos de Mudick y Schaefer (1970) sobre precisión de pronósticos de ventas y la importancia que esto conlleva para la planeación efectiva, y paralelamente la propuesta de Makridakis (1998) sobre la necesidad de implementar un proceso más sistemático y explícito de los pronósticos, ya que contrario a ello, los juicios subjetivos y sin apoyo no resultan ser tan seguros y efectivos (Makridakis, 1998: Gaither y Frazier, 1999)

A mayor abundamiento en la descripción del problema observado en la unidad de estudio ---–GEUSA----, es importante señalar que además se está teniendo un gran impacto en el desempeño de las áreas involucradas, tal es el caso de logística, en donde la planificación comienza con el pronóstico, incluyendo la idea de decisión, ya que el planificador supone que uno de los escenarios construidos es el más probable y elabora la proyección deseada a través del procedimiento empleado para tal efecto, mismo que incluye las variables que considera, deben ser incluidas, sin que propiamente se apeguen a un modelo generalmente aceptado, esto es, desde un modelo que emane de la teoría. Además debemos recordar, que en relación a este punto, logística es el responsable de asumir el resultado entre las ventas y la producción.

Ahora bien, dentro de las barreras con que se cuentan, son la ineficiente participación de diversas funciones y jerarquías en las diversas áreas, dando como resultado un impacto en la producción, en sus decisiones de capacidad, programación de la producción, inventarios, fleteo, y contratación de personal, por nombrar algunos. Así, con los argumentos descritos anteriormente ahora surge la siguiente interrogante:

Interrogantes

Desde la opinión de las áreas involucradas en el proceso de elaboración de pronósticos ¿Cómo impacta el desempeño de las áreas involucradas, la elaboración de un pronóstico de ventas inexacto?

La interrogante principal que se describe en el anterior párrafo se sistematiza en especificidades a continuación.

Cuestionamientos específicos:

1.- ¿El departamento de ventas recaba información eficiente para la generación del pronóstico?

2.- ¿Se cuenta con la capacidad técnica, por parte del gerente de pronósticos, para realizar las funciones de pronósticos y basar esta actividad en el uso de modelos econométricos para determinar el error cuadrado medio relativamente más bajo?

3.- ¿Al ejecutar el procedimiento con el cual se elabora el pronóstico se toma como base metodologías de modelos alternativos?

4.- ¿Al realizar el proceso de generación del pronóstico, los elementos como el sentido común, la capacidad administrativa y la experiencia son eficientes?

5.- ¿Se puede considerar un pronóstico confiable cuando el gerente de pronósticos estima sus ventas tomando en consideración, la opinión de cada área, así como la capacidad instalada?

Objetivo general

A partir de la interrogante principal, el estudio busca: “desde la opinión de las áreas involucradas en el proceso de elaboración de pronostico: “Evaluar el impacto al desempeño de las áreas involucradas, por la elaboración de un pronóstico de ventas inexacto”

Y de manera específica, se buscará además:

Objetivos específicos

√ Determinar si la información que recaba el departamento de ventas es eficiente para el diseño del pronóstico.

√ Evaluar la capacidad técnica del gerente de pronósticos para realizar las funciones de pronósticos, y basar esta actividad en el uso de modelos econométricos para determinar el error cuadrado medio relativamente más bajo.

√ Determinar si el procedimiento con el cual se elabora el pronóstico se basa en la metodología de modelos alternativos.

√ Determinar si el sentido común, la capacidad administrativa y la experiencia del pronosticador, son elementos eficientes para el proceso de generación del pronóstico.

√ Determinar si el gerente de pronósticos al estimar sus ventas tomando en consideración, la opinión de cada área funcional relacionada directamente a la función de logística y ventas, así como la capacidad instalada, favorece a lograr un pronóstico confiable.

Variables implicadas en el fenómeno planteado

Del planteamiento del problema, se desprende un grupo de variables (denominadas críticas), las cuales se toman de referencia para la construcción de un modelo preliminar de estudio, que hacen suponer una posible relación entre ellas, además de originar el problema que en esta investigación se plantea. Con esto, se construye un modelo preliminar de estudio.

Figura 1: Modelo prelimar de estudio (Constructo)

Fuente: elaboración propia

Modelo de Estudio

Con el modelo propuesto, se pretende identificar las variables que impactan significativamente en el desempeño de las áreas involucradas, esto, como consecuencia de un pronóstico de ventas que presente desviaciones entre lo presupuestado versus lo realizado. Con este argumento, ahora se plantea la siguiente:

Hipótesis

Hi: El perfil del gerente de pronóstico, encargado de la recolección de la información y cuya responsabilidad conlleva a integrar los equipos para el desarrollo de los pronósticos, tiene el conocimiento técnico necesario sobre pronósticos, a efecto de seleccionar el método idóneo para la generación de escenarios, que conlleve a planear con eficiencia las estimaciones, así como la correcta toma de decisiones, para con ello coadyuvar en lo posible, a reducir desviaciones, o que al menos estas últimas se encuentren con un margen de error aceptable.

