ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL: UNA VISIÓN DEL NORTE DEL PERÚ
INVESTIGACIONES

ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL: UNA VISIÓN DEL NORTE DEL PERÚ INVESTIGACIONES

Eduardo Amorós

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Análisis de Sistemas de Información Gerencial para la Gestión de Personas en el Estudio Contable Vargas y Reynoso en la Ciudad de Chiclayo.

Guevara Alvarado, Anilda Maribel

Resumen

En el presente artículo ponemos al alcance a la comunidad académica se presenta un trabajo acerca de sistemas de información gerencial; en Administración de Personal; que tiene por objetivo analizar el sistema de información gerencial para la gestión de personas en la empresa contable Vargas y Reynoso E.I.R.L en la ciudad de Chiclayo. Este caso se ha obtenido a través de un estudio descriptivo y a través de técnicas de Análisis de Textos y Entrevistas a gerentes, jefes y supervisores, finalmente se concluye que el sistema de información gerencial; en la empresa Contable Vargas y Reynoso, se realiza a través de un software Navasoft implantado en la empresa que cuenta con información personal, laboral e observaciones que se le realiza a cada trabajador; además de que dicha información presenta un nivel de seguridad alto y acceso de información confidencial.

Palabras Claves: Sistema, Información, Gestión, Software

Abstract

In the present article we put the reach out to the academic community is a work about the management information system (MIS); In Personnel Management; which has the objetive to analyze the management information system to management people in the Vargas & Reynoso Company in Chiclayo City. This work has been obtained through a descriptive study, and through technical analysis of Surveys and staff Interviews, Finally it is concluded that the management information system; in the Vargas & Reynoso Company. It’s realize Through a software Navasoft implanted in the company with personal information, labor and observations to be performed for each employee as well as such information presents a high security level and access to confidential information.

Key Words: System, Information, Management, Software

Introducción

El siguiente artículo desarrollará una investigación en la Empresa Contable Vargas & Reynoso en la ciudad de Chiclayo, donde trataré el tema de Sistemas de Información Gerencial, planteándome la siguiente interrogante ¿Cuál es el análisis de sistemas de información gerencial para la gestión de personas en la Empresa Contable Vargas y Reynoso E.I.R.L?

Para responder a la interrogante planteada ha sido necesario utilizar diferentes visitas en la empresa, realizar entrevistas; identificando los diversos problemas que enfrenta dicha empresa para poder analizar el sistema de información gerencial que realizaba dicha empresa, además se Identificará la información que utiliza los gerentes de la empresa Vargas y Reynoso, para la gestión de las personas en la organización; de tal manera que se pueda dicha información cuenta con los niveles de seguridad necesario para cada nivel jerárquico. Esto se desarrollará en base a información recolectada de la empresa, información bibliográfica, que me ayudara hacer la debida confrontación.

Este trabajo es importante, ya que analizaremos casos en empresas peruanas para analizar como estas empresas operan sus organizaciones; además demostraremos que cuando una organización no cuenta con una información o una base de datos bien implantado, los gerentes no pueden tomar decisiones oportunas. También es importante este trabajo de investigación, ya que puede dar luces a nuevos trabajos de investigación.

Antecedentes

Granados Andrés, Universidad de Carabobo (2000). En su trabajo de investigación Propuesta de un Sistema de Información Gerencial para la Toma de Decisiones de la Gerencia de Recursos Humanos, tenia como principal objetivo proponer un Sistema de Información Gerencial para la Toma de Decisiones en la Gerencia de Recursos Humanos que facilite la integración de los datos, la almacene y la haga disponible para ayudar en la toma de decisiones de los Gerentes de Recursos Humanos, a través de un Sistema de Información Gerencial Integral para la toma de decisiones denominada WAREHOUSE. El diseño de la investigación estaba conformado por 20 personas que laboran como Gerentes de Recursos Humanos, los cuales están involucrados con un uso de los Sistemas de información siendo la muestra censal. De los resultados derivan las conclusiones, las cuales permitieron presentar una propuesta de un Sistema de Información Integral de la Gerencia de Recursos Humanos facilitando para ella la integración de la información con la toma de decisiones sobre la base WAREHOUSE Data Sistem.

