4.4. Estrategia de Organización

Uno de los principales objetivos de este capítulo es diseñar el organigrama de la empresa. Realizar este ejercicio, es la mejor forma de determinar como trabajara la empresa, cuales serán sus áreas y si es necesario contar con otros recursos de personal a los ya especificados en el capítulo anterior.

Aquí pues, se pueden especificar otras funciones de Staff, o determinar que es necesario incorporar algún mando medio o supervisor.

Luego de realizado el organigrama, se deben especificar las funciones que desarrollará cada puesto de trabajo. Es de vital importancia enumerar la mayor cantidad de funciones ya que en función de esto se determinará cual será el perfil necesario para cada puesto.

Se debe incluir un apartado con el proceso de captación, selección y contratación de personal ya que es aconsejable tener por escrito algunos lineamientos básicos sobre un proceso tan largo y complejo como éste.

A su vez, sin bien en mucho rubros la política salarial viene establecida por el mercado y/o los gremios específicos, es aconsejable determinar un política propia en lo que refiere a remuneración.

4.5. Análisis Económico Financiero

Este capítulo constituye uno de los más importantes de todo el plan de negocios ya que es aquí donde se determinará si la pre factibilidad encontrada en pocos minutos se traduce en una factibilidad de hecho con indicadores reales.

El objetivo de este capítulo es conformar un flujo de fondos o “cash flow” donde concluyan todas las variables del proyecto y se puedan calcular los indicadores financieros. Los mismo informarán al lector el verdadero poder de atracción del negocio que se está planteando.

A continuación se detallan los pasos a seguir para conformar el flujo de fondos:

SIMULACION DE VENTAS

El primer punto del cash flow es la simulación de ventas. Aquí se debe realizar una estimación de cual es el volumen de ventas esperado para las distintas fases del proyecto (corto, mediano y largo plazo).

La estimación deberá ser realizada en la unidad que más se adopte al proyecto, es decir: Unidades, Toneladas o cualquier otra unidad de medida. No obstante para presentar la información en el cash flow siempre se debe traducir la estimación de ventas en una unidad monetaria.

La estimación de ventas debe ser coherente con la capacidad instalada (No se puede vender lo que no se puede fabricar) y debe ser relativamente conservadora en lo que se refiere a la respuesta del mercado ya que al tratarse de una empresa nueva siempre se encontrarán dificultades para concretar las primeras ventas y formar los primeros clientes.

La estimación debe realizarse no solamente en cuanto a la cantidad que se planea vender sino también en cuanto al precio para cada venta. Ambos factores son muy importantes a la hora de llegar al número final de facturación anual.

En el caso de que la empresa este en condiciones de fabricar o producir una amplia gama de productos formando un complejo mix de ventas se debe buscar la forma de simplificar este mix para hacer el cálculo de ventas ya que si la gama es muy amplia se tornará extremadamente difícil preparar un cash flow considerando toda la gama.

Vale recordar que esta simplificación a la hora de estimar las ventas, se traducirá luego en una simplificación a la hora de calcular los costos variables y los demás egresos.

CALCULO DE LOS COSTOS VARIABLES

Los costos variables son aquellos costos que están directamente relacionados con el volumen de actividad o producción de la empresa. Es decir, a mayor producción mayor el valor del costo variable y viceversa.

En este apartado se deben enumerar y luego cuantificar todos los costos variables intentando no olvidar ninguno de ellos ya que cada costo por más pequeño que sea tiene un alto impacto a la hora de determinar los indicadores financieros.

Es aconsejable empezar a estudiar los costos variables más relevantes como ser:

• La materia prima

• Mano de Obra Directa

• Otros Insumos de Producción

• Energía Eléctrica

• Impuestos dependientes del nivel de ventas (Ingresos Brutos, Industria y Comercio, etc.)

Para poder cuantificar cada una de estas partidas es necesario tener un alto grado de conocimiento del proceso productivo que se quiere desarrollar. Por eso es muy importante conformar una “hoja de presupuestos” para determinar el costo de cada trabajo.

Hoy en día, la informática permite realizar poderosas planillas de presupuestos que luego vuelcan sus datos en la simulación de ventas y a su vez esta simulación es volcada en el cash flow de forma tal que al variar un pequeño dato en la hoja de presupuestos se puede ver como varia el resultado del cash flow. Esto hace mucho más fácil el análisis de sensibilidad que se explicará más adelante.

Todas las partidas deben ser cuidadosamente estudiadas para no olvidar ningún detalle. Por ejemplo, a la hora de considerar la materia prima no se debe dejar de lado el Scrap sistemático, al calcular el costo de la mano de obra se deben incluir todas las cargas sociales y así sucesivamente.

Una vez calculados todos los costos variables se debe presentar los mismos en un cuadro resumen y expresar el total de costos variables como un porcentaje de la facturación.

El siguiente cuadro clasifica a los costos variables en relación a la facturación.

