CONTABILIDAD Y FISCALIDAD

Capítulo 4: La Codificación. El Plan General de Contabilidad (P.G.C)

Objetivos Específicos

 Identificar el PGC como el elemento normalizador de la contabilidad en España.

 Enumerar las cinco partes en que se divide el PGC general.

 Definir el concepto de Principio Contable.

 Definir el concepto de Norma de Valoración.

 Definición del Principio del Precio de Adquisición.

 Definición del Principio de Devengo.

 Enumerar los grupos en que se divide el cuadro de cuentas del PGC general y el PGC para PYMES.

 Identificar los grupos de balance en la información patrimonial.

 Identificar los grupos de gestión en la información de resultados.

 Identificar y reconocer las principales partidas que conforman cada uno de los grupos.

 Diferenciar entre elementos almacenables de los no almacenables.

 Definir cliente y proveedor. Diferenciarlos.

 Definir el concepto de mercadería y de servicio. Diferenciarlos.

 Diferenciar entre compras normales de la actividad y compras que no lo son.

 Diferenciar entre compras de elementos de inmovilizado y de elementos de gestión.

 Diferenciar entre operación a crédito y operación al contado.

 Codificar a nivel de tres dígitos distintos elementos patrimoniales y de gestión.

1.- El Plan General de Contabilidad español (P.G.C.).

Ya hemos adelantado que para cumplir los objetivos de la contabilidad (informar sobre el resultado y el patrimonio), era necesario planificar el trabajo y normalizarlo, y explicábamos que la normalización se efectuaba a través del denominado PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD (P.G.C.), de esta forma se unificaban los criterios de presentación de la información (Cuentas Anuales) para que todo el mundo pueda realizar la lectura de las mismas con los mismos criterios y poder comparar con la información de otros años o con la información de otras empresas. En Las partes que lo componen son:

 Primera parte: El Marco Conceptual de la Contabilidad.

a.- En el se definen en primer lugar cuáles son las Cuentas Anuales de una sociedad: El Balance, La Cuenta de Pérdidas y Ganancias, El Estado de cambios en el patrimonio neto, El estado de flujos de efectivo y la Memoria.

b.- Después se definen los requisitos que ha de tener la información financiera a incluir en las Cuentas Anuales que son:

- La Relevancia. Una información es relevante si es útil para la toma de decisiones.

- La Fiabilidad. Una información es fiable si está libre de errores materiales y de segos de manera que los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de los que se pretende representar.

c.- En tercer lugar pasa a definir los Principios Contables que vienen a ser el espíritu que va a dar forma al comportamiento contable que luego se desarrolla en las siguientes partes del P.G.C. es como si fuese una Constitución que explica conceptos generales e ideas que después son desarrolladas en sus leyes específicas.

 Principio de Empresa en Funcionamiento: Se ha de suponer que la vida de la empresa es ilimitada en la práctica, es decir que no estamos pensando cuando la creamos en venderla o cerrarla al poco tiempo si todo marcha bien.

 Principio de Devengo: No ha de confundirse la operación de comprar o vender con su cobro o su pago. Si en julio firmamos una póliza de seguros y esta es de duración anual, el seguro nos cubre el riesgo hasta julio del próximo año aunque la totalidad dee su importe lo paguemos ahora. Es decir el gasto del seguro se ha de repartir entre este ejercicio económico y el siguiente, sino el beneficio estaría mal calculado.

 Principio de Uniformidad: Cuando se adopta un criterio para contabilizar una partida, éste se ha de respetar ya que de otra forma no podríamos comparar la información de años consecutivos ni nadie podría por lo tanto fiarse de la información que suministramos. (Si cambiásemos constantemente las señales de tráfico nadie se enteraría de lo que significan).

 Principio de Prudencia: Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a efectuar en condiciones de incertidumbre. Por lo tanto lo general será contabilizar los beneficios que se hayan realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Mientras que por otra parte los riesgos o las pérdidas eventuales se han de contabilizar de forma inmediata y no se ha de esperar a que se produzcan realmente.