Martell Migdalia, Universidad Bicentenaria de Aragua (1999). En su trabajo Diseño de un Sistema Automatizado de Información Gerencial para la Planificaci6n Estratégica de los Recursos Humanos de Mavesa, S.A., tiene como objetivo proponer un Diseño de un Sistema Automatizado de Información Gerencial para la Planificación Estratégica que facilite la Toma de Decisiones en la Administración de Recursos Humanos de Mavesa. Este sistema buscaba evaluar y seleccionar el personal que estaba capacitado para ocupar un cargo determinado, controlar la información referente al entrenamiento y/o especialización del personal de la empresa, mantener un archivo del personal elegible, así como obtener, a través de consultas, reportes y gráficos toda la información necesaria para elaborar un plan estratégico Y realizar una mejor toma de decisiones, permitiendo de esta forma solventar los problemas existentes en el sistema estudiado. El resultado que se obtuvo fue el de minimizar los tiempos de respuestas en la selección del personal, así como un control del entrenamiento que se realizó la medición de las horas hombres utilizadas en entrenamiento entre otros, lo que contribuyó con la obtención de la información precisa y oportuna para una adecuada toma de decisiones En conclusión el sistema propuesto contribuyó con un cambio radical en el desenvolvimiento de las actividades para el logro de una mejor Planeación Estratégica de los recursos humanos.

Situación Problemática

Según Chiavenato (2000) El sistema de información gerencial (SIG) está planeado para recolectar, almacenar y divulgar información, de modo que los gerentes involucrados puedan tomar decisiones. En la organización, las necesidades de información gerencial son amplias y variadas, y requieren el trabajo de contadores, auditores, investigadores de mercado, analistas y gran cantidad de analistas staff. El sistema de información gerencial ocupada un lugar importante en el desempeño de los gerentes, en especial en y tareas de planeación y control.

El empleo efectivo de una información veraz, oportuna y exacta permitirá a estas organizaciones una toma de decisiones más acertada y por consiguiente contribuye al éxito de la organización, tomando en consideración que los Sistemas de Información Gerencial, son elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las organizaciones modernas.

Problema

¿Cuál es el análisis de sistemas de información gerencial para la gestión de personas en la Empresa Contable Vargas y Reynoso E.I.R.L?

Objetivos

Objetivo General

• Analizar el sistema de información gerencial para la gestión de personas en la empresa contable Vargas y Reynoso E.I.R.L en la ciudad de Chiclayo.

Objetivos Específicos

• Determinar si se realiza un sistema de información gerencial dentro de la empresa, para la toma de decisiones.

• Identificar la información que utiliza los gerentes de la empresa Vargas y Reynoso, para la gestión de las personas en la organización.

• Identificar los niveles de seguridad de acceso a la información.

• Proponer un modelo o plantilla de información necesaria para cada nivel de jerárquico.

Metodología

Tipo de Estudio: Descriptivo

Técnicas de Recolección de Datos

La metodología utilizada esta acorde con el siguiente procedimiento:

Técnicas: Se emplearan las siguientes técnicas:

a. Técnica de Gabinete:

• Técnica de Análisis de Textos, Comentarios de los textos documentados, tesis, revistas, páginas Web; a través de las citas de documentación.

b. Técnica de Campo:

• Encuestas

• Entrevistas personal

Justificación

El sistema de información de personas permite recopilar y almacenar información relacionada con las personas de la organización, para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la empresa. Un sistema de información gerencial (o para la gestión) es un sistema de información que proporciona informes orientados a la gestión basado en el procesado de transacciones y operaciones de la organización; es por eso que es necesario analizar los sistemas de información gerencial que utilizan las organizaciones hoy en día, el empleo efectivo de una información veraz, oportuna y exacta para una toma de decisiones más acertada

Por otro lado este trabajo me va a permitir, como futura profesional, saber realmente cuan importante es el desarrollo de sistemas de información gerencial en las organizaciones; y en la necesidad de una información efectiva para la acertada toma de decisiones.

Marco Teórico

Comunicaciones Internas

Según Chiavenato, (2002) nos dice que toda información se debe construir sobre una sólida base de información y comunicación, y no sólo sobre una jerarquía de autoridad. Todas las personas, desde la base hasta la cúpula de la organización, deben asumir sus responsabilidades a través de difusión de información.

Una de las estrategias más importantes para la gestión de personas reside en la intensa comunicación y retroalimentación con los empelados. El sistema de información proporciona la adecuada visibilidad para los gerentes de línea y los empleados puedan navegar y trabajar frente a metas y objetivos variables y complejos. Como norma general, los gerentes de línea deben hacer énfasis en la comunicación con los demás miembros de la organización, no sólo porque es el medio fundamental de conducir las actividades de la organización, sino también porque es la herramienta básica para satisfacer las necesidades humanas de los empleados.