Clasifiación de los Costos Variables en función de la Facturación

Porcentaje de Ventas 0 a 40% 41 a 70% 71 a 100%

Clasificación Baja Media Alta

CALCULO DE LOS COSTOS FIJOS

Los costos fijos son aquellos costos que no dependen del nivel de producción. Es decir si la producción aumenta o disminuye los costos fijos serán los mismos. El mejor ejemplo de costo fijo es el del alquiler del local o los impuestos inmobiliarios que no tienen ninguna relación con el nivel de actividad de la empresa.

En esta sección se debe repetir el proceso realizado para el cálculo de los costos variables intentando primero realizar una enumeración completa y en segundo lugar la cuantificación de cada partida.

A continuación se detallan los costos fijos más comunes válidos para la gran mayoría de los proyectos:

• Alquiler

• Sueldos de personal no directo

• Servicios: Agua, Luz, Teléfono (Si bien también pueden ser variables)

• Seguros

• Asesoría Legal y Contable

• Mantenimiento y Otros

Nuevamente aquí se debe realizar una estimación de la magnitud de cada una de estas partidas, algunas de ellas suelen ser muy difíciles de calcular como la de Mantenimiento por ejemplo donde se debe poner un valor estimado el cual seguramente tendrá variaciones. En el campo “otros” se puede colocar una cifra que absorba otros costos no conocidos al momento de realizar el plan de negocios. La inclusión de esta partida “otros” ayuda a mitigar el efecto de los costos no relevados durante la elaboración del proyecto.

La determinación de los costos fijos es extremadamente importante ya que incide directamente en el cálculo del punto de equilibrio, punto que será tratado más adelante.

INVERSIONES

Todo proyecto requiere realizar una inversión en bienes de capital para desarrollar su actividad. En esta fase se debe hacer un relevamiento de todas las máquinas que se deben comprar. Igualmente importante es determinar el momento en que se producirán estas inversiones. Muy probablemente muchas de ellas ocurran antes de iniciar el proyecto (como inversión de instalación inicial) pero seguramente si el proyecto prevé un crecimiento de la empresa, sean necesarias inversiones a lo largo de toda la vida del proyecto.

Todo activo fijo pierde valor a lo largo del tiempo debido al uso y la obsolescencia. Por lo tanto dicha pérdida de valor debe ser reflejada en la contabilidad de la empresa. A los efectos del flujo de fondos, la amortización no es un costo erogable pero tiene incidencia sobre el impuesto a la renta por lo que es muy importante determinar el método de amortización a aplicar (lineal, por uso, etc) y cual será el monto de amortización anual.

Al final del período de análisis del flujo de fondos se debe colocar un valor residual para toda la inversión por considerar que si bien contablemente los bienes de capital pueden tener valor 0, en la práctica los mismos pueden ser vendidos a precio de mercado. Por lo tanto calcular este valor residual contribuye a mejorar el saldo final del proyecto.

Otra inversión importante a estimar es la necesaria para adquirir el capital de trabajo. “La inversión en capital de trabajo es la necesaria para contar con el conjunto de recursos necesarios para la operación normal del proyecto durante un ciclo productivo para la capacidad y el tamaño ya determinados” .

La diferencia ente la inversión de capital de trabajo y aquella que se realiza en activos fijos, es que mientras estos últimos pueden ganar o perder valor con el paso del tiempo, la inversión del capital de trabajo se mantiene durante todo el período de evaluación recuperándose con la finalización del proyecto.

En la mayoría de los casos es aconsejable realizar la inversión en capital de trabajo un período antes de ser necesaria.

Finalmente se debe considerar como inversión el gasto necesario para poner en marcha en proyecto. En este rubro encontramos: Remodelación del local, transporte de la maquinaria, instalación de la misma, gastos de inicio de la sociedad, etc.

PRESTAMO

En caso de que los fondos propios no sean suficientes para financiar la inversión del proyecto se puede acceder a un préstamo para obtener los fondos faltantes.

En este apartado, sin importar el origen del préstamo solo de deben considerar las condiciones del mismo, es decir:

• Monto

• Interés

• Número de Pagos

• Valor de la Cuota

• Sistema de cancelación: Alemán o Francés.

PRESENTACION DEL CASH FLOW

En la hoja a continuación se presenta un resumido modelo de cash flow con las principales partidas ya mencionadas.

Este cash flow simplificado tiene una duración de 5 periodos que podríamos considerar anuales. El período –1 corresponde al año donde se realizan todas las inversiones y se pone en marcha el proyecto.

En la 2da fila se presentan los ingresos obtenidos por ventas donde se observa un crecimiento año a año. En la 3er y 4ta fila se presentan los costos variables y fijos relacionados con este ejemplo de proyecto.

En la 5ta fila se presentan los gastos de instalación ya que los mismos serán afectados por el impuestos a la renta.