 Principio de No Compensación: No se pueden compensar las partidas de activo con las partidas de pasivo, ni los gastos con los ingresos, siempre se han de contabilizar de forma separadas. Por ejemplo si le debemos dinero a la Hacienda Pública y ésta nos debe dinero a nosotros ambos hechos han de estar contabilizados de forma separada, para conocer el porqué de ambos hechos.

 Principio de Importancia Relativa: Podemos no aplicar algún principio cuando la cuantía económica de un hecho es casi irrelevante. Por ejemplo si una empresa tiene unos gastos de 2 millones de euros, un cambio en una partida de 10 euros no va a alterar de forma significativa ni el beneficio de la empresa ni su patrimonio.

d.- En siguiente lugar pasa a definir los elementos que componen las Cuentas Anuales y los criterios de su registro o reconocimiento.

- Los Activos, que son los bienes derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados y de los que se espera obtener rendimientos futuros.

- Los Pasivos, que son las obligaciones actuales surgidas de hechos pasados, para cuya extinción la empresa ha de desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos futuros.

- El Patrimonio Neto, que es la parte residual de los activos una vez deducidos todos los pasivos. Se incluye las aportaciones realizadas por los socios o propietarios de la entidad.

- Los Ingresos, que son los incrementos de patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio económico.

- Los Gastos, que son los decrementos de patrimonio neto durante el ejercicio.

e.- Termina esta primer parte definiendo los distintos criterios de valoración o los distintos conceptos de coste o valor, entre otros define el:

- Valor neto realizable, que es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.

- Valor contable, El valor por el que se reconoce un activo tras su compra, donación o fabricación menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro de valor si existiesen.

- Coste histórico, que es el precio de de adquisición o coste de producción.

- Valor razonable, que es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. Este valor refleja el importe por el cual esta misma existencia podría ser intercambiada en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. La existencia de mercados organizados son los que permiten determinar el valor razonable con fiabilidad, mientras que el neto realizable es un valor elaborado internamente por la empresa.

- Valor de uso, Es el valor actual de los flujos futuros de efectivo estimados que se espera obtener de un activo. Este valor refleja las estimaciones de la propia empresa por lo que no son aplicables a otras, mientras que el valor razonable refleja las estimaciones de los partícipes en el mercado.

- Valor residual, Es el valor a obtener tras el término de la vida útil del bien. Por lo general este valor será nula a menos que existe un compromiso por parte de un tercero para comprarlo al final de la vida útil, y que exista un mercado activo que puede permitir calcular el valor residual en referencia a él.

 Segunda parte: Normas de Registro y Valoración.

Es la dedicada a definir cómo hemos de representar los diversos hechos económicos en su formato contable. Además el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (I.C.A.C.) emite a través de sus boletines las normas a aplicar en situaciones conflictivas o de dudosa interpretación a través de resoluciones, dictámenes y opiniones que complementan lo definido en esta parte, actúa como si fuese el Tribunal Constitucional ante un conflicto. El nuevo P.G.C. establece veintitrés normas que son las que tendremos que ir explicando cada vez que definamos hechos económicos que requieran su conocmimento para la correcta contabilización de la operación.

 Tercera parte: Cuentas Anuales.

Son las que cumplen con la finalidad de la contabilidad de informar sobre el patrimonio y sobre los resultados obtenidos. Estas cuentas se han de presentar según los modelos establecidos en el propio P.G.C. donde se establecen las normas para su elaboración.

 Cuarta parte: El Cuadro de Cuentas.

Donde se establece el nombre que la contabilidad asigna a los distintos activos, pasivos, elementos de patrimonio neto, gastos o ingresos. Se articula mediante una codificación numérica cuyo significado es:

- Con un dígito designa el GRUPO.

- Con dos dígitos designa el SUBGRUPO.

- Con tres dígitos designa la CUENTA.