Necesidad de Información

La gestión de personas requiere de mucha información acerca de las personas, para que los especialistas de staff y los gerentes de línea puedan tomar decisiones eficaces y adecuadas. Cuanta más información, tanto menor es la incertidumbre de las decisiones que se van a tomar. Inicialmente, los sistemas de Información sobre las personas eran privativos de área de Recursos Humanos, cuando ésta monopolizaba las decisiones relacionada con los empleados. Después, se descentralizaron los sistemas de información de recursos humanos e incluyeron a los gerentes de línea para que éstos pudieran tomar decisiones respecto de los subordinados. Recientemente, los sistemas de información se están abriendo también a los empleados, para que reciban información y retroalimentación sobre su propio desempeño y situación en la organización (Chiavenato 2000)

Banco de Datos de la gestión de Personas

Según Chiavenato (2000), refiere que la base de datos de todo sistema de información es el banco de datos. Éste funciona como sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtención de información. Los datos sirven de base para la formación de juicios o la solución de problemas. Un dato es sólo un índice o un registro. Por sí mismo los datos tienen poco valor. La información tiene significado e intencionalidad, aspectos fundamentales que la diferencian de los simples datos.

Desde el punto de vista de la teoría de decisiones, la organización se puede considerar una serie estructurada de redes de información que conectan las necesidades de información de cada proceso de decisión con la fuente de datos.

El banco de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para procesamiento y obtención de información. El banco de datos es un conjunto integrado de archivos relacionados de manera lógica, y organizados para mejorar y facilitar el acceso de datos y eliminar la repetición innecesaria. La gestión de personas requiere utilizar varios bancos de datos interconectados que permitan obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

1. Registro de personal: datos personales sobre cada uno de los empleados.

2. Registro de cargos: datos sobre los ocupantes de cada uno de los cargos.

3. Registro de secciones: datos sobre los empleados de cada sección, departamento o división.

4. Registro de remuneración: datos sobre los salarios o incentivos salariales.

5. Registro de beneficios: datos sobre los beneficios y servicios sociales.

6. Registro de entrenamiento: datos sobre los programas de entrenamiento.

7. Registro de candidatos: datos sobre los candidatos de cargo.

8. Registro médico: datos sobre las consultas y exámenes médicos de la admisión, exámenes periódicos, etc.

9. Otros registros, según las necesidades de la organización, de la gestión de personas, de los gerentes de línea y de los empleados.

Sistemas de Información de Administración de personas

Según la teoría de las decisiones, la organización es una serie estructurada de redes de información que conectan las necesidades de información de cada proceso con las fuentes de datos. Los bancos de datos son el soporte básico de los sistemas de información

El sistema de información de gestión de personas está planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir la información relacionada con los recursos humanos, de modo que los gerentes puedan tomar decisiones eficaces. Toda la administración por sistemas se apoya en la planeación e implementación de un sistema integrado que ahorre tiempo a las personas. (Chiavenato 2002)

El sistema de información para la Administración de Personas

Es el sistema de información más amplio sobre la fuerza laboral y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas. Por consiguiente, atiende a las necesidades de los especialistas de recursos humanos. El primer paso consiste en saber exactamente las necesidades de información para la gestión de personas. El sistema de información para la administración de personas cubre los siguientes pasos:

1. Planeación estratégica de recursos humanos.

2. Formulación de objetivos y programas de acción de recursos humanos.

3. Registros y controles de personal para efectos de pago de nómina, manejo de vacaciones, prima por salario, ausencias y retrasos, disciplina, etc.

4. Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento y desempeño, higiene y seguridad en el sitio de trabajo, área médica, etc.

5. Informes sobre cargos y secciones.

El sistema de información gerencial de Gestión de Personas (SIG)

Chiavenato (2002) nos dice que el sistema de información gerencial es un sistema planeado para reunir, procesar y difundir información, de modo que los gerentes de línea involucrados puedan tomar decisiones eficaces. Las necesidades de información gerencial en una organización son amplias y variadas y exigen la participación de especialitas de recursos humanos, de los propios gerentes de línea y empleados. El sistema de información gerencial ocupa un papel importante en el desempeño de los gerentes, en cuanto a la conducción de los subordinados. Para el montaje del SIG, la primera disposición consiste en saber exactamente cuál es la información que los gerentes de línea necesitan para asumir la responsabilidad de línea de velar por los subordinados; la segunda consiste en adaptar el sistema de necesidades de los gerentes de línea; la tercera es verificar qué información se debe de presentar a través de reportes escritos, y cuáles se debe tener acceso en los terminales de los computadores.

