DIAGN?STICO DE LAS NECESIDADES DE LAS EMPRESAS MANUFACTURERAS EN CELAYA

Administración General

Ana Luisa Campos Hernández
analuisacamposh@yahoo.com.mx
Saray del Carmen Nieto Ramos
pink2527@hotmail.com

De modo general, en la actualidad se acepta que las funciones básicas del administrador son la planeación, la organización, la dirección y el control. El desempeño de estas cuatro funciones básicas constituye el denominado proceso administrativo , convirtiéndose en una necesidad integral dentro de cualquier organización (desde la más pequeña hasta la más grande).

El buen administrador, hace posible que el grupo alcance sus objetivos con la mínima inversión de recursos y esfuerzos, y la menor interferencia con otras actividades útiles. De acuerdo con Chiavenato (2007:142):

“La administración es una actividad generalizada y esencial a todo esfuerzo humano colectivo, ya sea en una empresa fabril, en una de servicios, en el ejército, en los hospitales, en la iglesia, etc. El ser humano necesita cooperar cada vez más con otros seres humanos para alcanzar sus objetivos; en este sentido, la administración es básicamente, la coordinación de actividades grupales.”

O. da Silva (2002:9) establece que: “los principios de la administración por su naturaleza son:

1. Dinámicos. Son flexibles por naturaleza y cambian permanentemente.

2. Generalizaciones. No pueden ser establecidos con tanto rigor como los de las ciencias físicas por que los seres humanos se comportan de forma más errática que los fenómenos naturales.

3. Relativos. Son relativos y no leyes absolutas que pueden ser aplicadas ciegamente en todas las situaciones.

4. Inexactos. Están relacionados con el caos y procuran imponer orden en él, mediante la regulación del comportamiento humano en cualquier situación.

5. Universales: La mayoría de ellos puede ser aplicada a cualquier tipo de organización; es decir, se puede aplicar a los negocios, los gobiernos, las universidades y otras organizaciones no lucrativas, en todo el mundo.”

Así entonces, los administradores deben desempeñar las actividades básicas para alcanzar los resultados determinados y/o esperados por las organizaciones.

Planeación

Münch (2007:41) opina que la planeación “es muy importante para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ésta se minimizan riesgos”.

Las empresas no improvisan. En ellas, casi todo se planea con anticipación. La planeación figura como la primera función administrativa por ser la base de las demás. Chiavenato (2007: 143) la define de la siguiente manera:

“La planeación es la función administrativa que determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos.”

Se trata de un modelo teórico para la acción futura. Empieza por la determinación de los objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y definir los objetivos es seleccionar anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos. La planeación determina a dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo, cómo y en qué orden.

El punto de partida, es la planeación, en la cual se establecen los objetivos por lograr, saber a dónde se pretende llegar para identificar con exactitud cómo llegar hasta allá, y que una vez alcanzadas, dejan de ser objetivos para convertirse en realidad.

Las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo. Por esto existe una jerarquía de objetivos, en la que algunos son más importantes y predominan sobre los demás. Existen objetivos de la empresa en conjunto, y objetivos de cada una de sus divisiones o departamentos. Los objetivos de la empresa predominan sobre los demás, mientras que los objetivos de cada división predominan sobre los de cada especialista. Los objetivos generales se imponen sobre los específicos.

De acuerdo a la encuesta realizada entre algunos integrantes de diversas empresas, se observaron las siguientes necesidades primordialmente en el corto plazo:

De crecimiento.

Aquí se observa un punto muy importante, que llega a ser una gran necesidad entre algunos visionarios de la empresa, que es la superación, pues además lo ven como algo personal, no sólo organizacional.

Crecimiento. Porque se hace el trabajo, nos sirve para superarnos. (Entrevista 5) (Micro)(Alimentos, 4 personas, 1 año).

Algunos otros de los entrevistados, opinan que el crecimiento además de colocarlos en un nivel adecuado de competitividad frente a otros mercados, les vas a dar la pauta para no estancarse.