Justificación

Es imperativo que las empresas tengan enfoques eficaces para realizar sus pronósticos y con ello, forme parte integral de la planeación empresarial. Cuando los gerentes planean, determinan hoy los cursos de acción que tomarán en el futuro, por lo tanto el primer paso en la planeación es el pronóstico, es decir, estimar la demanda futura de productos y servicios, así como los recursos necesarios para producirlos. Se requiere entonces “implementar un proceso de planificación que permita establecer un nivel de ventas esperado más realista para el período bajo análisis y así evitar costos que no producen valor”

Determinar que pasará en el futuro con la finalidad de tomar decisiones lo más cerca de la realidad, y minimizar en lo posible los problemas que se presentan con más frecuencia, es parte de la función principal del administrador de operaciones de las empresas. Hoy en día los pronósticos constituyen una actividad de suma importancia en las empresas, ya que un buen pronóstico recompensa, caso contrario, la mala estimación puede llevar a una penalización.

La exactitud de un pronóstico es importante para planear y controlar la capacidad de producción, porque si bien la demanda puede cambiar instantáneamente, transcurre un tiempo entre la decisión de cambiar la capacidad y su realización. Es por ello que los administradores de operaciones se enfrentan al dilema de “Decidir producir por adelantado para cumplir con la demanda estimada a partir del pronóstico” que puede cambiar antes de que la demanda ocurra, pero que, puede no reflejar la demanda real, o producir conforme se requiera, incluso producir para cumplir con stocks mínimos de inventarios.

Finalmente, aunque es difícil cuantificar los beneficios del pronóstico, en la cadena de suministro hay ciertos componentes que pueden ser cuantificados, mostrando las ventajas de éste. Una forma de medir estos beneficios, es por ejemplo, considerar ¿cuál hubiera sido la pérdida si el pronóstico no fuera exacto? Otra manera de medirlos es cuestionando ¿cuánto habría sido la ganancia (o ahorro) con pronósticos mejorados? Con estos argumentos, es que se considera necesario realizar una investigación que permita valorar en su real dimensión el fenómeno que se discute en este estudio, y que pueda tener una contribución empírica a la disciplina, a la sociedad del conocimiento misma y a sus actores involucrados como lo son la sociedad y la empresa.

Contribución empírica (disciplina)

En este estudio se abordan temas que emanan de disciplinas como: Administración de operaciones, Administración de procesos, Administración de las ventas y pronósticos. De esta forma, la disciplina de la administración nos proporciona herramientas para el análisis y evaluación de modelos y sistemas para la toma de decisiones, tanto cuantitativos como cualitativos.

Con respecto a la administración de operaciones, ésta, implica la administración de los componentes de la infraestructura de una organización e incluye las tareas administrativas diarias y planificadas necesarias para que el sistema funcione correctamente, entre las responsabilidades de la Administración de Operaciones está el conseguir todos los insumos necesarios y trazar un plan de producción que utilice efectivamente los materiales, la capacidad y los conocimientos disponibles en las instalaciones de la empresa, es por ello que un aspecto importante al administrar una organización, consiste en planear el futuro.

De hecho el éxito a largo plazo de una organización, está relacionado con la capacidad del administrador para prever el futuro y para desarrollar estrategias apropiadas, es decir realizar pronósticos eficientes de ahí que este documento, constituya una aportación empírica al conocimiento, considerando desde luego su alcance y las limitantes mismas del estudio.

Contribución a la Sociedad

La importancia de este estudio radica, en que las personas que tienen un nivel de mando medio en las empresas y que siguen operando de una manera tradicional o empírica, logren modificar el enfoque adecuado hacia los pronósticos.

Es por ello que los resultados obtenidos en el estudio crearán un impacto primeramente en la empresa GEUSA y con ello una cascada de beneficios al sector empresarial logrando llegar a los clientes quienes se verán beneficiados con un mejor servicio y costo.

Delimitación del Estudio

La investigación se desarrolla, a partir del estudio de un caso, esto es, la población objeto de análisis se refiere a la empresa refresquera GEUSA, específicamente en su principal fuente de información que es el área de mayor impacto, siendo esta el departamento de logística y ventas, y su temporalidad es de 2007 a 2008.