- Con cuatro dígitos o más, la SUBCUENTA.

En consecuencia lo primero que tenemos que conocer es cuántos grupos contiene el P.G.C., cómo se denominan y que contiene cada uno de ellos. El P.G.C. contiene nueve grupos, cuyo orden se establece en función de la información que van a suministrar:

(a) La información patrimonial que son las Cuentas de Balance:

Estas cuentas se desarrollan en los cinco primeros grupos que contienen los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, además de las cuentas representativas del patrimonio neto, y por lo tanto nos informan del patrimonio empresarial y de sus variaciones de un ejercicio a otro:

• GRUPO 1: FINANCIACIÓN BÁSICA. Engloba las cuentas explicativas de donde y cómo ha obtenido la empresa sus fondos (el dinero) para desarrollar sus actividades.

- Si éstos han sido aportados por los propietarios se denominan fondos propios (Las cuentas de Capital) y además recoge los beneficios que ha generado la empresa y que no ha repartido para utilizarlos en futuras inversiones (Las cuentas de Reservas).

- También recoge este grupo los fondos obtenidos del exterior a largo plazo, préstamos con bancos u otro tipo de entidades a plazo superior a un año. (Deudas a largo plazo)

• GRUPO 2: EL INMOVILIZADO. Engloba las cuentas explicativas de cómo ha invertido la empresa los fondos obtenidos para poder desarrollar sus actividades y cuya utilización sea superior a un año, es decir los bienes que ha adquirido para desarrollar su actividad.

- Si los fondos se han invertido en bienes como patentes, marcas, programas informáticos, etc. Se denominan elementos del Inmovilizado inmaterial.

- Si los fondos se han invertido en elementos como edificios, naves industriales, vehículos, maquinaría, mobiliario, etc. Se denominan elementos del Inmovilizado material.

- Si los fondos se han dedicado a adquirir parte de otras empresas, o a invertir en títulos como acciones, obligaciones y se tengan la intención de que dichas inversiones tienen carácter de permanencia (largo plazo) se denominan elementos del Inmovilizado financiero.

También figuran en este grupo todas las cuentas que reflejan la pérdida de valor que experimentan las anteriores inversiones por el uso, el desgaste, etc. (Amortizaciones y provisiones).

• GRUPO 3: LAS EXISTENCIAS. Engloba las cuentas explicativas de la finalidad de la empresa, es decir, si ésta va a dedicarse a vender mercancías sin transformación o a fabricarlas a partir de materias primas diversas. Estas cuentas representan la inversión realiza en materiales que son el objeto principal de la actividad de la empresa y que aún no ha utilizado. Si fabrica muebles este grupo recogería la madera comprada y aún no utilizada al final del ejercicio.

• GRUPO 4: ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES COMERCIALES. Representa las cuentas explicativas de las relaciones de la empresa con el exterior por causa del desarrollo de su actividad principal, y con vencimiento a corto plazo; con las persomas que le venden materias primas, como la madera, o servicios, como la luz, o el asesor, etc.

- Las deudas originadas por la adquisición de productos o de servicios, ligados a su actividad se representan en las cuentas de: Proveedores y Acreedores.

- Los derechos originados por la venta de sus productos o de sus servicios se recogen en las cuentas de: Clientes y Deudores.

- También se recogen las obligaciones y los derechos generados por su relación con el Personal y con las Administraciones Públicas (Hacienda y Seguridad Social).

• GRUPO 5: CUENTAS FINANCIERAS. Representan las cuentas explicativas del dinero que tiene, dónde lo tiene y cómo y dónde lo tiene invertido, además de representar las obligaciones de pago y los derechos de cobro a corto plazo originados por la realización de operaciones financieras como préstamos, créditos, inversiones en acciones u otros títulos, etc.