Fuente: Chiavenato (2002)

Zanabria Sotomayor (2007) nos dice que el buen funcionamiento, dentro de los estándares normales de un SIG, genera que la información pueda llegar a las manos de las personas que toman decisiones. La calidad de la información que llegue, se sustenta en otros procedimientos y estructuras que se definen previamente en la estrategia organizacional, y su procesamiento depende de la especialización y diferenciación de los cargos al interior de la organización; es decir, los datos que seleccione y analice el departamento de recursos humanos, es diferente a la información que seleccione y analice otros departamentos como los de marketing por ejemplo (se pone de manifiesto la diferenciación); pero por otro lado, el nivel de análisis y profundidad que se da a la información, será variable en función a los especialistas y a los niveles jerárquicos dentro del mismo departamento; por ejemplo, la profundidad en el análisis de los datos de quien ocupa el cargo de Gerente de recursos humanos, y de quien ocupa el cargo de practicante de recursos humanos (se pone de manifiesto la especialización), por tanto la experiencia y el grado de especialización para los objetivos del departamento, son filtros para el análisis de datos

Según Waterfield & Ramsing (1998) un SIG es: un sistema de información gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran.” esta última parte, es la principal característica del sistema de información, tiene que llegar a los usuarios, caso contrario una adecuada recolección y procesamiento de datos de nada servirá si no llega a las manos de quien la solicita en el tiempo establecido.

Un sistema de información no implica solamente el uso de un programa de computadora y la capacitación para el mismo, implican la comunicación entre las personas sobre situaciones que afectan el trabajo y el desempeño de los miembros de la organización (Waterfield & Ramsing, 1998). Estas dinámicas son procesos humanos dentro de la organización, que no escapan al análisis en el estudio de los SIG.

Estos mismos autores señalan, que los sistemas son un conjunto de elementos que funcionan juntos para alcanzar objetivos comunes, y en función de SIG hace mención a dos tipos de sistemas:

• Sistemas formales: Que son definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos para obtener, almacenar, procesar y entregar información.

• Sistemas informales: Se basan en reglas de conducta no expresadas.

Por otro lado, es importante notar la diferencia que hacen estos autores con respecto a dato e información; es más, esta diferencia bien podría responder a muchas problemáticas organizacionales que escapan al análisis del sistema. Se considera “dato” a todo hecho aislado no procesado, que no revela nada de forma aislada; por ejemplo: el hecho que en el departamento de ventas un vendedor halla reportado una reducción de 5% en ventas en su zona, es más lo mismo se aplicaría, si esta fuera la constante en el 60% de la fuerza de ventas, estos son datos en bruto, que no son procesados. Se considera “información” a los datos procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisión o a comprender algo mejor; siguiendo el mismo ejemplo, de nada servirá presentar al gerente de ventas las facturaciones del 60% de la fuerza laboral que ha presentado esta deficiencia, lo que correspondería es presentar la información con respecto a que productos se ha dejado de comprar por los clientes, las zonas geográficas afectadas, el análisis del mercado para conocer la tendencia, entre otros.

Como bien señalan estos autores, y teniendo en cuenta la perspectiva sistémica, que indica que las entradas al sistema deben mantener a la organización provista con la energía necesaria que será procesada para salir al medio y mantener el equilibrio con el ambiente. Una institución puede estar saturada de datos y sin embargo, contar con poca información, lo cual generaría una pobre retroalimentación del sistema.

Importancia del SIG

Waterfield & Ramsing (1998)

• La información es la base del funcionamiento de toda la organización.

• Mientras mejor sea la información en una organización, ésta podrá administrar mejor sus recursos.

• La información es ventaja competitiva.

• Permite tomar decisiones efectivas respecto al devenir de la organización.

• El sistema de información revoluciona el trabajo del personal de campo.

• Permite a los supervisores un mejor control del trabajo bajo su responsabilidad.

• El SIG permite el establecimiento de los indicadores de gestión.

