ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y DE IMAGEN DE ASOCIACIONES NO LUCRATIVAS

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y DE IMAGEN DE ASOCIACIONES NO LUCRATIVAS

Raymundo Castillo Bautista y Alejandra Juárez Anguiano

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2.5 Organigrama

El organigrama es un instrumento con el cual se representa gráficamente la estructura orgánica de una organización, en otras palabras:

“es el método más sencillo para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles... Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”

Su objetivo consiste en “plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización” . Siendo así que, el organigrama tiene cuatro utilidades distintas:

a) Proporciona una imagen formal de la organización

b) Constituye una fuente de consulta oficial

c) Facilita el conocimiento de una organización, y sus relaciones de jerarquía

d) Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional

2.5.1 Criterios para elaborar un organigrama

La elaboración de un organigrama debe contemplar los siguientes cinco criterios:

a) Precisión, “las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud”

b) Sencillez, “deben ser lo más simple y posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible”

c) Uniformidad, “es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación”

d) Presentación, “su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por la que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objetivo”

e) Vigencia, “deben mantenerse actualizados. Es recomendable que… se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación así como la fecha de autorización.”

2.5.2 Clasificación de los organigramas

Los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos:

1) Por su naturaleza

a) Microadministrativos, corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

b) Macroadministrativos, involucran a más de una organización

c) Mesoadministrativos Contemplan a todo un sector administrativo, a dos o más organizaciones de un mismo sector.

2) Por su ámbito

a) Generales, contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características (ver figura 2.2).

b) Específicos, muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización (ver figura 2.3).

3) Por su contenido

a) Integrales, es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia (ver figura 2.4).

b) Funcionales Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades (ver figura 2.5).

c) De puestos, plazas y unidades Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas (ver figura 2.6).

4) Por su presentación

a) Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización (ver figura 2.7).

b) Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente (ver figura 2.8).

c) Mixtos La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base (ver figuras 2.9 y 2.10).

d) De bloque Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico (ver figura 2.11).