(b) La información sobre el resultado de la actividad, que son las Cuentas de Gestión:

Recogidas en los cuatro últimos grupos que contienen las compras y gastos y las ventas e ingresos de la empresa e información sobre las operaciones que han originado otras variaciones en el patrimonio ento de la actividad. Es decir nos permite conocer las causas por las que el patrimonio neto ha sufrido modificaciones, explicando si se ha debido a causas ordinarias o a causas extraordinarias. Los dos últimos no se utilizan en el caso de las pequeñas y medianas empresas al no estar recogidos en su PGC.

• GRUPO 6: COMPRAS Y GASTOS. Engloba las cuentas explicativas del aprovisionamiento de bienes y servicios adquiridos por la empresa para su consumo y demás gastos necesarios para la obtención de sus ingresos que son la actividad normal de la empresa. Por lo tanto estarán las cuentas de compras, las relacionadas con servicios exteriores (arrendamientos, transportes, primas de seguro, luz, agua, etc.) Los impuestos a pagar (tributos), los gastos del personal, y los financieros, (causados por los préstamos y créditos obtenidos). También recoge las situaciones que han generado pérdidas extraordinarias. (Incendios, robos, ventas de inmovilizado, etc.).

• GRUPO 7: VENTAS E INGRESOS. Recoge las cuentas relacionadas con la venta de sus productos o servicios que son la actividad normal de la empresa. Así como los beneficios extraordinarios.

• GRUPO 8: GASTOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO.

• GRUPO 9: INGRESOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO.

NOTA: Cuando se adquiere cualquier tipo de bien, éstos son contablemente elementos de activo y se anotarán en el DEBE, pero el P.G.C. establece dos tipos de adquisición de bienes a efectos de su contabilización y de separación del tipo de información que suministra, ya sea patrimonial o de resultado: por lo tanto:

• Los bienes que son necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa que podemos utilizar muchas veces y que su finalidad no es ser vendidos (No es nuestra actividad), son los bienes que hemos definido como inmovilizados y se contabilizarán en el grupo 2, como activos fijos. Forman parte del patrimonio de la empresa.

• Los bienes que son adquiridos para su venta directa al ser el objeto de nuestra actividad principal (mercaderías) o bienes que son adquiridos para su transformación (Materias primas) y posterior venta del producto resultante, son los bienes que se contabilizan en el grupo 6 ya que forman parte del resultado del ejercicio. Es decir se compran para que con su venta o transformación se obtenga un beneficio, por lo tanto suministran información sobre el resultado. Cuando estos bienes, no son vendidos o consumidos en el ejercicio en el que se adquieren pasarán a formar parte del patrimonio de la empresa y se contabilizarán en el grupo 3, hasta el siguiente ejercicio en que se consuman o vendan.

 Quinta parte: Definiciones y relaciones contables.

Aquí se explica el funcionamiento contable describiendo cada una de las cuentas y explicando su utilización, es decir cuándo se carga (anotación al DEBE) y cuándo se abona (anotación al HABER), y con qué otras cuentas se relaciona. No es de obligado cumplimiento, pero es muy útil porque un hecho contable podemos conocer a través de la cuenta a utilizar cómo funciona, donde se anota, y qué contrapartidas tiene.

NOTA: La última modificación en materia contable supuso la aparición de dos planes contables, a lo largo del módulo se seguirá básicamente la normativa y codificiación del donominado Plan General Contable para la pequeña y mediana empresa.

2.- Ejemplos de codificación.

Conocidos los grupos que integran el P.G.C. vamos a realizar algunos ejemplos prácticos de cómo puede realizarse una codificación, recordando de antemano que no ha de ser forzosamente igual al modelo que se propone.

1.- Un cliente de la empresa llamado Juan Antón. Un cliente es la persona física o jurídica a la que vendemos nuestros productos o servicios, y representa un derecho de cobro por operaciones normales de tráfico. Su código contable podría ser 43000201 que se desglosaría del siguiente modo:

2.- Una máquina de cosido doble con referencia M-236-C. La máquina es un bien que nos permite realizar una tarea para la obtención de nuestros productos, en este caso coser, como su vida útil será más de un año es un bien de inmovilizado. Su código contable podría ser 223001001 que se desglosaría del siguiente modo:

3.- La electricidad consumida por la empresa. Sería una cuenta de gestión (gasto) al representar elementos consumibles sin valor de realización (de venta), se englobaría en la cuenta de suministros al representar elementos no almacenables.