El sistema de Información para los empleados

Los empleados también necesitan tener acceso y recibir información relacionada con ellos y su trabajo, el cargo, la división y la organización. Para ello, el sistema de información se debe ejecutar a sus necesidades y conveniencias.

Sistemas de trabajo de Alto Desempeño (STAD)

Bohlander & Sherman (2001) nos definen al sistema de trabajo de alto desempeño como una combinación específica de practicas de recursos humanos, estructuras y procesos de trabajo que aumentan al máximo el conocimiento, la habilidad, el compromiso y la flexibilidad de los empleados. Los sistemas de trabajo de alto desempeño se componen de muchas partes relacionadas que se complementan para alcanzar las metas de una organización, grande o pequeña.

Principios Fundamentales de sistemas de trabajo de alto desempeño.

Bohlander & Sherman (2001) dicen que las organizaciones enfrentan varios retos competitivos importantes, como adaptarse a los negocios mundiales, adoptar tecnologías, administrar el cambio, responder a los clientes, desarrollar capital intelectual y controlar costos. Junto a estos retos competitivos, se observaron ciertas cuestiones muy importantes de los empleados que es preciso abordar, como la administración de una fuerza laboral diversificada, reconocer los derechos de los empleados, ajustarse a las nuevas actitudes hacia el trabajo y equilibrar las demandas entre trabajo y familia.

Son cuatro principios:

1. Principio de la Información compartida

Es fundamental para que triunfen las iniciativas de las organizaciones para dar más facultades y mayor participación a los empleados.

Sin una información oportuna y precisa de la empresa, la gente puede haber poco más que cumplir órdenes y desempeñar sus papeles en una forma relativamente mecánica. Es poco probable que comprendan la dirección global de la empresa o que contribuyan al éxito de la misma. Cuando reciben información oportuna sobre el desempeño, planes y estrategias de la empresa, es más probable que planteen sugerencias válidas para mejorarla y cooperen en los cambios organizacionales más importantes.

2. Principio del desarrollo del conocimiento

A medida que las organizaciones tratan de competir por medio de las personas, invertir más en el desempeño de los empleados. Esto significa seleccionar a los candidatos más brillantes y preparados del mercado de trabajo, pero también proporcionar a los empleados la oportunidad de perfeccionar constantemente sus talentos.

Hoy los empleados necesitan una amplia variedad de habilidades técnicas, de solución de e interpersonales, para trabajar en forma individual o en quipo en proyectos de vanguardia.

3. Principio de enlace desempeño-recompensa

Cuando las recompensas se unen al desempeño, los empleados buscarán resultados que sean benéficos para ellos y para la organización. Asimismo, el enlace de las recompensas con el desempeño organizacional garantiza la justicia y tiende a enfocar a los empleados de la organización; de igual importancia las recompensas basadas en el desempeño aseguran que el personas tenga acceso a las ganancias generadas por cualquier mejora en el desempeño.

4. Principio de equidad

Las diferencias de nivel y de poder tienden a separar a las personas y a ampliar cualesquiera disparidades existentes. Un entorno de trabajo más equitativo elimina as diferencias de nivel y de poder y, en el proceso, aumenta la colaboración y el trabajo en equipo. Cuando esto ocurre, la productividad puede mejorar si las personas, que alguna vez trabajaron en aislamiento comienzan a trabajar en conjunto.

Resultados

Se realizó una entrevista para identificar la existencia de un sistema de información Gerencial dentro de la Empresa Estudio Contable Vargas y Reynoso E.I.R.L; para ello se ha creído conveniente colocar la estructura organizacional de la empresa

Según la entrevista realizada a cinco personas (Arturo Chayango, Ever Vásquez, Roberto Gutierrez, Roberth González, Cecilia Muñoz) dentro de la empresa entre supervisores y jefes de departamento se ha tenido como resultado de que si existe un sistema de información Gerencial dentro de la empresa Estudio Contable Vargas y Reynoso.

La información que contiene este sistema de cada trabajador es según el cargo que desempeña dentro de la organización; según los entrevistados todos llevan un mismo sistema en lo que respecta a información de trabajadores los software que utiliza la organización son el: Navasoft que se divide en tres áreas: Contable, Gestión y Trabajadores; otro software utilizado dentro de la empresa y el más sofisticado es el CONCAR y es utilizado más en la parte contable de la empresa; dentro de trabajadores la información que manejan es la siguiente:

Datos de Identificación del trabajador: Datos personales:

 Apellidos y Nombre; DNI; Dirección de cada trabajador; fecha de Nacimiento; sistema en que se encuentra afiliado (código); Grado de Instrucción; Estado civil ( si cuenta con hijos mayores de años , Asignación Familiar); Derecho de Habientes; Currículo Vitae; número de teléfono; Sexo.