En la 6ta fila se muestran las amortizaciones que en este caso han sido realizadas en forma lineal a un valor del 20% de la inversión inicial llegando a amortizar completamente la inversión al cabo de los 5 períodos. Si bien las amortizaciones no son un gasto erogable, las mismas representan una pérdida de valor del activo fijo y por ende se colocan como partida negativa para disminuir el subtotal y así tener una menor carga impositiva.

La fila Subtotal realiza la suma algebraica de todas las partidas obteniendo el saldo del proyecto antes de considerar la carga de impuestos y las inversiones.

La fila de Impuesto a las ganancias se calcula como partida negativa al valor de 35% sobre el Subtotal.

Luego se “devuelven” las amortizaciones ya que se ha mencionado que las mismas no son una partida erogable. Por lo tanto es necesario restablecer esta partida para representar correctamente el proyecto.

La inversión en capital de trabajo se ha calculado como un 15% de la facturación del año sub siguiente y la misma es devuelta por completo al final del proyecto.

La inversión en activo fijo se realiza únicamente en el periódo –1 (aunque normalmente hay re inversiones a lo largo del proyecto) y la misma si bien es amortizada completamente se recupera con un valor residual al final del proyecto que representa el poder de vender los bienes de capital en el mercado real.

La fila Saldo es la suma algebraica de todas las partidas anteriores a valor de cada año, es decir sin considerar el efecto del dinero en el tiempo.

La siguiente fila trae todos los saldos futuros a valor actual mediante el uso de la tasa de interés requerida por el inversionista. La fórmula utilizada para tal fin es la siguiente.

Con esta forma se consigue expresar en “moneda de hoy” los saldos esperados a futuro.

La última fila es la suma algebraica de todos los saldos actualizados siendo el último valor (el del período 5) el que representa el Valor Actual Neto (VAN) para este proyecto.

En el cuadro inferior se presenta la tasa requerida por el inversor (en este caso del 15%) que es lo que el inversor le “pide” al proyecto como rendimiento. Esta tasa es un dato y depende del nivel de exigencia del inversor para cada proyecto.

Luego se presenta el valor del VAN del cual ya se ha explicado su origen. A continuación se presenta la TIR o Tasa Interna de Retorno. La TIR es aquella tasa que hace el VAN=0 o dicho de otra forma es la tasa de retorno que iguala la suma de los flujos futuros a la inversión inicial. Su fórmula es la siguiente:

Por último el pay back indica en que período se recupera la inversión inicial, es decir en que período se hace positivo el saldo actual acumulado.

CALCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

A continuación del cash flow se debe realizar el cálculo del punto de equilibrio (económico y financiero) para determinar cual es el nivel de actividad que alcanza para cubrir los costos fijos. Este es un ejercicio muy interesante ya que se puede conocer que tan “holgado” es el proyecto en función de su alejamiento (positivo) de dicho punto de equilibrio.

ANALISIS DE SENSIBILIDAD

Todo plan de negocios se realiza en base a algunos supuestos muy bien conocidos y otros que son poco conocidos y deben ser estimados. Puede ocurrir que las estimaciones tengan errores o que durante el tiempo que transcurre entre la realización del plan de negocios y la verdadera implementación del mismo algunas condiciones hayan cambiado.

A tales efectos se realiza sobre el cash flow original un análisis de sensibilidad que consiste en variar uno o más factores (ya sea una variación positiva o negativa) para ver como cambian los indicadores financieros.

Los siguientes son solo algunos de los ejercicios de sensibilidad que pueden realizarse.

• Variación del Precio de venta: En más y en menos para ver cual podrá ser en la realidad el margen de maniobra que se tenga sobre el precio de venta. Cuando un cliente pide un descuento: Se lo podemos dar?

• Variación de los Costos Variables y Fijos: Suponer que los costos serán un 10% o un 20% mayores a los estimados ayuda a ver como se comporta el proyecto ante la posibilidad de que los costos suban o de que hayamos olvidado considerar alguna partida en el cash flow original.

• Considerar un efecto inflacionario sobre los costos: Si bien el cash flow no considera efectos inflacionarios es bueno hacer el ejercicio de suponer que los costos subirán en mayor medida que el precio de venta lo que se traducirá en un margen operativo cada vez menor. Este ejercicio reflejará la capacidad del proyecto de soportar esta situación.

• Incremento en la Inversión Inicial: Que sucede si la inversión que hemos planificado no alcanza o se presentan problemas durante la etapa de implementación del proyecto que hacen necesaria un componente adicional de inversión?. Este hecho impactará muy fuerte desde el comienzo de la nueva empresa por lo que hacer este supuesto y ver como reacciona el proyecto es más que aconsejable.

• Variar más de un factor a la vez: Un ejercicio muy interesante que realmente pone a prueba al proyecto es variar (para el lado negativo) más de una variable al mismo tiempo y ver como reaccionan los indicadores.

Los resultados del análisis de sensibilidad pueden ser muy útiles siempre y cuando estemos partiendo de un cash flow original que no tenga grandes errores de estimación.