4.- Depósito bancario en dólares. Sería un bien propiedad de la empresa, y al ser dinero líquido estará en el grupo de las cuentas financieras a c/p. Su código contable podría ser 573001001 que se desglosaría del siguiente modo:

5.- Compra de herrajes en una fábrica de muebles. En este caso estamos ante un gasto, compra de elementos accesorios a la actividad principal que es la fabricación de muebles. Su código contable podría ser 6021001001 que se desglosaría del siguiente modo:

3.- Actividades.

Actividad nº 1:

Si tenemos una fábrica de muebles decir de los siguientes elementos:

• Si son de activo (A), pasivo (P), gasto (G) o ingreso (I).

• Su nombre contable y si se anotan en el Debe (D) o en el Haber (H).

• En qué grupo lo encontrarás, codificándolo a nivel de cuatro dígitos:

1.- Compra de Madera.

2.- Máquina cortadora.

3.- El ordenador de la oficina.

4.- Los sueldos de los empleados.

5.- La deuda por compra de madera.

6.- La nave donde fabricamos.

7.- Compra de barniz.

8.- Compra de tornillos.

9.- Servicio del asesor fiscal.

10.- Máquina laminadora.

11.- Destornilladores, martillos, etc.

12.- Muebles vendidos.

13.- Derecho de cobro de la venta anterior.

14.- Máquina lijadora

15.- Deuda por la compra anterior.

16.- La luz que consumimos.

17.- El teléfono, conexión a Internet.

Nombre de la Cuenta (A) (P) (G) (I) (D) – (H) Código

1 Compra de materias primas G (*) D (6010)

2 Maquinaria A D (2130)

3 Equipos para procesos de información A D (2170)

4 Sueldos y Salarios G D (6400)

5 Proveedores P H (4000)

6 Construcciones A D (2110)

7 Compra de otros aprovisionamientos G (*) D (6020)

8 Compra de otros aprovisionamientos G (*) D (6021)

9 Servicio de profesionales indep. G D (6230)

10 Maquinaria A D (2131)

11 Utillaje A D (2140)

12 Venta de productos terminados I H (7010)

13 Clientes A D (4301)

14 Maquinaria A D (2132)

15 Proveedores de inmovilizado P H (5230)

16 Suministros G D (6280)

17 Otros servicios G D (6290)

(*) La compra es de bienes, por lo tanto sería de ACTIVO, pero como el P.G.C. nos dice que cuando lo que se compre son bienes destinados a su consumo o venta, ha de contabilizarse en cuentas del Grupo 6, en las Compras, ya sea de mercaderías o de otros aprovisionamientos.

Actividad nº 2:

• Si tenemos una fábrica de alimentos envasados decir de los siguientes elementos: Si son de activo, pasivo, gasto o ingreso, si van al debe o al haber. El nombre de su cuenta contable, en qué grupo lo encontrarás y cómo lo codificarías.

- Tarros de cristal para envasar el producto.

- Las verduras que compramos.

- Una máquina envasadora.

- Los sueldos de los empleados.

- El camión de transporte.

- Deuda por la compra del camión,

- La nave donde fabricamos.

- El agua que consumimos.

- La luz consumida.

- El servicio de mantenimiento de las instalaciones.

- Máquina para cocer los alimentos.

- La carne que compramos.

- Máquinas esterilizadoras.

- Venta de productos.

- El seguro contra incendios de las instalaciones.

- Derecho de cobro por la venta de productos.

- Nuestra marca comercial.

- Deuda por un préstamo obtenido a pagar en cinco años.

- Conservantes utilizados.

- Agua.

- Dinero existente en la cuenta bancaria.