Datos Laborales

 Remuneración: Cuentas corrientes si es lo que tuvieran

 Cargo dentro de la empresa: empleado u obrero

 Tipo de contrato: régimen laboral (estables, prácticas)

 Programación de Vacaciones; Beneficios Sociales

Observaciones

Los niveles de seguridad que existe para acceder a la información del sistema es alta, pues cada trabajador cuenta con una contraseña para su acceso; además de ser confidencial no todos pueden acceder a la información sólo trabajadores de confianza.

Como ya se ha mencionado el sistema de información gerencial si se encuentra manejado dentro de la empresa por distintos software pero el más utilizado dentro de la empresa es el Navasoft; sólo el jefe de departamento de Contabilidad (Roberth González) lleva un software diferente a los demás que es el sistema de Remuneraciones de cada trabajador de la empresa el cual es el PDT 600 (Programación de Declaración Telemática SUNAT), el próximo año será llamado Planillas Electrónicas Formulario Virtual; donde también cuenta con información de cada empleado:

Datos Personales

 Fecha de Nacimiento

 DNI

 Derecho Habientes (Datos de hijos, Vínculo Familiar)

Datos Laborales:

 Fecha de Ingreso

 Sistema de Afiliación

 Seguro de Vida

 Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo

Según los entrevistados creen que el sistema de información Gerencial es importante porque:

 Permite a los usuarios detectar los errores en el momento indicado y por ende dar una solución oportuna

 Permite tener un historial de cada trabajador de tal manera de que se le pueda asignar el trabajo adecuado

 Mantiene oportunamente la información para cuestiones de reporte, además de ahorro de tiempo.

 Seguridad de archivos, toma de decisiones acertadas

 Permite tener identificado al trabajador, ser medio de información para otras entidades para el mismo trabajador.

Discusión de Resultados.

La discusión de resultados del presente artículo se efectúa teniendo en cuenta los objetivos, las mismas que serán evaluadas contrastándose con la información teórica y el Instrumento de evaluación, de manera que permita afirmar o negar cada una de nuestras propuestas.

Discusión a nivel de Objetivo General.

El Objetivo general planteado al inicio del artículo es el siguiente:

Objetivo 1: Analizar el sistema de información gerencial para la gestión de personas en la empresa contable Vargas y Reynoso E.I.R.L en la ciudad de Chiclayo.

De acuerdo a la bibliografía revisada y a la entrevista realizada en la empresa Contable Vargas y Reynoso se analizó el sistema de información gerencial para la gestión de personas que utilizan, identificándose que los jefes y supervisores cuentan con una clara información de cada trabajador que labora en la empresa la información que contiene el sistema ya implantado en un software va desde los datos personales (Nombre, Grado de Instrucción Documento de Identidad, Sexo, Dirección, Fecha de Nacimiento, Estado Civil); Datos Laborales (Remuneración, Diseño de cargo, Fecha de Ingreso, Fecha de baja, Sistema de Afiliación, Tipo de Contrato, Beneficios, currículum Vitae); Observaciones del trabajador; con la recolección de información necesaria de cada trabajador en la empresa es implantado en el Navasoft, Concar y PDT (software utilizados en la empresa) lo que ayuda a que la información requerida sea más oportuna, ahorro de tiempo y la toma de decisiones más acertada.

Discusión a nivel de Objetivos Específicos:

Objetivo 1: Determinar si se realiza un sistema de información gerencial dentro de la empresa, para la toma de decisiones.

Se ha logrado el cumplimiento de este objetivo con las primeras dos preguntas de la entrevista realizada a los jefes y supervisores de la empresa Contable Vargas y Reynoso, teniendo como resultado que si se realiza un sistema de información gerencial dentro de la empresa en todos sus niveles jerárquicos, lo cual permite la difusión y manejo de información más apropiada para la toma de decisiones dentro de la empresa, así como nos dice Chiavenato (2000) que el sistema de información gerencial es un sistema planeado para reunir, procesar y difundir información, de modo que los gerentes de línea involucrados puedan tomar decisiones eficaces. Las necesidades de información gerencial en una organización son amplias y variadas y exigen la participación de especialitas de recursos humanos, de los propios gerentes de línea y empleados. El sistema de información gerencial ocupa un papel importante en el desempeño de los gerentes, en cuanto a la conducción de los subordinados.