Crecimiento de la planta. La empresa tiene que crecer para ser competente. (Entrevista 125) (Pequeña) (Amoníaco Agrícola, 15 personas, 12 años)

Crecimiento. Si no hay crecimiento nos estancamos. (Entrevista 356) (Micro) (Torno, Venta y Reparación de Bombas para Pozo Profundo, 4 personas, 40 años)

Hay personas para quienes lo más importante, es acrecentar su cartera de clientes, evidentemente porque ello se traduciría en mayores beneficios económicos, pues se da por entendido que el objetivo principal de todo negocio es obtener mayores ganancias.

Expandir el negocio porque así tendría más y mejor clientela. (Entrevista 41) (Micro) (Manufactura de Muebles, 3 personas, 8 años)

Definitivamente muchos opinan que su principal necesidad, es que su negocio crezca.

Crecimiento. (Entrevista 66) (Micro)(Transformación, 10 personas, 2 años); (Entrevista 193) (Micro) (Fabricación de muebles, 7 personas, 8 años); (Entrevista 162) (Micro) (Trabajos en hierro, 4 personas, 15 años); (Entrevista 184) (Micro) (Artesanías, 6 personas, 7 años); (Entrevista 163) (Micro) (Panadería, 7 personas, 3 años); (Entrevista 168) (Micro) (Dulces regionales, 6 personas, 10 años)

Abrir más sucursales. Para poder tomar más trabajos que hasta el momento no podemos. (Entrevista 176) (Micro) (Fabricación de muebles rústicos, 3 personas, 20 años)

En resumen, los objetivos y/o necesidades inmediatas de las personas encuestadas, como se puede observar, son los de lograr un mayor crecimiento en sus empresas, que van desde la pequeña a la mediana, con lo cual se entiende, son necesidades primordiales, para así alcanzar otras metas como consecuencia de dicho crecimiento, tales como ser más competitivos, lograr una mayor producción, cautivar mercados mayores, entre otros.

Lograr una mejor administración.

Indudablemente, la base para lograr el éxito de un negocio, es tener una administración adecuada y óptima, para hacer uso eficiente de los recursos (económicos, materiales y humanos) con que se disponen, y es innegable el hecho de que muchos de los emprendedores de negocios no tienen una clara visión de la importancia de aplicar una correcta administración, aunque quizás muchos lo hacen empíricamente, como se muestra con las siguientes opiniones:

Una buena administración. Porque para saber administrar los flujos del dinero. (Entrevista 329) (Medina) (Elaboración de trajes, 70 personas, 20 años)

Pues todos. (Entrevista 348) (Micro) (Venta de abarrotes, 5 personas, 12 años)

Administración en la dirección general. (Entrevista 413) (Mediana) (Fabricación de lonas de plástico, 81 personas, 9 años)

La administración. (Entrevista 96) (Pequeña) (Producción de masa y tortilla, 21 personas, 15 años)

Tener una buena administración de la empresa. (Entrevista 215) (Micro) (Comerciante, 6 personas, .6 años); (Entrevista 165) (Micro) (Fabricación de cajeta, 3 personas, 25 años)

Invertir en mobiliario

Hay quienes creen necesario reinvertir su capital en más mobiliario y equipo, pues de esta manera podrán tener una mayor producción y/o comercialización, esto dependiendo del giro de la empresa.

Mejor mobiliario en la empresa. (Entrevista 98) (Micro) (Panadería, 6 personas, 20 años)

Cambiar procesos de producción

Otros más lo enfocan en cuestiones productivas como se demuestra con el siguiente testimonio:

Cambiar los procesos. (Entrevista 3) (Mediana) (Fabricante de persianas y cortinas, 100 personas, 40 años)

Personal de trabajo

Rotación de personal. Porque no duran mucho trabajando con nosotros. (Entrevista 170) (Pequeña) (Elaboración de paletas, 20 personas, 20 años)

Diversos objetivos

No seguir por mucho tiempo de ambulante. (Entrevista 194) (Micro) (Venta de mariscos, 4 personas, 3 años)

Productividad que está muy ligada a. (Entrevista 203) (Mediana) (Fabricación y montaje de estructuras metálicas, 100 personas, 25 años)

Trabajo familiar, después de trabajar en la oficina. Doble trabajo. (Entrevista 123) (Micro) (Elaboración de nieve, 3 personas, 20 años)

Es importante mencionar que el ser humano necesita cooperar cada vez más con otros seres humanos para alcanzar sus objetivos, y así al conjuntar esfuerzos, habilidades y conocimientos hacer más productivas sus fortalezas y cada vez más irrelevantes sus debilidades.