- Latas para envasar.

Actividad nº 3:

• Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dígitos, con la ayuda del P.G.C.

- ( ) Dinero líquido en nuestro poder.

- ( ) Dinero depositado en cuentas corrientes bancarias.

- ( ) Dinero en dólares en la caja de la empresa.

- ( ) Cuenta corriente bancaria abierta en dólares

- ( ) Facturas pendientes de cobro por ventas de géneros.

- ( ) Facturas pendientes de cobro por servicios de nuestra actividad.

- ( ) Facturas pendientes de cobro por servicios que no son nuestra actividad.

- ( ) Facturas pendientes de pago por compras de géneros.

- ( ) Facturas pendientes de pago por servicios que nos han prestado.

- ( ) Facturas pendientes de pago, a un año, por compra de inmovilizado.

- ( ) Facturas pendientes, a más de un año, por compra de inmovilizado.

- ( ) Letras aceptadas por nosotros a los suministradores de géneros.

- ( ) Letras aceptadas por nosotros a los suministradores de servicios.

- ( ) Letras aceptadas por nosotros, a 6 meses a los proveedores.

- ( ) Letras aceptadas por nosotros, a 16 meses a los proveedores.

- ( ) Existencias en almacén, de biones adquiridos para revenderlos.

- ( ) Pérdida de un cliente que no nos paga por insolvente.

- ( ) Los productos que vendemos.

- ( ) Los folios, cintas, discos, etc. que tenemos en almacén.

Actividad nº 4:

• Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dígitos, con la ayuda del P.G.C.

- ( ) Local donde está el almacén del negocio.

- ( ) Piso propio donde están las oficinas de la empresa.

- ( ) Mesas, estanterías armarios…, de las oficinas de la empresa.

- ( ) Camiones que utilizamos para el transporte de nuestras mercancías.

- ( ) Máquinas de escribir de las oficinas.

- ( ) Nave industrial del negocio.

- ( ) Tornos del taller de reparaciones.

- ( ) Ordenadores de las oficinas de la empresa.

- ( ) Un solar urbano, propiedad de la empresa.

- ( ) Ventiladores portátiles en las oficinas de la empresa.

- ( ) Sistema de aire acondicionado instalado en los talleres de la empresa.

- ( ) Limas, sierras, herramientas, etc.

- ( ) Máquinas calculadoras de las oficinas.

- ( ) Carretillas mecánicas.

- ( ) Máquinas elevadoras.

- ( ) Furgonetas utilizadas para el reparto de géneros.

- ( ) Cantidad que nos deben por ventas realizadas.

- ( ) Cantidad adeudada por la compra de materiales diversos.

- ( ) Deuda por la compra de maquinaria.

- ( ) Cantidad que se debe a un banco por un préstamo a cinco años.

- ( ) Dinero que nos deben por una reparación efectuada.

Actividad nº 5:

• Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dígitos, con la ayuda del P.G.C.

- ( ) El seguro de los vehículos de la empresa.

- ( ) Bolígrafos y otros materiales de oficina.

- ( ) Gasolina para los vehículos.

- ( ) Alquiler de un piso que utilizamos para las oficinas de la empresa.

- ( ) Por servicios de traducción que nos han realizado.

- ( ) Electricidad.

- ( ) Comisiones del banco por el servicio de cobro de nuestros recibos.

- ( ) Sueldos del mes.

- ( ) Pérdida originada por un incendio.

- ( ) Anuncios en la prensa.

- ( ) Engrase de las máquinas.

- ( ) Gastos de la asesoría jurídica.

- ( ) Tasa del alcantarillado.

- ( ) Intereses que nos cobra el banco.

- ( ) El impuesto de circulación de vehículos.

- ( ) Recibo del agua.

- ( ) El alquiler de un compresor para utilizarlo en los trabajos de la empresa.

- ( ) Por alquileres de locales que son propiedad de la empresa.

- ( ) Servicios de comedor al personal de nuestra empresa.