Objetivo 2: Identificar la información que utiliza los gerentes de la empresa Vargas y Reynoso, para la gestión de las personas en la organización.

El cumplimento de este objetivo se ha logrado con la información de la entrevista realizada dentro la empresa, donde se ha podido identificar el banco de datos que utilizan los gerentes de la empresa Contable para la gestión de personas; la información que contiene de cada trabajador de la empresa son los: Datos personales, Datos laborales (remuneraciones, diseño de cargos de cada nivel jerárquico de la empresa, Beneficios, Sistema de afiliación, etc.) y observaciones de los trabajadores necesario para a gestión del personal, toda esta información esta procesada en un sistema interno que es el Navasoft, así mismo refiere Chiavenato (2000), que la base de datos de todo sistema de información es el banco de datos. Éste funciona como sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtención de información. Los datos sirven de base para la formación de juicios o la solución de problema. La gestión de personas requiere utilizar varios bancos de datos interconectados que permitan obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

10. Registro de personal: datos personales sobre cada uno de los empleados.

11. Registro de cargos: datos sobre los ocupantes de cada uno de los cargos.

12. Registro de secciones: datos sobre los empleados de cada sección, departamento o división.

13. Registro de remuneración: datos sobre los salarios o incentivos salariales.

14. Registro de beneficios: datos sobre los beneficios y servicios sociales.

15. Registro de entrenamiento: datos sobre los programas de entrenamiento.

16. Registro de candidatos: datos sobre los candidatos de cargo.

17. Registro médico: datos sobre las consultas y exámenes médicos de la admisión, exámenes periódicos, etc.

18. Otros registros, según las necesidades de la organización, de la gestión de personas, de los gerentes de línea y de los empleados.

Mediante esto podemos observar algunas deficiencias de información de la empresa, como es la información de entrenamiento, los candidatos y los servicios médicos; todo lo que la empresa debe de tener para una mejor toma de decisiones.

Objetivo 3: Identificar los niveles de seguridad de acceso a la información.

El cumplimiento de este objetivo se ha podido realizar por la tercera pregunta de la entrevista realizada dentro de la empresa, y se ha podido identificar que el nivel de seguridad del sistema de información es alta, pues existe una contraseña para cada trabajador, por otro lado el acceso a la información interna es sólo para trabajadores de confianza no para todos los empleados, es decir la comunicación y difusión de información no es buena para todos los niveles jerárquicos de la empresa, así también lo dice Chiavenato, (2002) que toda información se debe construir sobre una sólida base de información y comunicación, y no sólo sobre una jerarquía de autoridad. Todas las personas, desde la base hasta la cúpula de la organización, deben asumir sus responsabilidades a través de difusión de información.

Una de las estrategias más importantes para la gestión de personas reside en la intensa comunicación y retroalimentación con los empelados.

Objetivo 4: Proponer un modelo o plantilla de información necesaria para cada nivel de jerárquico.

Con la revisión bibliográfica y la entrevista realizada dentro de la empresa Vargas y Reynoso, se ha podido diseñar un modelo o plantilla de información necesaria para cada nivel Jerárquico:

Registro de Personal

 Datos Personales

 Nombres y Apellidos

 Dirección

 Teléfono

 Grado de instrucción

 Sexo

 Pasaporte

 Estado Civil

 Sistema de Afiliación

Registro de cargos

 Ocupación que desempeña cada trabajador

 Cuáles son las habilidades y conocimientos de cada empleado

 Estudios realizados

 Experiencia laboral

 Cargos ya ocupados en la empresa de cada trabajador

 Nuevas Responsabilidades que pueda desempeñar en un futuro dentro de la empresa

Registro de Remuneración

 Salario de cada trabajador del departamento

 Incentivo salarial

Registro de Beneficios

 Programación de vacaciones

 CTS

Registro Laboral

 Régimen laboral que ha sido contratado

 Fecha de ingreso a la planta

 Fecha en que ha sido dado de baja

Registro de entrenamiento

 Características Personales

 Programación de entrenamiento para trabajadores

 Progresos que se ha registrado

 Evaluación del desempeño

 Metas y Objetivos que desea alcanzar

Para el realizar el registro de entrenamiento es necesario realizar un proceso continuo compuesto por cuatro etapas: lo primero que debe de realizarse es un diagnóstico de las necesidades de entrenamiento que se deben de satisfacer; diseñar un programa de entrenamiento para satisfacer las necesidades diagnosticadas; implantar y conducir el programa de entrenamiento y lo último es evaluar el resultado del programa de entrenamiento implantado en la organización.