También es cierto, que aún existen aquéllas personas que no saben y no conocen cuál es la misión y la visión de su empresa, y por lo tanto no pueden identificar claramente cómo puede impactar a su empresa la aplicación de un proceso administrativo adecuado en la misma.

Qué será, no pues que te puedo decir, en tela tenemos en bodega, maquinaria tenemos de sobra porque a veces se incrementa el trabajo. (Entrevista 67) (Micro) (Fabricación de ropa, 16 personas, 20 años).

Así entonces, como se puede observar, las necesidades mencionados por los encuestados, podrán alcanzarse o no, si se establece un plan adecuado a sus diversas necesidades, tomando decisiones anticipadamente sobre lo que debe hacerse antes de la ejecución de la acción, y esto se logrará a través de una adecuada planeación.

Organización

Münch (2007:45) define la importancia de la organización dentro del proceso administrativo afirmando “que a través de la organización se determina la forma de llevar a cabo los objetivos mediante la coordinación de los recursos disponibles para lograr los objetivos y la simplificación del trabajo”

En este sentido, la función de organización de acuerdo a Chiavenato (2007:148) significa:

“el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución, y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno”.

Organizar, entonces consiste en: a) determinar las actividades específicas necesarias para el logro de los objetivos planeados (especialización); b) agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización); y, c) asignar las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y tareas).

Uno de los recursos más importantes dentro de una organización, es el recurso tiempo, el cual al ser maximizado, evidentemente se traducirá en una mayor producción o comercialización, y se reflejará en diversas áreas de la misma, tales como, tener listos los productos o servicios que les permitan satisfacer a sus clientes oportunamente, reducción de costos, mayores ganancias, entre otros, como se demuestra a continuación:

El tiempo. El tiempo, porque además de que tengo la fábrica, tengo otros negocios que atender, y sabemos que si uno no atiende sus propias cosas, se van para la quiebra. (Entrevista 21) (Pequeña) (Fabricadora de Cajeta, 11 personas, 25 años).

Más tiempo. (Entrevista 89) (Micro)(Transformación, 5 personas, 5 años).

Estar afuera de las primarias antes de la salida. (Entrevista 322) (Micro) (Venta ambulante de Churros, 1 personas, 3 años)

No podría porque una empresa siempre a tener problemas, y si uno va resolverlos de deben resolver parejos no se tiene que perder el tiempo en tratar de ordenarlos y saber cual tiene importancia, todos los problemas tienen importancia. (Entrevista 197) (Mediana) (Fabricación Especial de Metal, 70 personas, 40 años).

Entregar a tiempo las piezas. De repente surgen inconvenientes con las mismas y se tienen que empezar de nuevo. (Entrevista 373) (Micro) (Elaboración de piezas de acero, 3 personas, 7 años)

No meter el material a tiempo. (Entrevista 22) (Pequeña) (Fabricación de Cajeta, 21 personas, 3.2 años)

Tiempos de recuperación en este rubro. (Entrevista 97) (Micro) (Diseño y manufactura de metales, 7 personas, 8 años).

Satisfacer en el tiempo y el producto terminado. Nosotros estamos viviendo mejor. (Entrevista 116) (Pequeña) (Elaboración de cajeta, 11 personas, 8 años)

Otro factor relevante en cualquier negocio desde el más pequeño hasta el más grande, para alcanzar sus objetivos, ejecutar sus planes y lograr que su personal trabaje con eficiencia, es que las actividades se agrupen de manera lógica y se distribuya la autoridad para evitar conflictos y confusiones, y aunque empíricamente, muchos empresarios lo identifican así:

La organización. Porque tenemos que llevar cierto control de lo que producimos para tener beneficio. (Entrevista 248) (Pequeña)(Panadería, 16 personas, 25 años).

