COMPORTAMIENTO HUMANO EN LAS ORGANIZACIONES DEL NORTE DEL PER?

MARCO TEÓRICO

La comunicación

 Concepto:

“Comunicación es la transmisión de una información de una persona a otra o de una organización a otra, el fenómeno mediante el cual un emisor influye y aclara algo a un receptor” (Chiavenato; 2002).

Por tanto la comunicación es un puente o una ruta que nos permite no solo enviar información, si no compartirla y entenderla para que resulte ser una comunicación eficaz.

“Ningún grupo puede existir sin la comunicación: la transferencia de asignadas entre sus miembros. Sólo mediante la transmisión de significados de una persona a otra pueden difundirse la información y las ideas. La comunicación, sin embargo, es más que un simplemente un significado compartido…. debe incluir tanto la transferencia como el entendimiento del significado” (Robbins; 1999: p. 310).

 Funciones:

La comunicación sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización

- Actúa para controlar el comportamiento individual es decir para que los grupos se desempeñen eficazmente, necesitan mantener alguna forma de control sobre los miembros.

- Favorece la motivación al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, si están desempeñando bien y lo que puede hacerse para mejorar el rendimiento.

- Proporciona un alivio a la expresión emocional de los sentimientos, por el cual los miembros muestran sus frustraciones y su satisfacción.

- Proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones.

 Procesos:

“La comunicación es un proceso complejo, y las posibilidades de enviar o recibir mensajes de manera errada o distorsionada son numerosas”.

Elementos:

- Fuente: Da inicio al proceso. Puede ser una persona, grupo u organización que trasmite alguna idea o información.

“Dentro del marco de la organización el emisor es cualquiera de sus miembros con ideas, conocimientos y un propósito de comunicarse, desde los operarios hasta la alta gerencia” (Diez de Castro y otros; 2001:p.162).

- Transmisor: Codifica o traslada la idea o significado a través de varios medios verbales, escritos o no verbales (símbolos, señales o gestos). La codificación permite que el mensaje atraviesa el canal y llegue al receptor.

“Los códigos que más se emplean en las organizaciones son el oral, el o verbal y el escrito”. (Diez de Castro y otros; 2001:p.162 - 166)

- Canal: Medio a través del cual viaja el mensaje.

“Con frecuencia los gerentes olvidan la importancia que tiene la elección de un soporte adecuado para conseguir llegar hasta los receptores y que estos comprendan mejor el mensaje que se intenta transmitir. La comunicación eficaz, requiere un acoplamiento correcto entre las motivaciones, el contenido del mensaje y el medio” (Diez de Castro y otros; 2001:p.162 - 166).

- Receptor: Medio o aparato que decodifica o interpreta el mensaje para ofrecer el significado percibido.

- Ruido: Indica cualquier perturbación indeseable en el proceso de comunicación, que afecta el mensaje enviado.

Causas de ruido pueden ser:

 Una mala definición de los objetivos de comunicación.

 Un lenguaje inexacto o incomprensible para el receptor.

 Carencia de habilidades comunicativas en los miembros de la organización.

 El uso de medios inadecuados.

 La diferente percepción que tienen los individuos.

- Retroalimentación: Ocurre cuando el destinatario responde a la fuente con un mensaje de retorno. Determina si el entendimiento se ha logrado o no.

Comunicación Organizacional

Es un proceso de intercambio de información entre las personas de una organización.

 Canales formales de comunicación: Existen 3 tipos:

Comunicación Descendente: Se refiere a la información enviada de arriba hacia abajo.

“Es el tipo de comunicación vertical realizada para crear empatía y generar un clima de trabajo grupal en la búsqueda de soluciones de los problemas de la organización”. (Chiavenato; 2002).

Es utilizado por los líderes de grupo y los gerentes para asignar metas, proporcionar instrucciones, informar a los subordinados acerca de las políticas y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca del desempeño.

“Frecuentemente la información al descender por la cadena de mando sufre pérdidas y deterioros, sobre todo en organizaciones de gran tamaño y con muchos niveles jerárquicos, debido a malas interpretaciones o a la distorsión de los mensajes. También puede deberse a la desconfianza del superior que no quiere transmitir determinada información relevante a los subordinados. Para este tipo de comunicación se hace necesario la implantación de sistemas eficaces de retroalimentación”. (Diez de Castro y otros; 2001:p. 167).

Comunicación Ascendente: Se refiere a la información que fluye de los niveles inferiores hacia los de arriba.

“Mantiene a los gerentes informados sobre como se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización en general”. (Robbins; 1999: p. 310).

“Este flujo es frecuentemente canalizado a través de encuestas, cuestionarios y buzones de sugerencias. Este tipo de comunicación es vital para aquellas organizaciones que quieren sacar el máximo provecho a la inteligencia de sus miembros”. (Diez de Castro y otros; 2001:p. 168).

Los niveles más elevados de la jerarquía organizacional dependen de este tipo de comunicación para captar ideas o sugerencias sobre cómo pueden mejorarse las cosas.

Comunicación Horizontal y Lateral: Se refiere a la comunicación que tiene lugar entre miembros o colegas de grupos de trabajo al mismo nivel, puede ocurrir dentro de las unidades organizacionales o entre éstas.

“Este tipo de comunicación se usa para acelerar el flujo de la información, mejorar la comprensión y coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizativos.

Normalmente se utiliza para la solución intradepartamental de problemas o para la mejor realización de actividades interdepartamentales”. (Diez de Castro; 2001:p.162 - 169).

 Comunicación Informal en la organización:

Surge de forma espontánea en las organizaciones debido a la interacción social entre sus miembros, por la que es tan variada, dinámica e inconstante como las personas.

En ciertos aspectos se puede considerar positiva ya que:

 Facilitan la interacción social.

 Es una manera efectiva de liberar la ira y aliviar el estrés.

 Permite a los empleados combatir el aburrimiento.

La comunicación informal más común suele consistir en “rumores”, “chismes” o “información de pasillo”.

 Barreras a la comunicación efectiva: Son cuatro las barreras principales

Barreras Personales (Kinicki y Kreitner; 2003: p. 321 y 322)

- Capacidad para comunicarse con efectividad.- Las personas poseen grados variables de habilidades de comunicación.

- Forma en que las personas procesan e interpretan la información.

- El nivel de confianza interpersonal del emisor y el receptor.

- Los estereotipos y prejuicios.- Pueden deformar lo que se percibe de otras personas.

- El ego.- Influye en el trato que se dan las personas unas a otras y en su receptividad a la influencia de los demás.

- Las habilidades de interlocución deficientes.

- La tendencia natural a evaluar o juzgar el mensaje del emisor.

- La incapacidad para escuchar con comprensión.

Barreras físicas (Kinicki y Kreitner; 2003: p. 322)

- La distancia entre los empleados puede interferir en la comunicación efectiva.

- Las diferentes zonas (husos) horarias también constituyen una barrera física.

- El ruido en el trabajo y la oficina.

- La calidad de las líneas telefónicas.

Barreras semánticas:

La semántica es el estudio de las palabras. Las barreras semánticas se muestran en la forma de errores de codificación y decodificación, ya que se trata de fases de la comunicación en que se transmiten y reciben palabras y símbolos.

Elegir las palabras con mayor cuidado es la forma más sencilla de reducir las barreras semánticas (Kinicki y Kreitner; 2003: p. 322).