Niveles de acceso de información:

La Gerencia, El Gerente Administrativo y el supervisor de trabajadores deben de tener acceso a información de todos los niveles jerárquicos de la empresa (trabajadores).

Los jefes y supervisores del departamento de contabilidad con el modelo o plantilla de información propuesto deben de tener acceso a Datos personales de los trabajadores dentro de su departamento, registro de Beneficios, registro laboral además del registro de remuneraciones de todos los empleados de la empresa

Los jefes del departamento administrativo deben de tener acceso a la información al registro personal de los trabajadores de su área, al registro de cargo de todos los trabajadores de la empresa y el registro de entrenamiento.

El costo promedio para la implementación de un sistema es de 10 000 soles en el estudio contable Vargas & Reynoso

Conclusiones

• En la empresa contable Vargas & Reynoso si se ha implantado un sistema de información gerencial que permite a la gerencia, jefes y supervisores ver la información requerida de cada trabajador dentro de la empresa en un menor tiempo y por lo tanto a una toma de decisiones más acertadas.

• La información que utilizan la gerencia y jefes dentro de la empresa contable Vargas y Reynoso para la gestión de personas son la de datos personales (Nombre, Grado de Instrucción Documento de Identidad, Sexo, Dirección, Fecha de Nacimiento, Estado Civil); Datos Laborales (Remuneración, Diseño de cargo, Fecha de Ingreso, Fecha de baja, Sistema de Afiliación, Tipo de Contrato, Beneficios, currículum Vitae); Observaciones del trabajador.

• El nivel de seguridad del sistema de información es alta, pues existe una contraseña para cada trabajador, por otro lado el acceso a la información interna es sólo para trabajadores de confianza no para todos los empleados, es decir la comunicación y difusión de información no es buena para todos los niveles jerárquicos de la empresa.

Recomendaciones

• La empresa Contable Vargas & Reynoso a pesar de contar con un sistema de información gerencial, y se encuentra implantado en un software, este sistema no cuenta con toda la información necesaria para la acertado toma de decisiones de la cúpula de la organización. Es por ello que he creído conveniente desarrollar una plantilla o modelo de información de personal para los usuarios interesados en la información que ayude a solucionar rápido e eficientemente los problemas además de una toma de decisiones más acertadas, este sistema o plantilla propuesta contiene una niveles de acceso a información que ayuda al gerente, jefe o supervisor obtener información confidencial y oportuna.

• Dentro de la plantilla o modelo de sistema propuesto se propone un registro de entrenamiento que no cuenta la empresa, para la implantación de este registro se requiere de un proceso de cuatro etapas que son la de diagnóstico de las necesidades de entrenamiento, diseñas el programa de entrenamiento, implantarla y conducirla para luego evaluar el desempeño de cada empleado; en base a esto obtener información oportuna sobre su desempeño.

Bibliografía

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ZANABRIA J. (2007) El sistema Organizacional [on line] < http://www.gestiopolis1.com/recursos7/Docs/ger/el-sistema-organizacional.htm >

Anexos

CURSO: Administración de Personal.

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS – CUESTIONARIO

ENTREVISTA SOBRE SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

PARTICIPANTES: Gerentes, Jefes o Supervisores En el Estudio Contable Vargas y Reynoso en la ciudad de Chiclayo.

OBJETIVO: Analizar el sistema de información gerencial para la gestión de personas en la Empresa Contable Vargas y Reynoso E.I.R.L en la ciudad de Chiclayo.

1. ¿Existe un sistema de información en la empresa?

Si ( ) No ( )

2. ¿Qué información contiene de cada trabajador?

3. ¿Qué niveles de seguridad y acceso existe para dicha información?

4. ¿La información de cada trabajador esta implantado en un Software?

5. ¿Qué información necesita que contenga su Sistema de Información Gerencial?

6. ¿Por qué cree usted que es importante un Sistema de Información Gerencial para la toma de decisiones?

7. ¿Cree usted que necesitaría un software para un mayor manejo del Sistema de Información Gerencial? ¿Por qué?