Reorganización. Tengo la misma organización hace años. (Entrevista 24) (Micro) (Fabricación de cajeta, 1 personas, 25 años)

El respeto de las áreas. Me refiero a respetar cada área y a hacer cada departamento lo suyo. (Entrevista 413) (Mediana) (Fabricación de lonas de plástico, 81 personas, 9 años)

La forma y costo de distribución. Por que esto es lo que eleva hasta un 25% el costo. (Entrevista 137) (Micro) (Herrería, 4 personas, 30 años)

Respetar un orden de trabajo. (Entrevista 149) (Micro) (Imprenta, 2 personas, 68 años)

Definitivamente una adecuada organización dará los frutos deseados dentro de cada empresa. Es necesario, que todo grupo de personas dentro de cualquier negocio, reunidas para cumplir ciertas metas, lo hagan estructuralmente y en equipo, pues de manera individual quizás no podrán cumplirlas en el tiempo preciso.

Dirección

Münch (2007:50) hace referencia a la importancia de la etapa de dirección dentro del proceso administrativo de la siguiente manera:

“Al ser la dirección la etapa, donde se ejecutan todas las etapas del proceso administrativo, el éxito de cualquier empresa se deriva en gran parte de una acertada dirección”.

Define Koontz y Weihrich (2004: 494-598) la función administrativa de dirección como “el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”.

Tal como quedará de manifiesto en las exposiciones sobre esta función, las ciencias de la conducta realizan su mayor contribución a la administración, al analizar los conocimientos pertinentes sobre la dirección, nos encontramos:

• Los factores humanos. Por medio de la función de dirección los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial, y al mismo tiempo contribuir al cumplimiento de los propósitos de la empresa. Por lo tanto los administradores deben conocer los papeles que asume la gente así como la individualidad y personalidad de ésta.

• Motivación. Las motivaciones humanas se basan en necesidades ya sea conciente o inconscientemente experimentadas.

• Liderazgo. Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de las metas grupales.

• Comunicación. Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla.

Una vez manifestada la importancia de la dirección en el proceso administrativo, se muestran las necesidades encontradas:

Comunicación.

Es evidente que una adecuada comunicación dentro de cualquier negocio es imprescindible, pues a través de ella se podrán establecer ideas claras y precisas para poder ejecutarlas eficientemente y evitar una serie de contingencias que les permita alcanzar lo deseado para lo que es necesario una correcta dirección. Dentro de esta etapa, entonces, es necesaria la comunicación entre directivos y subordinados, y así cumplir las dos fases antes mencionadas a través del esfuerzo y la coordinación de todos.

Sistema eficiente de comunicación interno. (Entrevista 354) (Grande) (Alimentos, 160 personas, 14 años)

Falta de organización.

Desafortunadamente no todas las empresas implantan el proceso administrativo adecuado a sus características.

Le falta organización. (Entrevista 220) (Micro)(Pastelería, 3 personas, 15 años)

Otros factores.

Los socios son la esencia de la dirección ya que en ellos se concentra dicha función, ellos deben de motivar a sus empleados, abrir los canales de comunicación y coordinación dentro de la organización.

Socios. (Entrevista 236) (Micro) (Paletería y heladería, 2 personas, 3 años)

Control

Münch (2007:55) establece que “a través del control se garantiza el cumplimiento de los planes. Si el control se conceptualiza como la última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera. La información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación”

Koontz y Weihrich (2004: 456) definen la función administrativa de control como “la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos”.

La Planeación y el control están estrechamente relacionados. No obstante desde el punto de vista conceptual es conveniente separarlas. Así entonces, el proceso básico de control se desarrolla de la siguiente manera, considerando la esencia del mismo:

• Establecimiento de normas. Es decir establecer criterios de desempeño.

• Medición de desempeño. Debe realizarse idealmente con fundamentos en la previsión.

• Corrección de desviaciones. Si el desempeño se mide en correspondencia con las normas es más fácil corregir desviaciones.

Contabilidad.

Debemos de suponer que la gente piensa que en la organización no están implementados los sistemas contables adecuados, debido a que puede ser este el reflejo de serias deficiencias que se manifiestan en los testimonios que la gente expresó.

La contabilidad. (Entrevista 96) (Pequeña) (Producción de masa y tortilla, 21 personas, 15 años)

Contabilidad. Porque necesitamos llevar una organización en el dinero. (Entrevista 286) (Mediana) (Fabricación de pan, 55 personas, 25 años).

La gente opina que uno de los principales problemas que se derivan de la aplicación de un incorrecto sistema contable es la fuga en el flujo de efectivo, puesto que al verse mermadas las utilidades de la organización es reflejo de que no existe control interno.

Fuga de dinero. (Entrevista 22) (Pequeña) (Fabricación de Cajeta, 21 personas, 3.2 años).

Pérdidas de dinero. (Entrevista 276) (Pequeña) (Elaboración de pan, 18 personas, 40 años)

Debemos suponer que también como reflejo de un inexistente control interno dentro de la organización, se detectan diferencias entre los saldos y/o movimientos contables y lo que realmente hay en existencia dentro de la organización.

Control de los movimientos de la empresa... (Entrevista 206) (Micro) (Compra-Venta de mueblería, 5 personas, 8 años)

Los saldos siguen faltando. (Entrevista 32) (Mediana) (Exportación ropa deportiva, 90 personas, 8 años).

La inestabilidad de un negocio actualmente es el reflejo de que no se aplicó el proceso administrativo adecuado, y como en la práctica la fase de control nos remite a la fase de planeación sería importante replantear los objetivos de la organización.

Que es un negocio muy inestable (Entrevista 276) (Pequeña) (Elaboración de pan, 18 personas, 40 años)

Costos.

Algunas organizaciones optan por reducir los costos a través de los desperdicios, ya sea que con éstos elaboren un subproducto y obtengan mayor ingreso, o bien que simplemente opten por optimizar recursos.

Reducción de desperdicios. (Entrevista 72) (Mediana) (Automotriz, 90 personas, 5 años)

Para disminuir los costos o gastos de la empresa. (Entrevista 72) (Mediana) (Automotriz, 90 personas, 5 años).

Empresa.

Es sumamente necesario que las instalaciones físicas vayan creciendo a la par de las operaciones de la organización debido a que la falta de espacio puede crear conflictos posteriores dentro del proceso administrativo.

Instalaciones. Están muy chicas y estamos creciendo. (Entrevista 30) (Mediana) (Fabricación de calzado, 82 personas, 25 años)

En la fase de control se debe llevar a cabo la retroalimentación por que es la manera más efectiva de darse cuenta cuáles de los procesos o sistemas implementados tuvieron éxito y cuales no para de ésta manera cambiar lo que no ha funcionado correctamente.

El ambiente laboral. El ambiente laboral en relación a qué, pues a hacer evaluaciones continuas periódicas en relación en como es el ambiente laboral tanto con sus compañeros, supervisores así mismo una evaluación de departamento, qué es lo que le hace falta a mi departamento o qué es lo que tengo que mejorar del mismo, así que hago evaluaciones cada tres y cada seis meses, van así como te vuelvo a repetir de acuerdo a mi departamento de recursos humanos las tres más importantes. (Entrevista 64) (Mediana) (Fabricación de empaques de cartón, 135 personas, 3.5 años)

Cuando en una organización se tiene el problema de ausentismo dentro del personal es porque no ha habido la suficiente motivación que impulse a los trabajadores a realizar sus labores.

La asistencia. Faltan mucho. (Entrevista 135) (Pequeña) (Helados, 50 personas, 10 años)

Es necesario que las organizaciones den el adecuado mantenimiento a la maquinaria, equipo de cómputo, mobiliario y equipo e instalaciones periódicamente.

Mantenimiento de la empresa (Entrevista 23) (Micro) (Elaboración dulce de leche, 6 personas, 1 años)

Debemos suponer que para algunas empresas resulta una carga importante el pago de nómina, es por esto que se deben tomar las medidas necesarias para que la empresa no se quede sin liquidez y pueda afrontar dicho gasto.

La nómina. (Entrevista 152) (Pequeña)(Educación, 50 personas, 3 años)

Podemos concluir diciendo que el proceso administrativo dentro de una empresa es básico, lo que lo convierte en una necesidad integral, pues con ello se logrará un efecto externo que será la atracción de los usuarios (clientes, proveedores y otros); e internamente, se fortalecerá la identidad de los miembros de la organización y su sentido de realización por el desempeño de su trabajo, provocando esto a su vez, la elevación de la productividad.

La siguiente tabla y gráfica muestran representativamente, los valores obtenidos en relación a los testimonios de las principales necesidades comprendidas dentro de todas las fases del proceso administrativo: